Các kỹ năng của nhà quản trị để vận hành doanh nghiệp thành công

Kỹ năng của nhà quản trị đóng vai trò then chốt trong việc dẫn dắt doanh nghiệp đến thành công, giống như một người chơi cờ tinh anh cần sự chính xác trong từng nước đi để chiến thắng. Trong thế giới kinh doanh đầy biến động, một nhà quản trị không chỉ cần hiểu rõ mục tiêu mà còn phải biết cách sắp xếp nguồn lực, xây dựng chiến lược linh hoạt và ra quyết định thông minh. Những kỹ năng này không chỉ là công cụ để vượt qua khó khăn mà còn là chìa khóa để mở ra tiềm năng phát triển không giới hạn của tổ chức.

Vậy kỹ năng cần thiết của nhà quản trị là gì để có thể dẫn dắt doanh nghiệp trong thời kỳ VUCA đầy biến động? Cùng MISA AMIS tìm hiểu nội dung trên qua bài viết dưới đây nhé!

Misa tặng bạn: 10 BIỂU MẪU “BSC & KPI TINH GỌN” CHO NHÀ QUẢN LÝ

1. Hiểu thế nào là nhà quản trị?

Con người tham gia vào hệ thống tổ chức có thể được chia thành 2 loại: Những người thừa hành (thường được hiểu là nhân viên) và các nhà quản trị (thường được hiểu là các cấp lãnh đạo).

Người thừa hành là những người có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện một công việc theo sự phân công và chỉ đạo của người khác: cô y tá chăm sóc bệnh nhân, cô nhân viên bán hàng, anh thợ xây dựng, công nhân, người làm thuê trong dây chuyền sản xuất kinh doanh…

Nhà quản trị là những người có quyền điều khiển, giám sát công việc của người khác (nhân viên dưới quyền) đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm về công việc của người dưới quyền.

Một tổ trưởng điều khiển công việc của 3 nhân viên, một ông tướng chỉ huy hàng vạn binh lính, một ông giám đốc điều khiển công việc của hàng nghìn công nhân… đều là các nhà quản trị.

>>> Xem thêm: Quản trị là gì? Phân biệt Quản trị (Governance) và Quản lý

2. Hoạt động cơ bản của nhà quản trị

Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức. Bạn không chỉ lãnh đạo, tổ chức đội ngũ mà còn phải dẫn dắt mọi người đạt được mục tiêu.

Các hoạt động cơ bản của một nhà quản trị bao gồm:

• Lập kế hoạch: Nhà quản trị phải tham gia vào việc đặt mục tiêu, xác định chiến lược và lập ra kế hoạch chi tiết để đạt được những mục tiêu đó. Đây là quá trình tìm kiếm hướng đi, nghiên cứu những biện pháp khả thi giúp mọi người hoàn thành công việc tốt nhất.
• Tổ chức: Nhà quản trị tổ chức, phân chia công việc cho các thành viên dựa trên vị trí, trách nhiệm hoặc điểm mạnh của nhân sự.
• Điều hành: Nhà quản trị điều hành và quản lý các hoạt động hàng ngày của tổ chức như theo dõi tiến độ, giám sát mức độ tuân thủ quy trình, quản lý tài nguyên và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Kiểm soát: Nhà quản trị thiết lập các tiêu chuẩn, đo lường hiệu suất, đánh giá và thực hiện biện pháp điều chỉnh khi cần thiết.
• Quản lý nhân sự: Nhà quản trị có thể phải phụ trách cả việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, thúc đẩy sự phát triển cho nhân sự và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
• Quản lý tài chính: Nhà quản trị cần quản lý tài chính của tổ chức. Điều này bao gồm quản lý nguồn vốn, lập ngân sách, theo dõi thu chi, phân tích tài chính…

Cần lưu ý, vai trò và hoạt động cụ thể của nhà quản trị không cố định mà phụ thuộc vào loại hình, quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp.

TẶNG BẠN BỘ 20+ TÀI LIỆU: CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN

3. Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị

Hãy tưởng tượng một người chơi cờ vua, ngồi trước bàn cờ với những quân cờ đã sẵn sàng. Để giành chiến thắng, người chơi không chỉ cần hiểu rõ các nước đi của từng quân cờ mà còn phải biết cách lập chiến lược, dự đoán bước đi của đối thủ, và điều chỉnh kịp thời khi tình huống thay đổi. Cũng giống như vậy, một nhà quản trị cần sở hữu nhiều kỹ năng khác nhau để điều hành tổ chức thành công. Từ tư duy chiến lược, giải quyết vấn đề, ra quyết định, đến khả năng lãnh đạo và giao tiếp – mỗi kỹ năng đều quan trọng như những quân cờ trong tay một kỳ thủ, giúp nhà quản trị dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua thách thức và đạt được mục tiêu lớn.

Dựa trên câu chuyện đánh cờ vua, chúng ta có thể triển khai các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị để đạt hiệu quả trong công việc như sau:

3.1. Kỹ năng tư duy chiến lược 

Trong cờ vua, người chơi phải biết nhìn xa và hiểu rõ các nước đi tiếp theo của mình cũng như đối phương. Nhà quản trị cũng cần có khả năng tư duy chiến lược, phân tích các cơ hội và thách thức, đặt ra các mục tiêu dài hạn cho tổ chức và xác định cách thức thực hiện chúng một cách hiệu quả. Kỹ năng này giúp nhà quản trị định hướng doanh nghiệp đi đúng đường và tránh các rủi ro không mong muốn.

3.2. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình chơi cờ vua, người chơi phải giải quyết các vấn đề phát sinh khi đối thủ tạo ra những thách thức. Tương tự, nhà quản trị phải có khả năng nhận diện và giải quyết các vấn đề xảy ra trong doanh nghiệp. Họ cần tìm ra các giải pháp tối ưu để vượt qua khó khăn và duy trì hoạt động trơn tru của tổ chức.

3.3. Kỹ năng ra quyết định

Trong cờ vua, người chơi cần đưa ra các quyết định đúng đắn về việc di chuyển các quân cờ dựa trên chiến lược của mình và hành động của đối phương. Nhà quản trị cũng cần đưa ra các quyết định quan trọng hàng ngày để điều hành doanh nghiệp, từ các quyết định chiến lược đến các quyết định tác nghiệp. Kỹ năng này giúp nhà quản trị đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra nhanh chóng và chính xác.

3.4. Kỹ năng lãnh đạo

Trong cờ vua, người chơi là “người lãnh đạo” toàn bộ các quân cờ của mình. Mỗi quân cờ cần được hướng dẫn và điều khiển để đạt được mục tiêu cuối cùng là chiếu tướng đối phương. Nhà quản trị cũng phải có kỹ năng lãnh đạo, truyền cảm hứng và định hướng cho đội ngũ, giúp họ phối hợp hiệu quả để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

3.5. Kỹ năng quản lý thời gian 

Trong cờ vua, người chơi phải biết quản lý thời gian một cách hiệu quả để không bỏ lỡ cơ hội hay mất thế cờ. Tương tự, nhà quản trị cần biết quản lý thời gian, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc. Điều này giúp tăng năng suất và hiệu quả của tổ chức.

3.6. Kỹ năng thích nghi 

Trong quá trình chơi cờ, người chơi phải liên tục điều chỉnh chiến lược dựa trên các nước đi của đối thủ. Nhà quản trị cũng cần phải linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh chiến lược khi có sự thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc xuất hiện những thách thức mới. Khả năng thích nghi giúp họ duy trì sự ổn định cho tổ chức trong những tình huống không lường trước.

3.7. Kỹ năng giao tiếp 

Trong cờ vua, việc hiểu và phân tích các ý định của đối thủ qua các nước đi là rất quan trọng. Tương tự, nhà quản trị cần có kỹ năng giao tiếp hiệu quả, không chỉ để truyền tải thông điệp đến đội ngũ mà còn để lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên. Giao tiếp tốt giúp duy trì sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức.

3.8. Kỹ năng phân tích 

Khi chơi cờ vua, người chơi cần phân tích tình hình trên bàn cờ và dự đoán các bước đi tiếp theo của đối thủ. Nhà quản trị cũng phải phân tích dữ liệu, tình hình tài chính, và các yếu tố khác để ra quyết định hợp lý cho công ty. Kỹ năng phân tích giúp họ đưa ra các lựa chọn dựa trên thông tin chính xác và có cơ sở.

Các kỹ năng này, khi được áp dụng hiệu quả trong quản trị, sẽ giúp nhà quản trị không chỉ tạo ra chiến lược rõ ràng mà còn biết cách thích ứng và đưa ra các quyết định phù hợp, từ đó thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững.

TẢI NGAY TRỌN BỘ EBOOK: GIẢI PHÁP TỐI ƯU VẬN HÀNH & XÂY DỰNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CHO CEO

4. Phương pháp rèn luyện kỹ năng của nhà quản trị

Để rèn luyện và nâng cao kỹ năng quản trị, một nhà lãnh đạo cần thực hiện các bước quan trọng dưới đây:

4.1. Học hỏi liên tục

Nhà lãnh đạo cần không ngừng cập nhật kiến thức mới về quản trị, kinh doanh, và công nghệ thông qua sách, khóa học, hội thảo, hoặc tham gia vào các chương trình đào tạo chuyên sâu. Học hỏi từ những nghiên cứu thực tiễn và kinh nghiệm của những lãnh đạo thành công cũng giúp mở rộng tầm nhìn.

4.2. Rèn luyện tư duy chiến lược

Để phát triển tư duy chiến lược, nhà lãnh đạo cần liên tục phân tích môi trường kinh doanh, xu hướng thị trường, và dự báo các thách thức tiềm tàng. Thực hành đặt ra các kế hoạch dài hạn, xem xét nhiều kịch bản khác nhau và liên tục đánh giá các chiến lược hiện tại sẽ giúp cải thiện kỹ năng này.

4.3. Thực hành giải quyết vấn đề 

Nhà lãnh đạo có thể nâng cao khả năng giải quyết vấn đề bằng cách đương đầu với các thách thức trong công việc hàng ngày, tham gia vào những dự án khó khăn và phức tạp. Tìm hiểu các phương pháp tư duy sáng tạo và phân tích, chẳng hạn như phương pháp 5 Whys hoặc Ishikawa, để hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ và đưa ra giải pháp hiệu quả.

4.4. Tăng cường kỹ năng ra quyết định 

Quyết định thông minh dựa trên dữ liệu thực tế và phân tích toàn diện là điều rất quan trọng. Nhà lãnh đạo cần học cách ra quyết định nhanh chóng, đồng thời cân nhắc các yếu tố rủi ro. Thực hành việc đưa ra quyết định dưới áp lực thời gian sẽ giúp cải thiện kỹ năng này.

4.5. Phát triển kỹ năng giao tiếp 

Giao tiếp là chìa khóa trong quản lý đội ngũ và kết nối các phòng ban. Nhà lãnh đạo nên tập trung vào việc lắng nghe phản hồi từ nhân viên, đối tác và khách hàng, đồng thời trau dồi khả năng truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và thuyết phục. Tham gia vào các buổi huấn luyện về kỹ năng giao tiếp và diễn thuyết trước đám đông cũng là cách hiệu quả.

4.6. Tăng cường khả năng lãnh đạo 

Để trở thành một người lãnh đạo xuất sắc, nhà quản trị cần xây dựng sự tin tưởng với đội ngũ của mình, tạo cảm hứng cho họ thông qua việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và khích lệ sự phát triển cá nhân. Tham gia các chương trình huấn luyện về lãnh đạo hoặc tìm kiếm một mentor có thể cung cấp lời khuyên và kinh nghiệm quý báu cũng giúp cải thiện khả năng lãnh đạo.

>> Đừng bỏ lỡ bài viết: Tầm hạn quản trị là gì? Cách tính tầm hạn quản trị

4.7. Quản lý thời gian hiệu quả 

Nhà lãnh đạo cần học cách sắp xếp ưu tiên công việc, biết phân bổ thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ quan trọng và tránh lãng phí thời gian vào các công việc không tạo ra giá trị. Sử dụng các công cụ quản lý thời gian và áp dụng phương pháp như Pomodoro hay Eisenhower Matrix có thể hỗ trợ việc nâng cao kỹ năng này.

4.8. Phát triển khả năng thích nghi 

Môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng, vì vậy nhà lãnh đạo phải luôn sẵn sàng thích ứng. Để rèn luyện kỹ năng này, họ cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh các chiến lược khi có biến động trong thị trường hoặc nội bộ công ty. Học cách linh hoạt trong suy nghĩ và hành động giúp nhà quản trị nhanh chóng ứng phó với tình huống mới.

4.9. Xây dựng mạng lưới quan hệ

Một nhà lãnh đạo giỏi cần xây dựng và duy trì mối quan hệ với những người có ảnh hưởng, khách hàng, đối tác và đồng nghiệp trong cùng ngành. Tham gia vào các sự kiện, cộng đồng doanh nghiệp và nhóm lãnh đạo giúp mở rộng mạng lưới quan hệ, từ đó học hỏi thêm những kinh nghiệm quý báu từ người khác.

4.10. Tự phản ánh và nhận phản hồi

Nhà lãnh đạo cần thường xuyên tự đánh giá bản thân, xem xét những gì đã làm tốt và những gì cần cải thiện. Việc nhận phản hồi từ đội ngũ, đối tác, hoặc những người cùng cấp sẽ giúp họ có cái nhìn khách quan và tìm ra các điểm cần phát triển.

5. Case Study: Jeff Bezos – Từ người sáng lập đến nhà quản trị thành công của Amazon

Tổng quan: Jeff Bezos, người sáng lập và cựu CEO của Amazon, là một trong những nhà quản trị thành công nhất trong lịch sử kinh doanh hiện đại. Ông đã dẫn dắt Amazon từ một cửa hàng bán sách trực tuyến nhỏ thành tập đoàn thương mại điện tử và công nghệ hàng đầu thế giới. Những kỹ năng quản trị của Bezos đã đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty và được coi là hình mẫu cho các nhà lãnh đạo khác noi theo.

Các kỹ năng quản trị tiêu biểu của Jeff Bezos có thể kể đến như:

Tư duy chiến lược: Ngay từ khi bắt đầu, Jeff Bezos đã có tầm nhìn xa trông rộng về tương lai của Internet. Ông nhận thấy tiềm năng của thương mại điện tử trong những năm 1990 và quyết định bắt đầu với việc bán sách trực tuyến. Tuy nhiên, chiến lược của Bezos không chỉ dừng lại ở việc bán sách, mà ông đã nhanh chóng mở rộng Amazon thành nền tảng đa dạng sản phẩm, từ đồ điện tử, quần áo, đến dịch vụ đám mây (AWS). Tư duy chiến lược này giúp Amazon không ngừng phát triển và thích ứng với thị trường.

Bài học: Nhà quản trị cần có khả năng tư duy dài hạn, không chỉ tập trung vào lợi nhuận ngắn hạn mà còn nhìn xa hơn để định hình tương lai của doanh nghiệp.

Quyết định dựa trên dữ liệu: Bezos là người tiên phong trong việc sử dụng dữ liệu để ra quyết định. Ông thường nói rằng các quyết định của mình không phải là phỏng đoán mà dựa trên dữ liệu chi tiết. Amazon đã đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống phân tích dữ liệu để theo dõi hành vi khách hàng và cải thiện trải nghiệm người dùng, giúp công ty tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và gia tăng doanh thu.

Bài học: Nhà quản trị thành công nên tận dụng dữ liệu và công nghệ để hỗ trợ các quyết định quan trọng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Tập trung vào khách hàng: Một trong những câu nói nổi tiếng của Jeff Bezos là: “Chúng ta sẽ trở thành công ty lấy khách hàng làm trung tâm nhất trên thế giới.” Bezos luôn đặt lợi ích và trải nghiệm của khách hàng lên hàng đầu. Ông liên tục đưa ra các sáng kiến như Amazon Prime, một dịch vụ giao hàng nhanh, hoặc phát triển hệ thống đánh giá sản phẩm dựa trên phản hồi của người tiêu dùng để cải thiện dịch vụ.

Bài học: Nhà quản trị cần đặt khách hàng làm trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Lắng nghe phản hồi và đáp ứng nhu cầu của khách hàng sẽ giúp xây dựng lòng trung thành và tạo ra sự khác biệt trên thị trường.

>>> Đọc ngay: Vai trò của nhà quản trị trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

Khả năng thích ứng: Jeff Bezos và Amazon luôn biết cách thích nghi với những thay đổi của thị trường. Khi nhận thấy tiềm năng của công nghệ điện toán đám mây, Amazon đã ra mắt dịch vụ Amazon Web Services (AWS), từ đó trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ đám mây hàng đầu thế giới. Bezos không chỉ phát triển lĩnh vực thương mại điện tử mà còn đa dạng hóa sang các lĩnh vực mới, từ trí tuệ nhân tạo đến truyền thông kỹ thuật số.

Bài học: Nhà quản trị thành công cần linh hoạt và sẵn sàng thay đổi chiến lược khi thị trường và công nghệ phát triển. Điều này giúp doanh nghiệp luôn dẫn đầu và không bị lạc hậu trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt.

Lãnh đạo sáng tạo và truyền cảm hứng: Bezos không chỉ là một người quản lý giỏi, mà còn là người lãnh đạo sáng tạo. Ông luôn khuyến khích văn hóa sáng tạo tại Amazon, thúc đẩy các nhân viên thử nghiệm ý tưởng mới mà không sợ thất bại. Từ đó, Amazon đã liên tục đổi mới với các sản phẩm và dịch vụ đột phá, chẳng hạn như Kindle, Alexa, và Amazon Go.

Bài học: Nhà quản trị không chỉ cần quản lý hiệu quả mà còn cần truyền cảm hứng và khuyến khích đội ngũ phát triển những ý tưởng sáng tạo, từ đó tạo ra những giá trị mới cho doanh nghiệp.

Quản lý thời gian và ưu tiên: Bezos hiểu rằng thời gian là nguồn tài nguyên quý giá và luôn tập trung vào những việc quan trọng nhất. Ông thường khuyên các nhà lãnh đạo cấp cao chỉ nên đưa ra vài quyết định quan trọng mỗi ngày, nhưng đó phải là những quyết định có tác động lớn đến doanh nghiệp.

Bài học: Nhà quản trị cần biết cách quản lý thời gian hiệu quả, tập trung vào các quyết định chiến lược và không để bị phân tâm bởi các nhiệm vụ nhỏ nhặt hàng ngày.

Câu chuyện thành công của Jeff Bezos, người sáng lập Amazon, là minh chứng rõ ràng cho việc quản lý và vận hành doanh nghiệp toàn diện chính là yếu tố cốt lõi giúp một doanh nghiệp phát triển vượt bậc. Bezos không chỉ tập trung vào chiến lược dài hạn mà còn tận dụng tối đa công nghệ để quản lý hiệu quả các khía cạnh vận hành, từ tài chính đến trải nghiệm khách hàng. Cũng giống như cách Bezos đã ứng dụng công nghệ để đưa Amazon lên tầm cao mới, bộ giải pháp điều hành MISA AMIS mang đến cho các nhà quản trị một công cụ toàn diện để kiểm soát và tối ưu hóa mọi hoạt động doanh nghiệp.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

6. MISA AMIS công việc giúp nhà quản trị phát triển kỹ năng quản trị hiệu quả

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

Ưu điểm của MISA AMIS Công việc với nhà quản trị doanh nghiệp:

• Hệ thống báo cáo theo thời gian thực giúp người đứng đầu đánh giá chính xác hiệu quả công việc và ra quyết định dựa trên dữ liệu rõ ràng, khách quan
• Giao việc và cập nhật tiến độ theo tên nhân viên phụ trách trên phần mềm nhanh chóng, tức thời. Doanh nghiệp dễ dàng quản lý trên từng dự án con hoặc bao quát tổng thể công việc của tất cả phòng ban
• Tối ưu quy trình phối hợp làm việc giữa các phòng ban, tăng tốc độ phục vụ khách hàng nhờ hệ thống dữ liệu tập trung, kết nối liên thông nhiều nghiệp vụ cốt lõi

MISA AMIS Công việc tự hào là một trong những giải pháp quản lý công việc, dự án tốt nhất, được hơn 170.000 khách hàng doanh nghiệp lựa chọn.

Sau 2 năm triển khai đồng bộ phần mềm MISA AMIS Công việc cho tất cả các phòng ban, chị Nguyễn Thị Hà – Trưởng phòng Hành chính nhân sự – Marketing của Công ty Cổ phần Tin học Bách Khoa (BKC) khẳng định:

“MISA AMIS Công việc đã giúp mình giảm thiểu áp lực về quản lý cũng như cải tiến hiệu quả công việc rõ rệt. Thay vì quản lý rời rạc trên nhiều phần mềm khác nhau như trước đây, quản lý giao việc trên một nền tảng duy nhất của AMIS Công việc giúp BKC tiết kiệm thời gian cho cả quản lý và nhân viên.”

Hành trình thành công của chị Nguyễn Thị Hà với MISA AMIS Công Việc là minh chứng rõ ràng cho sức mạnh của việc ứng dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp. Với khả năng theo dõi tiến độ, quản lý công việc tập trung và hiệu quả, MISA AMIS đã giúp chị Hà nâng cao hiệu suất công việc đáng kể. Bạn cũng có thể làm được điều đó! Hãy trải nghiệm MISA AMIS ngay hôm nay để tối ưu quy trình và phát triển doanh nghiệp một cách toàn diện.

Dùng ngay miễn phí

Tạm kết

Kỹ năng của nhà quản trị không khác gì một người chơi cờ tài ba, mỗi quyết định là một nước đi, mỗi chiến lược là một ván cờ lớn với mục tiêu cuối cùng là dẫn dắt doanh nghiệp đến thành công. Giống như trong cờ vua, nhà quản trị cần biết nhìn xa trông rộng, sắp xếp nguồn lực khéo léo, đồng thời linh hoạt ứng phó với những thay đổi bất ngờ. Sự nhạy bén, tư duy chiến lược và khả năng lãnh đạo không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức mà còn khai mở những cánh cửa mới cho sự phát triển. Hãy luôn không ngừng rèn luyện, bởi mỗi kỹ năng cải thiện hôm nay sẽ là bước tiến quan trọng trên hành trình dài của sự nghiệp quản trị.