ERP là một trong những phần mềm mạnh nhất trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp. ERP đem lại rất nhiều lợi ích, đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với độ phức tạp cao, việc hướng dẫn sử dụng ERP hiệu quả trong hoạt động sản xuất, kinh doanh được coi là một trong những thách thức đối với doanh nghiệp.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP dưới đây sẽ trang bị cho doanh nghiệp những định hướng đúng đắn để khai thác sức mạnh của hệ thống một cách triệt để.
| Dùng thử miễn phí ngay MISA AMIS – Phần mềm ERP được may đo cho doanh nghiệp Việt |
1. Phần mềm ERP cho doanh nghiệp là gì?
Phần mềm ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một công cụ quản lý tích hợp, cho phép doanh nghiệp điều hành các quy trình cốt lõi như tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý kho,… trên một nền tảng duy nhất. Ra đời từ thập niên 1990, ERP hiện đã trở thành nền tảng công nghệ chiến lược giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
ERP không chỉ phục vụ các doanh nghiệp sản xuất mà còn đáp ứng nhu cầu quản lý của nhiều ngành công nghiệp khác. Các hệ thống ERP hiện đại, đặc biệt với giải pháp trên nền tảng đám mây, cung cấp tính linh hoạt, bảo mật và khả năng mở rộng cho mọi doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh.
2. Hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP
Bất kỳ phần mềm nào dù có hiện đại đến đâu đều sẽ không đem lại hiệu quả như kỳ vọng nếu doanh nghiệp không sử dụng đúng cách. ERP cũng không ngoại lệ. Dưới đây là cách sử dụng ERP hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
2.1 Cài đặt phần mềm ERP
Hiện nay, nhờ sự phát triển của công nghệ và xu hướng ưu tiên sự tiện ích, việc cài đặt phần mềm ERP trở nên vô cùng dễ dàng.
Nếu việc cài đặt phần mềm ERP quá phức tạp, các đơn vị cung cấp sẽ có đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ từ A-Z. Đối với những phần mềm online thì doanh nghiệp chỉ cần tải về hệ thống máy tính, điện thoại. Sau khi được cấp mã đăng nhập, đội ngũ có thể truy cập và theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi.
2.2 Chuẩn hóa quy trình hoạt động
Hệ thống ERP sẽ cung cấp tất cả các ứng dụng để doanh nghiệp đồng bộ thông tin giữa các phòng ban. Nó cho phép người quản lý theo dõi tiến độ trên một nền tảng thống nhất.
Vì vậy, doanh nghiệp cần thống nhất các quy trình hoạt động theo một quy chuẩn chung. Mỗi phòng ban, đội ngũ hay cá nhân đều phải bám sát quy định này. Nếu không chuẩn hóa, mô hình ERP sẽ không phát huy được tối đa hiệu quả.
MISA tặng bạn: BỘ MẪU 70+ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHO MỌI PHÒNG BAN TRONG DOANH NGHIỆP
2.3 Phân quyền cho các cá nhân
Phần mềm ERP sẽ tạo điều kiện cho nhân viên truy cập các dữ liệu liên phòng ban để phục vụ cho công việc chung. Điều này giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin liên tục, tiết kiệm thời và đơn giản thủ tục hành chính.
Bởi vậy, ban lãnh đạo cần có sự phân quyền hợp lý nhằm đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru. Đồng thời, việc phân quyền cũng giúp bảo mật các nội dung kinh doanh trước đối thủ cạnh tranh hoặc các hacker có ý đồ xấu.
2.4 Khai thác workflow bằng phần mềm ERP
Workflow có nghĩa là luồng công việc. Nó được hiểu là thứ tự các bước, sự kiện cần làm để tạo nên một quy trình công việc. Quy trình này có thể bao gồm nhiều bộ phận, cá nhân tham gia để đạt được mục tiêu chung.
Trong đó, các tài liệu hoặc nhiệm vụ được hoàn thành và chuyển giao từ đối tượng này sang đối tượng khác. Khi ứng dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp sẽ tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình này.
Các ứng dụng ERP phổ biến trên thị trường đều cung cấp khả năng workflow. Nó tạo nên sự thay đổi vượt bậc so với các công đoạn truyền thống. Thay vì chuyển giao công việc qua nhiều người, ERP đẩy nhanh tốc độ hoàn thành công việc chỉ bằng một vài thao tác.
Một doanh nghiệp khai thác thành công workflow sẽ tăng năng suất làm việc, đạt được hiệu quả tích cực hơn. Vì vậy, đây được xem là một phần không thể thiếu trong tài liệu hướng dẫn sử dụng ERP.
Ví dụ, với phần mềm ERP MISA AMIS, 40+ ứng dụng trong nền tảng được kết nối chặt chẽ, đồng bộ dữ liệu với nhau. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình, đội ngũ phối hợp với nhau một cách liền mạch để gia tăng năng suất.
>> Xem thêm: Bí mật thành công của chuỗi bán lẻ hàng đầu Việt Nam – Hệ thống ERP của thegioididong
2.5 Kết nối với khách hàng và nhà cung cấp
Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp có mục đích chính là nâng cao kết quả hoạt động, tiếp cận nhiều khách hàng và tạo ra trải nghiệm tốt hơn. Từ đó, doanh nghiệp mới có cơ hội đạt được mục tiêu doanh số.
Mặt khác, việc kết nối chặt chẽ cùng nhà cung cấp phần mềm cũng cần được doanh nghiệp lưu tâm. Việc sử dụng ERP hàng ngày không tránh khỏi sai sót và các lỗi phát sinh. Khi đó, nhà cung cấp cần tiếp cận và xử lý vấn đề ngay lập tức để doanh nghiệp không bị gián đoạn.
Hướng dẫn sử dụng ERP cho thấy các phần bây giờ đều đang làm tốt công tác này. Họ không chỉ duy trì liên kết từ xa mà còn duy trì được nhiều biện pháp bảo mật dữ liệu cao cho đối tác.
Xem thêm: Phần mềm AMIS Công việc hỗ trợ quản lý công việc tốt nhất
2.6 Ứng dụng tính năng phân tích của ERP
ERP hoạt động với một mô hình dữ liệu tập trung cho phép doanh nghiệp giảm thiểu áp lực quản lý công việc. Lúc này, đội ngũ lãnh đạo sẽ có thêm thời gian để xem xét kết quả, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch chung.
Công cụ phân tích của phần mềm ERP đem đến cái nhìn đa chiều, khách quan và kịp thời. Nhờ đó, việc ra quyết định cũng trở nên nhanh chóng, chính xác và nắm bắt được các cơ hội mới.
Ví dụ, với phần mềm ERP MISA AMIS, toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được quản lý tập trung tại một nơi. Các báo cáo trực quan của MISA AMIS giúp lãnh đạo nắm được bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định điều hành kịp thời.
2.7 Theo dõi và điều chỉnh
Ở bước cuối cùng, doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả công việc đạt được khi sử dụng ERP so với trước đây. Thông thường, các phần mềm hiện đại đều mang đến những sự tăng trưởng khả quan. Ví dụ, với phần mềm AMIS Công việc, doanh nghiệp có thể tiết kiệm khoảng 70% thời gian tổng hợp báo cáo hay đạt hiệu suất tăng gấp 3 lần.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cũ không kịp tái thiết quy trình hoặc chuẩn hóa chưa toàn diện vẫn dẫn đến những sự bất cập. Đây cũng là sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải.
Do đó, việc theo dõi để đánh giá kịp thời sự phù hợp của hệ thống ERP là nhiệm vụ thiết yếu. Các nhà quản lý cần lên một danh sách chi tiết để kiểm tra tất cả yếu tố liên quan.
Mặt khác, thị trường luôn luôn thay đổi nên việc triển khai ERP cũng phải cập nhật theo sự phát triển chung. Như vậy, bạn mới có thể nhanh chóng sửa đổi sai lầm, điều chỉnh hoạt động và bám đuổi mục tiêu doanh số.
3. Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp Việt
Với công nghệ và tính năng ưu việt, ERP trở thành một trong những phần mềm được các doanh nghiệp theo đuổi. Đặc biệt, trong bối cảnh công nghệ hóa như hiện nay, ERP cũng đáp ứng tốt yêu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa quá trình vận hành.
Hiện nay, với xu hướng ứng dụng các phần mềm ERP Cloud và được thiết kế riêng cho doanh nghiệp Việt như MISA AMIS, doanh nghiệp có thể quản trị toàn diện mọi hoạt động từ Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự cho đến Quản lý – Điều hành với chi phí hợp lý, phù hợp với quy mô.
Đặc biệt, hệ thống có giao diện thân thiện, đội ngũ nhân viên dễ dàng thao tác và phối hợp với nhau theo quy trình để tối ưu hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, đem lại hiệu quả tương xứng khi đầu tư vào phần mềm.
Là một sản phẩm của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm, MISA AMIS được 250.000+ SMEs tin dùng đó là phần mềm được thiết kế phù hợp với nhu cầu quản trị toàn diện của doanh nghiệp Việt và được nghiên cứu phù hợp hệ thống tài chính – kế toán – thuế và các thông tư, nghị định, luật tại Việt Nam. Chính vì vậy, việc triển khai nhanh chóng, độ tương thích cao.
Ưu điểm nổi bật của giải pháp phần mềm ERP MISA AMIS
- Phần mềm được chia nhỏ thành 40+ ứng dụng được kết nối chặt chẽ với nhau, giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể mọi hoạt động.
- Kết nối chặt chẽ các phòng ban bên trong (Kế toán, Bán hàng, Nhân sự,…) và hàng trăm đối tác bên ngoài doanh nghiệp (Thuế, Ngân hàng, sàn TMĐT, Logistics,…); kết nối dữ liệu giữa các chi nhánh, cửa hàng,… Toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được hội tụ trên một nền tảng.
- Báo cáo đa chiều, được tự động cập nhật tức thời, tạo ra bức tranh từ tổng quan đến chi tiết để đội ngũ lãnh đạo đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
- Tạo các quy trình liên phòng ban, phối hợp chặt chẽ, trơn tru giữa các bộ phận để nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng năng suất, tối ưu chi phí/nguồn lực và nâng cao sức cạnh tranh.
- Là nền tảng quản trị doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam tích hợp thành công trợ lý trí tuệ nhân tạo AI, giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất gấp 10 lần.
- Chi phí hợp lý, theo nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp của hiện tại và tương lai khi doanh nghiệp mở rộng.
- Thời gian triển khai nhanh chóng, độ tương thích cao.
- Làm việc trên nền tảng Cloud, nhân viên và quản lý có thể làm việc mọi lúc mọi nơi. CEO có thể xem báo cáo theo thời gian thực ngay trên điện thoại, kế toán viên có thể kê khai thuế qua mạng ngay khi làm việc tại nhà,…
- Bảo mật tuyệt đối với tiêu chuẩn Tier 3, ISO 27000, CMMi, SSL, CSA STAR,…
- Giao diện thân thiện, truy cập mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp trong đó có Tập đoàn Austdoor, Công ty cổ phần Sách Alpha, Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, CTCP Dược phẩm Mediplantex,… và nhiều doanh nghiệp khác đã lựa chọn MISA AMIS để tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS tại đây:
3. Nguyên tắc chung khi sử dụng phần mềm ERP
Triển khai ERP là một quá trình đòi hỏi sự đầu tư cả về thời gian lẫn công sức. Để sử dụng phần mềm ERP đạt hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cần thiết.
3.1 Xây dựng đội ngũ tham gia dự án
ERP tác động tới toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên việc triển khai ERP cần có đội ngũ tham gia triển khai từ khi lên kế hoạch cho đến vận hành.
Họ là những thành viên nòng cốt của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Với việc hiểu rõ các vấn đề cũng như quy trình của các bộ phận, đội ngũ tham gia dự án có thể đưa ra được những yêu cầu đối với phần mềm cũng như hỗ trợ, đào tạo các thành viên khác trong quá trình sử dụng ERP.
3.2 Khảo sát và đánh giá cẩn trọng
Rút ngắn thời gian khảo sát, đánh giá phần mềm có thể khiến cả doanh nghiệp và nhà cung cấp bỏ qua những phát sinh trong quá trình sử dụng. Điều này đồng nghĩa với việc, khi đưa phần mềm vào hoạt động, nhiều sự cố có thể phát sinh.
Do đó, doanh nghiệp nên dành ra một khoảng thời gian nhất định để dùng thử, đánh giá phần mềm phát hiện các lỗ hổng và đưa ra phương án xử lý thích hợp.
>> Tìm hiểu thêm: Top các phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất năm 2024
3.3 Vận hành và kiểm soát theo đúng quy trình
Sau khi trải qua quá trình thử nghiệm, đội ngũ quản lý dự án có thể đánh giá được quy trình nào phù hợp và đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Tuân thủ theo quy trình này, nhân viên có thể thao tác trên hệ thống một cách đơn giản, hạn chế tối đa các vướng mắc hay sai sót có thể gặp phải.
3.4 Đào tạo và hỗ trợ người dùng về cách sử dụng hệ thống ERP
Một trong những nguyên tắc mà doanh nghiệp không thể bỏ qua đó là đào tạo nhân viên từng phòng ban về cách sử dụng ERP và đảm bảo rằng họ hiểu cách sử dụng hệ thống một cách chính xác.
Cung cấp cho nhân viên sự hỗ trợ liên tục có thể giúp người dùng giải quyết các vấn đề phát sinh và tận dụng tối đa tiềm năng của ERP.
4. Kinh nghiệm và cách sử dụng phần mềm erp hiệu quả
Dưới đây là những kinh nghiệm chuyên sâu để đảm bảo quá trình này diễn ra thành công.
4.1. Phân bổ ngân sách hợp lý cho dự án ERP
Các nghiên cứu chỉ ra rằng, chi phí triển khai ban đầu chỉ chiếm khoảng 25-30% tổng chi phí vòng đời ERP. Do đó, ngoài chi phí phần mềm, doanh nghiệp cần tính đến chi phí bảo trì, nâng cấp, nhân sự quản lý hệ thống và bảo mật. Điều này sẽ tránh được tình trạng phát sinh chi phí không lường trước.
4.2. Tối ưu hóa quy trình quản lý trước khi triển khai
ERP là một công cụ cải tiến quy trình mạnh mẽ. Trước khi áp dụng rộng rãi, doanh nghiệp cần rà soát và chuẩn hóa quy trình vận hành, nhằm đảm bảo rằng ERP được triển khai trong hệ thống có cấu trúc khoa học. Doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình trước khi triển khai ERP sẽ có tỷ lệ thành công cao hơn 60%.
4.3. Xác định rõ nhu cầu và mục tiêu
Nghiên cứu của The Standish Group về quản lý dự án cho biết, 76% các dự án ERP thất bại do thiếu rõ ràng trong mục tiêu. Chính vì vậy, xác đinh mục tiêu cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kịp thời.
4.4. Chọn đối tác triển khai ERP phù hợp
Doanh nghiệp nên lựa chọn đối tác triển khai có kinh nghiệm trong việc tùy chỉnh giải pháp. Việc chọn đúng đối tác có thể giúp tiết kiệm đến 30% thời gian và chi phí triển khai (Panorama Consulting).
4.5. Chú trọng quản lý thời gian và đào tạo nhân sự
Các triển khai ERP thành công nằm ở khâu đào tạo và truyền thông nội bộ để nhân viên hiểu rõ lợi ích của hệ thống mới. Các doanh nghiệp đầu tư vào đào tạo nhân sự trước và sau khi áp dụng ERp sẽ giảm được chi phí phát sinh liên quan đến việc vận hành sai hệ thống.
5. Tạm kết
Hy vọng rằng, với tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP trên đây, doanh nghiệp của bạn đã có thêm cơ sở để lựa chọn được hệ thống phù hợp với yêu cầu quản trị cũng như có định hướng để nâng cao hiệu quả sử dụng ERP.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
