Quản lý nhân sự bằng Excel hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi sự đơn giản và thuận tiện mà hình thức này mang lại. Vậy làm thế nào để tạo lập và sử dụng được file Excel quản lý nhân sự? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu một số mẫu file hữu ích dưới đây.
1. Quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel là gì?
Quản lý nhân sự bằng Excel là quản lý tất tần tật các thông tin bao gồm: mã nhân viên, bộ phận, vị trí công việc của từng nhân viên, các loại hình nhân sự,… của công ty trên bảng tính Excel
Excel là phần mềm được nhiều nhà quản trị nhân sự, HR sử dụng để xử lý các nghiệp vụ chuyên môn. Giao diện Excel trực qua và vô cùng thân thiện với người dùng.
Bảng tính Excel cho phép lập danh sách nhân sự, bảng chấm công, tính lương, báo cáo nhân sự dễ dàng. Với các công thức đa dạng, Excel hỗ trợ tính toán số lượng, tổng kết chi phí, lập báo cáo nhân sự một cách thuận tiện.
2. File quản lý nhân sự bằng Excel có những thông tin gì?
Doanh nghiệp có thể tạo các file Excel khác nhau, hoặc sử dụng một file gồm nhiều sheet, mỗi sheet phục vụ các mục đích khách nhau như quản lý thông tin nhân sự tổng thể, quản lý hợp đồng, quản lý đánh giá, quản lý lương và phúc lợi… Dưới đây là những thông tin nên có để việc quản lý nhân sự bằng Excel hiệu quả hơn:
Thông tin cơ bản về nhân viên
File cần lưu trữ đầy đủ các thông tin cá nhân của nhân viên như: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ, số điện thoại và email. Nên có thêm trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc để hỗ trợ đánh giá nhân sự toàn diện.
Thông tin vị trí và chế độ công việc
Các dữ liệu về vị trí hiện tại của nhân viên bao gồm: chức danh, phòng ban, ngày bắt đầu làm việc, ngày hết hạn hợp đồng, mức lương, phụ cấp, và chế độ phúc lợi đang hưởng.
Tổng hợp nguồn lực nhân sự
File nên cung cấp thông tin tổng quan về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp như: số lượng nhân viên, phân bổ theo phòng ban, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, cùng tỷ lệ giới tính và độ tuổi.
Thông tin hợp đồng lao động
Bao gồm chi tiết về các loại hợp đồng: tên hợp đồng, ngày ký, thời hạn, mức lương, phụ cấp và các quyền lợi liên quan.
Dữ liệu đào tạo và phát triển
Theo dõi các khóa đào tạo nhân viên tham gia, kỹ năng được nâng cao và các chứng chỉ đạt được để hỗ trợ phát triển sự nghiệp.
Thông tin về hiệu suất và đánh giá
Ghi nhận kết quả đánh giá năng lực, hiệu quả công việc và các đề xuất khen thưởng hay kỷ luật.
Theo dõi chấm công và lương thưởng
Ghi lại giờ làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm và thông tin liên quan đến lương, bao gồm cả điều chỉnh mức lương qua các kỳ.
Thông tin bảo hiểm và phúc lợi
Cập nhật đầy đủ các dữ liệu liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chính sách phúc lợi đặc biệt dành cho nhân viên.
3. Mẫu file quản lý nhân sự bằng Excel
3.1 Mẫu file quản lý nhân sự tổng quan
Cung cấp cái nhìn toàn diện về tất cả nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm thông tin cá nhân, vị trí công việc, ngày bắt đầu làm việc và các dữ liệu quan trọng khác, giúp quản lý hiệu quả và chính xác.
3.2 Mẫu file quản lý nhân sự theo phòng ban
Hỗ trợ quản lý nhân sự phân theo từng phòng ban, giúp dễ dàng theo dõi cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự và thông tin chi tiết của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
3.3 Mẫu file quản lý theo hợp đồng lao động
Quản lý thông tin chi tiết về hợp đồng lao động của nhân viên như loại hợp đồng, thời hạn, ngày ký kết và ngày hết hạn, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
3.4 Mẫu file quản lý nhân sự mới
Theo dõi thông tin cá nhân và tiến độ hội nhập của nhân viên mới, bao gồm ngày nhận việc, vị trí công việc, loại hợp đồng, tình trạng cập nhật các loại giấy tờ trong hồ sơ…
3.5 Mẫu file quản lý nhân viên nghỉ việc
Lưu trữ thông tin về nhân viên nghỉ việc như ngày nghỉ, lý do, và quy trình bàn giao công việc, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và hoàn thiện hồ sơ.
3.6 Mẫu file quản lý kế hoạch tuyển dụng
Theo dõi các thông tin liên quan đến kế hoạch tuyển dụng như vị trí cần tuyển, số lượng, thời hạn, và tiến độ, hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu nhân sự kịp thời.
3.7 Mẫu file theo dõi biến động lương
Giúp quản lý những thay đổi về lương của nhân viên qua các kỳ, bao gồm mức tăng, giảm, lý do điều chỉnh và thời điểm áp dụng, đảm bảo tính minh bạch trong chính sách đãi ngộ.
4. Ưu nhược điểm của Excel khi quản lý nhân sự
4.1 Ưu điểm
- Tiết kiệm chi phí: Excel rẻ hơn so với sử dụng phần mềm nhân sự, phù hợp với công ty nhỏ, startup.
- Tính linh hoạt cao: Các bảng tính trong Excel có thể được thiết kế và tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Dễ tiếp cận và sử dụng: Với giao diện thân thiện và không đòi hỏi HR biết quá nhiều công thức, Excel là công cụ mà hầu hết các phòng nhân sự đều có thể áp dụng được.
- Khả năng kết nối: Excel cho phép nhập và xuất dữ liệu dễ dàng, có thể tải lên các hệ thống quản lý khác trong doanh nghiệp.
4.2 Nhược điểm
- Dữ liệu bị phân tán, khó rà soát tổng thể lớn: Khi sử dụng dữ liệu trên Excel, hầu hết các dữ liệu sẽ được phân tán thành rất nhiều file khác nhau chứ không tập trung vào một file nhất định. Điều này gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc nhìn vào tổng thể.
- Dữ liệu không bảo mật: Excel không thể phân quyền truy cập cho người quản lý hay nhân viên. File cũng có thể được gửi cho nhiều người, các phiên bản file dễ bị lệch số liệu và thông tin cũng không bảo mật.
- Khả năng tích hợp còn hạn chế: Excel không được thiết kế để tích hợp sâu với các hệ thống quản lý phức tạp, dẫn đến khó khăn khi cần đồng bộ dữ liệu giữa các nền tảng khác nhau.
- Khó mở rộng khi quy mô doanh nghiệp tăng: Khi số lượng nhân sự và dữ liệu tăng lên, việc quản lý trên Excel trở nên nặng nề, dễ xảy ra lỗi và không còn phù hợp với các doanh nghiệp lớn.
Khi Excel không còn đáp ứng được nhu cầu, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự trả phí để tối ưu hơn.
6. Quản lý nhân sự bằng MISA AMIS HRM thay thế Excel
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng, việc quản lý nhân sự bằng Excel dần bộc lộ nhiều hạn chế: tốn thời gian, dễ sai sót, khó mở rộng, không đồng bộ. MISA AMIS HRM được phát triển như một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, giúp giảm bớt các thao tác nhập liệu, xử lý dữ liệu bằng Excel. Mọi nghiệp vụ nhân sự sẽ được tự động và tinh gọn hơn.
- Tự động hóa và đồng bộ dữ liệu: Khác với Excel, MISA AMIS HRM giúp tự động hóa nhiều quy trình quản lý nhân sự, đồng bộ thông tin xuyên suốt hệ thống, hạn chế nhập liệu thủ công.
- Khả năng mở rộng linh hoạt: Dễ dàng quản lý khi quy mô nhân sự tăng lên, phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và lớn, đáp ứng mọi yêu cầu phát sinh trong quá trình vận hành.
- Tích hợp hệ thống mạnh mẽ: Kết nối hiệu quả với các phần mềm khác như kế toán, quản lý công việc và chấm công, giúp dữ liệu được liên kết và xử lý liền mạch.
- Quản lý toàn diện và chính xác: Hỗ trợ từ quản lý thông tin nhân sự, hợp đồng, lương thưởng đến chấm công, đánh giá, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót so với sử dụng Excel.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu nhanh chóng: Cung cấp các báo cáo thông minh, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác và trực quan.
7. Kết luận
Quản lý nhân sự bằng Excel là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu nhờ tính linh hoạt và chi phí thấp. Hy vọng những mẫu file Excel quản lý nhân sự mà MISA giới thiệu sẽ giúp ích cho bạn đọc. Bên cạnh đó khi quy mô doanh nghiệp phát triển hoặc các nhà quản trị muốn chuyển đổi số mạnh mẽ hơn, nâng cao năng suất, tinh gọn quy trình, thì phần mềm HRM là một lựa chọn tốt để thay thế Excel.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
