Năng suất là gì? Cách nâng cao năng suất làm việc

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao có người làm việc trong 8 giờ nhưng hoàn thành gấp đôi người khác? Bí quyết nằm ở năng suất. Không chỉ là thước đo hiệu quả làm việc, năng suất còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của cá nhân, doanh nghiệp và cả nền kinh tế.

Vậy năng suất là gì và làm thế nào để nâng cao năng suất một cách bền vững? Hãy cùng khám phá trong bài viết này!

1. Năng suất là gì? 

1.1. Định nghĩa năng suất

Năng suất là thước đo hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Nói cách khác, năng suất phản ánh mức độ đầu vào (như lao động, thời gian, nguyên vật liệu) được chuyển hóa thành đầu ra (sản phẩm, dịch vụ, giá trị tạo ra) một cách hiệu quả.

Theo Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), năng suất có thể được định nghĩa là:

“Mối quan hệ giữa kết quả đạt được (đầu ra) và nguồn lực đã sử dụng (đầu vào) trong một khoảng thời gian nhất định.”

1.2. Công thức tính năng suất thông thường

Năng suất thường được đo lường theo công thức cơ bản:​

1.3. Ví dụ về năng suất

Có thể giải thích đơn giản cho thuật ngữ “năng suất” trong kinh tế bằng khối lượng đầu ra cho mỗi đơn vị tài nguyên đầu vào. Công thức áp dụng như sau: Năng suất = Giá trị đầu ra/Thời gian và tài nguyên đầu vào.

Chẳng hạn, người ta đưa cho bạn và đồng nghiệp một số lượng nguyên liệu cần lắp ráp như nhau. Sau một giờ, bạn hoàn thành lắp ráp được 5 sản phẩm cuối cùng. Thế nhưng, nếu đồng nghiệp chỉ lắp được 4 sản phẩm trong cùng thời gian đó thì nhận thấy họ có năng suất làm việc thấp hơn. Vì trong trường hợp này họ sẽ cần dùng nhiều thời gian hơn để tạo ra cùng một số lượng sản phẩm như bạn. 

Ví dụ thực tế về năng suất trong các lĩnh vực:

• Năng suất trong doanh nghiệp: Một công ty sử dụng phần mềm quản lý công việc để tối ưu hóa thời gian làm việc của nhân viên. Nhờ tự động hóa quy trình, mỗi nhân viên có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn mà không cần tăng số giờ làm việc, dẫn đến tăng năng suất.

• Năng suất trong nông nghiệp: Trước đây, một nông dân trồng lúa có thể thu hoạch 5 tấn/ha. Sau khi áp dụng công nghệ tưới tiêu và phân bón hiện đại, sản lượng tăng lên 7 tấn/ha, tức là năng suất tăng 40%.

• Năng suất trong học tập: Một sinh viên áp dụng kỹ thuật Pomodoro (học 25 phút, nghỉ 5 phút) có thể tập trung tốt hơn và hoàn thành nhiều bài tập hơn so với cách học kéo dài mà không có thời gian nghỉ hợp lý.

Tăng năng suất làm việc của đội ngũ đồng nghĩa với việc tạo ra nhiều tiềm năng hơn cho doanh nghiệp tối đa lợi nhuận cao hơn. Vì thế, nhà quản lý cần có những kiến thức và kỹ năng để không ngừng thúc đẩy nhân viên phát triển, quyết tâm nâng cao năng suất chung. MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ VÀ TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN DƯỚI QUYỀN

2. Thực trạng về năng suất lao động ở Việt Nam

Trong những năm gần đây, Việt Nam đã có nhiều nỗ lực trong việc nâng cao năng suất lao động và đạt được những cải thiện đáng kể. Từ năm 2011 đến 2023, năng suất lao động tăng hơn 2,8 lần, từ 70 triệu đồng/lao động (2011) lên 199,3 triệu đồng/lao động (2023), tương đương 8.380 USD/lao động. Tuy nhiên, tốc độ tăng năng suất lao động có sự dao động, bình quân 4,53%/năm (2011-2015), tăng lên 6,05%/năm (2016-2020) nhưng lại giảm còn 4,6%/năm (2021-2023).

Mặc dù năng suất lao động Việt Nam có sự tăng trưởng, nhưng so với các nước trong khu vực, mức chênh lệch vẫn rất lớn. Năm 2021, năng suất lao động theo PPP 2017 của Việt Nam chỉ đạt 10,2 USD/giờ, thấp hơn nhiều so với Singapore (74,2 USD), Malaysia (25,6 USD) và Thái Lan (15,1 USD). Năm 2023, năng suất lao động của Việt Nam theo PPP 2011 chỉ bằng 7,6% của Singapore, 19,5% của Malaysia, 37,9% của Thái Lan và 45,6% của Indonesia.

Điều này cho thấy, mặc dù có sự cải thiện, nhưng năng suất lao động của Việt Nam vẫn ở mức thấp và khoảng cách với các nước trong khu vực ngày càng gia tăng. Đây là thách thức lớn, đòi hỏi Việt Nam phải tiếp tục đẩy mạnh các giải pháp nâng cao năng suất lao động để tăng năng lực cạnh tranh của nền kinh tế.

Đọc thêm: 15+ cách tăng năng suất làm việc giúp đội ngũ hoàn thành mục tiêu nhanh chóng

3. 4 loại thước đo năng suất

Năng suất là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân, doanh nghiệp và nền kinh tế. Để đo lường năng suất một cách chính xác, người ta thường sử dụng bốn thước đo phổ biến: năng suất lao động, năng suất vốn, năng suất tổng hợp (TFP) và năng suất biên. Mỗi thước đo phản ánh một khía cạnh khác nhau của quá trình sản xuất và tạo ra giá trị.

3.1. Năng suất lao động (Labor Productivity)

Năng suất lao động thể hiện hiệu quả sử dụng nhân lực trong quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là một trong những thước đo quan trọng nhất để đánh giá hiệu suất làm việc của cá nhân, doanh nghiệp và nền kinh tế. Nó cho biết một nhân viên hoặc một nhóm lao động có thể tạo ra bao nhiêu sản phẩm trong một đơn vị thời gian nhất định.

💡 Ví dụ: Một công ty sản xuất 10.000 sản phẩm mỗi tháng với 50 nhân viên. Khi đó, năng suất lao động là 10.000 / 50 = 200 sản phẩm/người/tháng. Nếu doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc hoặc đào tạo kỹ năng cho nhân viên, con số này có thể tăng lên, giúp cải thiện năng suất chung.

3.2. Năng suất vốn (Capital Productivity)

Năng suất vốn đo lường mức độ hiệu quả của việc sử dụng vốn đầu tư để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá xem liệu các khoản đầu tư vào máy móc, công nghệ và cơ sở hạ tầng có mang lại lợi nhuận xứng đáng hay không.

💡 Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp đầu tư 10 tỷ đồng vào hệ thống máy móc và tạo ra 50.000 sản phẩm, thì năng suất vốn là 50.000 sản phẩm / 10 tỷ đồng = 5 sản phẩm/triệu đồng đầu tư. Doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất vốn bằng cách tối ưu quy trình vận hành, giảm chi phí sản xuất hoặc sử dụng công nghệ tiên tiến hơn.

3.3. Năng suất tổng hợp (Total Factor Productivity – TFP)

Năng suất tổng hợp (TFP) phản ánh hiệu quả tổng thể của tất cả các yếu tố sản xuất như lao động, vốn, công nghệ và quy trình quản lý. Đây là một thước đo quan trọng để đánh giá sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và nền kinh tế. Khi một công ty hoặc quốc gia có TFP cao, điều đó có nghĩa là họ đang tận dụng tối đa nguồn lực mà không cần gia tăng đầu vào.

💡 Ví dụ: Hai nhà máy có cùng số lượng nhân viên và vốn đầu tư, nhưng một nhà máy ứng dụng công nghệ AI giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm lãng phí nguyên liệu và tăng sản lượng. Nhà máy này có TFP cao hơn, cho thấy họ đang sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn so với đối thủ cạnh tranh.

3.4. Năng suất biên (Marginal Productivity)

Năng suất biên đo lường sự thay đổi trong sản lượng khi có thêm một đơn vị đầu vào, chẳng hạn như khi doanh nghiệp tuyển thêm một nhân viên hoặc đầu tư thêm vào công nghệ. Thước đo này giúp doanh nghiệp xác định điểm tối ưu của nguồn lực, tránh tình trạng đầu tư quá mức nhưng không mang lại hiệu quả tương xứng.

💡 Ví dụ: Một nhà máy có 10 công nhân sản xuất được 1.000 sản phẩm/ngày. Khi thuê thêm một công nhân, tổng sản lượng tăng lên 1.050 sản phẩm/ngày. Khi đó, năng suất biên của nhân viên mới là 50 sản phẩm/ngày. Nếu con số này quá thấp, doanh nghiệp có thể cân nhắc điều chỉnh chiến lược tuyển dụng hoặc đào tạo nhân sự để tối ưu hóa năng suất.

Tải miễn phí: EBOOK “NHÓM HIỆU SUẤT CAO” – BÍ QUYẾT THÚC ĐẨY 200% NỘI LỰC NHÂN SỰ

4. Tại sao cần đo lường và nâng cao năng suất làm việc?

Có bao giờ bạn tự đặt ra câu hỏi về mục đích của việc đo lường năng suất là gì? Câu trả lời sẽ có ngay sau đây:

• Kiểm soát và quản lý năng suất

Khi đo lường năng suất làm việc, doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và quản lý năng suất của từng nhóm, từng cá nhân người lao động. Từ đó nhà quản lý có những đánh giá cũng như nhận xét về hiệu quả làm việc. Các kết quả sẽ được xem xét tổng quan trong mỗi bộ phận, trong toàn doanh nghiệp hay trong từng ngành nghề, lĩnh vực. 

• Mở ra cơ hội phát triển

Đo lường năng suất lao động còn là cách mà các doanh nghiệp thực hiện nhằm tìm ra cơ hội mới. Bạn sẽ so sánh được mức độ cạnh tranh giữa các công ty trong từng lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Qua đó, người quản lý có thể kịp thời đưa ra những định hướng đúng đắn hoặc đổi mới các biện pháp nhằm nâng cao năng suất một cách mạnh mẽ, nhanh chóng. 

• Đề ra chính sách đãi ngộ 

Đo lường năng suất tạo tiền đề cho doanh nghiệp xây dựng chính sách đãi ngộ phù hợp đối với từng nhân viên. Quản lý sẽ đảm bảo được tính công bằng, khách quan trong việc xử phạt hay khen thưởng. Do vậy, việc đo lường hiệu quả làm việc được xem là một trong những nhiệm vụ bắt buộc cần phải có ở mỗi doanh nghiệp. 

• Giảm thiếu chi phí không cần thiết

Việc giữ vững và nâng cao năng suất lao động cũng là cách để doanh nghiệp tránh lãng phí ngân sách. Dựa trên những báo cáo cụ thế, các công việc và khoản chi bất hợp lý sẽ được điều chỉnh kịp thời mà vẫn đảm bảo hài lòng các bên liên quan. Nó hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc mở rộng và nâng cao lợi thế trên thị trường. 

5. Yếu tố nào quyết định đến năng suất làm việc?

Năng suất chịu tác động của nhiều yếu tố khác nhau, từ con người, công nghệ, môi trường làm việc cho đến chính sách kinh tế vĩ mô. Dưới đây là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến năng suất ở cấp độ cá nhân, doanh nghiệp và nền kinh tế.

• Yếu tố cá nhân

Năng suất lao động của mỗi cá nhân là nền tảng quyết định hiệu quả chung của doanh nghiệp và nền kinh tế. Những yếu tố như kỹ năng chuyên môn, thái độ làm việc, kỹ năng quản lý thời gian và sức khỏe thể chất, tinh thần đều ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, kỹ năng quản lý thời gian cũng đóng vai trò quan trọng. Những người biết cách sắp xếp công việc hợp lý, tránh trì hoãn sẽ làm việc hiệu quả hơn. Sức khỏe thể chất và tinh thần cũng là yếu tố không thể bỏ qua, vì khi có một cơ thể khỏe mạnh, tinh thần minh mẫn, người lao động có thể tập trung hơn vào công việc và đạt hiệu suất cao hơn.

• Yếu tố tổ chức và doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có quy trình làm việc khoa học, rõ ràng sẽ giúp nhân viên giảm bớt thời gian xử lý công việc không cần thiết.

Ứng dụng công nghệ vào hoạt động vận hành cũng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất. Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc, trí tuệ nhân tạo (AI) hay tự động hóa quy trình có thể giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn thay vì mất thời gian vào các công việc thủ công.

• Yếu tố công nghệ và đổi mới sáng tạo

Việc áp dụng tự động hóa, số hóa không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc. Chẳng hạn, các doanh nghiệp sản xuất ứng dụng robot tự động hóa có thể tăng năng suất gấp 2-3 lần so với lao động thủ công.

Trí tuệ nhân tạo (AI) và dữ liệu lớn (Big Data) cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn. Công nghệ đám mây và các công cụ làm việc từ xa cũng giúp nhân viên có thể làm việc hiệu quả mà không bị giới hạn bởi không gian địa lý.

TỐI ƯU QUY TRÌNH LÀM VIỆC, QUẢN LÝ NĂNG SUẤT NHÂN VIÊN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

6. Bí kíp giúp nâng cao năng suất làm việc

Việc nâng cao năng suất làm việc là vấn đề mà các doanh nghiệp hay cá nhân mỗi nhân viên, người lao động đều rất trăn trở. Vậy bí kíp nâng cao năng suất là gì?

• Phân công công việc dựa trên năng lực của người lao động

Việc phân công nhiệm vụ phù hợp với từng nhân viên là điểm mấu chốt để nâng cao năng suất làm việc. Điều này đòi hỏi cấp trên phải nhìn nhận đúng về năng lực cũng như điểm mạnh, điểm yếu ở mỗi nhân viên. Với căn cứ đó, phân công công việc phù hợp sẽ cho phép nhân viên phát huy toàn bộ lợi thế của mình trong công việc. 

• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Một môi trường làm việc xanh, sạch, đẹp, thoáng mát sẽ giúp cho tinh thần của nhân viên thêm phấn khởi, thoải mái. Giữ được trạng thái tinh thần tốt thì sự tập trung, tốc độ làm việc cũng được nâng cao. 

Ngoài ra, một môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp còn tạo động lực rất lớn cho mỗi nhân viên cải thiện năng suất. Với những công việc đòi hỏi làm việc theo đội nhóm thì môi trường và kỹ năng làm việc nhóm cũng rất quan trọng. 

• Thường xuyên tổ chức các hoạt động giao lưu 

Nội bộ công ty đoàn kết, cùng hướng tới mục tiêu chung cũng là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao năng suất lao động. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức các hoạt động giao lưu tập thể. Điều này sẽ tạo nên sự gắn kết, thấu hiểu giữa mỗi cá nhân, hỗ trợ nhau cùng đi lên. 

• Có chính sách khen thưởng và phê bình hợp lý

Chính sách khen thưởng, phê bình đóng đóng vai trò thúc đẩy, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên. Khen thưởng kịp thời tạo động lực cho họ ra sức phấn đấu đạt được mục tiêu. Cùng với đó, phê bình đúng lúc cũng sẽ giúp nhân viên kịp thời nhìn nhận lại lỗi sai, thay đổi thái độ nghiêm túc hơn. 

Hệ thống chính sách khen thưởng và phê bình hợp lý còn góp phần tạo nên môi trường cạnh tranh, năng động và chuyên nghiệp. Để quản lý tốt thông tin nhân sự, HR nên sử dụng AMIS thông tin nhân sự. Đây là phần mềm quản lý thông tin nhân sự được nhiều doanh nghiệp tin dùng.

• Tổ chức tập huấn nâng cao trình độ

Việc nắm chắc các kỹ năng chuyên môn trong công việc sẽ giúp người lao động tự tin hơn khi xử lý các nhiệm vụ được giao. Đây là tiền đề của sự phát triển chung của cả bộ máy. 

Xem thêm: 10 phần mềm tăng năng suất công việc hiệu quả nhất

7. MISA AMIS – Giải pháp quản lý toàn diện, tăng năng suất lao động

MISA AMIS mang đến một giải pháp quản lý toàn diện giúp nâng cao năng suất lao động và tối ưu hóa quy trình vận hành. Với hệ sinh thái số hoàn chỉnh, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp từ quản lý nhân sự, tài chính – kế toán, bán hàng, điều hành đến truyền thông nội bộ, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn. 

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý điều hành. Doanh nghiệp có thể phân công cụ thể, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Với AMIS Công việc, người quản lý không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh. 

Ngoài ra còn có phần mềm MISA AMIS Quy trình là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất vận hành và giảm thiểu sai sót trong xử lý công việc.

Những lợi ích tuyệt vời mà MISA AMIS Quy trình mang lại cho doanh nghiệp:

• Số hóa & tự động hóa quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà, giảm sai sót.
• Dễ dàng thiết lập quy trình mà không cần lập trình phức tạp.
• Tự động phê duyệt & thông báo tức thời, giúp công việc không bị gián đoạn.
• Giám sát tiến độ & lưu trữ lịch sử xử lý, đảm bảo minh bạch, dễ kiểm soát.
• Ứng dụng linh hoạt trong nhiều phòng ban

MISA AMIS không chỉ là một phần mềm, mà còn là giải pháp quản trị số toàn diện giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động, giảm chi phí vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong thời đại chuyển đổi số, việc ứng dụng MISA AMIS vào quản trị doanh nghiệp chính là bước đi chiến lược để phát triển bền vững và tối ưu hiệu suất làm việc.

Kết luận

Bài viết trên đây đã giới thiệu tổng quan về năng suất là gì, các biện pháp nâng cao năng suất làm việc. Đây không chỉ là thước đo hiệu quả làm việc mà còn là yếu tố quyết định sự phát triển bền vững của cá nhân, doanh nghiệp và nền kinh tế.

Để nâng cao năng suất, cần tối ưu hóa nguồn lực, áp dụng công nghệ, cải thiện kỹ năng lao động và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc đầu tư vào nâng cao năng suất chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp và cá nhân đạt được thành công bền vững

.