Kế toán là bộ phận cốt lõi trong quản trị tài chính của mọi doanh nghiệp, cung cấp thông tin, quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính. Với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào tổ chức thực hiện công tác kế toán nhằm tạo ra hệ thống thông tin kế toán hiệu quả là một xu thế tất yếu. Bài viết chia sẻ cho người đọc những kiến thức quan trọng về hệ thống thông tin kế toán bao gồm: khái niệm, chức năng, thành phần, nguyên tắc tổ chức, vai trò và ảnh hưởng của chuyển đổi số đến hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp.
1. Hệ thống thông tin kế toán là gì?
Hệ thống thông tin kế toán (AIS – Accounting Information System) là hệ thống mà doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính – kế toán. Đây là hệ thống thông tin chuyên biệt trong lĩnh vực kế toán, đóng vai trò trung tâm trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng như: nhân viên kế toán, chuyên gia tư vấn, kế toán trưởng, chuyên gia phân tích kinh doanh, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính, kiểm toán viên, nhà quản lý và cơ quan thuế.
Hệ thống thông tin kế toán hoạt động dựa trên luồng thông tin được tạo ra từ các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phân tích, ghi chép và lưu trữ bởi hệ thống (dưới dạng chứng từ, sổ, thẻ…). Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống sẽ phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo phù hợp từ dữ liệu đã lưu trữ, cung cấp thông tin chính xác cho người cần thông tin.
>>> Đọc thêm: Các bước trong quy trình kế toán tại một doanh nghiệp
2. Chức năng của hệ thống thông tin kế toán?
Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
– Thu thập và lưu trữ tất cả các dữ liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
– Xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan, cụ thể:
+ Cung cấp báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (nhà đầu tư, khách hàng, kiểm toán viên);
+ Cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và tin cậy phục vụ cho việc lập kế hoạch cũng như hoạt động điều hành doanh nghiệp hằng ngày;
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho hoạt động quản lý, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch.
– Hỗ trợ hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp, cụ thể:
+ Bảo vệ tài sản vật chất, tài sản trí tuệ của doanh nghiệp;
+ Kiểm soát việc tuân thủ các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
+ Kiểm soát hoạt động liên quan đến thông tin trong doanh nghiệp đảm bảo chúng luôn được xử lý một cách kịp thời, chính xác.
Phần mềm kế toán là một trong những giải pháp được doanh nghiệp lựa chọn để quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động kế toán, đảm bảo khả năng cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý và đối tượng bên ngoài.
3. Thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Để hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp hoạt động hiệu quả đòi hỏi các thành phần của hệ thống phải được phối hợp thực hiện một cách chặt chẽ. Một hệ thống thông tin kế toán cơ bản bao gồm 4 thành phần chính là: thủ tục & hướng dẫn, hệ thống con người, dữ liệu thông tin và phần mềm kế toán. Cụ thể:
3.1 Thủ tục & hướng dẫn
Thủ tục và hướng dẫn của hệ thống thông tin kế toán là các phương thức mà nó sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu. Hiện nay hầu hết các tiến trình này đều đã được mã hóa và tự động hóa hoàn toàn.
Dữ liệu mà hệ thống thông tin kế toán tiếp nhận thường đến từ 2 nguồn chính:
– Nguồn nội bộ (nhân viên doanh nghiệp)
– Nguồn bên ngoài (khách hàng, đơn đặt hàng…)
Các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và đào tạo. Để đạt hiệu quả cao nhất, các thủ tục và hướng dẫn phải tuân thủ tính nhất quán và minh bạch.
3.2 Dữ liệu thông tin
Để lưu trữ thông tin, hệ thống thông tin kế toán phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu giống như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), ngôn ngữ máy tính thường xuyên được ứng dụng cho cơ sở dữ liệu.
Dữ liệu chứa trong hệ thống là tất cả các thông tin tài chính kế toán phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến hệ thống tài chính của doanh nghiệp đều phải đi vào hệ thống.
Tùy thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp sẽ hình thành loại dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán. Tuy nhiên, có thể bao gồm loại dữ liệu sau:
– Hóa đơn mua hàng, bán hàng
– Bảng chấm công
– Dữ liệu kiểm kê
– Thông tin thuế
– Các báo cáo thanh toán của khách hàng
– Các báo cáo phân tích kinh doanh
– …
Các loại dữ liệu này tồn tại trong hệ thống bằng các đoạn mã hóa. Sau khi truy xuất tại đầu ra, kế toán viên có thể sử dụng để hoàn thiện báo cáo tài chính…
3.3 Phần mềm kế toán
Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là các chương trình máy tính được dùng để lưu trữ, quản lý, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Phần mềm đóng vai trò quan trọng để thực hiện chức năng của toàn bộ hệ thống. Các phần mềm kế toán hiện nay ngày càng được cải tiến để sử dụng dễ dàng và có nhiều tiện ích đa dạng hơn.
Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm kế toán, trong đó có phần mềm nhiều tính năng, tiện ích thông minh, có tích hợp AI như phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, mang đến các doanh nghiệp một giải pháp quản lý tài chính-kế toán toàn diện.
3.4 Hệ thống con người
Con người trong hệ thống thông tin kế toán đơn giản là người dùng hệ thống. Đối tượng dùng thông tin kế toán rất đa dạng như kế toán viên; nhân viên tư vấn; chuyên gia phân tích kinh doanh; nhà quản lý; giám đốc tài chính…
Hệ thống thông tin kế toán giúp các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp hiệu quả với nhau. Với một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt, tất cả nhân viên trong tổ chức đều được ủy quyền để có thể truy cập vào hệ thống và nhận được thông tin cần thiết từ hệ thống. Để làm được điều này đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế hiệu quả, dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu người dùng và hạn chế cải thiện, nâng cấp.
Có thể thấy, thủ tục và hướng dẫn là cái chung nhất để vận hành hệ thống; dữ liệu thông tin bao gồm dữ liệu đầu vào như hóa đơn, chứng từ… (được xem như là nguyên liệu) và dữ liệu đầu ra là các báo cáo (được xem như là sản phẩm); phần mềm kế toán là công nghệ chế biến nguyên liệu thành sản phẩm và hệ thống con người chính là sự vận hành công nghệ dựa trên các thủ tục và hướng dẫn đã quy định.
4. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
4.1 Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã
Hệ thống mã là tập hơn các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mô tả thông tin đối tượng nhằm mục đích thuận tiện cho việc xử lý và lưu trữ. Hệ thống mã đòi hỏi:
- Phù hợp nhu cầu thông tin yêu cầu
- Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển
- Dễ dàng sử dụng
4.2 Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán
- Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy kế toán.
- Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật.
- Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm.
- Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý.
- Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu.
- Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại xảy ra.
- Kiểm soát nhập liệu: kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực, chính xác và đầy đủ…
- Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu.
- Kiểm soát kết quả dữ liệu.
MISA AMIS Kế toán đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc kiểm soát trong hệ thống kế toán. Phần mềm có tính năng phân quyền, cho phép nhà quản trị quản lý quyền truy cập dữ liệu của từng thành viên trong và ngoài bộ phận kế toán. Ngoài ra, phần mềm còn đảm bảo bảo mật dữ liệu, lưu trữ và phục hồi dữ liệu,…
5. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
5.1 Lưu trữ và xử lý dữ liệu
Với khối lượng thông tin khổng lồ đặt ra thách thức lớn trong việc lưu trữ và quản lý thông tin kinh tế tài chính cho các doanh nghiệp. Lúc này vai trò của hệ thống thông tin kế toán sẽ được phát huy tối đa. Hệ thống thông tin kế toán giúp doanh nghiệp lưu trữ, xử lý thông tin từ đó cung cấp được những thông tin hữu ích, đáng tin cậy phục vụ cho việc ra quyết định của doanh nghiệp.
5.2 Cầu nối cho hệ thống tác nghiệp và hệ thống quản trị
Hệ thống thông tin kế toán được xem là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của các tổ chức và doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán giúp đưa ra những báo cáo kế toán một cách nhanh chóng, chính xác, giúp doanh nghiệp có thể giải quyết công việc nhanh chóng, tăng cường tính tương tác trong quá trình làm việc.
5.3 Tiết kiệm thời gian và chi phí
Hệ thống thông tin kế toán đã góp phần to lớn trong việc tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp sử dụng. Nhờ hệ thống thông tin kế toán, nhà quản lý sẽ tránh được những sai sót không đáng có trong lưu trữ thông tin, hạn chế được những tổn thất có thể xảy ra, giúp doanh nghiệp tránh được thiệt hại về mặt tài chính.
6. Ảnh hưởng của chuyển đổi số đến hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán là một trong những lĩnh vực chịu sự tác động lớn từ cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 nói chung và xu hướng chuyển đổi số nói riêng. Do đó, sự thay đổi của hệ thống thông tin kế toán là điều tất yếu xảy ra trong bối cảnh này. Cụ thể:
6.1 Sự thay đổi của quy trình kế toán
Sự đột phá của công nghệ đã ảnh hưởng đáng kể đến quy trình kế toán. Trí tuệ nhân tạo giúp cho việc thu thập, xử lý, tính toán số liệu được thực hiện nhanh chóng, cũng như cho phép truy cập nhanh vào các dữ liệu trong thời gian ngắn với tính bảo mật cao. Công nghệ blockchain được xem là một sổ cái mở và phân quyền.
Công nghệ này có khả năng ghi chép lại và xác minh các giao dịch mà không cần tín nhiệm cho một cơ quan trung gian nào. Công nghệ đám mây là giải pháp mang tính xu hướng và cải tiến. Tất cả đã tạo nên một hệ thống ghi chép, lưu trữ và quản trị tài sản hoàn hảo cho doanh nghiệp.
Ảnh hưởng của chuyển đổi số đến quy trình kế toán có thể thấy như sau:
- Về quy trình xử lý kế toán: Tất cả các giai đoạn từ thu thập, xử lý, phân tích cho đến cung cấp thông tin đều được thực hiện thay thế bằng máy móc, công nghệ.
- Về thu thập dữ liệu: Chứng từ kế toán là phương tiện vô cùng quan trọng trong việc thu thập các dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán. Hiện nay, tất cả các hoạt động liên quan đến chứng từ kế toán từ khâu lập, luân chuyển đến lưu trữ đều được số hóa hoàn toàn và hầu hết chứng từ kế toán đã chuyển từ dạng chứng từ giấy thành chứng từ điện tử. Việc xét duyệt chứng từ cũng được thực hiện thông qua việc nhập các mật mã hay chữ ký điện tử.
- Về xử lý dữ liệu: Công nghệ blockchain làm thay đổi toàn diện về cách thức, phương pháp xử lý dữ liệu kế toán thu thập được. Công nghệ này cho phép sử dụng mật mã và các giao thức tin nhắn phân tán để tạo lập thông tin kế toán chi tiết theo yêu cầu của kế toán. Thay thế hệ thống ghi sổ kép bằng hệ thống ghi sổ đa chiều, các giao dịch được ghi nhận trực tiếp, tạo ra hệ thống bản ghi được xác minh tự động và có thể được xem bởi mọi người dùng trong chuỗi khối đó theo thời gian thực.
- Về lưu trữ dữ liệu: Công nghệ đám mây có thể đơn giản hóa quá trình sao lưu và lưu trữ dữ liệu bằng cách tự động cập nhật các bản sao của dữ liệu trong quá trình hoạt động; tạo ra các bản sao dữ liệu bên ngoài DN nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi các rủi ro như lỗi hệ thống, lỗi phần cứng hay hệ thống bị phá hủy. Với công nghệ blockchain, tất cả các thông tin giao dịch của cả hai bên tham gia giao dịch đều được tự động ghi chép và lưu trữ lại trên một sổ cái công khai theo thời gian thực.
- Về cung cấp thông tin đầu ra: Với sự phát triển của công nghệ, việc cung cấp thông tin kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác góp phần giúp doanh nghiệp.
- Về tính an ninh, bảo mật thông tin: Khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ blockchain, kế toán viên thực hiện giao dịch trên chuỗi thì mọi máy tính trên mạng lưới sẽ xác định và kiểm tra được người dùng có được phân quyền giao dịch hay không, đảm bảo tính vẹn toàn cho dữ liệu, nâng cao tính an toàn và bảo mật của thông tin kế toán.
6.2 Sự thay đổi về nhân sự làm kế toán
Công nghệ mới ảnh hưởng trực tiếp vào hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp đã thiết lập nên một thị trường toàn cầu, đòi hỏi các nhân viên kế toán ngoài năng lực chuyên môn còn cần phải đảm bảo các kỹ năng cần thiết khác. Cụ thể:
- Năng lực chuyên môn: Kế toán doanh nghiệp cần phải có kiến thức về chuẩn mực kế toán quốc tế, chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế…, thường xuyên trau dồi kinh nghiệm và cập nhật những thay đổi.
- Kỹ năng: Kỹ năng kế toán số, quản trị phần mềm kế toán, biết tiếp nhận thông tin, khai thác dữ liệu hiệu quả, biết bảo mật thông tin… nhằm giữ vững đạo đức nghề nghiệp, góp phần phát triển kỹ năng nghiệp vụ, kinh nghiệm cũng như tầm nhìn của các kế toán viên.
- Hiểu biết về công nghệ: Để khai thác được giá trị của công nghệ trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ, truy xuất dữ liệu, tổng hợp hay phân tách dữ liệu… người làm kế toán phải có hiểu biết nhất định về công nghệ đột phá như tự động hóa, trí tuệ nhân tạo, công nghệ blockchain, ngôn ngữ báo cáo kinh doanh…
- Kiến thức: Có kiến thức về kinh tế ứng dụng, tài chính học, có năng lực tư duy phản biện, phát hiện vấn đề nhằm đủ khả năng phân tích các tình huống kinh tế thực tế, phân tích chính sách, phân tích thị trường…. Chẳng hạn, để sử dụng hiệu quả dữ liệu đầu ra từ các công nghệ đột phá, người làm kế toán phải có hiểu biết và khả năng phân tích trong môi trường công nghệ; bao gồm: Hiểu biết về hệ thống thông tin tích hợp (ERP), logic lập trình, khả năng trực quan hóa dữ liệu, lập mô hình phân tích, biết sử dụng các công cụ trích xuất chuyển tải dữ liệu, khả năng khai thác văn bản, biết sử dụng phần mềm kế toán và am hiểu hệ thống pháp luật.
- Các khả năng khác: khả năng ngoại ngữ, giao tiếp, kết nối, hợp tác, đồng cảm, thương lượng, thuyết phục, lãnh đạo… Thực tế, công nghệ được sử dụng để giảm các công việc của kế toán nhưng không thể thay thế được yêu cầu về kỹ năng con người như giao tiếp, hợp tác, giải quyết vấn đề, đồng cảm… để phối kết hợp giữa mọi người trong tương tác với máy móc. Ngoài ra, trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, việc trau dồi, phát triển khả năng ngoại ngữ là một trong những yếu tố quan trọng mà người làm kế toán cần hướng đến. Có vốn ngoại ngữ tốt sẽ giúp nhân viên kế toán hiểu chi tiết hơn về hệ thống pháp luật, các quy tắc, chuẩn mực quốc tế, giúp quá trình làm việc, trao đổi nội dung, làm báo cáo… diễn ra thuận lợi hơn.
MISA AMIS hy vọng qua bài viết, các bạn đã nắm được những kiến thức quan trọng về hệ thống thông tin kế toán, từ đó tự tin hơn trong công việc của mình. Và bắt đầu tối ưu hệ thống thông tin ngay từ bây giờ với Phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp quản trị tài chính kế toán online: Đơn giản, Thông minh, Chính xác, An toàn:
- Phần mềm đáp ứng nhu cầu làm việc tại nhà của kế toán; đồng thời là hệ sinh thái đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính, kế toán cho doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, lĩnh vực:
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
- Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
- Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
- Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
- Kết nối với Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác:
- Cơ quan thuế: Kế toán dễ dàng kê khai đầy đủ các loại thuế theo quy định và nộp thuế thuế điện tử ngay trên phần mềm kế toán.
- Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: Kế thừa thông tin: Báo giá, Đơn hàng, Đề nghị xuất hóa đơn… từ bộ phận bán hàng; Tiền lương, Bảo hiểm, Thuế TNCN… từ bộ phận nhân sự giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu.
- Hơn 100 đối tác: Kết nối với các phần mềm: Hóa đơn điện tử, Chữ ký số điện tử, Bán hàng… giảm thiểu nhập liệu chồng chéo, sai lệch dữ liệu.
Nhanh tay điền form đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS
0904 885 833
https://www.misa.vn/
