Invoice là gì? Phân biệt các loại và hướng dẫn lập, xuất hóa đơn trong kinh doanh, xuất nhập khẩu

Invoice là gì? Tại sao Invoice lại đóng vai trò quan trọng trong quản lý giao dịch kinh doanh, đặc biệt là trong xuất nhập khẩu? Invoice có gì khác biệt với Bill và Receipt? Không chỉ đơn thuần là chứng từ ghi nhận giá trị hàng hóa, Invoice còn liên quan mật thiết đến các quy định pháp lý, quy trình thanh toán và thủ tục hải quan. Bài viết này sẽ làm rõ hơn về các loại Invoice phổ biến như Proforma Invoice (PI), Commercial Invoice (CI), và các loại hóa đơn khác, đồng thời hướng dẫn cách lập, xuất, và quản lý hóa đơn hiệu quả để giúp doanh nghiệp tránh sai sót và tối ưu hóa quy trình thanh toán.

1. Invoice là gì?

Invoice, hay còn gọi là hóa đơn, là một chứng từ thương mại do bên bán tạo ra nhằm xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ với bên mua. Invoice (hóa đơn) thể hiện chi tiết các thông tin về giao dịch như tên và số lượng hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán, thông tin của bên bán và bên mua. Invoice thường được tạo theo mẫu riêng của bên bán, không phải theo mẫu của cơ quan nhà nước hay cơ quan thuế, nhưng vẫn cần tuân thủ các chuẩn mực kinh doanh và yêu cầu pháp lý liên quan.

Invoice là gì trong xuất nhập khẩu? Mặc dù tương đồng với các hoá đơn bán hàng khác, được người bán tự lập theo mẫu của từng doanh nghiệp với từng loại mặt hàng cụ thể nhưng invoice trong lĩnh vực xuất nhập khẩu giúp xác nhận giá trị thực của hàng hóa, làm cho việc giao dịch mua bán trở nên rõ ràng, thể hiện rõ nội quy và trách nhiệm của cả bên mua và bên bán, tránh được các trường hợp tranh chấp về quyền lợi cũng như tài chính, hỗ trợ quá trình thông quan… 

Trong các công ty thương mại có nhiều invoice, các invoice thường được đánh số để thuận tiện cho việc quản lý, ghi nhận các giao dịch giữa công ty với khách hàng và các thông tin cơ bản như ngày tháng năm, nơi phát hành, địa chỉ gửi đến, thanh toán thỏa thuận, điều kiện giao hàng…

2. Các thông tin cần có trong Invoice

Một invoice thường bao gồm các nội dung cơ bản sau:

• Tên invoice là gì, mã số, ngày tháng
• Thông tin người bán (Seller/Exporter), người mua (Buyer/Importer), shipper (người xuất khẩu), consignee (người nhập khẩu), người thụ hưởng (Beneficiary), người trả tiền (Remitter)
• Thông tin của đơn vị trung gian (nếu có)
• Tên phương tiện, số booking
• Số container, số seal
• Địa chỉ cảng xuất((Port of Loading) và cảng nhập (Port of Discharger)
• Mô tả về hàng hóa (Tên hàng, số lượng, đơn giá)
• Tổng giá trị bằng số và bằng chữ(Amount & Say total)

Thông thường, đính kèm invoice sẽ có một số chứng từ khác có liên quan để thực hiện các thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ C/O. Đây cũng là chứng cứ để doanh nghiệp có thể căn cứ vào để giải quyết vào những khiếu nại về việc hàng hóa (chất lượng, số lượng, …) cũng như các dịch vụ hỗ trợ khác đi kèm đối với đơn vị bán.

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP số 38/2019/QH14, khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan, doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn thương mại (invoice) được sử dụng nếu thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu và cơ quan Thuế không quản lý.

=>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử đã sẵn sàng trên Phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS

3. Vai trò và chức năng của Invoice trong xuất nhập khẩu

Hiểu rõ invoice là gì sẽ hiểu được ý nghĩa và vai trò của invoice. Về cơ bản, invoice là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên (bên bán và bên mua) đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Ngoài ra, invoice cũng có những chức năng, vai trò khác: 

• Lưu trữ hồ sơ: Invoice giúp cả bên mua và bên bán lưu giữ chứng từ, hồ sơ hợp pháp về việc mua, bán hàng.
• Theo dõi thanh toán: Invoice giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của họ. 
• Được pháp luật bảo vệ: Một Invoice hợp lệ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. Invoice là chứng từ quan trọng để người bán nhận được đặc quyền bảo vệ của pháp luật.
• Khai thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các Invoice bán hàng giúp các doanh nghiệp báo cáo thu nhập chính xác và đảm bảo rằng họ đã nộp đúng và đủ thuế theo quy định.
• Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,… 

4. Các loại Invoice phổ biến hiện nay, phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Có 8 loại invoice phổ biên hiện nay bao 

• Proforma Invoice – hoá đơn chiếu lệ
• Commercial Invoice – hoá đơn thương mại
• Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời
• Final Invoice – Hóa đơn chính thức
• Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận
• Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian
• Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự
• Customs Invoice – Hóa đơn hải qua

Trong đó, có 2 loại hóa đơn chủ yếu cần phân biệt rõ rang là Proforma Invoice – hoá đơn chiếu lệ và Commercial Invoice – hoá đơn thương mại.

Để tìm hiểu chi tiết về Proforma Invoice là gì? Commercial Invoice là gì? và các loại hóa đơn khác, đọc nội dung dưới đây.

4.1 Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice là gì? Proforma Invoice được viết tắt là PI, đây là hóa đơn chiếu lệ được người bán lập nên, về cơ bản nó cũng có nội dung như Invoice. Tuy nhiên Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng để một lần nữa xác nhận các cam kết, điều khoản, điều kiện, mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau trước đây. Đây có thể coi là một bản thảo hay bản nháp mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua xác nhận thì nó sẽ hoạt động như một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức. Với hoá đơn chiếu lệ, cả hai bên sẽ giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán, loại bỏ các vấn đề sai sót, kiện tụng xảy ra. 

4.2 Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice là gì? 

Commercial invoice được viết tắt là CI, là hóa đơn thương mại cao cấp hơn hoá đơn thông thường, được sử dụng để ghi lại bằng chứng về quá trình giao dịch ngoại thương giữa bên xuất khẩu (nhà cung cấp) và bên nhập khẩu (bên mua). Hóa đơn này có nội dung cụ thể hơn so với thực tế, đồng thời có chức năng như một lời yêu cầu thanh toán với bên nhập khẩu, mang tính chất thương mại. Nội dung của Commercial Invoice gồm phương thức vận chuyển lô hàng, chức năng cơ bản trong thanh toán, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, phương thức thanh toán, thời hạn, tên mặt hàng,…

Mẫu hóa đơn thương mại

4.3 Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời

Provisional Invoice là gì? Đây là hóa đơn tạm thời thay thế cho hóa đơn chính thức, được sử dụng trong các trường hợp sau đây. Trường hợp khi người bán muốn tạm thời thu tiền ngay sau khi hoàn thành giao hàng. Trường hợp khi đơn hàng được giao nhiều lần và hai bên muốn thanh toán theo từng đợt. Và trường hợp khi hai bên muốn chọn mức giá tạm thời, còn giá chính thức cuối cùng sẽ quyết định theo giá thị trường.

4.4 Final Invoice – Hóa đơn chính thức

Final Invoice là gì? Là hóa đơn cuối cùng, hóa đơn chính thức xác định tổng giá trị đơn hàng cuối cùng mà người mua phải thanh toán cho người bán. Đây là cơ sở thanh toán tiền hàng cuối cùng để kết thúc giao dịch giữa hai bên.

4.5 Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận

Certificate Invoice là gì? Là hóa đơn được sử dụng để xác nhận xuất xứ hàng hóa với chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp. Bên cạnh chức năng xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, hóa đơn xác nhận còn được dùng như một chứng từ có chức năng như hóa đơn

4.6 Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian

Trong trường hợp người bán thực hiện buôn bán thông qua trung gian, tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu mà không muốn đứng tên trên giấy tờ, hóa đơn thì họ dùng một hóa đơn trung gian do người khác ký. Nhưng người ký này không phải là người bán hàng thực tế cho khách hàng.

4.7 Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự

Consular Invoice là gì?  Là hóa đơn xác nhận được cấp bởi lãnh sự của nước người mua, đang sống và làm việc tại nước người bán. Hóa đơn lãnh sự sẽ được lãnh sự quán đóng dấu, ủy quyền, nó có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

4.8 Customs Invoice – Hóa đơn hải quan

Hóa đơn hải quan Customs Invoice là gì? Là hóa đơn dùng để tính toán trị giá hàng hóa theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí khác của hải quan. Hóa đơn này chủ yếu dùng trong khâu tính thuế, nó có chức năng yêu cầu thanh toán tiền nên không được lưu thông.

5. Phân biệt Invoice với Bil và Receipt

Để hiểu rõ hơn invoice là gì, doanh nghiệp, kế toán, người làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần phân biệt được Invoice với Bill và Receipt.

• Invoice (Hóa đơn): Do bên bán phát hành, liệt kê chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ và giá tiền tương ứng. Invoice không chỉ dùng để yêu cầu thanh toán mà còn thể hiện rõ các điều kiện giao dịch. Thường xuất hiện trong các giao dịch kinh doanh chính thức, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
• Bill (Hóa đơn thanh toán): Được sử dụng khi thanh toán diễn ra ngay lập tức và không cần phải qua nhiều thủ tục. Bill thường được dùng trong các giao dịch hàng ngày ví dụ như hóa đơn tiền điện, nước, hoặc hóa đơn trong nhà hàng. Bill ít chi tiết hơn invoice và không bao gồm thông tin về thuế.
• Receipt (Biên lai): Là chứng từ xác nhận bên mua đã thanh toán xong cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Receipt chỉ thể hiện số tiền đã trả và không có các thông tin chi tiết như invoice.

6. Hướng dẫn lập và xuất invoice trong giao dịch kinh doanh và xuất nhập khẩu

Quy trình lập hóa đơn (Invoice) gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định loại invoice cần lập là gì: Trước tiên, xác định loại hóa đơn phù hợp với giao dịch, ví dụ: Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) dùng cho báo giá sơ bộ, hoặc Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) dùng cho yêu cầu thanh toán chính thức sau khi hàng hóa được giao.

Bước 2 Điền đầy đủ các thông tin trên invoice: Thông tin bên mua, bên bán, thông tin sản phẩm, dịch vụ, giá cả (tính toán dựa vào tỷ giá ngân hàng và một số yếu tố khác), số lượng, các điều khoản thanh toán…

Bước 3: Kiểm tra lại các thông tin trên invoice. Đây là bước quan trọng bởi không phải ai cũng nắm rõ các quy định và cách thức đúng theo yêu cầu, quy định của các bên liên quan nên có thể dẫn đến các lỗi sai không đáng có.

Bước 4: Ký và xuất invoice

• Đối với hóa đơn giấy, cần ký tên, đóng dấu của bên bán.
  
• Đối với hóa đơn điện tử, ký số và gửi cho bên mua thông qua hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.
  

Bước 5: Lưu trữ Invoice và theo dõi thanh toán

Lưu trữ

• Hóa đơn điện tử: Sao lưu định kỳ và lưu trữ trên nhiều thiết bị hoặc dịch vụ đám mây để đảm bảo tính an toàn.
• Hóa đơn giấy: Cách lưu trữ hóa đơn (invoice) giấy tốt Bảo quản nơi khô ráo, có tính an toàn và bảo mật.

Theo dõi thanh toán: Theo dõi tình trạng thanh toán và gửi lời nhắc thanh toán trước khi hóa đơn đến hạn, đảm bảo quá trình thanh toán suôn sẻ.

Xem chi tiết cách viết hóa đơn thương mại trong xuất khẩu tại bài viết Hóa đơn thương mại là gì, cách viết trong xuất nhập khẩu

7. Những lưu ý khi sử dụng và tạo lập Invoice trong giao dịch

• Kiểm tra cẩn thận: Đảm bảo ghi đầy đủ và chính xác thông tin trên hóa đơn như tên hàng hóa, số lượng, giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms), mã số thuế, và thông tin người bán/người mua. Việc kiểm tra cẩn thận giúp tránh sai sót hoặc tranh chấp về sau.
• Kết hợp Invoice với các chứng từ khác: Sử dụng hóa đơn kèm với các chứng từ như biên lai, vận đơn, hợp đồng mua bán để đảm bảo minh bạch trong giao dịch và hỗ trợ giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.
• Quản lý Invoice khoa học: Nếu có nhiều invoice, đánh số và sắp xếp chúng theo thứ tự để thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu, và đối chiếu sau này.
• Cập nhật các quy định mới: Thường xuyên theo dõi và cập  các quy định mới về hóa đơn, thuế để đảm bảo hóa đơn phát hành đúng quy chuẩn pháp luật hiện hành.
• Kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn: Hóa đơn cần hợp lệ theo quy định của cơ quan thuế và pháp luật ví dụ: kiểm tra mã số thuế, thông tin xuất nhập khẩu, thông tin doanh nghiệp…
• Thời gian lưu trữ: Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn rằng hóa đơn cần được lưu trữ ít nhất 10 năm nhằm đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và thanh tra thuế.
• Giữ liên lạc với khách hàng: Để xử lý kịp thời bất kỳ tranh chấp hoặc vấn đề nào liên quan đến hóa đơn, đồng thời lưu trữ đầy đủ bản sao để làm bằng chứng khi cần thiết.

8. Tạo vào quản lý Invoice chính xác, đơn giản với phầm mềm MISA AMIS

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ các khoản giao dịch như tính giá vốn, xuất nhập khẩu theo từng hợp đồng, và hạch toán đa ngoại tệ. Hiểu rõ invoice là gì và quản lý nó một cách hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, thay vì dựa vào cách làm việc thủ công của kế toán, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chuyên dụng như phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là phần mềm tự động hóa với nhiều tính năng ưu việt dành riêng cho DN xuất nhập khẩu như:

• Tính giá vốn cho từng đơn hàng, hợp đồng
• Quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng hợp đồng
• Hạch toán đa ngoại tệ
• Cập nhật tức thời tỷ giá giao dịch thực tế theo đúng tỷ giá công bố của ngân hàng, giúp kế toán tiết kiệm thời gian tra cứu và quy đổi
• Quản lý doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, tình hình thực hiện của từng hợp đồng
• Theo dõi các khoản chi hộ
• Quản lý công nợ khách hàng theo từng hợp đồng

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp giảm thiểu thời gian công việc kế toán, nâng cao hiệu suất công việc….

Kết luận

Hiểu rõ invoice là gì và sự khác biệt giữa các loại hóa đơn như Proforma, Commercial Invoice sẽ giúp doanh nghiệp quản lý giao dịch hiệu quả và tuân thủ quy định pháp lý. Hãy sử dụng phần mềm kế toán MISA AMIS để tự động hóa việc lập và xuất hóa đơn một cách chính xác, giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu sai sót, và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý giao dịch kinh doanh.

Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo ngày phần mềm kế toán online MISA AMIS: