Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử chuẩn theo nghị định 123

Các mẫu hóa đơn điện tử được quy định tại phụ lục của nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp doanh nghiệp thiết kế các mẫu hóa đơn đúng chuẩn. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để cập nhật các mẫu hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay.

1. Phân loại hóa đơn điện tử 

Căn cứ điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các loại hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Hóa đơn giá trị gia tăng được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trừ khấu hao dùng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
• Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trực tiếp trong các hoạt động như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
• Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định
• Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

>> Đọc thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp toàn bộ quy định về hóa đơn điện tử

Các mẫu hóa đơn điện tử phải đáp ứng yêu cầu về hình thức, nội dung theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể liên hệ các nhà cung cấp HĐĐT để được hỗ trợ. Ngoài ra một số phần mềm kế toán thông minh như MISA AMIS, MISA SME còn có tính năng kết nối với PM hóa đơn điện tử, DN có thể phát hành hóa đơn ngay trên phần mềm kế toán, doanh thu được hạch toán tự động ngay khi phát hành hóa đơn, giúp công tác kế toán nhanh chóng, tiện lợi hơn. 

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử

Căn cứ điều 4 thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liền hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

+ Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng

+ Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng

+ Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công

+ Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

+ Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

+ Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

• Ký hiệu hóa đơn điện tử

Là nhóm bao gồm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: 

+ C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

+ K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã

– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22;

– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

+ “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; 

+ “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;

+ “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

>> Đọc thêm: Các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo thông tư 78

3. Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử phổ biến 

3.1. Mẫu số 01/GTGT – Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

Mẫu số 01/GTGT

>> Tải mẫu Hóa đơn điện tử Giá trị gia tăng tại đây

3.2. Mẫu số 01/GTGT-ĐT – Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù

Mẫu số 01/GTGT-ĐT

>> Tải ngay Mẫu số 01/GTGT-ĐT – Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù Tại đây

Phần mềm kế toán online MISA AMIS đồng bộ dữ liệu với giải pháp hóa đơn điện tử MISA giúp doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn.

 3.3. Mẫu số 01/GTGT-NT – Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ

Mẫu số 01/GTGT-NT 

>> Tải ngay Mẫu số 01/GTGT-NT – Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng thu ngoại tệ Tại đây

3.4. Mẫu 2/BH – Hóa đơn điện tử bán hàng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp)

Mẫu số 02/BH

>> Tải mẫu hóa đơn bán hàng  tại đây

3.5. Mẫu 03/XKNB- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Mẫu số 03/XKNB

 PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Tên người nhận hàng: Trần Văn C

Địa điểm nhận hàng: 99 Cầu Giấy, Hà Nội

Mã số thuế:……………………………………………………………………………………………..

>> Tải ngay Mẫu 03/XKNB- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Tại đây

3.6. Mẫu số 04/HGĐL – Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

Mẫu số: 04/HGĐL

  (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

>> Tải ngay Mẫu số 04/HGĐL – Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Tại đây

Bên cạnh việc chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp cũng nên sử dụng thêm phần mềm hỗ trợ cho bộ phận kế toán để công tác kế toán trong doanh nghiệp đơn giản, nhanh chóng và vẫn đảm bảo tính chính xác, tiêu biểu hiện nay là phần mềm kế toán online MISA AMIS, cụ thể:

• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Dễ dàng đồng bộ dữ liệu từ phần mềm hóa đơn điện tử để hạch toán tự động, đảm bảo chính xác, nhanh chóng
• Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực;
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp ích cho bộ phận kế toán doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc. 

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: