Cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp giúp duy trì trật tự và văn hóa doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các nhân viên hợp tác và phát triển tốt hơn. Việc tuân thủ quy tắc ứng xử giúp mọi người hiểu rõ giá trị chung, từ đó cùng nhau hướng tới mục tiêu to lớn của tổ chức. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp trong bài viết sau.

1. Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là gì?

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp (Codes of Conduct) là tập hợp những quy tắc yêu cầu các cá nhân trong doanh nghiệp thực hiện theo trong quá trình giao tiếp, tương tác với nội bộ, khách hàng, đối tác và cộng đồng.

Không những vậy, bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp còn là bước đệm góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong giao tiếp ứng xử, nâng cao uy tín của công ty, doanh nghiệp đối với đối tác hay bạn bè quốc tế. 

Mặc dù không phải là một văn bản mang tính ràng buộc về pháp lý, nhưng hiện nay hầu hết các doanh nghiệp lớn đều chú trọng xây dựng bộ quy tắc ứng xử hoàn chỉnh để nâng cao tính chuyên nghiệp của tổ chức.

2. Tầm quan trọng của Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Quy tắc ứng xử không chỉ tập hợp các chuẩn mực cho nhân viên tuân thủ theo mà còn là tuyên bố rõ ràng về giá trị của doanh nghiệp.

2.1 Đối với doanh nghiệp

Định hướng văn hóa doanh nghiệp: Các hành vi ứng xử chuẩn mực là một phần trong văn hóa doanh nghiệp. Bộ quy tắc sẽ giúp định hướng ứng xử theo phong cách mà doanh nghiệp mong muốn.

Duy trì kỷ luật nội bộ: Bộ quy tắc ứng xử yêu cầu mọi thành viên trong tổ chức thuộc mọi cấp bậc đều phải tuân thủ. Từ đó doanh nghiệp có thể hạn chế những rủi ro do những sai lầm trong ứng xử gây ra.

Nâng cao uy tín thương hiệu: Công khai thực hiện các chuẩn mực đạo đức trong ứng xử với cộng đồng sẽ giúp gia tăng đáng kể giá trị thương hiệu của doanh nghiệp.

Gắn kết nhân viên: Bộ quy tắc ứng xử giúp thống nhất cách nhìn nhận vấn đề và định hướng ứng xử trong nhiều trường hợp khác nhau. Điều này giúp tăng cường tinh thần đoàn kết, hạn chế mâu thuẫn và xung đột.

Tạo niềm tin với khách hàng, đối tác: Một bộ quy tắc ứng xử toàn diện thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức và điều này chắc chắn sẽ gây được thiện cảm từ phía khách hàng, đối tác.

2.2 Đối với nhân viên

Định hướng cho cách ứng xử: Nhờ có bộ quy tắc, mọi nhân viên, bao gồm cả những nhân viên mới đều nắm được những giá trị cốt lõi trong ứng xử và có cách ứng xử đúng đắn.

Đảm bảo sự công bằng: Theo bộ quy tắc thì mọi người trong tổ chức đều cần tuân thủ, điều này vừa minh bạch, công bằng, vừa loại bỏ tình trạng đối xử thiên vị hoặc lạm quyền.

Nhân viên chủ động trong việc đáp ứng chuẩn mực đạo đức: Bộ quy tắc giúp nhân viên nhận thức rõ đâu là hành vi vi phạm để tránh mắc phải, cũng như đâu là hành vi tốt, cần được duy trì hoặc xứng đáng được khen thưởng.

3. Bộ 6 quy tắc ứng xử phổ biến trong doanh nghiệp

3.1 Bộ quy tắc ứng xử với tổ chức

Bộ quy tắc văn hóa ứng xử trong trong doanh nghiệp là tất cả các hoạt động, hình thức, cách thức thực hiện, vận hành cũng như điều hành một tổ chức. Bộ quy tắc này bao gồm các quy định về các vấn đề như:

• Văn hóa trao đổi, nói chuyện giữa các thành viên trong doanh nghiệp
• Quy định về trang phục đi làm
• Nghi thức họp, hội, tổ chức chương trình
• Cách tự giới thiệu, thuyết trình
• Cách sử dụng danh thiếp cá nhân
• Chính sách về khen thưởng, đãi ngộ

3.2 Bộ quy tắc ứng xử công việc

Đối với công việc trong một doanh nghiệp cụ thể, các yếu tố thường sẽ liên quan đến trách nhiệm, kỷ luật như:

• Quy định về bảo mật thông tin cá nhân, doanh nghiệp
• Cách sử dụng và bảo quản tài sản chung
• Quy định về đạo nhái, sao chép, lấy chất xám
• Ứng xử khi đi công tác, dự hội thảo, họp phòng ban
• Quy định trong cách thức điều hành, cách thức thực hiện và bảo mật công việc

3.3 Bộ quy tắc ứng xử giữa đồng nghiệp với nhau

Giao tiếp, ứng xử giữa con người là yếu tố căn bản quyết định nhiều đến thành bại của công việc. Các xung đột trong tổ chức cũng thường xuất phát từ đây. Vì thế bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp giữa đồng nghiệp với nhau bao gồm những nội dung như:

• Cư xử đúng mực, biết lắng nghe, đóng góp ý kiến để cùng nhau tiến bộ và phát triển.
• Làm việc dựa trên tinh thần lịch sự, thoải mái và đặc biệt phải có trách nhiệm. 
• Tin tưởng nhau, tôn trọng nhau, chân thành hợp tác, gắn bó để thành công.

3.4 Bộ quy tắc ứng xử với lãnh đạo

Lãnh đạo là người đứng đầu của doanh nghiệp, tạo nên môi trường làm việc thuận lợi nhất cho tổ chức phát triển. Vì vậy, ứng xử với lãnh đạo như thế nào sao cho đúng mực cũng là điều cần đáng lưu ý.

• Có thái độ lịch sự, nghiêm túc khi giao tiếp với lãnh đạo hay cấp trên.
• Hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn.
• Đóng góp ý kiến trực tiếp, thẳng thắn, không vòng vo.
• Tôn trọng lãnh đạo cũng như có trách nhiệm bảo vệ uy tín và danh dự của lãnh đạo.

3.5. Bộ quy tắc ứng xử với khách hàng (đặc biệt quan trọng)

Chăm sóc khách hàng là yếu tố quan trọng trong việc giữ chân khách hàng cũng như nâng tầm phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, khi xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý tới các yếu tố cơ bản như:

• Một là dịch vụ hoàn hảo: Một dịch vụ hoàn hảo là một gói dịch vụ từ khi bắt đầu tới lúc kết thúc đều có thể tạo sự thoải mái và gây ấn tượng cho khách hàng.
• Hai là chăm sóc khách hàng là điều then chốt: Sự xuất hiện của hàng loạt đối thủ cạnh tranh trên thương trường khiến cho các doanh nghiệp ngày một chú ý hơn đến hoạt động chăm sóc khách hàng. Theo như nghiên cứu của chúng tôi, nếu khách hàng hài lòng với một dịch vụ nào đó, họ sẽ chia sẻ nó với 10 hay 20 người khác và đây chính là hoạt động quảng cáo tốn chi phí ít nhất cho doanh nghiệp của bạn.
• Ba là phải thấu hiểu tâm lý khách hàng: Hãy hiểu rõ khách hàng của bạn đang muốn gì và đang cân nhắc, thắc mắc về vấn đề gì từ đó giúp doanh nghiệp xúc tiến nhanh hơn trong việc chốt đơn, tạo ra sự hài lòng cao hơn khi sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.

3.6 Bộ quy tắc đối với quốc gia, chính phủ, nền kinh tế 

Xét về mặt bằng chung, bộ quy tắc ở khía cạnh này thường bao gồm những nội dung như:

• Có trách nhiệm rõ ràng đối với xã hội.
• Quy tắc ứng xử đối với nền kinh tế của quốc gia nói chung.

Tùy thuộc vào ngành nghề doanh nghiệp của bạn đang hoạt động mà các mục trong bộ quy tắc này có thể bao gồm: 

• Quy tắc ứng xử đối với các ban ngành, đoàn thể.
• Quy tắc ứng xử đối với cán bộ thuộc những bộ ban ngành nêu trên.

4. Các nguyên tắc cơ bản trong việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử doanh nghiệp

4.1 Bao gồm đầy đủ các nội dung quan trọng

Một bộ quy tắc ứng xử doanh nghiệp quản chỉnh nên có đầy đủ những hạng mục nội dung sau:

• Thông điệp của nhà lãnh đạo và cam kết của doanh nghiệp.
• Lý do doanh nghiệp cần đến bộ quy tắc ứng xử.
• Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, định hướng của doanh nghiệp.
• Nguyên tắc kinh doanh hoặc phương châm ứng xử của doanh nghiệp.
• Các hành vi chuẩn mực trong ứng xử và các hành vi không được vi phạm.
• Hướng dẫn ứng xử trong một số trường hợp tiêu biểu.
• Hình thức xử lý khi vi phạm, hình thức khen thưởng khi tuân thủ tốt.

4.2 Được xây dựng dựa trên sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

Ưu tiên hàng đầu của bộ quy tắc là phải có sự gắn kết chặt chẽ với những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Người soạn thảo quy tắc cần làm rõ các vấn đề:

• Các hành vi đạo đức của doanh nghiệp hướng tới điều gì?
• Điều gì khiến doanh nghiệp có sự khác biệt với những tổ chức khác?
• Nhân viên, khách hàng, đối tác, cổ đông, cộng đồng nên được đối xử thế nào?
• Các giá trị quan trọng khác ngoài lợi nhuận, sự tăng trưởng mà doanh nghiệp hết sức coi trọng (ví dụ: trách nhiệm với cộng đồng, môi trường…)

Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng phải quan tâm đến các yếu tố sau khi đề ra quy tắc ứng xử:

• Quyền công dân: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các quy tắc ứng xử không vi phạm quyền cá nhân của nhân viên, như quyền riêng tư và tự do ngôn luận. Điều này giúp tạo môi trường làm việc an toàn, nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng và bảo vệ.
• Sự công bằng và minh bạch: Các quy tắc ứng xử phải được áp dụng công bằng cho tất cả mọi người và thông báo rõ ràng để tránh hiểu lầm. Minh bạch trong quy trình và cách xử lý tình huống tạo lòng tin và giảm thiểu xung đột trong tổ chức.
• Trách nhiệm giải trình: Mỗi cá nhân phải chịu trách nhiệm về hành vi của mình, và doanh nghiệp cần có cơ chế để nhân viên báo cáo, xử lý các vi phạm. Điều này giúp duy trì sự tin cậy và tính chính trực trong môi trường làm việc.
• Sự trung thực: Trung thực là nền tảng cho các mối quan hệ trong doanh nghiệp. Khi đề ra quy tắc ứng xử, cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cung cấp thông tin chính xác và minh bạch, từ đó xây dựng văn hóa doanh nghiệp đáng tin cậy.

4.3 Lãnh đạo là người khởi xướng đầu tiên

Quá trình xây dựng bộ quy tắc nên khởi đầu từ chính nhà lãnh đạo, thay vì giao hết cho bộ phận nhân sự. Lãnh đạo là những người hiểu rõ nhất về văn hóa doanh nghiệp và những giá trị mà doanh nghiệp hướng đến. Do đó lãnh đạo nên nêu rõ định hướng để những người có trách nhiệm soạn thảo bộ quy tắc hiểu sâu, đi đúng hướng, tránh những sai lầm.

Bên cạnh đó bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp nên được thông qua bởi bộ phận pháp lý hoặc luật sư, giúp các điều khoản chặt chẽ hơn, đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Tất cả các bước trên sẽ giúp nội dung của bộ quy tắc được nhất quán và có tính thực tiễn cao, tránh tình trạng quy tắc chỉ mang tính hình thức, không áp dụng được.

4.4 Nội dung phải dễ hiểu, súc tích, được trình bày khoa học

Mặc dù không có một quy chuẩn nào cho bộ quy tắc, tuy nhiên doanh nghiệp nên ưu tiên trình bày thật dễ hiểu và súc tích. Nhất là khi văn bản này thường được ban hành công khai cho toàn thể nhân viên, cổ đông… Một số lưu ý quan trọng:

• Ngôn từ chính xác, có tính bao hàm, đồng thời cũng có khả năng truyền cảm hứng để mỗi cá nhân có động lực thực hiện.
• Nên đưa ra những điều khuyến khích làm, thay vì chỉ đưa ra điều cấm.
• Cung cấp đầy đủ tài liệu, chính sách, phụ lục liên quan nếu có.
• Trình bày dễ đọc, sắp xếp khoa học.

5. Kết luận

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là văn bản không thể thiếu giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, xây dựng văn hóa tích cực, đồng thời thể hiện trách nhiệm với xã hội. Khi mọi người cùng tuân thủ các giá trị ứng xử chuẩn mực, tổ chức sẽ trở thành nơi làm việc lý tưởng, thúc đẩy sự phát triển bền vững.