Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì? Các kỹ năng cần có để quản lý hiệu quả

Chiếm đến chiếm gần 97% tổng số doanh nghiệp cả nước, doanh nghiệp vừa và nhỏ là động lực cho sự tăng trưởng kinh tế của đất nước. Đóng một vai trò vô cùng quan trọng, tuy nhiên với rất nhiều thách thức gặp phải, quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là một bài toán không hề dễ dàng đối với các nhà quản lý.

Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ giúp bạn làm rõ một số vấn đề hiện trạng cũng như đề xuất cách cải tiến cách thức quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hơn.

1. Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì?

Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu kinh doanh. SMEs thường hướng tới mục tiêu tối ưu hóa hiệu suất hoạt động, tăng trưởng bền vững và khả năng cạnh tranh trong thị trường. 

Tính đến 2024, doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm khoảng 98% trong tổng số gần 930.000 doanh nghiệp đang hoạt động trong nền kinh tế. Đóng góp từ 40 – 60% GDP của đất nước, các doanh nghiệp vừa và nhỏ được coi là xương sống, có vai trò quan trọng trong tăng trưởng kinh tế.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đang phải đối mặt với nhiều thách thức, đòi hỏi người lãnh đạo có khả năng linh hoạt, nhanh chóng thích ứng với các thay đổi của thị trường và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên các nguồn lực giới hạn.

2. Làm sao để quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả

Đứng trước những cơ hội và thách thức, người quản lý doanh nghiệp cần trang bị cho mình nhiều kiến thức, kỹ năng thực tế để dẫn dắt đội ngũ. Trong đó, 8 chiến lược quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ dưới đây chính là các bước cơ bản nhất doanh nghiệp cần chú trọng.

2.1 Xác định mục tiêu cốt lõi và chiến lược rõ ràng

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đưa ra mục tiêu, kế hoạch kinh doanh và định hướng phát triển từ đầu. Người lãnh đạo, quản lý tiến hành đánh giá kỹ lưỡng những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức. Đồng thời, doanh nghiệp phải phân tích cụ thể về từng đối thủ cạnh tranh trực tiếp, gián tiếp dựa trên xu hướng tiêu dùng.

Nhờ xác định đầy đủ yếu cốt lõi, quá trình quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ SMEs sẽ mở ra đường hướng hoạt động lâu dài hơn. Từ cấp quản lý đến nhân viên đều nắm được các mục tiêu cần hoàn thành theo từng giai đoạn để gia tăng lợi thế và thu hút khách hàng.

Tải ngay: 10 biểu mẫu BSC & KPI tinh gọn cho nhà quản lý

2.2 Lên kế hoạch tổ chức cơ cấu và số lượng nhân sự

Nhân sự luôn là yếu tố quan trọng giúp hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Họ cũng là nguồn lực chủ chốt xây dựng, kiến tạo nên văn hóa doanh nghiệp đoàn kết, từng bước đưa tổ chức tiến xa hơn.

Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ không chú trọng vào việc quy hoạch nhân sự. Thay vì tạo động lực tự nguyện cố gắng thì người đứng đầu lại tạo ra nhiều áp lực, thúc ép doanh số liên tục.

Đây là một trong những sai lầm thường thấy nhất trong các hoạt động quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chính điều này đã đẩy phong cách quản lý doanh nghiệp trở nên tiêu cực. Nó đe dọa đến hiệu quả công việc và giảm tỷ lệ gắn bó lâu dài của những nhân sự tài năng. Do đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xác định rõ tinh thần hoạt động, dự tính số lượng lao động để lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phù hợp. 

2.3 Đầu tư phát triển Marketing

Trong thời đại công nghệ 4.0, lĩnh vực truyền thông ghi nhận tốc độ bùng nổ đáng kinh ngạc. Công tác quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ vì vậy không thể bỏ qua các hình thức Marketing. Chúng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp tăng nhanh nhận diện thương hiệu, tiếp cận lượng lớn khách hàng tiềm năng. 

Ở bước này, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xây dựng chiến lược truyền thông, kế hoạch triển khai chi tiết trên từng kênh, từng giai đoạn ngắn hạn, dài hạn. 

Đầu tư vào Marketing còn cho phép doanh nghiệp nâng cao mức độ cạnh tranh trước đối thủ. Hệ thống phân phối hình ảnh, thông tin càng chỉn chu, chất lượng thì doanh nghiệp càng dễ dàng khẳng định bản thân trên thị trường. 

2.4 Tập trung vào quá trình sản xuất sản phẩm chủ chốt

Bên cạnh các bước trên, tập trung sản xuất, phân phối những dòng sản phẩm, dịch vụ chất lượng cũng là yếu tố cốt lõi đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững. Một doanh nghiệp có thể cung cấp một hoặc nhiều sản phẩm, dịch vụ đa dạng. 

Thế nhưng, người quản lý phải tìm ra đâu là sản phẩm, dịch vụ chiến lược đem lại nguồn thu chính. Từ đó, doanh nghiệp có căn cứ thiết lập bản kế hoạch tối ưu sản phẩm chủ lực. 

Đồng thời, đội ngũ nên kết hợp cải tiến dòng sản phẩm phụ nhằm bắt kịp nhu cầu, thị hiếu. Mục tiêu của việc này là đa dạng hóa sự lựa chọn cho khách hàng, mang lại nhiều giá trị mới cho doanh nghiệp. 

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp

2.5 Học cách quản lý tài chính thông minh

Yếu tố tài chính không thể thiếu khi quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với nguồn vốn hạn chế, người đứng đầu phải thực sự sáng suốt, sử dụng kiến thức quản lý tài chính chính xác.

Chủ doanh nghiệp cần cập nhật dòng tiền mỗi ngày, xác định điểm hòa vốn, hiểu rõ từng chỉ số. Qua báo cáo tài chính định kỳ, doanh nghiệp thực hiện phân tích doanh thu, số tiền lãi, lỗ thường xuyên nhằm kiểm soát chính xác các nguồn tiền. 

Nếu có nhiều khoản phát sinh khiến sự ổn định tài chính bị đe dọa, chủ doanh nghiệp sẽ có quyết định cắt giảm chi phí, giải quyết điểm nóng tức thời. Tuy nhiên, các điều khoản đã cam kết với nhân sự, đối tác, khách hàng luôn phải được đảm bảo. 

2.6 Thiết lập sự kết nối và thống nhất quy trình làm việc giữa các phòng ban

Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban là một trong những điều kiện quan trọng hàng đầu. Nó không chỉ cho phép mọi thành viên giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ mà còn đẩy nhanh tiến độ, đảm bảo thời hạn đề ra. 

Trên thực tế, hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có quyết tâm xây dựng hệ thống quy trình bài bản. Tuy nhiên, thiết lập quy trình làm việc liên thông, liền mạch là bước tiến tất yếu nếu doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh trở thành tổ chức quản trị chuyên nghiệp.

Ví dụ, khi ứng dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp như MISA AMIS, doanh nghiệp có thể số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình liên phòng ban để nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh.

Tặng bạn: Bộ mẫu quy trình phối hợp liên phòng ban mới nhất

2.7 Xây dựng văn hóa tích cực trong doanh nghiệp

Văn hóa là ADN tạo nên sức mạnh bên trong của mỗi doanh nghiệp. Bất kỳ doanh nghiệp nào, kể cả SMEs cũng cần xây dựng văn hóa riêng cho mình.

2.8 Ứng dụng các phần mềm để quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

SMEs thường dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên trong và bên ngoài do quy mô hạn chế và nguồn lực có giới hạn. Quản lý thủ công có thể khiến doanh nghiệp chậm trễ trong việc phản ứng với thay đổi và khó khăn trong việc theo dõi hiệu suất kinh doanh một cách chính xác.

Để giảm bớt những rủi ro này và tăng cường khả năng cạnh tranh, ứng dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện như MISA AMIS vào trong hoạt động được coi là chiến lược quan trọng.

 

Dùng thử miễn phí

Là một sản phẩm của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành từ Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Quản trị nguồn nhân lực cho đến quản lý Công việc – Quy trình,… Cụ thể:

• Quản lý Tài chính – Kế toán: Theo dõi dòng tiền, quản lý thu chi, giám sát các khoản đầu tư, nợ phải trả,… phần mềm cũng hỗ trợ tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
• Quản lý Marketing – Bán hàng: Quản lý dữ liệu khách hàng tập trung, xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp, quản lý & giám sát đội ngũ sale. Phần mềm liên thông dữ liệu với phần mềm Kế toán giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng, quản lý đội ngũ hiệu quả.
• Quản lý Nguồn nhân lực: Quản lý nhân sự theo suốt vòng đời từ Tuyển dụng, Quản lý thông tin nhân sự, Chấm công, Tính lương, Quản lý mục tiêu, Đánh giá,… Công cụ này cũng hỗ trợ việc lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Quản lý Công việc – Quy trình: Lên kế hoạch, giao việc cho theo phòng ban/dự án, theo dõi tiến độ tức thời, đánh giá hiệu suất nhân sự chính xác, tự động hóa các quy trình phối hợp,… để giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất.

Với 40+ phần mềm chuyên biệt, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với từng thời điểm. Khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai thêm các ứng dụng cần thiết.

Dùng thử miễn phí

Ưu điểm nổi bật của MISA AMIS

•  Được nghiên cứu phù hợp hệ thống tài chính – kế toán – thuế và các thông tư, nghị định, luật tại Việt Nam. Chính vì vậy, việc triển khai nhanh chóng, độ tương thích cao.
• Kết nối chặt chẽ các phòng ban bên trong (Kế toán, Bán hàng, Nhân sự,…), kết nối với 100+ đối tác bên ngoài (Thuế, Ngân hàng, sàn TMĐT, Logistics,…). Toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được hội tụ, liên thông giữa các bộ phận để phục vụ điều hành.
• Báo cáo đa chiều, chính xác, tạo ra bức tranh hoàn chỉnh để chủ doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời.
• Là nền tảng quản trị doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam tích hợp thành công trợ lý trí tuệ nhân tạo AI.
• Làm việc trên nền tảng Cloud, nhân viên và quản lý có thể làm việc mọi lúc mọi nơi.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với nhân sự thuộc mọi trình độ.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp trong đó có Tập đoàn Austdoor, Công ty cổ phần Sách Alpha, Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, CTCP Dược phẩm Mediplantex,… và nhiều doanh nghiệp khác đã lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp MISA AMIS để tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Dùng thử và khám phá sức mạnh phần mềm MISA AMIS được phát triển bởi MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Tham khảo thêm: 
Quản trị vận hành doanh nghiệp: Các bước cần thiết & kỹ năng cần có để đạt hiệu quả
Vận hành doanh nghiệp hiệu quả và bứt phá trong thời đại số: Lời giải nào cho nhà quản lý?

3. 7 Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ quan trọng

Không sở hữu quá nhiều lợi thế cạnh tranh nhưng bộ máy tổ chức linh hoạt, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tuân thủ một số nguyên tắc quản trị doanh nghiệp cơ bản dưới đây để đảm bảo sự phát triển bền vững:

• Hiểu rõ khách hàng: Thay vì đưa ra quyết định mơ hồ, dựa trên cảm tính, mọi quyết định kinh doanh của SMEs cần dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu, mong muốn và hành vi của khách hàng. Nghiên cứu thị trường thường xuyên là điều cần thiết để giúp doanh nghiệp cập nhật được xu hướng và điều chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ cho phù hợp.
• Quản lý tài chính minh bạch: Quản lý tài chính chặt chẽ và đảm bảo minh bạch trong mọi giao dịch, báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận nguồn vốn mà còn tạo dựng niềm tin với các đối tác và khách hàng.
• Quản lý nhân sự hiệu quả: Đào tạo và phát triển nhân viên để xây dựng nên một đội ngũ hiệu suất cao, hướng đến mục tiêu chung là yếu tốt quan trọng hàng đầu để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
• Đổi mới và cải tiến liên tục: Thị trường ngày càng cạnh tranh, khách hàng thay đổi liên lục, doanh nghiệp cần đổi mới và cải tiến sản phẩm, dịch vụ cũng như quy trình sản xuất kinh doanh để không bị tụt hậu.
• Xây dựng mạng lưới đối tác: Đầu tư vào mối quan hệ và xây dựng lòng tin với khách hàng sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp mở rộng thị trường, nguồn cung ứng và cả các cơ hội kinh doanh mới.
• Chú trọng đến công nghệ: Áp dụng công nghệ để tối ưu, tự động hóa các hoạt động vận hành là xu thế tất yếu giúp doanh nghiệp tăng năng suất, giảm chi phí và gia tăng tốc độ phục vụ khách hàng.
• Chuẩn bị cho các tình huống khủng hoảng: Lập kế hoạch dự phòng cho các tình huống khủng hoảng có thể xảy ra từ thiên tai, dịch bệnh đến biến động kinh tế sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng phục hồi và trở lại hoạt động bình thường.

Tải miễn phí: 70+ mẫu quy trình làm việc đầy đủ cho các phòng ban trong doanh nghiệp

4. Các lưu ý quan trọng khi quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ đòi hỏi sự nhạy bén và linh hoạt trong nhiều khía cạnh, từ quản lý tài chính, nhân sự đến chiến lược phát triển. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn dễ mắc phải những sai lầm có thể gây cản trở đến sự phát triển bền vững. Dưới đây là một số lỗi phổ biến mà các chủ doanh nghiệp cần lưu ý và tránh:

• Thiếu kế hoạch chiến lược rõ ràng: Nhiều doanh nghiệp tập trung vào giải quyết các vấn đề hàng ngày mà bỏ qua việc xây dựng một kế hoạch chiến lược dài hạn. Điều này khiến doanh nghiệp dễ mất phương hướng trong tương lai.
• Không quản lý tài chính chặt chẽ: Một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn là do quản lý tài chính lỏng lẻo, thiếu theo dõi dòng tiền hoặc không tối ưu hóa các nguồn lực tài chính.
• Không chú trọng đến văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp là nền tảng giúp xây dựng sự đoàn kết và nâng cao hiệu suất làm việc. Việc không chú trọng đến phát triển văn hóa có thể dẫn đến môi trường làm việc thiếu gắn kết và không hiệu quả.
• Thiếu đầu tư vào công nghệ: Trong thời đại số hóa, công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất. Các doanh nghiệp không áp dụng công nghệ kịp thời sẽ khó cạnh tranh với những đối thủ tiên tiến hơn.
• Không quản lý nhân sự hiệu quả: Tuyển dụng và giữ chân nhân tài là một thách thức lớn. Việc không xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả sẽ dẫn đến tình trạng mất cân bằng nhân lực và giảm chất lượng công việc.
• Bỏ qua phản hồi từ khách hàng: Khách hàng là nguồn thông tin quý giá để cải thiện sản phẩm và dịch vụ. Doanh nghiệp cần lắng nghe và phản hồi kịp thời để duy trì sự hài lòng của khách hàng và phát triển bền vững.

Để điều hành một doanh nghiệp vừa và nhỏ thành công, các nhà quản trị cần nhận thức và tránh những sai lầm trên. Thay vào đó, hãy chú trọng xây dựng chiến lược dài hạn, quản lý tài chính chặt chẽ, đầu tư vào công nghệ và không ngừng cải tiến văn hóa doanh nghiệp.

5. Những khó khăn khi quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay 

Trong những năm gần đây, thị trường Việt Nam đã chứng kiến sự thay đổi mạnh mẽ về mọi mặt, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển. Doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện chiếm đến 96,7% tổng số doanh nghiệp cả nước. 

Đây là các tổ chức, công ty có số vốn đầu tư thấp, bộ máy nhân sự đơn giản, tính hệ thống và phân cấp không cao. Các khoản doanh thu từ sản phẩm hay mục tiêu đề ra cũng chỉ thuộc mức trung bình, trung bình thấp. 

Doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng, chế biến, chế tạo, công nghiệp ô tô, vận tải, tài chính – ngân hàng,… Họ khẳng định vai trò của mình bằng cả số lượng, quy mô cùng tiềm năng bứt phá trong tương lai.

Mặc dù có khả năng đáng kỳ vọng, việc quản trị SMEs vẫn là bài toán “khó nhằn” cho người đứng đầu. Loại hình doanh nghiệp này thường phải đối mặt với những khó khăn như: 

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ thiếu nguồn lực cạnh tranh trong ngành. Nó không chỉ là vấn đề tài chính, nhân sự mà còn nằm ở kinh nghiệm và uy tín thương hiệu. Ví dụ, nếu khách hàng có 3 ứng cử viên khả năng tương đồng nhưng thâm niên khác nhau, họ có xu hướng chọn doanh nghiệp có thâm niên lâu hơn để hợp tác.
• Các doanh nghiệp mới hầu như chưa xây dựng bộ quy trình vận hành rõ ràng. Đội ngũ nhân viên mất nhiều thời gian thực hiện một công việc, doanh nghiệp lãng phí nhiều tài nguyên, ngân sách. 
• Khả năng tăng năng suất lao động của doanh nghiệp vừa và nhỏ khá hạn chế do không tập trung chuyên môn hóa. Đặc điểm thường thấy là một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều vị trí để hoàn thành mục tiêu chung.  
• Doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa không đủ năng lực huy động vốn đầu tư, đổi mới công nghệ hay mở rộng sản xuất.

Xem thêm: Quản trị doanh nghiệp là gì? Vai trò và những yếu tố cốt lõi để quản trị doanh nghiệp hiệu quả

6. Kết luận 

Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ không phải hành trình dễ dàng. Do vậy, trước khi bắt đầu kinh doanh, người lãnh đạo, quản lý nên trau dồi thêm kiến thức quản trị, kiến thức chuyên môn để thấu hiểu các xu hướng kinh tế thời cuộc. Đặc biệt, việc nắm trong tay những công cụ hỗ trợ thông minh sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, đạt mục tiêu thành công hơn.