Operation là gì? Yêu cầu của bộ phận Operation trong kinh doanh

Operation là gì đang được nhiều người quan tâm và tìm hiểu trong kinh doanh. Bởi lẽ, Operation là bộ phận có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu khái niệm này trong bài viết dưới đây!

1. Operation là gì?

Operation là gì trong tiếng Anh nghĩa là vận hành hoạt động. Đối với lĩnh vực kinh doanh, bộ phận Operation là bộ phận vận hành, phụ trách lên kế hoạch, chiến lược, định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh trong ngắn và dài hạn.

Mục tiêu của họ là đảm bảo rằng các quy trình và hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả. Trong suốt cả quá trình vận hành, sản xuất, chất lượng dịch vụ đều cần đến bộ phận Operation để có thể đảm bảo quản lý chặt chẽ các công đoạn sản xuất.

Bất cứ doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại, cung cấp dịch vụ đều cần chú trọng Operation.

Đọc thêm: Hướng dẫn thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phù hợp để phát triển mạnh mẽ

2. Các vị trí trong bộ phận Operation

Sau khi tìm hiểu Operation là gì, hãy tìm hiểu thêm các vị trí cụ thể của bộ phận Operation. Thông thường, họ sẽ nằm trong phòng kế hoạch, phòng kinh doanh. Tuy nhiên ở một vài lĩnh vực làm việc như: logistics, xuất nhập khẩu…. thì các vị trí phổ biến trong bộ phận này bao gồm:

2.1. Vị trí Operation Executive

Operation Executive có công việc cụ thể gồm:

• Khai báo thủ tục xuất nhập khẩu đến cho hải quan tại cảng ở điểm đến điểm đi.
• Giám sát quá trình sắp xếp hàng, dỡ hàng và đóng hàng ở kho.
• Tiếp nhận các loại chứng từ để giao cho khách hàng đúng thời hạn như đã được thỏa thuận.
• Báo cáo chi tiết về tình hình các giao dịch trực tiếp quản lý hoặc ban giám đốc.

2.2. Vị trí Business Operation 

Business Operation cũng là một trong những vị trí nắm vai trò quan trọng trong kinh doanh. Với trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh, Business Operation giúp doanh nghiệp ủy quyền và giao việc hiệu quả.

Từ đó, người quản lý sẽ kiểm soát rủi ro, tiền bạc và phân bố nguồn lực hiệu quả. Nó vừa là tài liệu để tham khảo, vừa là nguồn dự phòng an toàn. Nó giúp đảm bảo công ty hoạt động theo ngân sách và các nhóm làm việc tốt với nhau.

2.3. Vị trí Operation Manager

Operation Manager là bộ phận có công việc chính gồm:

• Quản lý tuyển dụng nhân sự, đào tạo và xử lý các thông tin về chế độ lao động cho nhân viên.
• Lên kế hoạch kinh doanh, giám sát và đánh giá cụ thể những hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Đánh giá các chiến lược kinh doanh, các dịch vụ hoạt động cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp.
• Quản lý cả những quy trình, vấn đề về hàng tồn kho, vấn đề liên quan đến quá trình giao và nhận.
• Môi trường làm việc đảm bảo môi trường an ninh an toàn, lành mạnh.

2.4. Ví trí Product Operation Executive

Nhiệm vụ chính của vị trí Product Operation Executive bao gồm:

• Thiết lập kế hoạch, điều phối và giám sát các hoạt động sao cho các phòng ban trong khối sản phẩm phối hợp trơn tru và hiệu quả.
• Tham gia vào việc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành của các phòng ban thuộc khối sản phẩm.
• Hợp tác với các bên liên quan để cải thiện các quy trình và quy định làm việc trong khối sản phẩm.
• Theo dõi, đánh giá và đo lường hiệu quả công việc của các phòng ban trong khối sản phẩm.
• Giải quyết các chi phí phát sinh không nằm trong ngân sách hoặc kế hoạch đã định.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo từ cấp trên.

2.5. Vị trí E-commerce Operations Executive

Công việc của một chuyên viên vận hành thương mại điện tử là:

• Xây dựng, vận hành và quản lý các cửa hàng trên các nền tảng thương mại điện tử như Lazada, Shopee, Tiki,…
• Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến các sàn thương mại điện tử.
• Quản lý lượng hàng tồn kho, giá cả sản phẩm hàng ngày, cập nhật thông tin kịp thời.
• Hỗ trợ và tư vấn chăm sóc khách hàng trên các nền tảng thương mại điện tử.
• Đề xuất các chương trình khuyến mãi trên các sàn thương mại điện tử, triển khai khi được cấp trên phê duyệt theo mục tiêu doanh thu.
• Tổng hợp và phân tích số liệu bán hàng, báo cáo hàng quý, tuần hoặc tháng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo từ cấp trên.

3. Nhiệm vụ quan trọng của bộ phận Operation

Giữ một vị trí quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, Operation đảm nhận cả những nhiệm vụ quan trọng bên dưới đây:

3.1. Lập kế hoạch kinh doanh

Operation có trách nhiệm lên kế hoạch và lập kế hoạch kinh doanh hàng năm. Chúng có thể là các kế hoạch kinh doanh trong thời gian ngắn, tầm trung và dài hạn. Những kế hoạch này phải đảm bảo phù hợp với các tiêu chí kinh doanh của doanh nghiệp đã đề ra trong từng thời kỳ.

3.2. Thực hiện các kế hoạch kinh doanh

Bên cạnh viện lập kế hoạch thì thực hiện cũng là nhiệm vụ mà bộ phận này phụ trách. Cùng với đó, Operation còn có nhiệm vụ chỉ đạo, quan sát quá trình thực hiện kế hoạch. Cuối cùng, họ sẽ tiến hành đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả nhất.

3.3. Xây dựng các kế hoạch đào tạo cho nhân sự

Một doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài và bền vững thì cần phải quan tâm đến việc xây dựng và phát triển nguồn lực. Vì thế, nhà quản lý cần phải đưa ra đề xuất và xây dựng các kế hoạch đào tạo cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp. Nhìn chung, khối lượng công việc của bộ phận Operation khá nhiều nhưng hiệu quả và chất lượng công việc luôn được tối ưu.

Giải pháp phần mềm MISA AMIS Văn phòng số của MISA là bộ công cụ hữu ích giúp bộ phận Vận hành sản xuất kinh doanh nâng cao hiệu quả làm việc. Dưới đây là những điểm nổi bật của giải pháp này:

• Lập kế hoạch công việc chi tiết, xác định nhu cầu nguyên vật liệu, nhân lực
• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực, từ đó kịp thời điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình sản xuất nếu cần thiết.
• Phân chia công việc rõ ràng, giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ thực hiện một cách dễ dàng, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận và giảm thiểu lãng phí thời gian.
• Thiết lập và vận hành các quy trình giữa các phòng ban, như quy trình mua hàng, thanh toán, đánh giá chất lượng, từ đó tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
• Hỗ trợ quản lý máy móc thiết bị sản xuất cố định, bao gồm kiểm kê, bảo trì và sửa chữa kịp thời.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

4. Vai trò của Operation là gì trong các lĩnh vực khác nhau?

4.1. Lĩnh vực bán lẻ

Các doanh nghiệp bán lẻ phải đảm bảo tồn kho đủ các mặt hàng mà khách hàng cần. Vì vậy, nhiệm vụ quan trọng của bộ phận vận hành khi bán lẻ là tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho.

Operation sẽ thự hiện phân tích số liệu bán hàng từ các kỳ trước, xác định loại mặt hàng bán chạy và kém hơn. Từ đó có căn cứ thương thảo giá cả hoặc các điều khoản mua hàng từ nhà cung cấp để gia tăng lợi nhuận.

4.2. Lĩnh vực sản xuất

Trong lĩnh vực sản xuất, bộ phận vận hành có nhiệm vụ xem xét các quy trình nhập hàng, lưu trữ, sản xuất và vận chuyển một cách hiệu quả.

Một số vấn đề cần giải quyết là:

• Có cách nào sản xuất tốt hơn và tiết kiệm thời gian không?
• Có đơn giản hóa những công việc nào khi sản xuất?
• Phương thức vận chuyển tối ưu về thời gian và chi phí nhất?
• Nhà cung cấp có hỗ trợ gì để nâng cao hiệu quả sản xuất không?

4.3. Lĩnh vực dịch vụ

Đối với các công ty dịch vụ, bộ phận vận hành được chia thành hai nhóm: nhóm tập trung vào khách hàng và nhóm xử lý các vấn đề kinh doanh.

Một số vấn đề cần giải quyết là:

• Khách hàng đang gặp phải vấn đề gì? Giải pháp tốt nhất cho khách hàng là gì?
• Làm thế nào để cải thiện sự hài lòng cho tất cả khách hàng?

4.4. Lĩnh vực phục vụ nhà hàng

Lĩnh vực phục vụ nhà hàng đối mặt với nhiều thách thức về hàng tồn kho hơn so với lĩnh vực bán lẻ vì thực phẩm dễ hư hỏng nếu bảo quản sai. Các hoạt động trong lĩnh vực này không chỉ tập trung vào sản phẩm mà còn bao gồm quy trình thu mua, chuẩn bị thực phẩm, đồ uống.

Bộ phận vận hành cần theo sát toàn bộ việc ký kết hợp đồng với nhà cung cấp để đảm bảo thực phẩm tươi ngon, đồng thời đào tạo đội ngũ nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp.

5. Yêu cầu làm việc của bộ phận Operation là gì?

5.1. Về kiến thức chuyên môn

Khi vận hành bộ phận Operation bạn cần phải đáp ứng được yêu cầu có chuyên môn cao. Mặc dù có nhiều công việc phải thực hiện nhưng với lĩnh vực đặc thù thì kiến thức chuyên môn vẫn giữ vị trí ưu tiên. Người quản lý phải được phát huy hết khả năng để định hướng đội nhóm thành công.

5.2. Kỹ năng nghề nghiệp

Ngoài có kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp cũng là hành trang bắt buộc của nhà quản lý. Các kỹ năng đó bao gồm:

Kỹ năng giao tiếp

Để có thể đưa ra kế hoạch phù hợp với thị trường người làm vận hành hoạt động cần phải đi khảo sát thực tế thường xuyên. Trong quá trình nghiên cứu đó, bạn sẽ tiếp xúc nhiều với khách hàng, đối tác hay cả đối thủ cạnh tranh. Vì thế, nếu bạn có khả năng giao tiếp tốt thì hiệu quả làm việc sẽ hiệu quả hơn.

Kỹ năng làm việc theo nhóm

Mỗi cá nhân khi làm việc một mình sẽ khó có thể thành công. Cho nên bạn sẽ luôn cần tới sự góp sức của cả một tập thể. Làm việc nhóm sẽ giúp tiết kiệm được tối đa thời gian làm so với làm việc độc lập.

Khả năng chịu áp lực

Đối với phòng kế hoạch thì khối lượng công việc hàng ngày là rất lớn. Bạn sẽ cảm thấy vô cùng áp lực, thậm chí là không có đủ thời gian để lập kế hoạch và nghỉ ngơi. Do vậy, nếu như không chịu được áp lực cao thì đây không phải là vị trí phù hợp đối với bạn.

>> Xem thêm: Kỹ năng lãnh đạo: 6 kỹ năng lãnh đạo hàng đầu dành cho nhà lãnh đạo

5.3. Khả năng phân tích các hạn chế và thế mạnh của doanh nghiệp

Một trong những lưu ý khi vận hành bộ phận Operation trong kinh doanh là phân tích điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để bạn đưa ra xác suất thành công khi thực hiện phương án quản trị kinh doanh nào đó.

Từ những phân tích khách quan, doanh nghiệp có thể phát huy điểm mạnh, giảm thiểu được những hạn chế của mình để tiến tới thành công nhanh hơn.

5.4. Kỹ năng lên kế hoạch sử dụng nhân sự

Vì bộ phận Operation không thể nào đảm nhận hết được khối lượng công việc nên việc bổ sung thêm nguồn lực nhân sự diễn ra khá thường xuyên. Điều này khiến cho việc lên kế hoạch sử dụng hay đào tạo được nguồn nhân lực tiềm năng trở thành một phần thiết yếu của kế hoạch quản trị doanh nghiệp.

5.5. Kỹ năng xử lý vấn đề tài chính

Để vận hành bộ phận Operation thì việc dự trù kinh phí cũng cần phải thực hiện một cách nghiêm túc và cẩn thận. Lên kế hoạch tài chính không chỉ là việc đề xuất các con số. Bạn cần phải phân tích và phân bổ ngân sách đó thành các phần phù hợp theo đầu mục công việc.

6. Kết luận

Bên trên là bài viết về Operation là gì và những lưu ý cần biết khi ứng dụng vào hoạt động kinh doanh.

Có thể nói bộ phận Operation là thành tố không thể thiếu để doanh nghiệp vận hành thuận lợi. Nó không chỉ đóng vai trò chiến lược định hướng mà còn đảm bảo những kế hoạch khác của công ty đạt được mục tiêu đề ra. Hãy theo dõi các bài viết khác của MISA AMIS để có thêm nhiều kiến thức mới về lĩnh vực quản lý điều hành.