Quản trị và các chức năng của quản trị trong doanh nghiệp

Quản trị và chức năng của quản trị trong doanh nghiệp là nội dung mà các nhà lãnh đạo, quản lý, điều hành doanh nghiệp không thể bỏ qua.

I. Khái niệm quản trị

Quản trị là một hoạt động của tập thể, thể hiện tập thể nỗ lực sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất nhằm thực hiện mục tiêu chung. Khi một tổ chức được thành lập thì những mục tiêu mà tổ chức này đặt ra sẽ không phải là các phép cộng đơn giản từ các mục tiêu cá nhân riêng rẽ. 

Thường thì cá nhân không thể thực hiện được hoặc thực hiện không có hiệu quả một mục tiêu lớn, nhưng tổ chức lại có thể làm được điều này. Nguyên nhân chính là do tổ chức này được quản lý tốt. Chức năng của quản lý là phối hợp hoạt động của các cá nhân nhằm tạo ra nỗ lực chung để thực hiện mục tiêu của tổ chức. 

Khi quy mô tổ chức càng lớn, càng phức tạp, số lượng các tổ/đội/nhóm trong một tổ chức càng nhiều thì hiệu quả của tổ chức càng lệ thuộc vào những nỗ lực chung, lúc đó vai trò của hoạt động quản trị sẽ được nhận thấy rõ và ngày càng trở nên quan trọng.

Đã có rất nhiều các định nghĩa khác nhau về quản trị:

Từ những nhận định ở trên trên, có thể đưa ra định nghĩa về quản trị như sau: 

Quản trị là quá trình tác động có kế hoạch, có chủ đích, có định hướng của tổ chức, thường thể hiện ở các kế hoạch và hành động của các cấp lãnh đạo nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

II. Các đặc điểm chủ yếu của hoạt động quản trị

Hoạt động quản trị là một loại hoạt động thực tiễn của con người trong một tổ chức, hoạt động này có những đặc điểm sau:

1. Hoạt động quản trị diễn ra trong sự tác động qua lại giữa chủ thể quản trị và đối tượng quản trị.

Hoạt động quản trị chỉ có thể diễn ra khi tồn tại đồng thời 2 chủ thể này. 

Chủ thể quản trị có thể là một người (thể hiện ở trưởng phòng, tổ trưởng, nhóm trưởng) hay là một tập thể (Ban giám đốc, Hội đồng quản trị). Đối tượng quản trị tiêu biểu nhất thường là con người – chính là các nhân viên trong tổ chức đó (ở một số trường hợp có thể là vật nuôi, cây trồng, máy móc thiết bị, vốn…) nhưng suy cho cùng đối tượng quản trị là con người vì con người con người cũng sẽ tác động lên các đối tượng này để ra được kết quả và mục tiêu quản trị. 

Như vậy, quản trị được thực hiện thông qua hoạt động tương tác giữa con người và với con người. Quản trị con người tốt thì quản trị các yếu tố khác sẽ cũng tốt và ngược lại.

Giữa chủ thể quản trị và đối tượng quản trị có quan hệ chặt chẽ với nhau trong đó đối tượng quản trị giữ vai trò quyết định, còn chủ thể quản trị cần tìm các cách thức, phương pháp để có các tác động tích cực lên đối tượng quản trị.

2. Khả năng thích nghi

Khi quy mô của tổ chức chưa thay đổi nhiều, cho dù có một số thay đổi do diễn biến trên thực tế khác với dự tính ban đầu, các nhà quản trị thường vẫn có những biện pháp tại chỗ để cho ra các quyết định điều hành thích ứng với điều kiện mới. Các nhân viên trong tổ chức cũng chủ động tự tìm cách điều chỉnh để chống đỡ lại các thay đổi bất lợi hoặc nắm bắt các cơ hội mới để đạt được mục tiêu, điều này chính là khả năng thích nghi của cả người lãnh đạo và các nhân viên trong tổ chức trước các thay đổi do yêu cầu thực tế đặt ra.   

Tuy nhiên, khi tổ chức lớn hơn, các mối quan hệ ngày càng phức tạp, đan xen cùng với sự lớn mạnh của tổ chức, có thể dẫn đến các khó khăn, nếu để tích luỹ lâu ngày không được giải quyết có thể dẫn đến quản trị kém hiệu quả, thậm chí là đẩy tổ chức đến khủng hoảng, phá vỡ. Lúc này, vai trò của người lãnh đạo rất quan trọng, họ cần bám sát thực tế, tránh quan liêu, xơ cứng hoặc lỗi thời, khó khăn có thể là rào cản cho tổ chức nhưng nếu biết cách thiết lập lại cách thức quản trị, có thể đây là bước ngoặt để tổ chức phát triển bùng nổ.

Tính thích nghi của hoạt động quản trị gắn liền với khả năng thích ứng của con người. Hệ thống quản trị có khả năng thích nghi cao thường là hệ thống quản trị có hiệu quả và ngược lại.

>> Đừng bỏ lỡ bài viết: Tầm hạn quản trị là gì? Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

3. Thông tin luôn là nhân tố quan trọng để quản trị thành công

Hoạt động quản trị gắn liền với sự tác động qua lại giữa người với người nên không thể tách rời việc trao đổi, thu nhận và xử lý thông tin giữa các bên. Do đó, không có thông tin thì không có hoạt động quản trị. Ví dụ để lãnh đạo ra quyết định quản trị thì phải đưa ra các thông tin (mệnh lệnh, chỉ thị, quyết định…) đó chính là thông tin điều khiển, nhưng muốn có quyết định tốt thì lãnh đạo phải có đủ thông tin của tổ chức, của tình hình thực tế… Còn cấp dưới  muốn hoạt động của mình đúng hướng thì cũng cần phải phải tiếp nhận thông tin điều khiển của cấp trên một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời nhất.

4. Hoạt động quản trị có mối liên hệ ngược (thông tin phản hồi)

Trong quản trị, khi cấp trên phát ra thông tin đến cấp dưới thì bao giờ cũng phải nhận được thông tin phản hồi từ nhân viên, ví dụ, phải nhận được thông tin phản hồi về việc thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào về tiến độ, khó khăn, vướng mắc… Hoạt động của nhà quản trị sẽ có dấu hiệu thất bại nếu như phát ra thông tin nhưng không nhận được thông tin phản hồi. Hai bên đều cần có sự thu nhận và phát thông tin thường xuyên để kịp nắm bắt tình tình, kịp có các biện pháp điều chỉnh, tránh mất thời gian và giảm hiệu quả, hiệu lực của quản trị. 

III. Các chức năng quản trị

Hoạt động quản trị là loại hoạt động gắn liền với việc thực hiện các chức năng chính sau đây:

1. Chức năng hoạch định

Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản trị và mọi nhà quản trị đều phải thực hiện chức năng này. Hoạch định bao gồm thiết lập các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp, định ra chiến lược, các biện pháp để thực hiện mục tiêu,  tính toán, thu xếp các nguồn lực để phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu đó. 

2. Chức năng tổ chức

Là quá trình thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp với các mục tiêu, nguồn lực để đạt mục tiêu đã đặt ra, bao gồm: xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận và các thành viên trong doanh nghiệp, đồng thời thiết lập mối quan hệ chủ trì/phối hợp giữa các bộ phận/cá nhân trong quá trình hoạt động.

3. Chức năng quản trị

Chức năng này bao gồm rất nhiều các hoạt động liên quan đến nhân sự, từ tuyển dụng nhân lực; bố trí sử dụng nhân lực đến khâu đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, đề bạt và phát triển cho từng vị trí việc làm, từng nhân sự của doanh nghiệp v.v….

4. Chức năng lãnh đạo (hay còn gọi là chức năng điều khiển)

Chức năng này gắn liền với việc thực hiện các hành động cụ thể (như ban hành các quyết định/chỉ thị/mệnh lệnh hay là các hoạt động để thực hiện việc động viên, khuyến khích tinh thần lao động của nhân viên hoặc của cả doanh nghiệp) nhằm tạo động lực thúc đẩy các bộ phận, các thành viên trong tổ chức tự giác, tích cực, sáng tạo thực hiện các mục tiêu, xử lý giải quyết các xung đột trong quá trình thực hiện mục tiêu nhằm đưa tổ chức hoặc doanh nghiệp đi theo đúng quỹ đạo.  

5. Chức năng kiểm tra, kiểm soát

Chức năng này là để kiểm soát lại các mục tiêu đã hoạch định tại chức năng hoạch định nêu trên. Kiểm tra, kiểm soát là đo lường kết quả hoạt động để từ đó có thể (1) so sánh với mục tiêu, kế hoạch đã đặt ra nhằm phát hiện sai lệch; (2) việc kiểm tra, kiểm soát đồng thời cũng phát hiện các mâu thuẫn phát sinh tìm nguyên nhân, do đó, kiểm tra giúp kịp thời đưa ra các cách thức điều chỉnh hay sửa lỗi, tránh tình trạng chậm trễ công việc, gây lãng phí nguồn lực, tạo sự trơn tru nhất phối hợp giữa các bộ phận, với mục tiêu cuối cùng là đạt được kết quả mong muốn.

Các chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị. Là giám đốc một Công ty lớn hay nhỏ, một tổ trưởng gồm 5 – 7 hay đến hàng chục thành viên, tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận cũng đều phải thực hiện cả 5 chức năng nói trên. Tuy nhiên, ở các lĩnh vực quản trị khác nhau, các cấp quản trị khác nhau thì mức độ quan tâm đến mỗi chức năng cũng khác nhau. Theo Mohoney thì các nhà quản trị ở mọi cấp đều phải thực hiện tất cả các chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, nhưng mức độ dành thời gian và công sức cho mỗi chức năng không giống nhau. Nhà quản trị cấp cao dành đến 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc đó nhà quản trị thấp chỉ dành 39% thời gian cho 2 chức năng đó. Trái lại nhà quản trị cấp thấp phải dành đến 51% thời gian cho lãnh đạo, điều khiển còn nhà quản trị cấp trung gian chỉ dành 36% thời gian và nhà quản trị cấp cao chỉ dành 22% thời gian cho thực hiện chức năng này. Sự phân phối thời gian và công sức cho các chức năng quản trị của các cấp quản trị được thể hiện trong bảng số liệu dưới đây:

Bảng: Mức độ quan tâm đến các chức năng quản trị của các cấp quản trị

IV. Phần mềm quản lý công việc MISA AMIS – Ứng dụng hỗ trợ quản trị doanh nghiệp toàn diện

Phần mềm AMIS Công việc là ứng dụng hỗ trợ nhà quản trị phân công giao việc, theo dõi tiến độ và thúc đẩy năng suất của đội ngũ trên một nền tảng hợp nhất. MISA AMIS Công việc tự hào hỗ trợ hơn 170.000 doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, lĩnh vực như Austdoor, Caralighting, Mediplatex… giảm thiểu thời gian báo cáo, tối ưu luồng công việc tự động để tiết kiệm chi phí và tăng trưởng năng suất mạnh mẽ.

Để cải tiến cách thức làm việc và quản trị công việc, dự án hiệu quả, người quản lý hãy tìm hiểu, ứng dụng sức mạnh của MISA AMIS Công việc ngay hôm nay:

V .Kết luận

Ngày nay, chuyển đổi số mang lại hiệu quả cho mọi lĩnh vực, bao gồm cả việc quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị nói riêng.  Quản trị  trở sẽ trở nên dễ dàng hơn với các phần mềm quản trị chuyên dụng và đa chức năng. 

Các chức năng tổ chức và điều khiển đều được mô hình hóa trên phần mềm giúp nhà quản trị có thể gắn tên luôn nhân viên thực hiện, thời hạn công việc, theo dõi kết quả thực hiện của họ cũng như của cả tổ chức. 

Điều này làm hạn chế việc chậm trễ công việc hay tốn thời gian cho việc trao đổi trực tiếp, báo cáo quản trị cũng lên rất nhanh và cập nhật. Để tìm hiểu nhiều hơn về phần mềm mà MISA cung cấp, các bạn có thể tìm hiểu các tính năng cơ bản tại đây. 

Bài viết được tổng hợp và biên soạn bởi Viện Đổi mới doanh nghiệp MISA (MIBI), để cập nhật các thông tin hữu ích mời anh/chị truy cập kho tài nguyên miễn phí về Khóa học/Video/Ebook tại Viện đổi mới doanh nghiệp MISA