Là một nhà quản lý, giao việc cho nhân sự là một trong những việc quan trọng giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng công việc cũng như tạo điều kiện để nhân sự được làm, được thể hiện bản thân và phát triển trong doanh nghiệp.
Và không chỉ dừng lại ở giao việc, nhà quản lý cần đo lường hiệu quả công việc một cách chính xác nhất để qua đó nắm bắt được hiệu quả công việc cũng như năng lực của nhân sự.
Tuy nhiên, giao việc thế nào để hiệu quả? Đo lường thế nào để nhanh chóng và chính xác? Câu trả lời có trong Hội thảo trực tuyến (Webinar) “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ GIAO VIỆC VÀ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC” do Công ty Cổ phần MISA tổ chức với sự tham gia chia sẻ của Anh Phạm Văn Hùng, PGĐ Trung tâm kinh doanh MISA Hà Nội.
Bằng kinh nghiệm gần 10 năm quản lý hoạt động kinh doanh với đội ngũ từ số ít người lên tới hơn 500 nhân sự cùng gần 8 năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp vừa và lớn sử dụng các công cụ trong công tác quản lý điều hành doanh nghiệp, anh Hùng đã có những chia sẻ vô cùng chi tiết về bí quyết giao việc, quản lý tiến độ và đánh giá hiệu suất.
Giao việc cho nhân viên: Đúng người – Đúng nhiệm vụ
Mở đầu buổi hội thảo, anh Hùng làm rõ định nghĩa về hai nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý:
- Giao việc là quá trình truyền thông nội dung công việc từ người đứng đầu xuống người thực thi sao cho người nhận việc hiểu đúng tính chất, yêu cầu, mục tiêu của nhiệm vụ.
- Giám sát hiệu quả công việc là quá trình đảm bảo người thực thi hoàn thành đúng thời gian, chất lượng mong muốn.
Trong đó, khi giao việc nhà quản lý nên áp dụng công thức 5W1H để xác định rõ các yếu tố cốt lõi như mục tiêu, nội dung, người phụ trách, thời gian, địa điểm, cách thức triển khai và công cụ hỗ trợ. Nhờ vậy, doanh nghiệp luôn phân chia công việc rõ ràng, minh bạch theo đúng năng lực của từng thành viên. Đồng thời, giai đoạn kiểm tra, đốc thúc công việc cũng diễn ra kịp thời.
Về phương pháp giao việc, anh Hùng đề cập đến 4 phương pháp chính bao gồm: ủy quyền, cùng tham gia, gợi ý/hướng dẫn rồi kiểm tra và cầm tay chỉ việc. Tùy thuộc vào nhóm nhân viên có chuyên môn cùng tinh thần trách nhiệm cao/ thấp mà nhà quản lý lựa chọn phương pháp phù hợp nhất. Ví dụ, đối với những cá nhân có năng lực khá nhưng tinh thần trách nhiệm kém, nhà quản lý nên tham gia cùng thực hiện công việc, khuyến khích họ nghiêm túc, tích cực làm việc hơn.
Tiếp theo, sau khi giao việc xuống đội ngũ cấp dưới, nhà quản lý cần giám sát công việc một cách thông thái. Người đứng đầu nên chọn tần suất hỏi han vừa đủ, lắng nghe để nắm bắt vấn đề, động việc khích lệ hoặc phê bình đúng lúc.
Ngoài ra, anh Hùng còn cung cấp một số lưu ý khi giao việc, giám sát công việc dưới đây:
- Cách viết tên: Nhà quản lý cần làm rõ các thông tin quan trọng khi giao việc như hành động, địa điểm, thời gian, mục đích (Ví dụ: Xây dựng tài liệu đào tạo nhận thức bảo mật nhằm nâng cao ý thức bảo mật thông tin cho nhân viên).
- Cách viết nội dung: Nhà quản lý có thể bổ sung kết quả mong muốn, chỉ dẫn sơ bộ hay các thông tin hỗ trợ công việc khác.
- Một số lỗi giao việc, giám sát mà nhà quản lý cần tránh: mô tả chung chung, giao việc không đúng thẩm quyền, phạm vi công việc quá rộng, không cập nhật trạng thái, tiến độ thường xuyên.
Ứng dụng công nghệ trong giao việc và đo lường công việc
Để đánh giá, đo lường hiệu suất công việc chính xác nhất, anh Hùng sử dụng phần mềm MISA AMIS Công việc không chỉ giúp nhà quản lý bao quát được bức tranh tổng quan tất cả công việc, phòng ban mà còn nắm bắt được năng suất tương ứng theo nhiệm vụ, dự án.
- Đánh giá bức tranh tổng quan tình hình giao việc và thực hiện công việc của các phòng ban, dự án.
- Thiết lập quy trình phối hợp các phòng, ban, nhân sự.
- Đánh giá năng suất từng nhân viên.
- Đánh giá công việc theo từng dự án. là giải pháp hỗ trợ nhà quản lý hữu ích nhất hiện nay.
- …
Như vậy, với việc ứng dụng công nghệ, nhà quản lý có thể giao việc, theo dõi tiến độ công việc và đo lường hiệu quả một cách nhanh chóng và chính xác nhất, hạn chế tối đa rủi ro bỏ sót việc, chồng chéo công việc và đặc biệt là không đánh giá được hiệu quả công việc như trước đây.
Để hiểu rõ hơn về cách thức giao việc, đo lường công việc, mời anh, chị xem toàn bộ video chương trình và đọc tài liệu để ứng dụng, thực hành trong công việc của mình:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
