6 Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp dành cho nhà tuyển dụng

Trong quá trình phỏng vấn, chắc chắn sẽ có những ứng viên không đạt hoặc chưa thực sự phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, HR cần có phản hồi lại cho những ứng viên đó một cách lịch sự và khéo léo. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu một số mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn tinh tế dành cho nhà tuyển dụng.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Thư từ chối ứng viên là gì?

Thư từ chối là nhà tuyển dụng gửi cho ứng viên không được chọn vào vòng tiếp theo hoặc không trúng tuyển, nhằm cảm ơn họ đã tham gia phỏng vấn và thông báo kết quả.

Đây là một văn bản quan trọng, thể hiện thái độ tôn trọng ứng viên và sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng. Trong trường hợp ứng viên chưa phù hợp với yêu cầu, các nhà tuyển dụng cần thông báo để họ sớm có kế hoạch khác cho công việc của mình.

2. Tại sao HR cần gửi thư từ chối ứng viên?

2.1. Tạo sự chuyên nghiệp trong mắt ứng viên

Nhà tuyển dụng có thể gửi một thư từ chối qua email với nội dung cảm ơn ứng viên đã quan tâm tham gia ứng tuyển vào công ty, nêu những điểm nổi bật của ứng viên nhưng chưa phù hợp với vị trí ứng tuyển và bày tỏ sự tiếc nuối, hẹn ứng viên những lần hợp tác sau nếu có thể. 

Việc gửi thư từ chối lịch sự sẽ cho ứng viên thấy họ được tôn trọng, qua đó cũng nâng cao thương hiệu tuyển dụng của công ty. Ứng viên sẽ đánh giá cao sự tinh tế, chuyên nghiệp trong văn hóa ứng xử của công ty. Điều này cũng cho thấy công ty luôn trân trọng nhân tài, kể cả những người chưa đạt yêu cầu hoặc chưa phù hợp ở thời điểm hiện tại.

2.2. Giúp ứng viên rút ra kinh nghiệm và phát triển bản thân

Việc từ chối ứng viên cũng là một cơ hội cho họ học hỏi và phát triển. Nhà tuyển dụng có thể viết trong thư từ chối những đánh giá chi tiết về năng lực, những lời nhận xét ngắn gọn về ứng viên. Điều này có thể giúp ứng viên nhận ra điểm mạnh, điểm yếu của bản thân để rút kinh nghiệm cho các cuộc phỏng vấn sắp tới.

3. Thư từ chối ứng bao gồm những thông tin gì?

3.1 Thông tin của người ứng tuyển

Mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn cần nêu đầy đủ tên của ứng viên và vị trí mà họ muốn ứng tuyển. Việc này thể hiện doanh nghiệp của bạn đã xem xét rất kỹ lưỡng hồ sơ của ứng viên, dành thời gian để đánh giá họ trước khi đưa ra quyết định.

3.2 Đưa ra lời cảm ơn

Hãy cảm ơn ứng viên vì đã nỗ lực và dành sự quan tâm đến vị trí trong công ty bạn. Điều này thể hiện sự trân trọng của nhà tuyển dụng đối với bất cứ ứng viên nào, qua đó nâng cao thiện cảm về doanh nghiệp. Dù không trúng tuyển nhưng các ứng viên vẫn sẽ cảm nhận được sự tính cực, thân thiện của công ty và có thể sẽ giới thiệu các ứng viên tiềm năng khác.

3.3 Phản hồi cho ứng viên

Tại phần này nhà tuyển dụng hãy đưa ra lời giải thích rõ ràng và đủ ý nhất có thể về lý do ứng viên không đủ điều kiện tham gia vòng tuyển tiếp theo. Bạn nên sử dụng dùng ngôn từ một cách khéo léo, giúp ứng viên giảm bớt nỗi thất vọng khi bị từ chối. 

Để nâng cao sự chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng nên đưa ra những nhận xét mang tính xây dựng, góp ý các thiếu sót cho ứng viên, giúp họ bổ sung kiến thức, nâng cao kỹ năng để chuẩn bị cho những cơ hội việc làm khác trong tương lai.

3.4  Lời mời ứng tuyển lại

Đối với những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu ở vị trí mà họ ứng tuyển, nhưng lại phù hợp với vị trí khác của doanh nghiệp, HR có thể mời họ ứng tuyển vào vị trí khác. Đây được coi như một lời khen về khả năng của ứng viên, đồng thời cũng thuận tiện để bổ sung nhân sự cho các vị trí còn thiếu. Nếu ứng viên hoàn toàn không hợp với doanh nghiệp thì bạn hãy bỏ qua mục này.

4. Mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế, khéo léo

Dưới đây là một số mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn HR có thể tham khảo. Lưu ý rằng tiêu tiêu đề email từ chối ứng viên là một yếu tố rất quan trọng, cần được soạn thảo rõ ràng, ngắn gọn.

4.1 Ứng viên không đủ điều kiện tham gia vòng phỏng vấn

Nhà tuyển dụng cần gửi thư từ chối để thông báo họ không đủ điều kiện ứng tuyển vào vị trí của công ty. Điều này cũng giúp ứng viên không băn khoăn là doanh nghiệp đã nhận được thư ứng tuyển chưa, hay họ có được tham gia phỏng vấn không.

Tiêu đề email: Thư phản hồi việc ứng tuyển của [tên công ty]

Thân gửi [tên ứng viên],

Bộ phận nhân sự của [tên công ty] đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Trước hết chúng tôi rất cám ơn bạn đã dành sự quan tâm đối với vị trí [tên vị trí việc làm] của công ty. 

Tuy nhiên, sau quá trình xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy những gì bạn có chưa phù hợp để tham gia vòng phỏng vấn. Chúng tôi rất tiếc vì điều đó.

Chúc bạn thành công trong quá trình tìm việc và hy vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai.

Trân trọng!

Ký tên

[Tên công ty hoặc bộ phận tuyển dụng]

4.2 Ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn 

Một số doanh nghiệp có quy trình tuyển dụng nhiều bước: đánh giá hồ sơ, phỏng vấn lần 1, phỏng vấn lần 2, làm bài test,… Nếu người ứng tuyển đã vượt qua được tối thiểu một bước trong đó, nhưng lại không đáp ứng được yêu cầu ở vòng tiếp theo thì nhà tuyển dụng nên gửi thư từ chối để khích lệ ứng viên. 

Tiêu đề email: [Tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn

Gửi [tên ứng viên],

Thay mặt công ty cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nghiêm túc của bạn đối với [tên công ty]. Chúng tôi tin rằng với những điều bạn thể hiện tại buổi phỏng vấn đã thể hiện được khả năng và kinh nghiệm của bạn.

Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc khi bạn chưa hoàn toàn phù hợp với vị trí [tên vị trí việc làm] mà chúng tôi tìm kiếm. Chúng tôi đã cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Chúng tôi vẫn sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có vị trí công việc phù hợp với bạn trong tương lai. Chúc bạn thành công trong quá trình tìm việc tới và hy vọng có thể hợp tác với bạn vào một dịp khác! 

Trân trọng,

Ký tên

[Tên nhà tuyển dụng]

4.3 Ứng viên tiềm năng nhưng không phù hợp ở thời điểm hiện tại

Bạn nhận thấy ứng viên này rất tiềm năng nhưng khi đó doanh nghiệp lại có những yêu cầu khác so với năng lực của họ. Hãy gửi một thư từ chối thể hiện sự đánh giá cao năng lực và cho biết sự cân nhắc kỹ lưỡng của bạn trước khi đưa ra quyết định.

Tiêu đề email: [Tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm vào tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí]. Chúng tôi đã rất ấn tượng về bạn cũng như những gì bạn thể hiện về kỹ năng chuyên môn. Chúng tôi thấy có rất ít những ứng viên có được những kinh nghiệm tuyệt vời như bạn. Chúng tôi tin rằng trong tương lai bạn sẽ trở thành một nhân viên xuất sắc và có thể vươn xa hơn nữa.

Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng yêu cầu của công việc tại thời điểm này của vị trí [tên vị trí] mà chúng tôi tìm kiếm chưa thể phù hợp với bạn.

Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải rất khó khăn khi cân nhắc giữa bạn và những ứng viên khác. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ cùng trao đổi với bạn về những kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc của bạn.

Chúng tôi tin rằng bạn hoàn tào phù hợp với văn hóa làm việc của công ty chúng tôi nhưng ở một vị trí khác trong tương lai. Chúng tôi sẽ bảo lưu hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có vị trí công việc phù hợp. Bạn có thể liên hệ với ban tuyển dụng qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.

Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong cuộc sống cũng như sự nghiệp.

Trân trọng,

Ký tên

[Tên nhà tuyển dụng]

4.4 Ứng viên có thể được chọn nhưng không lọt vào danh sách trúng tuyển cuối cùng

Do chỉ tiêu tuyển dụng có hạn mà số lượng người ứng tuyển rất nhiều, một số doanh nghiệp phải cân nhắc rất kỹ giữa các ứng viên. Dưới đây là mẫu thư trả lời ứng viên tiềm năng nhưng không nằm trong danh sách trúng tuyển cuối cùng. Ngoài ra HR nên trao đổi thêm với các ứng viên này qua điện thoại để thể hiện thiện chí, mở rộng cơ hội hợp tác sau này.

Tiêu đề email: [tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn

Bạn [tên ứng viên] thân mến!

Chúng tôi xin chân thành cám ơn bạn đã dành thời gian để tham gia ứng tuyển vị trí [tên vị trí]. Chúng tôi rất ấn tượng với hồ sơ của bạn và tất cả những điều mà bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên một ứng viên khác đã được ban tuyển dụng lựa chọn, dựa trên cơ sở cân nhắc rất kỹ lưỡng và thấu đáo giữa rất nhiều hồ sơ xuất sắc.

Một lần nữa xin cám ơn những ý kiến của bạn đối với doanh nghiệp chúng tôi. Chúng tôi xin phép được lưu hồ sơ của bạn và mong rằng có thể hợp tác với bạn trong những cơ hội việc làm tiếp theo. Nếu có vấn đề gì thắc mắc bạn liên hệ với chúng tôi qua số……….

Chúc bạn thành công.

Trân trọng,

Ký tên

(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

4.5 Một vài mẫu email từ chối ứng viên tinh tế, khéo léo

Mẫu 1

Tiêu đề email: [tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến [tên công ty] và vị trí [tên vị trí việc làm] để nộp hồ sơ ứng tuyển. Sau khi xem xét kỹ hồ sơ của bạn, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp. Bạn tuyển dụng đánh giá cao sự chỉn chu, nghiêm túc của bạn khi nộp hồ sơ. Chúng tôi hiểu rằng bạn cũng mong muốn được hợp tác cùng công ty, tuy nhiên hiện tại những điều bạn có vẫn chưa đáp ứng được một số tiêu chí của công việc này. 

Chúc bạn thành công trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở một vị trí việc làm khác trong tương lai.

Trân trọng,

Ký tên

[Tên bộ phận tuyển dụng]

Mẫu 2

Tiêu đề email: Phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn tới [tên công ty]

Thân gửi …………….[tên ứng viên]!

Cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [tên vị trí việc làm] tại [tên công ty]. Trong quá trình chọn lọc và đánh giá sau ngày phỏng vấn, chúng tôi thấy được sự nghiêm túc, cầu tiến và công nhận năng lực của bạn. Tuy nhiên chúng tôi nhận thấy một số kỹ năng công việc của bạn chưa phù hợp với yêu cầu của chúng tôi. Do vậy, chúng tôi đã rất lấy làm tiếc phải thông báo rằng bạn chưa trúng tuyển vào vị trí này.

Chúng tôi xin phép bảo lưu hồ sơ của bạn để liên lạc lại trong thời gian tới nếu có vị trí khác phù hợp với bạn hơn. Chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp với những kỹ năng của mình.

Trân trọng,

Ký tên

[Tên bộ phận tuyển dụng]

5. Quản lý ứng viên hiệu quả hơn với phần mềm AMIS Tuyển Dụng

Rất nhiều HR vì quá bận rộn hoặc số lượng ứng viên quá nhiều nên không thể kiểm soát được thông tin, quên gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn. Điều này khiến ứng viên có trải nghiệm không tốt, hình ảnh thương hiệu tuyển dụng bị ảnh hưởng.

AMIS Tuyển Dụng được đánh giá là một trong những công cụ tuyệt vời giúp doanh nghiệp tự động gửi email cảm ơn sau phỏng vấn, email thông báo trúng tuyển, thể hiện được sự chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức.

Bên cạnh đó, phần mềm còn rất nhiều tính năng hiện đại khác như:

• Cung cấp mẫu website tuyển dụng miễn phí, tùy chỉnh giao diện dễ dàng.
• Đăng tin tuyển dụng nhanh chóng lên các kênh social, website tuyển dụng, thu hút được nhiều ứng viên.
• Hỗ trợ phỏng vấn online chuyên nghiệp, hiệu quả.
• Lên kế hoạch tuyển dụng, xuất báo cáo tuyển dụng chi tiết.

6. Lời kết

Trên đây là những mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn cho nhà tuyển dụng tham khảo. MISA AMIS HRM hi vọng những thông tin được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm ứng viên và gia tăng hiệu quả tuyển dụng.