10+ Mẫu hóa đơn điện tử (GTGT) mới nhất file Word và Excel

Mẫu hóa đơn điện tử là mẫu hóa đơn được phát hành và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022 các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi thực hiện giao dịch. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử mới nhất, đảm bảo tính hợp lệ theo thông tư 78 và nghị định 123; đồng thời, cung cấp những quy định cần nắm rõ về hóa đơn điện tử.

Mục lục Hiện

1. Các loại hóa đơn điện tử phổ biến

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được phát hành và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay vì dạng giấy truyền thống. Theo điều 59 nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Một số loại hóa đơn điện tử phổ biến có thể kể đến như:

Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng
Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Hóa đơn bán tài sản công
Hóa đơn dự trữ quốc giá
Các loại hóa đơn điện tử khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định
Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn
…

2. Tổng hợp 7 mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo thông tư 78

Dưới đây là bảng tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử và biên lai điện tử do Bộ Tài chính ban hành kèm theo Phụ lục II – Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021. Các mẫu này thể hiện cách hiển thị thông tin trên hóa đơn/biên lai điện tử và là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng định dạng hóa đơn phù hợp với từng loại hình hoạt động, đồng thời đáp ứng đúng chuẩn dữ liệu gửi đến cơ quan thuế.

STT	Tên	Link tải
Mẫu tham khảo số 1	Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001)	File word File excel
Mẫu tham khảo số 2	Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02GTTT3/001)	File word File excel
Mẫu tham khảo số 3	Hóa đơn giá trị gia tăng ( cho một số đơn vị đặc thù)	File word File excel
Mẫu tham khảo số 4	Hóa đơn giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ	File word File excel
Mẫu tham khảo số 5	Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý	File word File excel
Mẫu tham khảo số 6	Hóa đơn bán tài sản công	File word File excel
Mẫu tham khảo số 7	Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc	File word File excel

2.1. Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (VAT)

Tải Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng file word TẠI ĐÂY
Tải Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng file exel TẠI ĐÂY

2.2. Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng

Mẫu hóa đơn bán hàng thường được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế VAT theo hình thức trực tiếp trong các hoạt động như

Bán hàng hóa
Cung cấp dịch vụ nội địa
Hoạt động vận tải quốc tế
Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài

Tải Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng file word TẠI ĐÂY

Tải mẫu hóa bán hàng điện tử file excel TẠI ĐÂY

2.3. Mẫu hóa đơn điện tử GTGT đặc thù

Mẫu hóa đơn điện tử GTGT đặc thù áp dụng cho những trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng.

Tải Mẫu hóa đơn điện tử GTGT đặc thù file word TẠI ĐÂY
Tải Mẫu hóa đơn GTGT đặc thù file excel TẠI ĐÂY

2.4. Mẫu hóa đơn điện tử VAT đặc thù bằng ngoại tệ

Mẫu hóa đơn điện tử này áp dụng cho một số đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ.

Tải Mẫu hóa đơn GTGT đặc thù bằng ngoại tệ file word TẠI ĐÂY
Tải Mẫu hóa đơn GTGT đặc thù bằng ngoại tệ file excel TẠI ĐÂY

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đặc thù bằng ngoại tệ

2.5. Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

Với mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, anh/chị có thể tham khảo mẫu dưới đây (Mẫu tham khảo được lấy từ phụ lục II thông tư 78/2021/TT-BTC)

Tải Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý file word TẠI ĐÂY
Tải Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý file excel TẠI ĐÂY

2.6. Mẫu hóa đơn điện tử bán tài sản công

Mẫu hóa đơn điện tử này áp dụng trong trường hợp bán các tài sản công, tài sản của nhà nước

Tải Mẫu hóa đơn điện tử bán tài sản công

File word TẠI ĐÂY
File excel TẠI ĐÂY

2.7. Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

Mẫu hóa đơn điện tử này chỉ được sử dụng trong trường hợp bán vật tư, thiết bị, hàng hóa nằm trong danh mục hàng dự trữ quốc gia.

Tải mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia file word
Tải mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia file excel

Các mẫu hóa đơn điện tử phải đáp ứng yêu cầu về hình thức, nội dung theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể liên hệ các nhà cung cấp HĐĐT để được hỗ trợ. Ngoài ra một số phần mềm kế toán thông minh như MISA AMIS, MISA SME còn có tính năng kết nối với PM hóa đơn điện tử, DN có thể phát hành hóa đơn ngay trên phần mềm kế toán, doanh thu được hạch toán tự động ngay khi phát hành hóa đơn, giúp công tác kế toán nhanh chóng, tiện lợi hơn.

3. Tổng hợp 7 mẫu hóa đơn điện tử đặc thù theo lĩnh vực

Dưới đây là một số mẫu hóa đơn điện tử mới nhất năm 2025, được cập nhật theo quy định hiện hành. Anh/chị có thể tham khảo, lựa chọn mẫu phù hợp hoặc dựa vào đây để thiết kế riêng các mẫu cho doanh nghiệp mình

STT	Loại hóa đơn
Mẫu tham khảo số 1	Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (thu tiền điện)
Mẫu tham khảo số 2	Mẫu hóa đơn GTGT (thu tiền nước)
Mẫu tham khảo số 3	Mẫu hóa đơn GTGT (dịch vụ vận tải)
Mẫu tham khảo số 4	Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (dịch vụ khách sạn)
Mẫu tham khảo số 5	Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (dịch vụ đại lý vé máy bay)
Mẫu tham khảo số 6	Mẫu hóa đơn GTGT (lĩnh vực công nghiệp, chế biến, chế tạo)
Mẫu tham khảo số 7	Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (dùng chung cho nhiều lĩnh vực)

Mỗi mẫu hóa đơn thể hiện rõ cách bố trí thông tin như: tên đơn vị bán hàng, mã số thuế, nội dung hàng hóa – dịch vụ, thuế suất, chữ ký điện tử… từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng mẫu hóa đơn vừa đúng quy định, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp trong giao dịch.

3.1. Mẫu hóa đơn thu tiền điện

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng dùng khi thu tiền điện bao gồm các thông tin cơ bản như tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, số tiền thanh toán…

3.2. Mẫu hóa đơn thu tiền nước

Tương tự như mẫu hóa đơn tiền điện, mẫu hóa đơn VAT thu tiền nước được MISA thiết kế với các thông tin cần thiết như: thông tin khách hàng, kỳ thanh toán, đồng tiền thanh toán,…

3.3. Mẫu hóa đơn điện tử dịch vụ vận tải

Khác với những mẫu hóa đơn khác, để đảm bảo tính hợp lệ, hóa đơn dịch vụ vận tải sẽ có thêm các thông tin khác như tên tàu, Ngày đến/đi, vận đơn, quốc tịch,…

Mẫu hóa đơn GTGT điện tử lĩnh vực dịch vụ vận tải — Mẫu hóa GTGT đơn điện tử lĩnh vực dịch vụ vận tải

3.4. Mẫu hóa đơn điện tử dịch vụ khách sạn

Mẫu hóa đơn GTGT dịch vụ khách sạn có thêm các thông tin về ngày đến/đi, số phòng, thuế tiêu thụ đặc biệt.

Mẫu hóa đơn GTGT điện tử lĩnh vực khách sạn

3.5. Mẫu hóa đơn đại lý vé máy bay

Với lĩnh vực kinh doanh vé máy bay qua đại lý, mẫu hóa đơn điện tử cần thêm các thông tin về tiền vé và tiền phí dịch vụ

3.6. Mẫu hóa đơn lĩnh vực công nghiệp, chế biến, chế tạo

Trong lĩnh vực công nghiệp, chế biến, chế tạo, mẫu hóa đơn điện tử gồm các thông tin tương tự như các lĩnh vực thông thường khác. Các thông tin cơ bản cần có gồm: họ và tên người mua, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán,…

Mẫu hóa đơn điện tử GTGT trong lĩnh vực công nghiệp, chế biến, chế tạo

3.7. Mẫu hóa đơn GTGT chung cho nhiều lĩnh vực

Nếu dùng cho cho nhiều lĩnh vực, mẫu hóa đơn điện tử cần đảm bảo đủ các thông tin cơ bản như sau:

Họ tên người mua hàng
Tên đơn vị
Mã số thuế
Địa chỉ
Hình thức thanh toán
Số tài khoản
Đồng tiền thanh toán
Thông tin hàng hóa, dịch vụ gồm: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
Thuế suất

Mẫu hóa đơn điện tử dùng cho nhiều lĩnh vực

4. Quy định về mẫu hóa đơn điện tử cần nắm rõ

4.1. Nội dung bắt buộc trên các mẫu hóa đơn điện tử

Căn cứ tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung hóa đơn. Theo đó, nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 quy định như sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
(2) Tên liên hóa đơn
(3) Số hóa đơn
(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
(6) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
(8) Thời điểm lập hóa đơn
(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có
(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử phải đảm bảo những nội dung trên. Tuy nhiên trong một số trường hợp theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP không cần đảm bảo tất cả nội dung trên.

4.2. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được quy định với định dạng cụ thể như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được thiết lập theo định dạng XML (eXtensible Markup Language), giúp chuẩn hóa việc trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần gồm hai thành phần chính:

Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
Thành phần chứa dữ chữ ký số.
Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, sẽ có thêm dữ liệu liên quan đến mã số của cơ quan thuế.

4.3. Quy định về ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử

Căn cứ điều 4 thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liền hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng
Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công
Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Là nhóm bao gồm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau:
- C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã
Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22;
Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
- Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
- Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
- Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
- Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
- Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
- Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng
- Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

“1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
“2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;
“1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
“1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
“1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
“6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;
“6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

>> Đọc thêm: Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78

4.4. Quy định về phát hành hóa đơn điện tử

Khác với quy định cũ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp nay không cần làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng. Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hoặc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không phải trả phí dịch vụ).

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

5. Phần mềm kế toán kết hợp hóa đơn điện tử

Bên cạnh việc chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp cũng nên sử dụng thêm phần mềm hỗ trợ cho bộ phận kế toán để công tác kế toán trong doanh nghiệp đơn giản, nhanh chóng và vẫn đảm bảo tính chính xác, tiêu biểu hiện nay là phần mềm kế toán online MISA AMIS.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS đồng bộ dữ liệu với giải pháp hóa đơn điện tử MISA giúp doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn.

Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
Dễ dàng đồng bộ dữ liệu từ phần mềm hóa đơn điện tử để hạch toán tự động, đảm bảo chính xác, nhanh chóng
Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực;
Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Kết luận

Việc lựa chọn và sử dụng đúng mẫu hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và minh bạch hóa giao dịch. Để tối ưu quy trình phát hành, quản lý hóa đơn và tự động hạch toán, nhiều doanh nghiệp đã tin tưởng lựa chọn phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp tài chính kế toán hiện đại, phù hợp với doanh nghiệp chuyển đổi số.

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 0 Trung bình: 0]