Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tiếng anh là gì chuẩn nhất

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho là những thuật ngữ quen thuộc trong mảng tồn kho của lĩnh vực Tài chính – Kế toán. Đa phần các kế toán doanh nghiệp quen thuộc với nghiệp vụ kho trong công việc hàng ngày của họ. Song nếu được hỏi phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tiếng anh là gì không phải kế toán doanh nghiệp nào cũng nắm được. Vậy phiếu nhập, xuất kho tiếng anh là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Phiếu nhập kho tiếng Anh là gì?

Phiếu nhập kho tiếng anh là “good received note” (GRN). Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán được sử dụng trong khâu nhập hàng phục vụ mục đích quản lý kho. Kế toán doanh nghiệp hoặc thủ kho sẽ ghi chép và theo dõi tình hình tài sản của doanh nghiệp thông qua các phiếu nhập kho.

Hiện nay, nhiều đơn vị doanh nghiệp Việt Nam có nguồn vốn đầu tư từ nước ngoài hoặc có những nghiệp vụ liên quan đến quốc tế nên việc sử dụng các mẫu chứng từ tiếng anh là điều dễ hiểu.

Đọc thêm: Mẫu phiếu nhập kho theo TT 200 và TT 133 chuẩn chỉnh nhất

2. Phiếu xuất kho tiếng Anh là gì?

Phiếu xuất kho tiếng Anh là “goods delivery note”. Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán được sử dụng để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng, làm căn cứ để hạch toán chi phí và kiểm tra sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Tương tự như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tiếng anh cũng đang được sử dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các quy định cần biết

3. Sự khác biệt giữa phiếu nhập kho và xuất kho

Sự khác biệt giữa Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho có thể được phân tích qua các khía cạnh sau:

• Mục đích:
  • Phiếu nhập kho (Goods Receipt Note – GRN): Được lập khi hàng hóa được nhận vào kho, ghi nhận việc bổ sung hàng hóa vào hệ thống kho của doanh nghiệp. Mục đích là kiểm tra, xác nhận và ghi lại các thông tin liên quan đến hàng hóa nhập về.
  • Phiếu xuất kho (Goods Issue Note – GIN): Được lập khi hàng hóa được xuất ra khỏi kho để sử dụng cho sản xuất, phân phối, hoặc bán hàng. Mục đích là theo dõi việc xuất kho để đảm bảo số lượng hàng tồn được cập nhật chính xác.
• Thông tin ghi nhận:
  • Phiếu nhập kho: Ghi nhận các thông tin như loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, nhà cung cấp, ngày nhập, và người kiểm tra hàng hóa.
  • Phiếu xuất kho: Ghi nhận loại hàng hóa, số lượng, lý do xuất kho (mục đích sử dụng), người nhận hàng, và người duyệt xuất kho.
• Chức năng:
  • Phiếu nhập kho: Giúp theo dõi lượng hàng hóa được nhập vào kho, từ đó tăng số lượng hàng tồn kho.
  • Phiếu xuất kho: Theo dõi hàng hóa xuất ra, giúp giảm số lượng hàng tồn trong kho, kiểm soát việc sử dụng hoặc phân phối hàng hóa.
• Thời điểm lập phiếu:
  • Phiếu nhập kho: Được lập khi hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc sản xuất được nhận vào kho.
  • Phiếu xuất kho: Được lập khi hàng hóa được xuất ra cho sản xuất, bán hàng hoặc phân phối.

Tóm lại, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho có chức năng ngược nhau, một bên ghi nhận việc nhập hàng, một bên ghi nhận việc xuất hàng, cả hai đều quan trọng trong việc quản lý hàng tồn và luân chuyển hàng hóa trong kho.

4. Mẫu biểu phiếu xuất kho và nhập kho bằng tiếng Anh

4.1 Mẫu phiếu nhập kho bằng tiếng anh

Full name of the deliverer: ………………………..………………………..

According to:………………………..………………………..

No……….Date……month……..year…….of………………………..

Input in stock: …………………………………….

Location……………………………………………..

Total amount (In words): …………………………………………………………………

The number of original documents attached:……………………………………………

Date…….Month……Year………..

4.2 Mẫu phiếu xuất kho tiếng anh

Receiver’s Full Name:……………………………………………………………………

Reason for Issuing: ………………………………………………………………………

Export in stock: ……………………………………

Location…………………………………………….

Total amount (In words): …………………………………………………………………

The number of original documents attached:……………………………………………

Date…….Month……Year………..

Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp giúp người dùng có thể xem và quản lý hệ thống phiếu nhập, xuất kho, hệ thống báo cáo đầy đủ đa ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn), giúp doanh nghiệp chủ động trong việc theo dõi và quản lý hệ thống kho, giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát.

Dùng thử miễn phí

5. Tầm quan trọng của việc sử dụng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho trong quản lý hàng hóa

Việc sử dụng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho không chỉ đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý hàng hóa, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình vận hành và hạn chế rủi ro liên quan đến hàng tồn kho:

• Kiểm soát lượng hàng tồn kho: Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác lượng hàng hóa ra vào kho, từ đó duy trì sự minh bạch về số lượng hàng tồn. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa không cần thiết, tối ưu hóa việc lưu trữ và chi phí quản lý.
• Đảm bảo tính chính xác trong quản lý: Các phiếu này giúp kiểm tra và xác nhận rằng số liệu thực tế (hàng nhập, hàng xuất) phù hợp với đơn đặt hàng, hóa đơn, hoặc yêu cầu sản xuất. Việc sử dụng phiếu nhập và xuất kho giúp tránh sai sót và nhầm lẫn trong quá trình kiểm kê kho.
• Hỗ trợ báo cáo và đánh giá hoạt động: Phiếu nhập kho và xuất kho cung cấp dữ liệu quan trọng cho việc lập báo cáo kho, đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn. Thông tin từ các phiếu này cũng là cơ sở để xây dựng báo cáo tài chính, dự báo nhu cầu hàng hóa, và hỗ trợ cho các quyết định quản lý chiến lược.
• Hạn chế thất thoát và gian lận: Việc lập và lưu trữ các phiếu nhập, xuất kho giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro thất thoát, lãng phí hoặc gian lận. Các phiếu này đóng vai trò như một chứng từ pháp lý cho mọi giao dịch kho hàng.
• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Với hệ thống phiếu nhập và xuất kho được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể theo dõi chặt chẽ dòng chảy hàng hóa từ nhà cung cấp đến sản xuất, phân phối và khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời việc nhập hàng hoặc xuất hàng nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời tránh lãng phí nguồn lực và chi phí tồn kho.
• Hỗ trợ kiểm toán và minh bạch tài chính: Các phiếu nhập và xuất kho là bằng chứng quan trọng trong quá trình kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài. Chúng giúp minh bạch hóa quá trình quản lý hàng hóa, đảm bảo rằng mọi thay đổi trong kho đều được ghi nhận và theo dõi một cách hợp pháp.

6. Một số thuật ngữ chuyên ngành khác cần biết

• Storage locations: Vị trí lưu kho
• Order: Đơn hàng
• Goods receipt: Nhập kho
• Goods Issue: Xuất kho
• Consolidation or Groupage: Việc gom hàng
• Equipment: Thiết bị
• Contract: Hợp đồng
• Bonded warehouse: Kho ngoại quan
• Cash receipt: Phiếu thu
• Post Goods Receipt: Nhập hàng lên hệ thống
• Certificate of Inspection: Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng hàng hóa
• Certificate of origin: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Customs declaration: Khai báo hải quan
• Delivery Order D/O: Lệnh giao hàng
• Stock take: Kiểm kê
• Expired date: Ngày hết hạn
• Warehouse: Nhà kho
• Warehouse card: Thẻ kho
• Stockkeeper/ storekeeper: Thủ kho
• Maintenance Cost: Chi phí bảo dưỡng
• Warranty Costs: Chi phí bảo hành
• Materials: Nguyên vật liệu
• Detention (DET): Phí lưu kho
• Demurrage (DEM) / Storage Charge: Phí lưu bãi
• Stevedoring: Việc bốc dỡ (hàng)
• Statement: Bảng báo cáo
• Invoice: Hóa đơn
• Quotation: Bảng báo giá
• Purchase order: Đơn đặt hàng nhà cung cấp
• Receipt: Phiếu thu hay giấy biên nhận
• Remittance Advice: Phiếu báo thanh toán
• Inventory report: Báo cáo tồn kho
• Waybill: Vận đơn
• …

7. Phần mềm kế toán nhập liệu và báo cáo đa ngôn ngữ: Tiếng Việt, Tiếng Anh…

Hiện nay, các phần mềm kế toán trên thị trường tiêu biểu có phần mềm kế toán online MISA AMIS đã cho phép kế toán nhập liệu đa ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Hàn, tiếng Trung đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Kế toán các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc những doanh nghiệp cần lập báo cáo tài chính bằng tiếng Anh nếu nắm rõ công nợ tiếng anh là gì, các thuật ngữ chuyên ngành và cách sử dụng phần mềm là có thể lên được báo cáo tài chính bằng tiếng Anh giúp hỗ trợ tối đa cho công việc. Hơn nữa, điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí chuyển đổi ngôn ngữ (dịch thuật) cho báo cáo tài chính. 

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: