Các nghiệp vụ điển hình của kế toán Logistics trong doanh nghiệp

Hiện nay, kinh tế Việt Nam đang không ngừng phát triển, với sự gia tăng nhanh chóng các giao dịch trao đổi mua bán giữa các doanh nghiệp nội địa cũng như các hoạt động xuất nhập khẩu làm phát sinh nhu cầu ngày càng lớn đối với dịch vụ logistics. Trong bài viết này, mời bạn đọc cùng MISA AMIS tìm hiểu các nội dung cơ bản về đặc điểm ngành nghề logistics và các nghiệp vụ kế toán logistics điển hình trong doanh nghiệp logistics.

1. Logistics là gì?

Theo Hội đồng chuyên gia quản lý chuỗi cung ứng Hoa Kỳ: Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện, kiểm soát sự lưu thông, tích trữ hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm. 

Tại Việt Nam, Điều 233 – Luật Thương mại 2005 quy định Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao.

2. Các mô hình logistics 

Căn cứ theo cách thức tổ chức và cung cấp, dịch vụ logistics thường được triển khai dưới dạng 1 trong 5 mô hình sau: 

3. Các nghiệp vụ kế toán logistics trong công ty

Để thu thập, xử lý và ghi nhận các nghiệp vụ tại doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics, kế toán cần nắm vững cách phân loại, đặc điểm của từng loại mô hình dịch vụ, kết hợp đối chiếu với các quy định kế toán và pháp luật về thuế để nắm được cách thức hạch toán ghi sổ phù hợp. 

Về bản chất, đây chính là tuân thủ các nguyên tắc và phương pháp kế toán trong ghi nhận các nghiệp vụ về cung cấp dịch vụ. Bài viết đưa ra một số phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kế toán điển hình của ngành nghề này.

Dịch vụ logistics (theo Điều 3 Nghị định 163/2017/NĐ-CP Quy định về kinh doanh dịch vụ logistics) bao gồm 17 loại dịch vụ, được tổng hợp thành 3 nhóm chính như sau:

Nhìn chung, không có quy trình riêng cho kế toán tại doanh nghiệp logistics mà sẽ tuân thủ theo quy trình kế toán theo quy định pháp luật, tuy nhiên sẽ có các nghiệp vụ kế toán logistics đặc thù mà kế toán của doanh nghiệp về lĩnh vực này cần phải nắm rõ để thực hiện đúng. Bên cạnh việc nắm chắc các nghiệp vụ, kế toán cũng có thể tham khảo và đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS –  Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp logistics để được phần mềm hỗ trợ trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp.

3.1. Hạch toán nhóm nghiệp vụ kho bãi

Doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ như bãi xếp dỡ làm hàng đường sắt, dịch vụ bốc xếp, kiểm đếm hàng, khai thác bãi container, khai thác kho CFS, kho ngoại quan, trạm cân, dịch vụ cho thuê bãi, cho thuê thiết bị xếp dỡ, thuê container… Trong đó, kho bãi bao gồm kho bãi, kho ngoại quan.

Các nghiệp vụ kế toán cơ bản và hạch toán như sau:

• Định kỳ, căn cứ vào hợp đồng, biên bản nghiệm thu về dịch vụ cho thuê kho bãi và các dịch vụ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

Có TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

• Khi thu được tiền của khách hàng:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

• Trường hợp nhận tiền khách hàng trả trước cho nhiều kỳ, khi nhận tiền ghi:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

• Hàng kỳ ghi nhận doanh thu đã thực hiện:

Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

Đọc thêm về doanh thu chưa thực hiện tại bài viết: Doanh thu chưa thực hiện là gì? Các lưu ý khi hạch toán kế toán tài khoản 3387

Các chi phí phát sinh liên quan đến vận hành, quản lý kho bãi và các hoạt động tại kho bãi, kế toán tập hợp để xác định giá vốn của hoạt động cung cấp dịch vụ kho bãi. Lưu ý, kho bãi của doanh nghiệp có thể là kho tự có hoặc đi thuê. Các chi phí này kế toán cũng cần nhận diện những chi phí nào là chi phí đích danh (chỉ liên quan đến một hợp đồng với khách hàng) và chi phí cần phân bổ (chi phí có liên quan đến nhiều hợp đồng, cam kết phải thực hiện với khách hàng) để đảm bảo cả mục tiêu hạch toán và quản trị chi phí theo các nhu cầu quản lý. Trường hợp không thể bóc tách chi phí cụ thể cho từng hợp đồng kế toán phải lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp, đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí tương ứng tạo ra doanh thu đó.

Các nghiệp vụ chủ yếu ghi nhận chi phí như sau: 

• Tập hợp các chi phí về vận hành, quản lý kho bãi:

Nợ TK 621, 622, 627

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 111, 112, 152, 153, 242, 214, 334, 338, 331, …

• Kết chuyển chi phí để xác định giá thành dịch vụ logistics:

Nợ TK 154

Có TK 621, 622, 627

• Xác định giá vốn:

Nợ TK 632

Có TK 154

3.2. Hạch toán nhóm nghiệp vụ vận chuyển

Dịch vụ vận chuyển bao gồm:

Các nghiệp vụ kế toán cơ bản và cách thức hạch toán như sau:

• Căn cứ vào hợp đồng, biên bản nghiệm thu bàn giao hàng hóa, vận đơn (B/L), thông báo hàng đến (Arrival Notice), lệnh giao hàng (DO) và các chứng từ liên quan khác chứng minh dịch vụ giao nhận đã hoàn thành theo hợp đồng, kế toán ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

Có TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

• Khi thu được tiền của khách hàng:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

Việc tập hợp chi phí để xác định giá vốn sản phẩm dịch vụ kế toán hạch toán tương tự như nội dung 3.1. Đặc biệt, với các chi phí phát sinh từng lần để hoàn thiện các thủ tục pháp lý cho từng hợp đồng, kế toán có thể đánh giá để ghi nhận vào giá vốn sản phẩm dịch vụ cho hợp đồng đó. Với những chi phí liên quan đến thủ tục pháp lý chung nhằm đảm bảo điều kiện kinh doanh, kế toán ghi nhận là chi phí quản lý doanh nghiệp. 

Giá vốn của nhóm nghiệp vụ vận chuyển còn bao gồm tiền lương, tiền công trả cho nhân viên lái xe, chi phí khấu hao, bảo dưỡng, xăng dầu cho phương tiện vận tải, chi phí thuê dịch vụ vận chuyển từ bên thứ ba và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải chi ra để thực hiện nghĩa vụ vận chuyển cho khách hàng… 

Lưu ý rằng, dịch vụ vận tải chịu thuế GTGT với mức thuế suất thông thường là 10%. Trường hợp vận tải quốc tế (áp dụng cho cả trường hợp hợp đồng vận tải quốc tế bao gồm cả chặng vận tải nội địa) sẽ được áp dụng mức thuế suất 0% nếu đáp ứng đủ điều kiện quy định tại điểm c khoản 1 và điểm c khoản 2 Điều 9 Thông tư số 219/2013/TT-BTC:

“1. Thuế suất 0%:…

c) Vận tải quốc tế quy định tại khoản này bao gồm vận tải hành khách, hành lý, hàng hóa theo chặng quốc tế từ Việt Nam ra nước ngoài hoặc từ nước ngoài đến Việt Nam, hoặc cả điểm đi và đến ở nước ngoài, không phân biệt có phương tiện trực tiếp vận tải hay không có phương tiện. Trường hợp, hợp đồng vận tải quốc tế bao gồm cả chặng vận tải nội địa thì vận tải quốc tế bao gồm cả chặng nội địa.

Điều kiện áp dụng thuế suất 0%:

c) Đối với vận tải quốc tế:

– Có hợp đồng vận chuyển hành khách, hành lý, hàng hoá giữa người vận chuyển và người thuê vận chuyển theo chặng quốc tế từ Việt Nam ra nước ngoài hoặc từ nước ngoài đến Việt Nam hoặc cả điểm đi và điểm đến ở nước ngoài theo các hình thức phù hợp với quy định của pháp luật. Đối với vận chuyển hành khách, hợp đồng vận chuyển là vé. Cơ sở kinh doanh vận tải quốc tế thực hiện theo các quy định của pháp luật về vận tải.

– Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc các hình thức thanh toán khác được coi là thanh toán qua ngân hàng. Đối với trường hợp vận chuyển hành khách là cá nhân, có chứng từ thanh toán trực tiếp.”

3.3. Hạch toán nhóm nghiệp vụ hải quan và các thủ tục giấy tờ khác

Nghiệp vụ hải quan bao gồm dịch vụ xác định trước các loại thuế phải nộp, phân loại hàng hóa và xác định trước mã HS của hàng hóa, xin giấy phép xuất nhập khẩu cho các mặt hàng đặc biệt, thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan đối với hàng hoá tạm nhập-tái xuất, tạm xuất-tái nhập, hàng hóa xuất nhập kho ngoại quan, hàng quá cảnh, hàng nguy hiểm.

Dịch vụ khác, bao gồm các hoạt động: kiểm tra vận đơn, dịch vụ môi giới vận tải hàng hóa, kiểm định hàng hóa, dịch vụ lấy mẫu và xác định trọng lượng, dịch vụ nhận và chấp nhận hàng, dịch vụ chuẩn bị chứng từ vận tải.

Các nghiệp vụ kế toán cơ bản như sau:

• Xác định các khoản phí khách hàng phải trả khi thông quan hàng xuất nhập khẩu:
  • Chi phí tại cảng, sân bay: phí nâng hạ container, phí đóng, rút hàng hóa, phí chuyển container sang bãi kiểm hóa, bãi lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, phí xếp dỡ hàng hóa tại kho đối với hàng lẻ, phí lao vụ tại sân bay đối với hàng air, phí lưu kho tại cảng, sân bay.
  • Chi phí với hãng vận chuyển: phí phát hành B/L đối với hàng xuất, phí nhận lệnh giao hàng D/O đối với hàng nhập, phí khác đối với hàng nguyên container: THC, EBS, CIC, Seal, Telex release, … Phí khác đối với hàng lẻ: THC, CFS, CIC, EBS, BAF, Labor fee, Handling fee, …
  • Chi phí vận tải nội địa: Phí vận chuyển hàng hóa từ cảng/sân bay đến kho khách hàng hay ngược lại.
  • Phí và lệ phí của các cơ quan kiểm tra chuyên ngành: kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu, kiểm dịch thực vật, động vật, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm nhập khẩu, kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm tra hiệu suất năng lượng, chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy.
  • Thuế nhập khẩu, xuất khẩu (nếu có thỏa thuận).
• Bút toán hạch toán trường hợp doanh nghiệp logistics sử dụng tên cá nhân, pháp nhân của chủ hàng để thực hiện thủ tục:

• Khi tạm ứng cho nhân viên đi thực hiện dịch vụ:

Nợ TK 141 – Tạm ứng (chi tiết theo nhân viên/khách hàng)

Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

• Sau khi nhân viên thanh toán các khoản chi phí, cước phí, phí và lệ phí nêu trên, mang chứng từ, hóa đơn, biên lai kèm bảng kê tổng hợp về hoàn ứng, kế toán ghi:

Nợ TK 1388 – Phải thu khác (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

Có TK 141 – Tạm ứng (chi tiết theo nhân viên/khách hàng)

• Hoàn thành dịch vụ, kế toán chuyển bảng kê kèm chứng từ về cho khách hàng và nhận thanh toán chi phí chi hộ, ghi:

Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Có TK 1388 – Phải thu khác (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

• Hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

Có TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Khi thu được tiền của khách hàng:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết theo khách hàng/dịch vụ)

• Bút toán hạch toán trường hợp doanh nghiệp logistics ký hợp đồng với khách hàng thực hiện dịch vụ, trong đó có thỏa thuận chi hộ khách hàng một số khoản phí, hóa đơn chứng từ mang tên doanh nghiệp logistics:

Bút toán hạch toán tương tự như bút toán hạch toán trường hợp doanh nghiệp logistics sử dụng tên cá nhân, pháp nhân của chủ hàng để thực hiện thủ tục ở trên. Tuy nhiên, ở trường hợp này, các hóa đơn, biên lai thu phí, lệ phí mang tên đơn vị logistics thì khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp logistics phải xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng, thuế suất thuế GTGT áp dụng theo dịch vụ thực tế cung cấp. Chi tiết bạn đọc tham khảo công văn số 13705/CT-TTHT của Cục thuế TP Hà Nội ngày 29/03/2019 v/v hóa đơn đối với khoản chi hộ khách hàng. 

Có thể bạn quan tâm: Hạch toán thu hộ chi hộ như thế nào mới đúng quy định?

4. Một số văn bản pháp luật liên quan đến nghiệp vụ kế toán, thuế trong doanh nghiệp logistics 

Bạn đọc có thể tham khảo thêm một số quy định pháp luật, công văn hướng dẫn nghiệp vụ kế toán, thuế trong doanh nghiệp logistics dưới đây:

– Nghị định số: 163/2017/NĐ-CP quy định về kinh doanh dịch vụ logistics ngày 30 tháng 12 năm 2017;

– Công văn số: 13705/CT-TTHT v/v hóa đơn đối với khoản chi hộ khách hàng ngày 29 tháng 03 năm 2019;

– Công văn số 4359/TCT-CS v/v: thuế GTGT đối với tiền hoa hồng từ dịch vụ đại lý vận tải biển quốc tế ngày 24 tháng 10 năm 2007;

– Công văn số 9536/CT-TTHT v/v chính sách thuế ngày 03 tháng 10 năm 2016;

– Công văn số 5335/CTHN-TTHT v/v thuế nhà thầu dịch vụ giao nhận, kho vận ngày 19 tháng 02 năm 2021.  

Sự phát triển của ngành logistics đã thúc đẩy các lĩnh vực sản xuất kinh doanh trong nước ngày càng phát triển và hội nhập sâu rộng với nền kinh tế quốc tế. Tuy nhiên, logistics là một ngành có đặc trưng riêng với các hoạt động đa dạng, phức tạp cùng sự tham gia của nhiều đối tượng trong chuỗi cung ứng dịch vụ. Điều này đòi hỏi kế toán tại các doanh nghiệp logistics cần hiểu rõ bản chất các giao dịch để tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp logistics khoa học, hợp lý và tuân thủ theo đúng các quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo
• ….

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.

Tổng hợp: Nguyễn Chí Kiên