Kiểm toán tài sản cố định – Kinh nghiệm và quy trình chi tiết

Tài sản cố định thường là khoản mục có giá trị lớn của doanh nghiệp. Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp cũng như những trường hợp cụ thể, mức độ rủi ro sẽ có nhiều khác biệt. Đặc biệt, nếu xuất hiện thêm các khoản mục liên quan đến xây dựng cơ bản dở dang hoặc vốn hoá chi phí thì vấn đề kiểm toán tài sản cố định sẽ trở nên phức tạp hơn.

Mục lục Hiện

1. Mục tiêu của kiểm toán tài sản cố định

Tài sản cố định là một trong những khoản mục lớn và có ảnh hưởng trọng yếu trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. Việc kiểm toán khoản mục này nhằm đảm bảo rằng số liệu kế toán phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài sản cũng như hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Các mục tiêu chính của kiểm toán tài sản cố định gồm:

Xác minh sự tồn tại và quyền sở hữu: Đảm bảo rằng các tài sản được ghi nhận trong sổ sách thực sự tồn tại tại thời điểm lập báo cáo tài chính, và doanh nghiệp có quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát hợp pháp đối với các tài sản đó.
Đánh giá tính hợp lý trong ghi nhận và phân loại: Kiểm tra xem các tài sản đã được phân loại đúng (tài sản cố định hữu hình, vô hình, thuê tài chính…), được ghi nhận đúng thời điểm, đúng nguyên giá theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 03, 04, 06 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của khấu hao: Đánh giá phương pháp khấu hao, thời gian sử dụng hữu ích, mức khấu hao TSCĐ hàng năm và xác minh sự nhất quán của chính sách kế toán áp dụng giữa các kỳ.
Phát hiện sai sót và gian lận tiềm ẩn: Nhằm xác định các rủi ro sai sót trọng yếu do cố ý hoặc vô ý, ví dụ như việc ghi nhận tài sản không có thật, gian lận trong giá trị đầu tư xây dựng cơ bản, hoặc bỏ sót khấu hao.
Hỗ trợ ra quyết định và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản: Giúp ban lãnh đạo, nhà đầu tư và các bên liên quan có cái nhìn rõ ràng hơn về mức độ hiệu quả trong quản lý tài sản, khả năng hoàn vốn đầu tư cũng như nhu cầu đầu tư mới.

2. Những giấy tờ cần thiết cần chuẩn bị

Thông thường, kiểm toán viên sẽ yêu cầu cung cấp một số giấy tờ như sau:

Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan tài sản cố định; Báo cáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh;
Danh sách chi tiết tài sản cố định tăng, thanh lý, chuyển nhượng, giảm khác trong kỳ theo từng loại;
Bảng khấu hao tài sản cố định trong kỳ;
Chứng từ liên quan đến tài sản cố định trong kỳ.

Tuy nhiên, các chứng từ liên quan đến các loại tài sản cố định trong doanh nghiệp đều có thể được kiểm toán viên yêu cầu doanh nghiệp giao nộp để kiểm tra trong quá trình kiểm toán tài sản cố định. Các chứng từ này vốn được kế toán lưu trữ cẩn thận nên các doanh nghiệp có thể dễ dàng trình nộp, Cụ thể:

2.1 Hồ sơ tài sản cố định của doanh nghiệp

Hồ sơ tài sản cố định gồm những chứng từ như sau:

Hóa đơn, chứng từ hình thành
Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao TSCĐ
Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng, quản lý
Thẻ tài sản cố định
Dán nhãn thông tin và số thẻ tài sản

Đọc thêm: CÁch hạch toán tài sản cố định chi tiết

2.2 Chứng từ liên quan đến tài sản cố định nhận góp vốn

Biên bản họp hội đồng quản trị/HĐTV công nhận giá trị góp vốn bằng tài sản, biên bản bàn giao tài sản góp vốn, biên bản góp vốn.
Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập.
Giấy tờ hồ sơ sang tên đổi chủ, lệ phí trước bạ (TSCĐ góp vốn được miễn các loại thuế, kể cả lệ phí trước bạ)
Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn. (nếu có).

2.3 Hồ sơ tài sản cố định mua mới

Hợp đồng mua tài sản/hợp đồng nhập khẩu
Hoá đơn giá trị gia tăng/hoá đơn thông thường mua tài sản
Hoá đơn nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện đi kèm
Chứng từ chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển lắp đặt nếu có
Biên bản giao nhận tài sản của người bán cho công ty
Chứng từ/biên lai nộp thuế (Lệ phí trước bạ, thuế trực thu)

Tìm hiểu thêm: Tài sản cố định vô hình là gì? Phân loại và các quy định chi tiết

2.4 Hồ sơ tài sản cố định xây dựng lắp hoàn thành, sửa chữa lớn

Bản vẽ kỹ thuật
Dự toán chi phí và tiêu hao
Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài)
Hồ sơ quyết toán, bản vẽ hoàn công khi nghiệm thu – bàn giao.
Tập hợp chi phí do công ty trực tiếp thực hiện về: vật tư, nhân công theo nguyên tắc thực tế phát sinh có hoá đơn tài chính hoặc chứng từ hợp lý –hợp lệ
Biên bản nghiệm thu từng phần/toàn phần
Biên bản bàn giao tài sản cố định xây lắp, sửa chữa hoàn thành
Hoá đơn tài chính cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành
Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi vay (nếu có)

2.5 Hồ sơ tài sản cố định thuê tài chính

Hợp đồng thuê tài chính
Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ
Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng

>>> Đọc thêm: Hướng dẫn hạch toán thuê tài chính đầy đủ nhất

2.6 Hồ sơ tài sản cố định thuê hoạt động

Hợp đồng thuê
Hoá đơn tài chính
Chứng từ thanh toán
Biên bản giao nhận

2.7 Hồ sơ thanh lý tài sản cố định

Biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý thanh lý tài sản
Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản cố định
Hợp đồng thanh lý nhượng bán tài sản cố định
Hoá đơn giá trị gia tăng ghi theo giá bán đàm phán được
Chứng từ thanh toán theo hoá đơn
Biên bản bàn giao tài sản cho người mua.

>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định theo từng trường hợp

3. Quy trình kiểm toán tài sản cố định

Quy trình kiểm toán tài sản cố định cần được thực hiện một cách hệ thống, tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS) và thông lệ quốc tế. Một quy trình kiểm toán hiệu quả thường bao gồm 3 giai đoạn chính:

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán

Thu thập thông tin về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ liên quan đến quản lý tài sản cố định.
Xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu trong ghi nhận tài sản, khấu hao, thanh lý…
Thiết kế chương trình kiểm toán: lựa chọn mẫu kiểm tra, xác định thủ tục phù hợp cho từng loại tài sản.

Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán

Kiểm tra chứng từ và hồ sơ liên quan:
- Hóa đơn mua sắm, hợp đồng xây dựng, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu.
- Hồ sơ pháp lý liên quan đến quyền sở hữu hoặc thuê tài sản (sổ đỏ, hợp đồng thuê tài chính…).
Đối chiếu sổ kế toán:
- Kiểm tra bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ, thẻ TSCĐ.
- So sánh thông tin trong sổ chi tiết tài sản với bảng cân đối kế toán.
Kiểm kê thực tế và xác nhận hiện trạng sử dụng:
- Đối chiếu danh sách tài sản với tình trạng thực tế tại doanh nghiệp.
- Kiểm tra dấu hiệu xuống cấp, hư hỏng, không sử dụng nhưng vẫn ghi nhận…
Đánh giá khấu hao và giá trị còn lại:
- Xem xét phương pháp khấu hao có phù hợp với chuẩn mực kế toán và đặc điểm tài sản hay không.
- Phân tích lý do thay đổi chính sách khấu hao, nếu có.

Giai đoạn 3: Tổng hợp, kết luận và lập báo cáo kiểm toán

Tổng hợp sai sót phát hiện được, phân tích nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Đề xuất điều chỉnh (nếu sai sót trọng yếu), kiến nghị về chính sách kiểm soát nội bộ.
Phát hành báo cáo kiểm toán với kết luận về tính trung thực, hợp lý của khoản mục tài sản cố định.

Các bước chi tiết trong quá trình kiểm toán TSCĐ doanh nghiệp sẽ tuỳ thuộc vào tỷ trọng TSCĐ, mức trọng yếu của việc kiểm toán và các phát sinh trong quá trình thực hiện.

4. Những lưu ý quan trọng cần thiết khác

Ngoài các bước kiểm toán tiêu chuẩn, doanh nghiệp và kiểm toán viên cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề thường phát sinh trong thực tiễn. Đây là những điểm có thể gây ra sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính hoặc ảnh hưởng đến quyết định của cơ quan thuế và nhà đầu tư.

Tài sản không còn sử dụng nhưng vẫn ghi nhận: Nhiều doanh nghiệp vẫn ghi nhận nguyên giá và khấu hao đối với tài sản đã hư hỏng, không sử dụng trong thời gian dài, dẫn đến báo cáo sai lệch về giá trị tài sản thực tế.
Không có đầy đủ hồ sơ hợp pháp: Thiếu hóa đơn, hợp đồng, biên bản bàn giao… khiến tài sản không đủ điều kiện ghi nhận hoặc bị loại khi thanh tra thuế.
Không kiểm kê tài sản định kỳ: Một số doanh nghiệp bỏ qua việc kiểm kê tài sản cố định hàng năm, dễ dẫn đến thất thoát, sai lệch số liệu sổ sách.
Sai sót trong phân loại tài sản: Ghi nhận nhầm chi phí sửa chữa lớn thành tài sản cố định hoặc ngược lại làm ảnh hưởng đến lợi nhuận và khấu hao.
Tài sản thuê tài chính nhưng ghi nhận như thuê hoạt động: Gây sai sót nghiêm trọng về bản chất kinh tế và quyền sở hữu tài sản.
Không đánh giá giá trị còn lại hợp lý: Một số tài sản tuy còn ghi nhận trên sổ sách nhưng giá trị thực tế rất thấp, cần đánh giá lại hoặc ghi giảm.
Thiếu cập nhật thay đổi: Nâng cấp, cải tạo, di dời tài sản nhưng không cập nhật nguyên giá hoặc lại ghi nhận như tài sản mới.

Kết luận

chính xác của báo cáo tài chính. Với đặc thù là khoản mục có giá trị lớn, liên quan đến nhiều phòng ban và hồ sơ pháp lý phức tạp, việc kiểm toán khoản mục này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa kiểm toán viên và bộ phận kế toán doanh nghiệp.

Để đảm bảo hoạt động theo dõi và quản lý diễn ra chính xác nhất mà kế toán doanh nghiệp cũng không gặp nhiều khó khăn trong các nghiệp vụ, hiện nay các doanh nghiệp thường trang bị thêm phần mềm hỗ trợ. Trong đó, phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp quản trị tài chính thế hệ mới với nghiệp vụ TSCĐ có thể tự động phân bổ khấu hao TSCĐ ngay trên phần mềm. Doanh nghiệp dễ dàng tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của nhà nước về quản lý và sử dụng TSCĐ

Phần mềm kế toán online MISA AMIS mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Phần mềm cho phép kế toán doanh nghiệp:

Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử; Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các nghĩa vụ thuế, hoạt động trơn tru, vận hành nhanh chóng
Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
Làm việc mọi lúc mọi nơi qua internet: giúp kế toán viên nói riêng và ban lãnh đạo doanh nghiệp nói chung có thể kịp thời đưa ra quyết định về vấn đề tài chính của doanh nghiệp.
….

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm 15 ngày miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 0 Trung bình: 0]