SaaS là gì? Ưu điểm của mô hình SaaS trong doanh nghiệp

Hiện nay, mô hình SaaS đang là sự lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp trong việc lưu trữ, xử lý tài liệu. Vậy SaaS là gì? Nó đem lại những lợi ích gì đối với doanh nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ cho bạn cách nhìn tổng quan về mô hình này.

I. SaaS là gì?

1. Định nghĩa SaaS là gì?

SaaS là gì được viết tắt từ cụm Software as a Service. Dịch theo nghĩa tiếng việt SaaS nghĩa là phần mềm dịch vụ. Đây là một trong những phần mềm dạng điện toán đám mây đảm nhiệm hoạt động phân phối các dịch vụ ứng dụng phần mềm.

Trong mô hình đó, nhà cung cấp chỉ bán dịch vụ sử dụng phần mềm chứ không bán phần mềm. Hiểu một cách đơn giản, nhà cung cấp sẽ tạo ra và duy trì hoạt động cho một phần mềm nhất định. Khi đó, người dùng chỉ cần truy cập thông qua internet để sử dụng phần mềm và có thể phải trả một khoản phí cho nhà cung cấp.

Sự phát triển của các phần mềm SaaS là nhu cầu tất yếu khi công nghệ kỹ thuật hiện đại đem đến nhiều cơ hội đổi mới. Giờ đây, doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi hoạt động, tối ưu thời gian và quy trình làm việc truyền thống để nâng cao hiệu suất, tối ưu hiệu quả kinh doanh. Do đó, bất kỳ ai cũng cần sẵn sàng những tri thức và nguồn lực để tiếp tục bứt phá cùng xu hướng chuyển đổi số trong tương lai. MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI SỐ CÁC NGÀNH NGHỀ

 

2. Phân loại mô hình SaaS

Thực tế, chúng ta đang thường xuyên sử dụng SaaS rất thường xuyên nhưng có thể bạn chưa chú ý. Hiện nay, đa số các mô hình SaaS đều tập trung bán các dịch vụ phần mềm dưới 2 dạng:

• Freemium: Đây là gói dùng thử miễn phí trước. Sau khi hết giới hạn free, nếu người dùng muốn sử dụng các tính năng ưu việt hơn thì cần trả phí để đăng ký gói khác. 

• Premium: Gói Premium dựa vào số lượng tài khoản cùng thời gian sử dụng. Tùy nhà cung cấp cũng như dung lượng gói mà chi phí sử dụng sẽ khác nhau.

Người dùng có thể linh hoạt sử dụng dịch vụ SaaS bất kỳ lúc nào. Nếu dùng cho doanh nghiệp, bạn dễ dàng tăng giảm số lượng người sử dụng hoặc ngừng đăng ký sử dụng khi hết nhu cầu.

>> Xem thêm: Quy trình chuyển đổi số là gì? Lợi ích của quy trình chuyển đổi số

II. Đặc điểm cơ bản của mô hình SaaS

1. Linh hoạt khi sử dụng

Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh các yếu tố liên quan đến tính năng, giao diện… Sự tùy chỉnh này giúp SaaS dễ ứng dụng hơn khi doanh nghiệp thiết lập mục tiêu kinh doanh. 

Thông thường, cấu hình của SaaS không quá khác biệt nhiều so với ứng dụng khác. Tuy nhiên, mức độ linh hoạt của ứng dụng còn phụ thuộc vào thiết kế của nó.

2. Liên kết với các phần mềm khác

Saas hỗ trợ tích hợp với các loại phần mềm khác hay dữ liệu khác một cách đơn giản và thuận tiện. Điều này đem lại sự tiện lợi cho người dùng. Đặc biệt, nó lý tưởng cho những doanh nghiệp đang sử dụng riêng rẽ nhiều loại phần mềm, ứng dụng khác nhau.

Ví dụ, tại MISA có bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp gồm AMIS kế toán, AMIS Công việc, AMIS CRM, AMIS aiMarketing, AMIS chấm công, AMIS tiền lương,… đều được liên thông kết nối đồng bộ dữ liệu. Nhờ đó giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung, tránh thất thoát, tối ưu chi phí.

3. Chia sẻ thông tin

Chia sẻ thông tin là tính năng nổi bật ở mô hình SaaS so với đối thủ. Một số ứng dụng, phần mềm khác  chuyển tài liệu rất khó khăn, mất thời gian và dễ bị lạc. Nó gây ra nhiều khó khăn khi phải chia sẻ cho nhiều người, nhiều địa điểm khác nhau.

Với SaaS, ứng dụng cho phép người dùng chia sẻ mọi loại thông tin, dữ liệu. Các cá nhân liên quan có thể vào đọc, chỉnh sửa… thông qua một đường link. Đây là điểm nổi bật của khả năng lưu trữ tập trung trên nền tảng web của mô hình Saas.

III. Ưu điểm của mô hình SaaS trong doanh nghiệp

1. Tối thiểu hóa chi phí cho doanh nghiệp

Mô hình SaaS giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nhân lực, chi phí chuyển đổi và chi phí cơ hội. Khi hiểu rõ SaaS là gì và ứng dụng nhuần nhuyễn, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào một nhà cung cấp duy nhất. 

Như vậy, SaaS giúp tiết kiệm được những khoản chi phí trong công tác vận hành doanh nghiệp. Nó bao gồm việc mua phần mềm, lắp đặt phần cứng hay xây dựng cơ sở dữ liệu mới…

Quan trọng hơn, trong suốt quá trình sử dụng thì không cần thường xuyên bảo trì. Bởi lẽ, doanh nghiệp chỉ là người sử dụng, không phải là chủ sở hữu. Việc này giảm khoảng 15 – 20% chi phí hậu cần của công ty. 

Một phần mềm SaaS sẽ cần ít thời gian và nhân lực vận hành hơn các mô hình truyền thống. Thông thường với một hệ thống on-premise, doanh nghiệp cần ít nhất 6 tháng để triển khai và đưa vào hoạt động.

Thế nhưng với SaaS bạn chỉ cần đội ngũ nhân viên 1-2 người. Họ sẽ cài đặt tài khoản và training cho toàn bộ nhân viên nắm được cách sử dụng.

2. Cập nhật tính năng phần mềm tốt nhất

Nhà cung cấp đảm bảo hoạt động của toàn hệ thống, duy trì bảo mật và xử lý các vấn đề phát sinh… Không chỉ vậy, họ còn thường xuyên lắng nghe khách hàng để cải tiến. Nó có thể là việc tối ưu tính năng, bổ sung tính năng mới hoặc nâng cấp chất lượng…

Từ đó, doanh nghiệp vừa được hưởng lợi từ nhà cung cấp, vừa tiết kiệm nguồn lực lớn cho các công đoạn này.

>> Tìm hiểu thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

3. Sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi

Thông qua mạng Internet, người dùng dễ dàng truy cập vào phần mềm trong hệ thống SaaS mà nhà cung cấp đã thiết lập. Trong bối cảnh thiết bị kết nối Internet phổ biến như hiện nay, doanh nghiệp không còn bị giới hạn hoạt động. 

Trong quá khứ, nhân viên phải đến văn phòng, sử dụng máy tính để bàn mới sử dùng được phần mềm. Giờ đây, nhờ có SaaS, doanh nghiệp quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi.

Chỉ cần cấp cho nhân viên tài khoản truy cập hệ thống, người quản lý và đội ngũ có thể cập nhật tiến độ, theo dõi báo cáo tức thời, chính xác. Từ đó, năng suất công việc được tăng cao, hoạt động của doanh nghiệp cũng hiệu quả hơn.

Hiện nay có rất nhiều hệ điều hành khác nhau như Windows, MacOS, IOS, Android… và nhiều trình duyệt web bao gồm Google Chrome, Microsoft Explorer… Vì thể, để tối ưu trải nghiệm của người dùng, nhà cung cấp SaaS luôn tìm mọi cách phát triển ứng dụng. Mục tiêu cuối cùng là có thể sử dụng SaaS trên nhiều hệ điều hành hay nhiều trình duyệt khác nhau, mang lại tiện ích tối ưu.

4. Khả năng tích hợp với đa phần mềm

Các phần mềm nội bộ thông thường chỉ được thiết kế để sử dụng đơn lập, tách biệt với các ứng dụng khác. Mặc dù chúng có ưu điểm là độ bảo mật cao nhưng gây ra nhiều khó khăn cho người dùng.

Mặt khác, thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian tổng hợp kết quả. Do đó, bạn cần có sự liên lạc giữa các phần mềm với nhau một cách hệ thống nhằm tiết kiệm thời gian và công sức làm việc.

Các nhà cung cấp SaaS đã phát triển và nâng cấp tính năng này để phục vụ người dùng tốt nhất. Hầu hết các phần mềm SaaS đã được tối ưu hệ thống API. Đây là tính năng cho phép đồng nhất và trao đổi dữ liệu qua lại giữa các ứng dụng với nhau. Từ đó, doanh nghiệp tăng hiệu quả xử lý công việc, nắm bắt các công nghệ hàng đầu và hội nhập với thế giới.

5. Dễ dàng mở rộng quy mô sử dụng

Khả năng mở rộng quy mô chính là ưu điểm lớn của mô hình SaaS. Nhà cung cấp sẽ tạo ra số lượng tài khoản tùy theo quy mô hoặc đơn đặt hàng của doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp hoàn toàn làm chủ trong việc tăng giảm số lượng tài khoản mà không cần nâng cấp hệ thống. Điều này cũng không làm gián đoạn đến quy trình hay dữ liệu hiện tại của công ty.

Đây là lợi thế đáng chú ý đối với các Startup hay những doanh nghiệp đang có tốc độ tăng trưởng nhanh. Họ sẽ liên tục mở rộng quy mô, thay đổi tính chất công việc hoặc tăng cường thêm nhân lực… Vì thế, mô hình SaaS sẽ đáp ứng mọi nhu cầu về số lượng tài khoản và thời gian sử dụng phần mềm. 

CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG DOANH NGHIỆP – TIẾT KIỆM THỜI GIAN, TĂNG NĂNG SUẤT VÀ HIỆU QUẢ KINH DOANH

IV. Một số hạn chế của mô hình SaaS

1. Tính bảo mật hệ thống chưa cao

Mô hình SaaS là gì nổi bật với tính năng lưu trữ tập trung dữ liệu và có thể dễ dàng chia sẻ cho mọi người. Chính vì thế mà nó sẽ có một điểm yếu về vấn đề bảo mật.

Trong mô hình SaaS, Server của phần mềm được đặt ở phía nhà cung cấp chứ không thuộc về doanh nghiệp. Đồng thời, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ tập trung tại Cloud. Vậy nên vẫn tồn tại nguy cơ dữ liệu bị đánh cắp, bị rò rỉ về phía đối thủ.

Mặc dù vậy, công nghệ toán đám mây 4.0 càng phát triển thì vấn đề này càng được coi trọng hơn. Các nhà cung cấp ngày càng quan tâm, chú trọng tới việc bảo mật dữ liệu người dùng.

Cùng với đó, doanh nghiệp được cam kết cho sự an toàn của dữ liệu khi lưu trữ với hệ thống SaaS. Nhờ những điều kiện trên, chắc chắn rằng trong tương lai vấn đề về bảo vệ dữ liệu người dùng sẽ không còn căng thẳng như hiện nay.

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

2. Muốn sử dụng phải có Internet

Để đăng nhập và sử dụng tài khoản trên phần mềm SaaS thì người dùng cần phải có Internet và có thiết bị thông minh. Do đó, điều này gây cản trở cho việc sử dụng phần mềm của các thành viên của trong doanh nghiệp. Đặc biệt là khi nhân viên đi xa công tác xa, đến những nơi không có sự phát triển đồng bộ của Internet…

Để giải quyết vấn đề này, cả doanh nghiệp và nhà cung cấp đều đang quan tâm tới vấn đề phát triển Internet toàn cầu. Những dự án có liên quan đến bảm đảm cơ sở hạ tầng Internet đều được mọi người ủng hộ và thúc đẩy.

Ngoài ra, phần mềm SaaS cũng đặt ra yêu cầu về việc học hỏi, nâng cao khả năng sử dụng công nghệ thông tin. Với những người lao động trẻ đây không phải thách thức lớn. Tuy nhiên, các công ty vẫn hoạt động theo kiểu truyền thống hoặc các nhân sự lâu năm sẽ gặp một số trở ngại.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ TRẢI NGHIỆM GÓI GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ DOANH NGHIỆP NGAY HÔM NAY

Gói giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp MISA AMIS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc như kế toán, marketing bán hàng, quản lý nhân sự, điều hành doanh nghiệp, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.

V. Kết luận

Trên đây là các thông tin về mô hình SaaS là gì? Ưu nhược điểm của SaaS với doanh nghiệp hiện đại. Có thể thấy, dù còn tồn tại nhược điểm phải cải tiến nhưng SaaS vẫn sở hữu các ưu điểm to lớn.

Trong tương lai, mô hình SaaS sẽ ngày càng được phổ biến trên phạm vi toàn cầu với các tiện ích vượt trội. Bởi vậy, những doanh nghiệp nước ta cũng cần nhanh chóng cập nhật, ứng dụng SaaS một cách thông minh và thích hợp. Hy vọng bài viết đã đem đến các kiến thức bổ ích về SaaS, từ đó giúp bạn nắm bắt các cơ hội mới để phát triển doanh nghiệp bền vững hơn.