Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của các vị trí kế toán công ty du lịch

Tiếp nối chùm bài viết về chủ đề “Kế toán tại công ty du lịch, lữ hành”, để giúp các bạn kế toán hiểu rõ hơn về bộ máy kế toán trong công ty du lịch, lữ hành, MISA AMIS xin chia sẻ đến các bạn những thông tin về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, cũng như mô tả chức năng nhiệm vụ của từng vị trí kế toán tại công ty du lịch, lữ hành. 

1. Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán của một doanh nghiệp nói chung có thể chia thành 03 mô hình là: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán và mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp.

1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, toàn đơn vị kế toán chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm ở đơn vị chính còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.

Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn bộ đơn vị. Còn ở các đơn vị phụ thuộc chỉ được bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm (hạch toán báo sổ).

Chi tiết về mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, mời bạn tìm hiểu tại bài viết: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp

1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán:

Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị phụ thuộc đã được phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ đều có tổ chức kế toán riêng.

Trong trường hợp này, công việc kế toán ở toàn đơn vị được phân công, phân cấp như sau:

– Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị chính; công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị;

+ Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc;

+ Thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán, thống kế của các đơn vị trực thuộc, gửi lên và lập báo cáo kế toán thống kê tổng hợp cho toàn đơn vị.

– Các đơn vị kế toán phụ thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ sách kế toán đến lập được các báo cáo kế toán, thống kê định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm.

Chi tiết về mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, mời bạn tìm hiểu tại bài viết: Tổng quan về mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu hỗn hợp:

Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm, làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế toán đơn vị, ở các đơn vị phụ thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì cho tổ chức kế toán riêng. Còn ở các đơn vị phụ thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trình độ quản lý, chưa được phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao thì không cho tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm (trong trường hợp đơn vị phụ thuộc nhỏ được ghép với đơn vị phụ thuộc khác có tổ chức kế toán riêng thì chuyển chứng từ về đơn vị kế toán phụ thuộc đó).

>>> Đọc thêm: Tổng quan về dịch vụ lữ hành tại công ty du lịch Việt Nam

Trong trường hợp này công việc kế toán ở toàn đơn vị tổng thể được phân công phân cấp như sau:

– Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng;

+ Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc;

+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng gửi đến và lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn đơn vị tổng thể;

+ Thực hiện công tác tài chính, thống kê, tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán đơn vị.

– Các đơn vị kế toán phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, công tác tài chính, thống kê trong phạm vi đơn vị mình và định kỳ lập các báo cáo kế toán, thống kê gửi về phòng kế toán trung tâm.

Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng thực hiện các phần hành công việc hạch toán được phòng kế toán trung tâm giao dịch và định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.

Chi tiết về mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu hỗn hợp, mời bạn tìm hiểu tại bài viết: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: Lựa chọn đáng lưu tâm dành cho doanh nghiệp lớn

Mỗi mô hình tổ chức bộ máy kế toán có những ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng khác nhau. Các công ty du lịch, lữ hành sẽ căn cứ vào cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh để lựa chọn cho mình một mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. 

Cụ thể:

• Đối với các công ty du lịch lữ hành có quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng địa bàn hay có các tour nội tỉnh, dịch vụ cung cấp chủ yếu ăn uống, trải nghiệm và nghỉ ngơi tại cơ sở thì việc lựa chọn mô hình kế toán tập trung là tối ưu vì đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán, dễ phân công công tác, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên kế toán, nâng cao hiệu suất công tác kế toán. 
• Đối với những công ty du lịch lữ hành có quy mô lớn, địa bàn hoạt động hầu hết phân tán cung cấp các tour du lịch lữ hành kéo dài nhiều ngày, ở nhiều tỉnh, ở nước ngoài… Có nhiều tour doanh nghiệp không có khả năng cung cấp đầy đủ dịch vụ họ sẽ ký hợp đồng hợp tác kinh doanh để kết hợp với các công ty khác để chia đoạn, phân nhỏ hành trình của du khách nhưng vẫn tuân thủ và đảm bảo theo hợp đồng du lịch lữ hành ban đầu với khách hàng. Các công ty du lịch lữ hành quy mô lớn thường duy trì các chi nhánh đặt tại nhiều địa bàn khác nhau để quảng bá và hỗ trợ cho hoạt động du lịch lữ hành, và các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm. Mô hình tổ chức kế toán phân tán sẽ là lựa chọn phù hợp nhất trong trường hợp này. 
• Đối với những công ty du lịch lữ hành cung cấp các tour du lịch lữ hành kéo dài nhiều ngày, ở nhiều tỉnh, ở nước ngoài…, có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng với nhiều các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm và các đơn vị phụ thuộc không đồng nhất về cơ sở vật chất và nhân sự kế toán (có đơn vị có đủ điện kiện cơ sở vật chất và nhân sự nhưng có đơn vị lại không có đủ điện kiện cơ sở vật chất và nhân sự về kế toán hoạt động, theo dõi riêng) thì mô hình tổ chức kế toán hỗn hợp sẽ là lựa chọn tối ưu nhằm kết hợp được hết các ưu điểm hai mô hình và đảm bảo được sự thuận lợi trong quản lý cũng như nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

2. Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí kế toán trong mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty du lịch, lữ hành.

Chi tiết về một số chức năng nhiệm vụ của các vị trí kế toán trong doanh nghiệp nói chung và đặc thù tại đơn vị du lịch lữ hành nói riêng như sau:

MISA AMIS hy vọng bài viết này có thể giúp các bạn kế toán quan tâm tới doanh nghiệp hoạt động trong ngành du lịch, lữ hành có thể hình dung cơ bản bộ máy kế toán và những đầu mục công việc đặc thù của từng vị trí kế toán trong công ty du lịch, lữ hành. 

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp du lịch gặp phải một số vấn đề trong hoạt động kế toán, có thể kể đến như: 

• Khó nắm bắt, phân tích kịp thời doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng loại tour, hợp đồng, đội kinh doanh, kênh bán hàng
• Khó khăn trong việc quản lý công nợ (tiền đặt cọc, tiền còn thiếu) của khách hàng nên dễ xảy ra nhầm lẫn khi thanh lý hợp đồng dẫn đến thất thoát doanh thu
• Khó khăn trong việc kiểm soát các khoản mục chi phí (Chi phí thuê khách sạn, nhà hàng, hướng dẫn viên,…) để cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết
• Khó khăn trong việc quản lý tiền đặt cọc của KH, ứng tiền cho NCC và chi phí phát sinh khi đổi, hủy tour dẫn tới mất nhiều thời gian, công sức, dễ nhầm lẫn Khó khăn trong việc áp dụng chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau cho các nhóm đại lý, cộng tác viên khác nhau có thể gây nhầm lẫn, mất thời gian
• …

Nhận thấy những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp du lịch, MISA phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với đầy đủ các tính năng, tiện ích đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ: Quản lý các gói tour du lịch, quản lý báo giá, quản lý đặt, đổi hay hủy tour, quản lý tiền cọc và tiến độ thanh toán,… Sử dụng MISA AMIS Kế toán, các doanh nghiệp du lịch có thể:

• Nắm bắt doanh thu, chi phí: Cho phép theo dõi, báo cáo doanh thu theo từng loại tour, hợp đồng, đội KD, để có thông tin, kịp thời điều chỉnh và có quyết định đầu tư, kinh doanh
• Quản lý công nợ: Phần mềm cho phép kế toán lập phiếu thu tiền đặt cọc và thống kê chi tiết theo khách hàng, hợp đồng, thuận tiện đối chiếu và thu tiền
• Kiểm soát các khoản mục chi phí: Phần mềm cho phép theo dõi, cung cấp báo cáo chi phí chi tiết theo từng khoản mục chi phí để dễ dàng phân tích và kiểm soát
• Quản lý tiền đặt cọc: Phần mềm cho phép thống kê và cung cấp báo cáo công nợ phải thu/phải trả/đã trả theo từng hợp đồng giúp kế toán tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác
• Chính sách giá/chiết khấu: Phần mềm tự động áp chính sách giá, chiết khấu đã thiết lập khi xuất hóa đơn bán hàng giúp tiết kiệm thời gian
• Quản lý tồn kho: Phần mềm cho phép tạo kho để quản lý riêng công cụ, hàng quà tặng, giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác
• …

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

        Người tổng hợp: Người yêu kế toán