Mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn tinh tế, khéo léo nhất dành cho HR

Trong khi tuyển dụng có thể sẽ có rất nhiều ứng viên tham gia đăng ký vào làm trong doanh nghiệp. Ngoài những người vượt qua phỏng vấn thì cũng có ứng viên không đạt đủ yêu cầu của công ty. Bạn cần có phản hồi lại cho những bạn đó một cách lịch sự và khéo léo. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu 6 mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn tinh tế, khéo léo nhất dành cho các nhà tuyển dụng.

1. Thư từ chối ứng viên là gì?

Bên cạnh gửi thư chúc mừng đi tiếp dành cho những ứng cử viên tiềm năng, thư từ chối ứng viên do chưa phù hợp tiêu chí vị trí công việc cũng cần nhà tuyển dụng gửi đi.

Đối với các ứng viên tiềm năng, đủ điều kiện bước vào các vòng phỏng vấn hoặc ứng viên đã được nhận, nhà tuyển dụng thường có các email chúc mừng. 

Tuy nhiên, trong trường hợp ứng viên chưa phù hợp với yêu cầu công việc, các nhà tuyển dụng có thư từ chối, để họ sớm có những kế hoạch khác cho công việc của mình. 

2. Tại sao HR cần gửi thư từ chối ứng viên?

Trong quy trình tuyển dụng, bạn không thể chỉ quan tâm đến những ứng viên tiềm năng đạt đủ yêu cầu công việc mà còn phải chú ý đến những người không phù hợp. Đây là một điều rất quan trọng, thể hiện được sự chuyên nghiệp của bộ phận tuyển dụng cũng như doanh nghiệp. Sẽ thật buồn nếu mà bạn gửi hồ sơ ứng tuyển của mình đi hay sau khi phỏng vấn rồi không nhận được bất kỳ hồi đáp nào. 

2.1. Tạo sự chuyên nghiệp trong mắt ứng viên

Việc gửi thư từ chối sẽ cho ứng viên thấy họ được tôn trọng, qua đó cũng nâng cao hình ảnh công ty bạn trong mắt họ. Các ứng viên cũng có thể chia sẻ những phản hồi và đánh giá tích cực về công ty. Điều này cũng ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp đối với những ứng viên sau này. 

Nhà tuyển dụng có thể gửi một thư từ chối qua email với nội dung cảm ơn ứng viên đã quan tâm tham gia ứng tuyển vào công ty, rồi nêu vài điểm nổi bật của ứng viên nhưng chưa phù hợp với vị trí ứng tuyển và bày tỏ sự tiếc nuối hẹn ứng viên những lần hợp tác sau nếu có thể. 

Một lá thư như thế cho ứng viên thấy sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Ứng viên sẽ đánh giá cao sự tinh tế, khéo léo và chuyên nghiệp trong văn hóa ứng xử. Một dịp nào đó công ty bạn lại có vị trí công việc trống và nó phù hợp với ứng viên, rất có thể họ sẽ lại đến ứng tuyển. Lúc này, công ty bạn đã không bỏ lỡ được nhân tài.

Ngoài ra, một bức thư từ chối cũng thể hiện được doanh nghiệp lấy con người là trọng tâm để phát triển công ty. Điều này cũng cho thấy công ty của bạn luôn chú ý đến mọi người, kể cả những người không đủ yêu cầu. Thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp đối với mỗi một ứng viên. Một ngày nào, ứng viên bị từ chối sẽ có thể là người đại diện cho công ty hợp tác với công ty bạn.

2.2. Giúp ứng viên rút ra kinh nghiệm và phát triển bản thân

Việc từ chối ứng viên cũng là một cơ hội để cho họ học hỏi và phát triển. Nhà tuyển dụng có thể viết trong thư từ chối những đánh giá chi tiết về năng lực của ứng viên. Những đánh giá ấy được nhận xét từ buổi phỏng vấn và nó có thể giúp ứng viên cải thiện bản thân hơn. Ứng viên có thể biết mình cần cải thiện điều gì để làm tốt hơn ở buổi phỏng vấn của công ty khác. 

Ngoài ra, nhà tuyển dụng khi gửi thư từ chối sẽ giúp ứng viên không mất nhiều thời gian chờ đợi và có kế hoạch ứng tuyển những công ty khác phù hợp hơn.

3. Thư từ chối ứng bao gồm những thông tin gì?

3.1. Thông tin của người ứng tuyển

Mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn cần nêu ra đầy đủ tên của ứng viên và vị trí mà họ muốn ứng tuyển. Việc này thể hiện doanh nghiệp của bạn đã xem xét rất kỹ lưỡng hồ sơ của ứng viên, dành thời gian để đánh giá họ trước khi đưa ra quyết định.

3.2. Đưa ra lời cảm ơn

Hãy cám ơn họ vì đã nỗ lực và dành sự quan tâm đến vị trí trong công ty bạn. Nó thể hiện sự trân trọng của bạn đối với họ. Qua đó, nâng cao cái nhìn tốt đẹp về doanh nghiệp.Tạo ra sự thân thiện và tích cực hơn khi bị từ chối. Họ có thể sẽ tham gia hoặc giới thiệu bạn bè đến gia vào những lần tuyển dụng lần sau.

3.3. Sự phản hồi cho ứng viên

Phần này nhà tuyển dụng hãy đưa ra lời giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ ý nhất có thể về lý do ứng viên không đủ điều kiện tham gia vào những vòng tuyển tiếp theo. Chú ý dùng ngôn từ một cách tinh tế và khéo léo, giúp họ giảm bớt nỗi thất vọng khi bị từ chối. 

Để chuyên nghiệp hơn, nhà tuyển dụng nên đưa ra những nhận xét mang tính xây dựng, góp ý các thiếu sót cho ứng viên. Từ đó, giúp họ bổ sung kiến thức, nâng cao kỹ năng của mình để chuẩn bị cho những cơ hội việc làm trong tương lai.

3.4.  Lời mời ứng tuyển lại

Đối với những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu ở vị trí mà họ ứng tuyển, nhưng lại phù hợp với văn hoá hoặc với vị trí làm việc khác của doanh nghiệp, thì có thể gửi lời mời họ ứng tuyển vào đó khi có cơ hội. Đây như một lời khen về khả năng của ứng viên, thể hiện việc bạn đánh giá cao điều đó. Nếu ứng viên hoàn toàn không hợp với doanh nghiệp bạn thì có thể bỏ qua mục này.

4 mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế, khéo léo

Dưới đây là một số mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn HR có thể tham khảo.

4.1. Ứng viên không đủ điều kiện tham gia vòng phỏng vấn

Đối với những ứng viên này, nhà tuyển dụng cần gửi thư từ chối để thông báo họ không đủ điều kiện ứng tuyển vào vị trí của công ty. Điều này cũng giúp ứng viên không bọn băn khoăn là liệu họ có được nhận hay doanh nghiệp đã nhận được thư ứng tuyển chưa. 

Tiêu đề email: Thư phản hồi việc ứng tuyển của [tên công ty]

“Thân gửi [tên ứng viên],

Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự của [tên công ty] đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Trước hết chúng tôi rất cám ơn bạn đã dành sự quan tâm đối với vị trí [tên vị trí việc làm] của công ty. 

Tuy nhiên, sau quá trình xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy những gì bạn có chưa hoàn toàn phù hợp để chọn vào vòng phỏng vấn. Chúng tôi rất tiếc vì điều đó.

Chúc bạn thành công trong quá trình tìm việc sau đó và hy vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong dịp tới.

Trân trọng!

Ký tên

[Tên công ty hoặc bộ phận tuyển dụng]”

4.2. Ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn của công ty

Một số doanh nghiệp có quy trình tuyển dụng gồm rất nhiều bước: đánh giá hồ sơ, phỏng vấn, làm bài test,… Nếu người ứng tuyển đã vượt qua được tối thiểu một bước trong đó, nhưng lại không đáp ứng được yêu cầu ở vòng tiếp theo thì nhà tuyển dụng nên gửi một bức thư từ chối, để khích lệ họ cố gắng hơn trong tương lai.

Tiêu đề email: [Tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn

“Gửi [tên ứng viên],

Thay mặt công ty cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nghiêm túc của bạn đối với [tên công ty]. Chúng tôi tin rằng với những điều tuyệt vời bạn thể hiện tại buổi phỏng vấn cho thấy bạn hoàn toàn có thể là một nhân viên tốt.

Tuy nhiên, chúng tôi lại rất tiếc khi những điều tuyệt vời ấy của bạn chưa hoàn toàn phù hợp với vị trí [tên vị trí việc làm] mà chúng tôi tìm kiếm. Chúng tôi đã rất nhiều lần cân nhắc trước khi đưa ra quyết định. Chúng tôi vẫn sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có vị trí công việc phù hợp với bạn trong tương lai. Chúc bạn thành công trong quá trình tìm việc tới và hy vọng có thể hợp tác với bạn vào một dịp khác! 

Trân trọng,

Ký tên

[Tên nhà tuyển dụng]”

4.3. Ứng viên tiềm năng nhưng không phù hợp ở thời điểm hiện tại

Bạn nhận thấy ứng viên này rất tiềm năng nhưng khi đó doanh nghiệp lại có những yêu cầu khác so với năng lực của họ. Hãy gửi một thư từ chối thể hiện sự đánh giá cao năng lực và cho biết sự cân nhắc kỹ lưỡng của bạn trước khi đưa ra quyết định.

Tiêu đề email: [Tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn

“Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm vào tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí]. Chúng tôi đã rất ấn tượng về bạn cũng như những gì bạn thể hiện về kỹ năng chuyên môn. Chúng tôi thấy có rất ít những ứng viên có được những kinh nghiệm tuyệt vời như bạn. Chúng tôi tin rằng trong tương lai bạn sẽ trở thành một nhân viên xuất sắc và có thể vươn xa hơn nữa.

Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng yêu cầu của công việc tại thời điểm này của vị trí [tên vị trí] mà chúng tôi tìm kiếm chưa thể phù hợp với bạn.

Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải rất khó khăn khi cân nhắc giữa bạn và những ứng viên khác. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ cùng trao đổi với bạn về những kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc của bạn.

Chúng tôi tin rằng bạn hoàn tào phù hợp với văn hóa làm việc của công ty chúng tôi nhưng ở một vị trí khác trong tương lai. Chúng tôi sẽ bảo lưu hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có vị trí công việc phù hợp. Bạn có thể liên hệ với ban tuyển dụng qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.

Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong cuộc sống cũng như sự nghiệp.

Trân trọng,

Ký tên

[Tên nhà tuyển dụng]”

4.4. Một vài mẫu thư từ chối sau phỏng vấn doanh nghiệp tham khảo thêm

Mẫu 1

Tiêu đề email: [tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn

“Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã có sự ưu tiên quan tâm đến [tên công ty] và vị trí [tên vị trí việc làm] để nộp hồ sơ ứng tuyển. Sau khi xem xét kỹ hồ sơ của bạn, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp. Bạn tuyển dụng đánh giá cao sự chỉn chu nghiêm túc của bạn khi nộp hồ sơ. Chúng tôi hiểu rằng bạn cũng mong muốn được hợp tác cùng công ty. Nhưng hiện tại những điều bạn có vẫn chưa đáp ứng được một số tiêu chí của vị trí công việc.

Chúc bạn gặp nhiều thành công trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở một vị trí việc làm khác trong tương lai.

Trân trọng,

Ký tên

[Tên bộ phận tuyển dụng]”

Mẫu 2

Tiêu đề email: Phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn tới [tên công ty]

“Thân gửi …………….[tên ứng viên]!

Cảm ơn bạn đã quan tâm và gửi đến ban nhân sự của công ty……… hồ sơ của bạn với vị trí việc làm……Quá trình chọn lọc và đánh giá sau ngày phỏng vấn chúng tôi thấy được sự nghiêm túc, cầu tiến và công nhận năng lực của bạn. Nhưng chúng tôi nhận thấy có một số điểm bạn chưa phù hợp với yêu cầu của chúng tôi. Do vậy, chúng tôi đã rất lấy làm tiếc, tuy nhiên chúng tôi sẽ bảo lưu hồ sơ của bạn để có thể liên lạc lại trong thời gian tới với nhu cầu vị trí công việc phù hợp hơn.

Chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp với những kỹ năng của mình.

Trân trọng,

Ký tên

[Tên bộ phận tuyển dụng]”

Tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn với phần mềm AMIS Tuyển Dụng

Rất nhiều HR vì quá bận rộn hoặc số lượng ứng viên quá nhiều nên không thể kiểm soát được thông tin, quên gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn. Điều này không những thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của công ty mà còn khiến ứng viên có những trải nghiệm không tốt, hình ảnh thương hiệu tuyển dụng bị ảnh hưởng.

Giải pháp AMIS Tuyển dụng được đánh giá là một trong những công cụ tuyệt vời giúp doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả hơn, thu hút được nhiều nhân tài. Với phần mềm, HR có thể tự động gửi email cảm ơn sau phỏng vấn, email thông báo trúng tuyển, thể hiện được sự chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức.

Bên cạnh đó, phần mềm còn rất nhiều tính năng hiện đại khác như:

• Làm thương hiệu tuyển dụng với website miễn phí, tùy chỉnh giao diện dễ dàng.
• Đăng tin tuyển dụng nhanh chóng lên các kênh social, website tuyển dụng, thu hút được nhiều ứng viên.
• Hỗ trợ phỏng vấn online chuyên nghiệp, hiệu quả.
• Đánh giá được tình trạng thị trường lao động, lên kế hoạch tuyển dụng hiệu quả.

Chưa hết, phần mềm còn dễ dàng kết nối với các tính năng như AMIS Chấm Công, AMIS Thông tin nhân sự, AMIS Tiền lương,… Tất cả đều nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể MISA AMIS HRM được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay.

Đừng bỏ lỡ: AMIS HRM – PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NHÂN SỰ ĐƯỢC HẦU HẾT DOANH NGHIỆP TIN DÙNG

Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm và nhận trải nghiệm dùng thử miễn phí, anh/chị có thể để lại thông tin liên hệ tại đây.

Lời kết

Trên đây là 4 mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn cho nhà tuyển dụng tham khảo. MISA AMIS hi vọng những thông tin được chia sẻ trong bài viết, sẽ giúp ích được cho bạn. Cám ơn bạn đã quan tâm, xin chúc bạn thành đạt và hành phục.