Kho hàng là khối tài sản có giá trị lớn của doanh nghiệp. Một quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn chỉnh sẽ giúp điều tiết dòng chảy hàng hóa, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu sai sót, lãng phí trong kho và bảo vệ hàng hóa khỏi mất mát, hư hỏng.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập quy trình quản lý kho chuẩn ISO cùng các quy trình mẫu với lưu đồ trực quan để dễ dàng áp dụng vào trong hoạt động.
| MISA AMIS tặng bạn: BỘ BIỂU MẪU THEO DÕI KHO HÀNG & QUẢN LÝ KHO |
1. Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?
ISO là chứng chỉ chuẩn hóa quốc tế tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của các tổ chức, doanh nghiệp. Tiêu chuẩn ISO chủ yếu được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ.
Quản lý kho là một trong những nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp và ISO cũng được áp dụng vào trong hoạt động này để nâng cao hiệu quả vận hành.
Như vậy, có thể hiểu quy trình quản lý kho theo ISO là một phương pháp tiêu chuẩn hóa các hoạt động trong kho để đạt được hiệu suất cao, an toàn và tuân thủ các quy định cụ thể. Tiêu chuẩn ISO liên quan đến quản lý kho nhằm mục đích đảm bảo rằng các tổ chức có thể quản lý hiệu quả các nguồn lực, hàng hóa và dịch vụ liên quan đến hoạt động kho bãi.
Việc này không chỉ bao gồm cách thức tổ chức, lưu trữ hàng hóa mà còn bao gồm cả việc xử lý, vận chuyển và phân phối sản phẩm.
Xem thêm: 10 phần mềm quản lý quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp
2. Lợi ích của việc quản lý kho theo ISO
Kho hàng là nơi tập kết những tài sản, hàng hóa giá trị của một doanh nghiệp. Vì vậy, nếu quy trình quản lý lỏng lẻo sẽ khiến doanh nghiệp dễ bị thất thoát, tồn kho hoặc hư hỏng hàng hóa. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu cùng quy trình vận hành chung.
Việc áp dụng một quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp sẽ giải quyết triệt để những nguy cơ trên. Nó giúp doanh nghiệp đạt được một số lợi thế như:
- Quá trình vận hành hàng hóa xuyên suốt, trơn tru. Các bộ phận trong kho chỉ cần làm theo từng bước thiết lập sẵn mà không tốn thời gian chờ xác nhận, phê duyệt thủ công.
- Người quản lý giám sát tình trạng kho hàng sát sao, nắm được tiến độ cùng hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó, họ định hướng cải thiện quy trình tối ưu hơn.
- Nhờ kho hàng vận hành thuận lợi mà người quản lý có thêm thời gian phát triển các công việc khác. Họ không phải theo sát từng bước mà chỉ quyết định các chiến lược kinh doanh tổng quan.
- Khi mọi công đoạn nhập, xuất, lưu kho,… được tự động hóa, mỗi nhân sự sẽ có trách nhiệm riêng. Họ phải đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để cả quy trình diễn ra liên tục, đều đặn.
- Quy trình quản lý kho cho phép doanh nghiệp rút ngắn thời gian lao động, giảm chi phí và nhân lực.
- Áp dụng quy trình ISO không phải nhiệm vụ dễ dàng. Nó đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư nghiêm túc vào chuyên môn hóa. Tuy nhiên, nó cũng giúp doanh nghiệp khẳng định hình ảnh trước khách hàng, đối tác và tăng sức cạnh tranh với đối thủ.
3. Quy trình quản lý kho theo ISO
Tính chất và đặc điểm của hàng hóa khác nhau đòi hỏi các phương pháp sắp xếp, bảo quản và xử lý riêng biệt. Chính vì vậy, mỗi ngành sẽ có những yêu cầu đặc thù riêng về quản lý kho. Hiểu rõ và áp dụng các yêu cầu này, doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động.
Không có quy trình quản lý kho theo ISO chung nào dành cho tất cả các doanh nghiệp, tuy nhiên quy trình này thường bao gồm 4 mục cho quản lý kho:
- Quy trình nhập kho
- Quy trình xuất kho
- Quy trình kiểm kê vật tư/hàng hóa lưu kho
- Quy định sắp xếp và bảo quản vật tư/hàng hóa trong kho
Dưới đây là các sơ đồ quy trình quản lý kho chi tiết mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh để áp dụng vào trong doanh nghiệp của mình.
3.1 Quy trình nhập kho
Quy trình nhập kho diễn ra khi nguyên vật liệu của công ty bị thiếu hoặc hết hàng phục vụ sản xuất. Đây là một phần thiết yếu trong quản lý chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả.
Dưới đây là sơ đồ quy trình nhập kho tiêu chuẩn được thiết kế để tối ưu hóa quá trình từ khâu thông báo nhập kho cho đến khi hàng được chính thức nhập vào kho và cập nhật vào sổ kho.
Bước 1: Thông báo nhập kho
Khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu sắp hết, người yêu cầu mà ở đây thường là nhân viên mua hàng hoặc kế toán kho cần lập yêu cầu/thông báo nhập kho.
Người yêu cầu sẽ chuẩn bị và gửi một email hoặc thông báo nhập kho, trong đó liệt kê chi tiết các mặt hàng cần nhập, bao gồm vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ và tài sản cố định. Thông báo này phục vụ như một chỉ dẫn ban đầu để các bên liên quan trong quy trình nhập kho chuẩn bị thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo của họ.
Lệnh này cần thông qua sự xét duyệt của lãnh đạo cũng như thông báo các bộ phận liên quan. Thời gian triển khai báo cáo – ký duyệt không nên kéo dài để quy trình giao hàng diễn ra đúng lúc, đúng quá trình.
Bước 2: Lập phiếu nhập kho
Sau khi nhận được thông báo, kế toán kho hoặc kế toán trưởng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu này là tài liệu quan trọng đặc tả chi tiết từng mặt hàng, số lượng và các thông tin liên quan khác cần thiết cho việc kiểm tra và xác nhận hàng hóa khi nhập vào kho.
Phiếu nhập kho sau đó cần được các bên thẩm quyền trong doanh nghiệp ký duyệt để chứng thực tính pháp lý và chính xác của việc nhập hàng.
Bước 3: Nhập kho
Khi phiếu nhập kho đã được ký duyệt, hàng hóa sẽ được chính thức nhập vào kho. Thủ kho chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa nhập vào đúng với thông tin trên phiếu nhập kho đã được duyệt.
Hàng hóa sẽ được kiểm tra về chất lượng và số lượng trước khi chuyển vào vị trí lưu trữ thích hợp trong kho. Sau khi hàng hóa đã được nhập, phiếu nhập kho sẽ được ký xác nhận hoàn thành và sổ kho sẽ được cập nhật để phản ánh các mục mới được thêm vào.
Xem thêm: Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO đơn giản trong 7 bước
3.2 Quy trình xuất kho theo ISO
Quy trình xuất kho được thiết kế để đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong việc quản lý và phân phối hàng hóa từ kho đến các bộ phận sử dụng hoặc khách hàng.
Công tác xuất kho được chia thành 4 nhóm: xuất kho để bán, để sản xuất, để lắp ráp và để vận chuyển tới nơi khác. Tuy vậy, các quy trình đều có thao tác tương tự nhau, doanh nghiệp chỉ cần tìm hiểu một số bước sau:
Bước 1: Lập đề nghị xuất kho
Quy trình nhập kho bắt đầu khi người yêu cầu, thường là nhân viên từ bộ phận sản xuất hoặc bán hàng nhận thấy nhu cầu cần dùng đến hàng hóa.
Người yêu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho bao gồm chi tiết các thông tin về loại hàng, số lượng và mục đích sử dụng. Đề nghị này sau đó được người xác nhận yêu cầu (có thẩm quyền theo bảng phân công công việc của công ty) kiểm duyệt và ký tên.
Đầu ra của bước này là một đề nghị xuất kho đã hoàn chỉnh với đầy đủ chữ ký, sẵn sàng cho việc kiểm tra và phê duyệt tiếp theo.
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho & duyệt xuất kho
Tiếp theo, đề nghị xuất kho sẽ được chuyển đến kế toán kho và người kiểm tra hàng hóa để xác minh số lượng và tình trạng của hàng hóa so với yêu cầu. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa đủ điều kiện và sẵn có trong kho.
Sau khi kiểm tra, người phê duyệt (theo bảng thẩm quyền duyệt) sẽ xem xét và phê duyệt phiếu xuất kho nếu mọi thứ đều phù hợp.
Bước 3: Xuất kho
Cuối cùng, sau khi phiếu xuất kho được duyệt, thủ kho sẽ thực hiện việc sắp xếp và chuẩn bị hàng hóa cho quá trình xuất kho. Thủ kho cùng người nhận hàng (có thể là bộ phận sử dụng hoặc khách hàng) sẽ cùng nhau kiểm tra và xác nhận số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa khi xuất kho.
Mọi thông tin này sau đó được ghi chép lại trên phiếu xuất kho và được cả hai bên ký nhận. Đồng thời, sổ kho cũng sẽ được cập nhật để phản ánh chính xác số lượng hàng hóa đã xuất kho.
3.3 Quy trình kiểm kê vật tư/hàng hóa lưu kho
Quy trình kiểm kê vật tư hàng hóa trong kho là một phần thiết yếu của quản lý kho, đảm bảo tính chính xác và cập nhật của dữ liệu hàng tồn kho.
Quá trình này bao gồm nhiều bước, mỗi bước đều có trách nhiệm và đầu ra cụ thể dưới đây.
Bước 1: Thông báo kiểm kê hoặc Lập yêu cầu kiểm kê
Thông thường các doanh nghiệp sẽ kiểm kê hàng hóa định kỳ 3 – 6 tháng 1 lần hoặc kiểm kê đột xuất theo yêu cầu.
Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp hoặc nhân sự chịu trách nhiệm sẽ thông báo lịch kiểm kê hàng hóa định kỳ hoặc đột xuất cho các bộ phận liên quan. Thông báo này sẽ được gửi qua email hoặc các kênh thông tin phù hợp và bao gồm các chi tiết như thời gian, phạm vi, mục tiêu của cuộc kiểm kê, nhằm đảm bảo mọi người liên quan đều sẵn sàng cho quá trình kiểm kê.
Bước 2: Kiểm kê
Sau khi nhận thông báo, Trưởng phòng HCTH cùng với Thủ kho và Kế toán kho sẽ lập Biên bản kiểm kê. Biên bản này bao gồm việc danh sách các mặt hàng cần kiểm tra, kế hoạch chi tiết về cách thức tiến hành cũng như nguồn lực cần thiết.
Mục đích của việc lập yêu cầu là để tạo ra một khuôn khổ rõ ràng cho cuộc kiểm kê, đảm bảo rằng mọi vật tư, hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả.
Bước 3: Xử lý sau kiểm kê
Sau khi kiểm kê, bất kỳ sự chênh lệch nào giữa bản ghi và thực tế đều được xử lý. Trưởng phòng HCTH cùng với Kế toán trưởng và Trưởng ban tài chính sẽ xem xét các biên bản và xử lý các vấn đề như thừa thiếu, hỏng hóc. Quá trình này cũng bao gồm việc cập nhật các sổ sách, điều chỉnh số lượng hoặc đưa ra các quyết định về việc xử lý hàng tồn dư.
Bước 4: Tổng hợp báo cáo
Cuối cùng, một báo cáo tổng hợp về hàng tồn kho sẽ được lập để cập nhật tất cả dữ liệu về tình trạng của vật tư, hàng hóa trong kho.
Báo cáo này sẽ được Kế toán trưởng và Trưởng ban tài chính xem xét và phê duyệt, đảm bảo rằng tất cả thông tin là chính xác, phản ánh đúng tình hình hàng tồn kho của công ty.
3.4 Quy định sắp xếp và bảo quản vật tư/hàng hóa trong kho
Tùy vào tính chất của hàng hóa, mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy định khác nhau về việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản vật tư hàng hóa trong kho.
Dưới đây là một số nguyên tắc và quy định cơ bản thường được áp dụng trong quản lý kho để đảm bảo việc sắp xếp và bảo quản hàng hóa được thực hiện một cách tốt nhất:
Nguyên tắc sắp xếp
- Phân loại hàng hóa: Hàng hóa trong kho cần được phân loại một cách hệ thống theo loại, kích cỡ, hạn sử dụng hoặc các tiêu chí phù hợp khác. Điều này giúp việc tìm kiếm và sử dụng vật tư trở nên nhanh chóng và hiệu quả.
- Vị trí lưu trữ: Phải xác định rõ ràng các vị trí lưu trữ cho từng loại hàng hóa, ưu tiên hàng hóa xuất kho thường xuyên hoặc nặng cần được đặt ở vị trí dễ lấy.
- Khoảng cách an toàn: Duy trì khoảng cách hợp lý giữa các kệ hàng và giữa các lối đi để đảm bảo an toàn cho nhân viên khi vận chuyển hàng hóa và phòng ngừa hỏa hoạn.
Nguyên tắc bảo quản
- Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm: Đối với hàng hóa nhạy cảm với nhiệt độ và độ ẩm như thực phẩm, dược phẩm và hóa chất, cần phải lưu trữ trong môi trường có điều kiện kiểm soát chặt chẽ.
- Bảo vệ hàng hóa: Sử dụng các biện pháp bảo vệ như bao bì hoặc kệ để tránh hư hỏng do va đập, trầy xước hoặc các yếu tố môi trường khác.
- Chống côn trùng và động vật gây hại: Thực hiện các biện pháp phòng ngừa để tránh sự xâm nhập của côn trùng và động vật gây hại, bảo vệ hàng hóa không bị hư hại.
4. Tự động hóa quy trình quản lý kho theo ISO với phần mềm AMIS Quy trình
Quản lý kho là hoạt động liên quan trực tiếp đến việc giám sát, tiếp nhận, theo dõi hàng hóa hay đào tạo nhân viên, quản lý vận chuyển, lập kế hoạch chiến lược.
Nghiệp vụ này yêu cầu sự phối hợp của nhiều phòng ban, bộ phận tạo nên các quy trình liên thông. Nếu doanh nghiệp không có hệ thống quản lý khoa học thì sẽ dẫn đến tình trạng chồng chéo quy trình, chậm trễ tiến độ.
AMIS Quy trình – một sản phẩm của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm là phần mềm mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tự động hóa các quy trình quản lý kho theo ISO để nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Bằng cách sử dụng phần mềm này, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mọi hoạt động trong kho được tiến hành theo các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, an toàn và hiệu quả
- Dễ dàng thiết lập quy trình quản lý kho theo chuẩn ISO: MISA AMIS Quy trình cung cấp sẵn kho 500+ quy trình mẫu phổ biến, trong đó có quy trình quản lý kho. Doanh nghiệp dễ dàng chỉnh sửa, thiết kế quy trình quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp.
- Tự động hoá quy trình quản lý kho: Hệ thống tự động chuyển giao & thông báo công việc đến bộ phận có liên quan trong quy trình quản lý kho để cùng phối hợp thực hiện. Đội ngũ nhân sự trao đổi tập trung ngay trên quy trình để nắm bắt thông tin kịp thời, tránh mất thời gian nhắn tin trao đổi.
- Lãnh đạo phê duyệt, ký số ngay trên quy trình: Đội ngũ quản lý phê duyệt & kiểm soát mọi yêu cầu xuất, nhập kho, kiểm kê,… mọi lúc mọi nơi và ký trực tiếp ngay trên phần mềm.
- Báo cáo tự động tình hình thực hiện quy trình: Hệ thống báo cáo đa chiều cho phép đội ngũ quản lý nắm bắt được tình hình thực hiện quy trình, cảnh báo “điểm nghẽn” để xử lý kịp thời và tổng hợp báo cáo vi phạm giúp quản lý dễ theo dõi, chỉ đạo.
- Kết nối chặt chẽ với các phần mềm trong hệ sinh thái MISA AMIS: Kết nối chặt chẽ với các phần mềm như AMIS Kế toán, bộ AMIS HRM, AMIS Công việc, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội,… để đồng bộ dữ liệu giữa các ứng dụng, tự động hóa các quy trình, giảm thiểu thao tác thủ công.
Nhờ đó, quá trình kết nối giữa kho, kế toán và phòng kinh doanh trở nên liền mạch hơn. Doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của kho hàng trong thời gian thực, hỗ trợ nhập, xuất, theo dõi mã hàng chính xác.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…
Mời bạn dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Quy trình tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
5. Kết luận
Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin chi tiết nhất về quy trình quản lý kho theo ISO. Hy vọng doanh nghiệp có thể xem xét ứng dụng phù hợp và tối ưu thành công quy trình quản lý hiện tại.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
