5 mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng

Khi nhà tuyển dụng và ứng viên đạt được những thỏa thuận về chế độ đãi ngộ và môi trường làm việc thì phía công ty sẽ gửi thư mời nhận việc đến ứng viên đó. Mẫu thư mời nhận việc tốt sẽ giúp nhà tuyển dụng thể hiện sự chuyên nghiệp từ phía công ty đồng thời nâng cao thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số mẫu thư mời nhận việc mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo.

1. Thư mời nhận việc là gì?

Thư mời nhận việc hay employment offer email (thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn) là văn bản được công ty gửi cho ứng viên trúng tuyển dưới dạng email.

Sau khi trải qua các vòng phỏng vấn, nếu như công ty thấy ứng viên có thể đáp ứng những yêu cầu về công việc và phía ứng viên cũng hài lòng về công ty thì sẽ đồng ý nhận việc. Lúc này, nhà tuyển dụng sẽ gửi thư mời nhận việc đến ứng viên với đầy đủ thông tin về đãi ngộ, ngày nhận việc…

Thực tế không phải toàn bộ ứng viên đều sẽ đồng ý nhận việc khi nhận được thư mời nhân viên. Nếu như họ có những offer khác hấp dẫn hơn thì họ có thể từ chối bạn.

Vậy nên để tạo ấn tượng, thể hiện sự chuyên nghiệp, HR cần đầu tư vào mẫu thư mời nhận việc. Thông tin trong thư phải đầy đủ, câu văn súc tích, đủ ý, thể hiện được những nội dung quan trọng để ứng viên cảm thấy tin tưởng và đồng ý làm việc ở công ty của bạn.

2. 3 nội dung cần có trong Mẫu thư mời nhận việc

2.1 Nội dung chính về công ty

Đầu tiên, thư mời nhận việc phải có đầy đủ thông tin về công ty. Đó có thể là tên công ty, địa điểm công ty, các quy định về ngày phép hoặc quy định chung áp dụng trong toàn công ty. Bên cạnh đó, bạn cũng nên có những thông tin ngắn gọn về môi trường, văn hóa làm việc của doanh nghiệp để ứng viên có cái nhìn toàn cảnh hơn.

2.2 Nội dung về vị trí công việc

Vị trí công việc chính là yếu tố mà bất kỳ ứng viên nào cũng sẽ quan tâm. Trong thư mời làm việc, bạn cần thể hiện được rõ vị trí này sẽ làm việc ở phòng ban nào, người quản lý trực tiếp sẽ là ai? Nếu chi tiết hơn, bạn có thể ghi lại chi tiết mô tả công việc của vị trí đó.

Ngoài ra, bạn cũng không thể không  đề cập đến mức lương (thử việc, chính thức), các loại phụ cấp, các quy định về khen thưởng, xử phạt… ở vị trí này. Sau đó, bạn cũng cần chi tiết về thời gian bắt đầu làm việc, khi nào kết thúc thử việc và sau thử việc có những chính sách nào thay đổi.

2.3 Lời hứa hẹn và kết thư

Ở cuối thư, bạn hãy thể hiện sự mong chờ của phía công ty đối với ứng viên bằng 1 câu đơn giản như “Hy vọng chúng ta sớm có cơ hội được làm việc cùng nhau”. Sau đó kết thư, ký tên và đừng quên để lại thông tin liên hệ để nếu ứng viên có thắc mắc thì sẽ dễ dàng trao đổi hơn.

3. 4 tiêu chí tạo nên mẫu thư mời nhận việc chuẩn

Thư mời nhận việc sử dụng trong quan hệ giữa doanh nghiệp và ứng viên phỏng vấn nên cần thể hiện sự chuyên nghiệp, nâng cao hiệu quả của quy trình tuyển dụng nhân sự. Vậy nên bạn cần chú ý thư cần đảm bảo các yếu tố sau đây.

3.1 Thông tin đầy đủ, chính xác 

Email mời nhận việc cần có đầy đủ các thông tin như: Vị trí công việc, mức lương, các đãi ngộ, thời gian làm việc… Ngoài ra, trong thư bạn cũng nên đề cập đến các điều khoản, chính sách theo quy định của công ty để ứng viên hiểu rõ hơn về quyền lợi của mình. 

Đây có thể chính là cơ sở để ứng viên quyết định có nhận việc hay không. Sự khác nhau về chính sách của mỗi công ty có thể là lý do khiến ứng viên từ chối offer của bạn và nhận offer của một công ty khác.

3.2 Diễn đạt rõ ràng, không dài dòng 

Khi gửi thư mời nhận việc bạn cần đảm bảo ngôn ngữ sử dụng được diễn đạt rõ ràng, không dùng từ dễ gây hiểu nhầm. Việc sử dụng những từ ngữ tối nghĩa đôi khi sẽ mang đến nhiều rủi ro và cần trao đổi lại để cả 2 cùng nắm được thông tin. Điều này gây mất thời gian và để lại những ấn tượng không tốt trong mắt ứng viên.

3.3 Trình bày khoa học và chuyên nghiệp

Thư mời nhận việc cần trình bày chuyên nghiệp để có thể mang lại cho ứng viên những ấn tượng tốt. Bạn có thể cân nhắc việc thiết kế một mẫu thư mời nhận việc và dùng chung cho toàn công ty. Nếu không hãy đảm bảo thư dễ nhìn, dễ đọc, không nên quá màu mè. Lưu ý khi dùng font chữ trong email là bạn hãy dùng font hiện đại, không chân, mỗi đoạn chỉ nên có 3 – 4 dòng là tốt nhất. 

3.4 Sử dụng ngôn từ chuẩn mực 

Văn phong, ngôn từ khi sử dụng trong thư mời nhận việc cần đảm bảo phù hợp với mọi đối tượng, thể hiện sự chuyên nghiệp, có chút thân thiện và cởi mở. Ngoài ra, bạn cũng hạn chế dùng ngôn ngữ nói trong email.

>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả

4. 5 mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp HR có thể tham khảo

Nhà quản trị nhân sự có thể tham khảo và tải một số mẫu thư mời nhận việc sau đây để chỉnh sửa phù hợp với doanh nghiệp mình:

• Mẫu thư mời nhận việc số 1

• Mẫu thư mời nhận việc số 2

• Mẫu thư mời nhận việc số 3

• Mẫu thư mời nhận việc số 4

• Mẫu thư mời nhận việc số 5

5. Gửi thư mời nhận việc và tinh gọn quy trình tuyển dụng dễ dàng với AMIS Tuyển dụng 

Việc gửi thư mời nhận việc thủ công qua từng email ứng viên đang gây lãng phí về thời gian cho nhà Tuyển dụng. Đặc biệt với những doanh nghiệp có quy mô lớn và tần suất biến động nhân sự cao, nếu không quản lý ứng viên một cách khoa học sẽ dễ những hậu quả như: Gửi sót mail cho ứng viên, gửi nhầm mail cho ứng viên, trả lời ứng viên chậm,..

Để gia tăng trải nghiệm ứng viên và quản lý chiến dịch Tuyển dụng hiệu quả hơn, việc ứng dụng phần mềm Tuyển dụng trong quy trình tuyển chọn nhân tài của tổ chức là cần thiết.

AMIS Tuyển dụng là giải pháp chuyên sâu về tuyển dụng thuộc bộ phần mềm MISA AMIS HRM.

Phân hệ giúp nhà Tuyển dụng dễ dàng triệt tiêu nhiều thao tác thừa và tối ưu hiệu suất làm việc khi cho phép người dùng tự động hóa nhiều thao tác thủ công khác nhau như:

• Thiết lập sẵn một số mẫu email hay sử dụng để khi cần đến, HR sẽ không mất thời gian soạn lại mà có thể gửi luôn.
• Chức năng sơ tuyển hồ sơ tự động cho phép nhân sự lọc các CV không phù hợp với yêu cầu công việc.
• Chức năng loại một/hàng loạt ứng viên ngay trên hệ thống phần mềm. Người dùng được phép chọn gửi hay không gửi email thông báo tới ứng viên dựa trên mẫu mail có sẵn.

Ngoài ra, AMIS Tuyển dụng là công cụ đắc lực hỗ trợ quản lý HR xây dựng những báo cáo Tuyển dụng tức thời dựa trên dữ liệu thời gian thực:

• Báo cáo Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên theo phòng ban và vị trí
• Thống kê nguồn ứng viên theo từng kênh và từng chiến dịch
• Đo lường hiệu quả sử dụng chi phí tuyển dụng để có những thay đổi kịp thời nhất.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN TỪ CHUYÊN GIA  VÀ TRẢI NGHIỆM AMIS TUYỂN DỤNG MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

6. Kết luận

Trên đây là một số mẫu thư mời nhận việc thể hiện sự chuyên nghiệp của quý công ty và giúp xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt ứng viên. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn mẫu phù hợp nhất với đặc thù doanh nghiệp của mình. Một mẫu thư chỉn chu cũng chính là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả tuyển dụng nên bạn đừng bỏ qua.