Những điều cần biết về kế toán chi phí đường bộ

Với các doanh nghiệp (DN) có tài sản cố định là ô tô thì một trong những khoản chi phí phải chi trả một cách thường xuyên và định kỳ là phí sử dụng đường bộ.  Đặc biệt với các DN lớn, DN kinh doanh vận tải, chuyển phát nhanh, … thì phí sử dụng đường bộ là một khoản chi phí rất lớn. Vậy phí sử dụng đường bộ là gì? Bài viết dưới đây của MISA AMIS sẽ giúp các bạn tìm hiểu một số nội dung liên quan đến phí sử dụng đường bộ cũng như cách hạch toán đối với khoản phí này.

1. Một số hiểu biết cơ bản về phí sử dụng đường bộ

1.1. Phí sử dụng đường bộ là gì?

Phí đường bộ (còn gọi là phí bảo trì đường bộ hay phí sử dụng đường bộ) là một loại phí mà chủ phương tiện giao thông phải nộp nhằm mục đích bảo trì, nâng cấp đường bộ để phục vụ cho các phương tiện.

Lưu ý phí bảo trì đường bộ khác với phí cầu đường. Phí cầu đường là loại phí để bù lại cho chi phí làm đường, được thu trực tiếp tại các Trạm thu phí BOT.

1.2. Đối tượng chịu phí sử dụng đường bộ:

Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Nghị định 364/2025/NĐ-CP có quy định về đối tượng chịu phí và người nộp phí sử dụng đường bộ như sau:

1. Xe ô tô theo quy định của pháp luật về trật tự, an toàn giao thông đường bộ, được cấp chứng nhận đăng ký xe, gắn biển số xe và Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (sau đây, gọi chung là Giấy chứng nhận kiểm định) theo quy định của pháp luật là đối tượng chịu phí sử dụng đường bộ, trừ các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định này.

Chưa thu phí sử dụng đường bộ đối với xe ô tô mang biển số nước ngoài (bao gồm cả trường hợp xe được cấp chứng nhận đăng ký và biển số tạm thời) được cơ quan có thẩm quyền cho phép tạm nhập, tái xuất có thời hạn theo quy định của pháp luật.

Các trường hợp được miễn phí sử dụng đường bộ gồm: xe cứu thương, xe chữa cháy, xe chuyên dùng phục vụ tang lễ, xe chuyên dùng phục vụ quốc phòng, xe chuyên dùng của các đơn vị thuộc hệ thống tổ chức của công an nhân dân.

Như vậy: Ô tô của các DN dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải chịu khoản phí sử dụng đường bộ.

1.3. Mức thu phí sử dụng đường bộ:

Mức thu phí hiện nay đang được quy định theo Nghị định 364/2025/NĐ-CP như sau:

Lưu ý:

• Chủ phương tiện có trách nhiệm cung cấp cho cơ sở đăng kiểm:
  • Phù hiệu còn hiệu lực chứng minh phương tiện là xe buýt vận tải hành khách công cộng; hoặc
  • Các giấy tờ liên quan chứng minh phương tiện thuộc diện xe đưa đón học sinh, sinh viên, công nhân và được hưởng chính sách trợ giá.

1.4. Phương thức tính, nộp phí sử dụng đường bộ

Phương thức tính phí: Phí sử dụng đường bộ tính theo năm, tháng hoặc theo chu kỳ đăng kiểm của xe.

• Mức thu phí của 01 tháng trong năm thứ hai (từ tháng 13 đến tháng 24 kể từ thời điểm đăng kiểm và nộp phí) được xác định bằng 92% mức phí/tháng theo Biểu quy định.
• Mức thu phí của 01 tháng trong năm thứ ba (từ tháng 25 đến tháng 36 kể từ thời điểm đăng kiểm và nộp phí) được xác định bằng 85% mức phí/tháng theo Biểu quy định.
• Thời gian tính phí được xác định kể từ thời điểm đăng kiểm phương tiện, không bao gồm thời gian của chu kỳ đăng kiểm trước. Trường hợp chủ phương tiện chưa hoàn thành nghĩa vụ phí của chu kỳ trước, phải nộp bổ sung, với số tiền được tính bằng:

Hình thức nộp phí: Người nộp phí có thể thực hiện nộp bằng tiền mặt tại tổ chức thu phí hoặc thanh toán không dùng tiền mặt vào tài khoản của tổ chức thu phí.

• Ngoài ra, trong trường hợp thực hiện thủ tục hành chính hoặc dịch vụ công trực tuyến theo cơ chế một cửa, người nộp phí có thể nộp thông qua cơ quan, tổ chức trung gian. Các đơn vị này phải chuyển toàn bộ số tiền đã thu vào tài khoản của tổ chức thu phí trong thời hạn 24 giờ kể từ khi nhận tiền.
• Tổ chức thu phí có trách nhiệm lập và cấp biên lai cho người nộp theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế.

>> Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp từ A – Z quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng

2. Hạch toán phí sử dụng đường bộ

2.1. Đặc điểm của phí sử dụng đường bộ có ảnh hưởng đến hạch toán

Phí sử dụng đường bộ có tính chất nộp cho thời gian sử dụng đường bộ ở tương lai, tức là chủ phương tiện phải nộp trước cho thời gian sử dụng sau đó.

Phí sử dụng đường bộ là một khoản phí và khi nộp tiền DN được cấp “Biên lai thu phí”. Chứng từ này không phải là một loại hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán sẽ không hạch toán thuế GTGT đầu vào.

Phí sử dụng đường bộ được tính là chi phí hợp lý, hợp lệ và được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp.

2.2. Cách hạch toán phí sử dụng đường bộ

Do phí sử dụng đường bộ được nộp trước cho nhiều kỳ trong tương lai, nên doanh nghiệp cần ghi nhận ban đầu vào TK 242 – Chi phí trả trước. Khoản chi phí này sau đó sẽ được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng kỳ (tháng hoặc quý).

Việc phân bổ cần căn cứ vào mục đích sử dụng của phương tiện, cụ thể:

• Xe phục vụ quản lý doanh nghiệp → hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Xe phục vụ hoạt động bán hàng → hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng
• Xe phục vụ vận chuyển hàng hóa trực tiếp → hạch toán vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Bút toán kế toán

(1) Khi phát sinh chi phí trả trước:

Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 242 – Chi phí chờ phân bổ

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK liên quan như: 111, 112, 331,…

(2) Khi phân bổ chi phí định kỳ:

Định kỳ, thực hiện phân bổ chi phí vào chi phí sản xuất kinh doanh:

Nợ các TK chi phí tương ứng: 623, 627, 635, 641, 642,…

Có TK 242 – Chi phí chờ phân bổ

2.3. Trình bày phí sử dụng đường bộ trên báo cáo tài chính

Trường hợp 1: Phí sử dụng đường bộ được hạch toán là một khoản chi phí trả trước

Khoản phí này nếu đang được để trên tài khoản chi phí trả trước, tùy thuộc vào thời gian trả trước không quá 12 tháng (hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh) hay trên 12 tháng mà kế toán trình bày ở 1 trong 2 chỉ tiêu sau:

• Chi phí trả trước ngắn hạn (Mã số 151)
•  Chi phí trả trước dài hạn (Mã số 152)

Trường hợp 2: Phí sử dụng đường bộ được hạch toán vào chi phí trong kỳ (TK 641, TK 642, TK 627, …) thì trình bày ở các chỉ tiêu tương ứng như sau:

•  Chi phí quản lý DN (Mã số 26)
• Chi phí bán hàng (Mã số 25)

Trường hợp đã hạch toán vào TK 6278 thì sẽ liên quan đến tập hợp giá thành, kết chuyển thành phẩm nhập kho, kết chuyển tính giá thành sản phẩm dịch vụ… nên sẽ được trình bày tương ứng với quy trình tính giá thành của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Phân bổ chi phí trả trước tại doanh nghiệp và những điều cần biết

3. Những điểm cần lưu ý khi hạch toán phí sử dụng đường bộ

Phí sử dụng đường bộ được hạch toán như một khoản chi phí của doanh nghiệp do đó kế toán cần lưu ý các điều kiện sau để đảm bảo khoản chi phí này là hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

• Ô tô được đóng phí phải thuộc sở hữu và đăng ký hợp pháp của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có các quy định, quy chế liên quan đến sử dụng ô tô để chứng minh xe được sử dụng cho mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Có bàn giao tài sản, kiểm kê tài sản đầy đủ, nhằm chứng minh chi phí thuộc bộ phận nào? (Bán hàng, quản lý doanh nghiệp, sản xuất, …)
• Kiểm tra lại tính liên tục của chu kỳ đóng phí sử dụng đường bộ, để tránh hạch toán thiếu, thừa và trích trước phù hợp.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp quên đóng khoản phí này, khi đi đăng kiểm xe sẽ bị truy thu lại đối với khoảng thời gian chưa đóng phí (không bị phạt). Do đó kế toán cũng cần xem xét chi phí cho các kỳ quá khứ có thể đã khóa sổ kế toán hay hạch toán vào kỳ hiện tại.

Kết luận

Như vậy khi hạch toán phí sử dụng đường bộ kế toán cũng cần lưu ý rà soát kĩ lưỡng và phân bổ hợp lý, đúng tính chất của khoản chi phí. Hy vọng với bài viết trên của MISA AMIS, các bạn đã nắm rõ các kiến thức có liên quan và cách hạch toán chi phí sử dụng đường bộ. Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT 133 & TT 99, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo
• ….

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.

>