Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định 123

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế được thực hiện dựa trên những quy định của pháp luật về điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử và các bước tiến hành thủ tục đăng ký. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về nội dung kể trên.

1. Quy định về đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Căn cứ theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78, kể từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp mới thành lập cũng như các doanh nghiệp chưa chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Cụ thể:

•  Các tổ chức kinh tế, tổ chức khác, các hộ cá nhân kinh doanh không nằm trong diện ngừng sử dụng hóa đơn giấy theo điều 16 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cả hóa đơn cho bán tài sản công và hàng dự trữ quốc gia, qua một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. 
• Nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà không cần trả tiền dịch vụ, doanh nghiệp có thể đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ được ủy thác bởi Tổng cục Thuế. 
• Nếu là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp tới cơ quan thuế, doanh nghiệp cũng cần đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

>> Đọc thêm: Hóa đơn điện tử có bắt buộc có mã của cơ quan thuế hay không?

Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị thực hiện cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp trên phần mềm kế toán. Tuy nhiên, DN nên ưu tiên các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế khuyến nghị. Trong đó, MISA là đơn vị được Tổng Cục Thuế đánh giá cao bởi những tính năng thông minh, vượt trội và tính an toàn bảo mật cao. Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn.

2. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Các bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.

Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ

Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT bao gồm: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn. 

Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng.

Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)

Bước 8: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

> Tải ngay Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123 Tại đây

Bước 9: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Bước 10: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB phản hồi về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Đối với trường hợp doanh nghiệp đăng ký chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, được thông báo chấp nhận theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối. 

>> Tải ngay Mẫu 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IBcủa Nghị định 123 tại đây

Thời gian thực hiện trong 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức. 

+ Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì DN thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế. 

+ Trường hợp kết quả kiểm thử, kết nối không thành công hoặc vượt quá thời hạn 05 ngày làm việc trên mà DN không không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối => Doanh nghiệp phải  thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này và thực hiện chuyển dữ liệu qua Tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần lưu ý các nội dung sau:

• Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đã phát hành theo các quy định trước đó.
• Doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định tại nghị định 123.

3. Quy định về việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn

Khi có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mục 1, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh cần thực hiện cập nhật thông tin và gửi lại cho cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT thuộc Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

 Các thông tin cập nhật có thể được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp chấm dứt sử dụng hóa đơn điện tử. 

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và cơ quan Thuế sẽ xử lý theo quy định tại khoản 2 của Điều 16 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hiện nay, trong các đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp hoá đơn điện tử, MISA được đánh giá vượt trội nhờ nhiều tính năng thông minh và hệ thống liên thông dữ liệu giữa hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán. Phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp kế toán có thể trực tiếp xuất hoá đơn ngay trên từ phần mềm, đồng bộ thông tin từ hóa đơn điện tử lên phần mềm kế toán để hạch toán tự động, chính xác và đầy đủ. Một số tính năng nổi bật có thể kể đến như:

• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực;
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp ích cho bộ phận kế toán doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc. 

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: