Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp năm 2023

Sau một thời gian kinh doanh, nhiều chủ doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu chuyển đổi loại hình doanh nghiệp nhằm thay đổi định hướng phát triển hoặc tránh nguy cơ giải thể. Vậy pháp luật hiện nay quy định như thế nào về thủ tục này? Hồ sơ xin chuyển loại hình doanh nghiệp bao gồm những giấy tờ gì? Hãy cùng MISA AMIS giải đáp mọi thắc mắc qua bài biết dưới đây. 

I. Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là gì? 

Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là hình thức tổ chức, cơ cấu lại bộ máy mà doanh nghiệp không cần dừng hoạt động. Doanh nghiệp sẽ chuyển sang hoạt động dưới một hình thức kinh doanh khác nhưng vẫn kế thừa toàn bộ các quyền, lợi ích hợp pháp cũng như chịu trách nhiệm trước các khoản nợ, thuế, hợp đồng lao động và nghĩa vụ khác của công ty được chuyển đổi. 

Tuy nhiên, tổ chức không được phép tự ý chuyển đổi mà phải đáp ứng đầy đủ điều kiện, nộp hồ sơ đăng ký theo quy định pháp luật. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn 4 hình thức chuyển đổi phổ biến là: 

• Chuyển từ công ty TNHH sang loại hình công ty cổ phần. 
• Chuyển từ công ty cổ phần sang loại hình công ty TNHH một thành viên. 
• Chuyển từ công ty cổ phần sang loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên. 
• Chuyển từ công ty tư nhân sang công ty TNHH, công ty hợp danh… 

Chuyển đổi loại hình công ty cho phép chủ sở hữu gia tăng hiệu quả kinh doanh, chuyên nghiệp hóa quy trình quản trị. Đồng thời, doanh nghiệp cũng giải quyết được một số khó khăn pháp lý, định hướng lại con đường phát triển phù hợp.

>> Tìm hiểu các loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay

II. Những điều cần lưu ý trước khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Chuyển đổi doanh nghiệp là hoạt động mang tính pháp lý. Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vẫn diễn ra bình thường, không bị gián đoạn xuyên suốt quá trình hoàn tất thủ tục. 

Dưới đây là những lưu ý doanh nghiệp cần nắm được trước khi quyết định chuyển đổi: 

• Chủ thể: Chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc ban lãnh đạo có quyền quyết định cao nhất trong doanh nghiệp. 
• Lý do chuyển đổi: Lý do chuyển đổi loại hình doanh nghiệp xuất phát từ ý chí tự nguyện của chủ thể. Một số trường hợp bắt buộc chuyển đổi nhằm tránh nguy cơ giải thể có thể xảy ra nếu số lượng nhân viên giảm mạnh hay nguồn vốn không đủ đáp ứng hoạt động… 
• Hệ quả của việc chuyển đổi:
  • Thay đổi loại hình doanh nghiệp sẽ làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành các thủ tục pháp lý và cấp lại giấy chứng nhận mới cho doanh nghiệp sau chuyển đổi. 
  • Thay đổi loại hình doanh nghiệp có thể thay đổi chủ sở hữu khi công ty phát sinh thêm thành viên, cổ đông mới. 

• Chuyển đổi từ công ty cổ phần, công ty TNHH thành công ty tư nhân: Pháp luật không có quy định về hình thức này nên các doanh nghiệp không thể thực hiện được. 

Ngoài ra, chủ sở hữu cần lưu ý thêm một số điều như công ty dưới 2 thành viên không thể chuyển sang hình thức cổ phần. Chủ sở hữu muốn đổi sang loại hình nào thì phải chứng minh các điều kiện tương ứng với loại hình doanh nghiệp đó dựa trên quy định pháp luật. 

III. Các hình thức chuyển đổi doanh nghiệp

1. Chuyển từ công ty TNHH sang công ty cổ phần

Luật doanh nghiệp 2020 nêu rõ công ty TNHH được chuyển thành công ty cổ phần theo phương thức:

• Doanh nghiệp chuyển thành công ty cổ phần mà không huy động thêm tổ chức, cá nhân khác cùng góp vốn, đồng thời không bán phần hay vốn góp cho tổ chức, cá nhân khác. 
• Doanh nghiệp chuyển thành công ty cổ phần bằng cách huy động thêm tổ chức, cá nhân khác góp vốn. 
• Doanh nghiệp chuyển đổi thành công ty cổ phần bằng cách bán toàn bộ hoặc một phần phần vốn góp cho một/một số tổ chức, cá nhân khác. 
• Doanh nghiệp chuyển đổi thành công ty cổ phần bằng cách kết hợp phương thức khác.

2. Chuyển từ công ty cổ phần sang công ty TNHH một thành viên

Theo Luật doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần chuyển đổi thành công ty TNHH một thành viên bằng những cách sau:

• Một cổ đông đứng ra nhận chuyển nhượng toàn bộ cổ phần, phần vốn góp tương ứng của tất cả các cổ đông khác. 
• Một tổ chức, cá nhân không phải là cổ đông đứng ra nhận chuyển nhượng toàn bộ cổ phần của tất cả cổ đông trong công ty. 
• Công ty chỉ còn lại một cổ đông trong khoảng thời gian dài, vượt quá thời hạn yêu cầu số lượng tối thiểu của công ty cổ phần theo Luật doanh nghiệp 2020.

Khác với các trường hợp chuyển đổi còn lại, dù sử dụng phương thức nào thì công ty chuyển đổi từ hình thức cổ phần sang công ty TNHH một thành viên sẽ chỉ còn 1 chủ sở hữu cuối cùng. 

Bên cạnh đó, Luật doanh nghiệp 2020 cũng quy định việc chuyển nhượng, góp vốn cổ phần phải căn cứ vào giá thị trường, định giá theo phương pháp tài sản, dòng tiền chiết khấu hoặc phương pháp khoa học khác.

3. Chuyển từ công ty cổ phần sang công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty cổ phần chuyển thành công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên theo các phương thức:

• Doanh nghiệp chuyển thành công ty TNHH mà không huy động thêm, không chuyển nhượng cổ phần cho cá nhân, tổ chức khác. 
• Doanh nghiệp chuyển thành công ty TNHH cùng lúc với chuyển nhượng toàn bộ/ một phần của toàn bộ/một phần cổ phần cho tổ chức, cá nhân khác góp vốn.
• Doanh nghiệp chuyển đổi thành công ty TNHH bằng cách kết hợp phương thức khác.

Trong trường hợp này, quá trình chuyển đổi sẽ dẫn đến số lượng chủ sở hữu công ty thay đổi. Cụ thể, số cổ đông ban đầu (tối thiểu 3 người) có thể tăng, giảm nhưng không được giảm quá 2 người (do quy định về công ty TNHH bao gồm số lượng thành viên từ 2 đến 50 thành viên). 

4. Chuyển từ công ty tư nhân sang công ty TNHH, công ty hợp danh hay công ty cổ phần

Doanh nghiệp tư nhân muốn chuyển đổi phải đáp ứng đủ các yêu cầu: 

• Doanh nghiệp tư nhân phù hợp với điều kiện của loại hình doanh nghiệp là công ty TNHH, công ty cổ phần hay công ty hợp danh. 
• Chủ sở hữu công ty lập cam kết văn bản chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình với tất cả những khoản nợ chưa thanh toán hoặc được cam kết thanh toán khi đến hạn. 
• Chủ sở hữu công ty tư nhân lập văn bản thỏa thuận với các bên có hợp đồng chưa thanh lý về việc công ty sau chuyển đổi sẽ tiếp nhận, hoàn thiện những hợp đồng đó. 
• Chủ sở hữu công ty tư nhân lập văn bản cam kết hoặc thỏa thuận với các thành viên góp vốn khác về việc tiếp nhận, sử dụng đội ngũ lao động hiện tại. 

Thêm vào đó, công ty sau chuyển đổi cũng sẽ thừa kế mọi quyền lợi, nghĩa vụ của doanh nghiệp cũ kể từ ngày nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Phong cách lãnh đạo là yếu tố quan trọng để người đứng tập hợp, thu hút đội ngũ đi theo những quyết định, đường hướng giúp hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, MISA AMIS mời bạn tham khảo ngay bộ Ebook chuyên sâu hơn về chủ đề này: MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 2023 – LỰA CHỌN NÀO CHO BẠN?

IV. Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ yêu cầu chuyển đổi loại hình doanh nghiệp 

Căn cứ nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký chuyển đổi loại hình doanh nghiệp bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu có sẵn. 
• Văn bản quyết định và bản sao biên bản cuộc họp thống nhất chuyển đổi của:
  • Chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên. 
  • Hội đồng thành viên đối với công ty là công ty TNHH hai thành viên trở lên.
  • Đại hội đồng cổ đông đối với loại hình công ty cổ phần. 
• Điều lệ công ty đối với công ty là loại hình công TNHH và công ty cổ phần. 
• Danh sách thành viên hiện có đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.
• Bản sao giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư có công chứng xác thực. 
• Giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân khác còn hiệu lực của nhà đầu tư mới. 
• Nếu nhà đầu tư là pháp nhân thì cần có thêm bản sao quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương khác có công chứng xác thực. 
• Nếu nhà đầu tư nước ngoài thì giấy tờ cá nhân cần phải được Hợp pháp hóa tại lãnh sự quán. 

Đặc biệt, trường hợp chuyển đổi công ty tư nhân thành công ty hợp danh, công ty TNHH, công ty cổ phần, chủ sở hữu cần đính kèm một số giấy tờ sau: 

• Cam kết, thỏa thuận bằng văn bản chịu trách nhiệm cá nhân trước các khoản nợ, hợp động, nhân sự hiện có của công ty tư nhân. 
• Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh chủ sở hữu đã hoàn tất chuyển nhượng vốn/trao tặng vốn của công ty tư nhân. 
• Văn bản xác nhận quyền thừa kế trong trường hợp được thừa kế theo quy định pháp luật (bản sao có công chứng xác thực). 

 >> Xem thêm: Top 6 loại phần mềm cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

V. Giải đáp câu hỏi thường gặp 

1. Công ty TNHH có thể chuyển đổi sang loại hình công ty cổ phần và ngược lại không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, các công ty TNHH hoàn toàn có thể chuyển đổi sang loại hình công ty cổ phần và ngược lại.

2. Hộ kinh doanh có thể chuyển thành công ty TNHH, công ty cổ phần không?

Theo Điều 27 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh được phép chuyển đổi thành công ty TNHH hoặc công ty cổ phần mà không bị hạn chế.

Ngoài ra, nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung nghị định số 78/2015/NĐ-CP cũng quy định việc đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh sẽ được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc địa bàn doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính.

Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh cần có bản chính giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế và các giấy tờ tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp tại Điều 21, Điều 22 và Điều 23 Nghị định.

3. Mã số thuế doanh nghiệp có thay đổi sau khi chuyển đổi loại hình không?

Mã số doanh nghiệp sau khi chuyển đổi loại hình kinh doanh vẫn được giữ nguyên. Mã số doanh nghiệp của hộ kinh doanh sau khi chuyển đổi thành doanh nghiệp cũng sẽ được lấy từ mã số thuế của hộ kinh doanh cũ.

4. Doanh nghiệp có phải xác nhận nghĩa vụ thuế, quyết toán thuế hay phát hành lại hóa đơn thuế GTGT sau khi chuyển đổi loại hình không? 

Vì loại hình doanh nghiệp mới vẫn kế thừa mọi quyền lợi, nghĩa vụ của doanh nghiệp trước đó nên không cần thực hiện khai báo thuế hay phát hành lại hóa đơn thuế GTGT. Chủ sở hữu doanh nghiệp chỉ cần làm thông báo điều chỉnh thông tin gửi tới cơ quan thuế.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, DỰ ÁN MISA AMIS

VI. Kết luận

Việc nắm chắc quy định chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mới nhất năm 2023 sẽ giúp các chủ sở hữu cùng nhà đầu tư tiết kiệm thời gian, chi phí hoàn tất thủ tục. Qua đó, hy vọng doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi, cải tiến bộ máy và cách thức vận hành mới hiệu quả, ưu việt hơn.