Vấn đề cần lưu ý về thanh toán khoản vay – Xử lý kế toán, thuế đối với khoản đi vay và chi phí lãi vay

Tối ưu hóa chi phí sử dụng vốn, tối ưu hóa dòng tiền bằng cách sử dụng khoản vay là một trong những biện pháp hiệu quả, phổ biến được dùng bởi đa số doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp có chung những thắc mắc như: Có được thanh toán khoản vay bằng tiền mặt không? Trong từng trường hợp cụ thể, chi phí lãi vay nào là chi phí được trừ khi xác định nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)?

Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS mang tới bạn đọc các quy định pháp luật liên quan và ví dụ minh họa dễ hiểu về toàn bộ các lưu ý liên quan tới thanh toán khoản vay và xử lý kế toán, thuế đối với chi phí lãi vay phát sinh trong các trường hợp cụ thể. 

1. Hình thức thanh toán khoản vay

Hiện nay, ngoài vay của ngân hàng và các tổ chức tín dụng thì doanh nghiệp cũng có các khoản vay từ các doanh nghiệp khác hoặc vay cá nhân. Kế toán cần lưu ý về quy định sử dụng tiền mặt trong quá trình vay và cho vay:

Trường hợp doanh nghiệp vay và cho vay lẫn nhau:

Các doanh nghiệp khi thực hiện vay và cho vay thì không sử dụng tiền mặt, theo các quy định sau:

Điều 6 Nghị định 222/2013/NĐ-CP ngày 31/12/2013 của Chính phủ quy định như sau:

“Các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng không sử dụng tiền mặt khi vay và cho vay lẫn nhau.”

Điều 4 thông tư 09/2015/TT-BTC ngày 29/01/2005 của Bộ Tài chính quy định như sau:

“Các doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng (là các doanh nghiệp không thành lập, tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật các tổ chức tín dụng) khi thực hiện các giao dịch vay, cho vay và trả nợ vay lẫn nhau sử dụng các hình thức thanh toán được quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư này.”

Khoản 2 điều 3 thông tư 09/2015/TT-BTC ngày 29/01/2005 của Bộ Tài chính quy định như sau:

Khi thực hiện giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp khác, các doanh nghiệp sử dụng các hình thức sau:

a) Thanh toán bằng Séc;

b) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi – chuyển tiền;

c) Các hình thức thanh toán không sử dụng tiền mặt phù hợp khác theo quy định hiện hành.

Trường hợp doanh nghiệp vay cá nhân:

– Trường hợp, doanh nghiệp vay vốn cá nhân không có quy định bắt buộc thực hiện chuyển khoản tiền cho vay và trả nợ. Do đó, cá nhân có thể cho doanh nghiệp vay bằng tiền mặt và doanh nghiệp khi trả nợ cho cá nhân có thể dùng tiền mặt để trả nợ.

– Khi vay tiền của cá nhân, doanh nghiệp cần lập và lưu giữ các hồ sơ liên quan đến việc vay và trả nợ như sau:

+ Hợp đồng vay tiền;

+ Chứng minh thư/Căn cước công dân của cá nhân;

+ Chứng từ thanh toán: 

• Phiếu thu (đối với tiền mặt)
• Giấy báo có của ngân hàng (chuyển khoản)
• Phiếu chi trả gốc vay, lãi vay

Ngoài ra, kế toán cần lưu ý thêm các điều khoản có liên quan theo quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Quản lý thuế quy định đến các vấn đề về thủ tục, quy trình, lãi suất của giao dịch doanh nghiệp vay vốn từ cá nhân. 

>> Có thể bạn quan tâm: Vay vốn ngân hàng – Bí quyết vay vốn thành công cho doanh nghiệp

2. Lưu ý về hạch toán khoản lãi vay

Đối với doanh nghiệp, các khoản vay thường được phân loại theo 2 nhóm mục đích sử dụng khác nhau là sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng để đầu tư. 

Căn cứ vào mục đích sử dụng vốn, kế toán lưu ý để hạch toán các các khoản lãi vay cho đúng với mục đích vốn vay như sau:

– Vay để bổ sung vốn thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: lãi vay được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán

– Vay để bổ sung vốn đầu tư xây dựng cơ bản trong giai đoạn đầu tư để hình thành tài sản cố định: lãi vay tính vào chi phí đầu tư. Tuy nhiên, việc chi phí lãi vay có được vốn hóa vào giá trị của tài sản hình thành từ đầu tư xây dựng cơ bản hay không, kế toán cần tuân thủ theo quy định của Chuẩn mực kế toán VAS 16 về Chi phí đi vay. 

3. Lưu ý về lãi vay được xác định là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định chi tiết về các khoản chi được trừ liên quan tới lãi vay khi xác định thu nhập chịu thuế. Chi tiết được tổng hợp như bảng sau:

Ví dụ 1:

Tại công ty B trong năm tài chính 2021 có phát sinh các khoản vay, lãi vay. 

Mức lãi suất cơ bản bằng đồng Việt Nam năm 2021 do Ngân hàng Nhà nước công bố là 9,0%/năm. Kế toán công ty đã tính toán và ghi nhận số chi phí lãi vay được trừ khi xác định thuế TNDN như sau: 

Đơn vị tính: triệu đồng

Giải thích: 

• 150% mức lãi suất cơ bản là: 9%/năm x 150% = 13,5%/năm
• Các khoản vay số thứ tự từ 1 đến 4 trong bảng trên đều có mức lãi suất nhỏ hơn 13,5%/năm nên chi phí lãi vay được tính toàn bộ là chi phí được trừ
• Khoản vay cá nhân E (không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế) có lãi suất 15%/năm; vượt 150% mức lãi suất cơ bản là 1,5%/năm. Vì vậy chi phí lãi vay tương ứng với phần lãi suất vượt 1,5% so với định mức là khoản chi phí không được trừ:

Ví dụ 2:

Công ty C đăng ký thành lập ngày 20/01/2021, mức vốn điều lệ đăng ký là 20.000 triệu đồng, tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp là 90 ngày kể từ khi đăng ký kinh doanh. 

Tính đến hết ngày 30/06/2021 (sau hơn 5 tháng) công ty đã góp được số vốn điều lệ là 18.000 triệu đồng; phần vốn điều lệ đã đăng ký còn thiếu là 2.000 triệu đồng

Ngày 10/2/2021, công ty vay ngân hàng A số tiền 5.000 triệu đồng; tại ngày 15/6/2021, công ty đã trả hết toàn bộ tiền vay và phát sinh số lãi vay là 100 triệu đồng.

Số lãi vay phát sinh tương ứng với số vốn điều lệ đã đăng ký còn góp thiếu là:

Kế toán công ty C xác định chi phí lãi vay không được trừ tương ứng với số vốn điều lệ đã đăng ký còn góp thiếu là 40 triệu đồng.

>>> Tìm hiểu ngay: Tổng hợp các chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN mới nhất

4. Lưu ý về lãi vay đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết

Các bên có quan hệ liên kết được quy định tại điều 5 Nghị định số 132/2020/NĐ-CP ngày 05/11/2020 của Chính phủ 

“Điều 5. Các bên có quan hệ liên kết

Các bên có quan hệ liên kết (sau đây viết tắt là “bên liên kết”) là các bên có mối quan hệ thuộc một trong các trường hợp:

a) Một bên tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc điều hành, kiểm soát, góp vốn hoặc đầu tư vào bên kia;

b) Các bên trực tiếp hay gián tiếp cùng chịu sự điều hành, kiểm soát, góp vốn hoặc đầu tư của một bên khác.”

Chi tiết quy định tại điều này gồm 11 mối quan hệ, các quan hệ liên kết chủ yếu là các mối quan hệ về sở hữu vốn. Trong các mối quan hệ này, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý việc bên cho vay là bên có quan hệ liên kết với bên đi vay khi:

“d) Một doanh nghiệp bảo lãnh hoặc cho một doanh nghiệp khác vay vốn dưới bất kỳ hình thức nào (bao gồm cả các khoản vay từ bên thứ ba được đảm bảo từ nguồn tài chính của bên liên kết và các giao dịch tài chính có bản chất tương tự) với điều kiện khoản vốn vay ít nhất bằng 25% vốn góp của chủ sở hữu của doanh nghiệp đi vay và chiếm trên 50% tổng giá trị các khoản nợ trung và dài hạn của doanh nghiệp đi vay;” 

(điểm d, điều 5 Nghị định số 132/2020/NĐ-CP)

Khi xác định doanh nghiệp có có giao dịch liên kết, doanh nghiệp xác định chi phí lãi vay được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định tại Nghị định số 132/2020/NĐ-CP:

“Điều 16. Xác định chi phí để tính thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết

Tổng chi phí lãi vay được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết:

a) Tổng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ của người nộp thuế được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp không vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trong kỳ cộng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ cộng chi phí khấu hao phát sinh trong kỳ của người nộp thuế;

b) Phần chi phí lãi vay không được trừ theo quy định tại điểm a khoản này được chuyển sang kỳ tính thuế tiếp theo khi xác định tổng chi phí lãi vay được trừ trong trường hợp tổng chi phí lãi vay phát sinh được trừ của kỳ tính thuế tiếp theo thấp hơn mức quy định tại điểm a khoản này. Thời gian chuyển chi phí lãi vay tính liên tục không quá 05 năm kể từ năm tiếp sau năm phát sinh chi phí lãi vay không được trừ;”

>>> Đọc thêm: Giao dịch liên kết là gì? Chi phí lãi vay được trừ khi có giao dịch liên kết

Ví dụ 3:

Công ty D có giao dịch liên kết với công ty X, công ty Y.

Năm 2021 công ty D có số liệu như sau:

• Tổng chi phí khấu hao trong năm: 25.000 triệu
• Tổng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong năm 2021: 20.000 triệu
• Tổng lợi nhuận thuần: 15.000 triệu

Theo hướng dẫn tại điểm a, khoản 3 điều 16 Nghị định số 132/2020/NĐ-CP thì tổng số lãi vay được trừ trong năm là:

(15.000 + 20.000 + 25.000) x 30% = 18.000 triệu

Như vậy, trong kỳ kế toán năm 2021, công ty D được tính số lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN là 18.000 triệu; số lãi vay chưa được trừ (2.000 triệu) được chuyển sang kỳ tính thuế từ năm 2022 đến 2026. 

5. Lưu ý về thuế TNCN đối với vay từ cá nhân

Doanh nghiệp vay tiền của cá nhân, khi chi trả tiền lãi cho cá nhân cho vay cần thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trước khi chi trả theo các quy định về thuế TNCN. Cụ thể, các khoản thu nhập chịu thuế quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ Tài chính:

“Điều 2. Các khoản thu nhập chịu thuế

Thu nhập từ đầu tư vốn

Thu nhập từ đầu tư vốn là khoản thu nhập cá nhân nhận được dưới các hình thức:

a) Tiền lãi nhận được từ việc cho các tổ chức, doanh nghiệp, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh, nhóm cá nhân kinh doanh vay theo hợp đồng vay hoặc thỏa thuận vay, trừ lãi tiền gửi nhận được từ các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo hướng dẫn tại tiết g.1, điểm g, khoản 1, điều 3 Thông tư này.”

– Căn cứ tính thuế TNCN đối với thu nhập từ lãi cho vay của cá nhân được quy định tại điều 10 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

“Căn cứ tính thuế đối với thu nhập từ đầu tư vốn là thu nhập tính thuế và thuế suất.

Thu nhập tính thuế

Thu nhập tính thuế từ đầu tư vốn là thu nhập chịu thuế mà cá nhân nhận được theo hướng dẫn tại khoản 3, điều 2 Thông tư này.

Thuế suất đối với thu nhập từ đầu tư vốn áp dụng theo Biểu thuế toàn phần với thuế suất là 5%.

Thời điểm xác định thu nhập tính thuế

Thời điểm xác định thu nhập tính thuế đối với thu nhập từ đầu tư vốn là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế.”

Như vậy số thuế TNCN doanh nghiệp phải khấu trừ trước khi chi trả tiền lãi vay cho cá nhân cho vay là 5% trên tổng số lãi vay phải trả:

Ví dụ 4: 

Ngày 01/04/2021 công ty E có vay tiền của cá nhân Z; số tiền vay là 20.000 triệu đồng; lãi suất vay 1%/tháng; thời hạn vay 24 tháng; lãi vay trả định kỳ 6 tháng/lần.

Năm 2021 số lãi vay phát sinh là: 20.000 triệu x 1% x 9 tháng = 1.800 triệu

Ngày 20/10/2021 công ty E trả lãi vay 6 tháng (từ tháng 4/2021 đến hết tháng 9/2021), số tiền lãi trả là 1.200 triệu đồng.

Kế toán thực hiện khấu trừ thuế tính bằng 5% số lãi vay thực trả 1.200 triệu:

1.200 triệu x 5% = 60 triệu

Như vậy, các nghiệp vụ phát sinh trong năm 2021 liên quan đến việc vay tiền cá nhân Z như sau:

• Hạch toán chi phí lãi vay: 1.800 triệu (lãi vay này đủ điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN)
• Khấu trừ thuế TNCN khi chi trả lãi vay cho cá nhân Z: 60 triệu đồng
• Số tiền lãi thực chi trả cho cá nhân Z: 1.140 triệu đồng
• Số lãi vay của cá nhân Z chưa trả tính hết năm 2021 cần trích trước: 600 triệu đồng.

Hạch toán kế toán:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính: 1.800 triệu đồng

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 1.140 triệu đồng

Có TK 335 – Chi phí phải trả: 600 triệu đồng

Có TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác: 60 triệu đồng

>>> Có thể bạn quan tâm: Chi phí tài chính là gì? Các trường hợp hạch toán chi phí tài chính cần lưu ý

Vay là nghiệp vụ kinh tế thường thấy trong hoạt động của các hầu hết các doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán trong doanh nghiệp cần nắm chắc các quy định của pháp luật hiện hành để bảo đảm các chi phí lãi vay phát sinh phù hợp, đủ điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, đảm bảo việc vay và xử lý, hạch toán lãi vay đúng quy định về kế toán, quy định về thuế. Ngoài ra, còn phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ cho các nghiệp vụ này.  

Chi phí lãi vay là một trong số ít các loại chi phí mà kế toán doanh nghiệp phải quan tâm. Vậy với khối lượng công việc lớn, phải theo dõi và ghi nhận nhiều loại chi phí khác nhau, chưa kể các khoản chi phí có khi còn lớn và phức tạp thì kế toán làm thế nào để đảm bảo được tính chính xác? Đó là lý do vì sao phần lớn các doanh nghiệp, kế toán doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ như phần mềm kế toán online MISA AMIS. Điểm đặc biệt của phần mềm AMIS kế toán là có khả năng tự động nhập liệu, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Bên cạnh đó, phần mềm còn có tính năng cảnh báo thông minh, giúp phát hiện các sai sót trong quá trình thực hiện. Ngoài ra, phần mềm còn nhiều điểm ưu việt như:

• Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
• Kết nối thông minh:
  • Kết nối ngân hàng điện tử: Kết nối với ngân hàng để chuyển tiền, đối chiếu sổ phụ, nắm bắt số dư theo thời gian thực giúp tiết kiệm thời gian, công sức.
  • Kết nối với cổng mTax: Cho phép kế toán dễ dàng kê khai đầy đủ các loại thuế theo quy định và nộp thuế thuế điện tử ngay trên phần mềm.
  • Kết nối với hơn 100 đối tác: Kết nối với các hệ thống hóa đơn điện tử, chữ ký số, bán hàng, nhân sự, email, sms,… giảm thiểu nhập liệu chồng chéo, sai lệch dữ liệu.

• Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
• Hỗ trợ kiểm soát chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin KH/ NCC dựa trên MST giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Cảnh báo NCC ngưng hoạt động tránh rủi ro về hoá đơn.
• ….

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Lê Kim Tiến