Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định 123

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế được thực hiện dựa trên những quy định của pháp luật về điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử và các bước tiến hành thủ tục đăng ký. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về nội dung kể trên.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại chứng từ kế toán được lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, sử dụng trong các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được lập, ký số, và gửi đi qua hệ thống phần mềm, đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật thông tin.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn.
• Tăng tính hiệu quả: Dễ dàng quản lý, tra cứu và đối chiếu thông tin.
• Tuân thủ pháp luật: Phù hợp với quy định bắt buộc áp dụng HĐĐT của cơ quan thuế.
• Hạn chế rủi ro: Ngăn chặn gian lận hóa đơn và giảm lỗi sai sót trong giao dịch.

2. Căn cứ pháp lý về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần tham khảo các văn bản pháp luật sau:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành một số điều về hóa đơn điện tử.
• Luật Quản lý thuế 2019: Xác định trách nhiệm và quyền lợi của người nộp thuế trong việc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 và Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022: Quy định triển khai hóa đơn điện tử và sửa đổi bổ sung một số điều.

> Đọc thêm: Hóa đơn điện tử có bắt buộc có mã của cơ quan thuế hay không?

3. Những điều cần chuẩn bị trước khi đăng ký hóa đơn điện tử

3.1 Điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện sau:

• Chữ ký số hợp lệ: Có chứng thư số do đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số cấp.
• Hạ tầng công nghệ thông tin: Đảm bảo khả năng kết nối với hệ thống của cơ quan thuế và nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
• Phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm đạt tiêu chuẩn, có khả năng kết nối với Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

3.2 Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Khi đăng ký HĐĐT, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:

• Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT: Theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Mẫu hóa đơn điện tử: Do doanh nghiệp tự thiết kế hoặc sử dụng mẫu của nhà cung cấp phần mềm, có gắn logo và chữ ký số của doanh nghiệp.
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Quyết định ban hành và áp dụng hóa đơn điện tử, phù hợp với quy định pháp luật.

Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị thực hiện cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp trên phần mềm kế toán. Tuy nhiên, DN nên ưu tiên các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế khuyến nghị. Trong đó, MISA là đơn vị được Tổng Cục Thuế đánh giá cao bởi những tính năng thông minh, vượt trội và tính an toàn bảo mật cao. Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép doanh nghiệp tự động ghi nhận hóa đơn, chứng từ đầu vào và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn.

4. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2025 

4.1 Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập

Các bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.

Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.

Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ

Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT bao gồm: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn. 

Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng.

Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)

Bước 8: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.

> Tải ngay Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123 Tại đây

Bước 9: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Bước 10: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB phản hồi về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Đối với trường hợp doanh nghiệp đăng ký chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, được thông báo chấp nhận theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối. 

>> Tải ngay Mẫu 01/TB-ĐKĐT của Nghị định 123 tại đây

Thời gian thực hiện trong 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức. 

+ Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì DN thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế. 

+ Trường hợp kết quả kiểm thử, kết nối không thành công hoặc vượt quá thời hạn 05 ngày làm việc trên mà DN không không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối => Doanh nghiệp phải  thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này và thực hiện chuyển dữ liệu qua Tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần lưu ý các nội dung sau:

• Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đã phát hành theo các quy định trước đó.
• Doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định tại nghị định 123.

4.2 Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Theo quy định hiện hành, kể từ ngày 01/07/2022, tất cả cá nhân, tổ chức kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Điều này kéo theo sự thay đổi trong các thủ tục cần thực hiện trước khi sử dụng hóa đơn.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, thủ tục thông báo phát hành hóa đơn đã được bãi bỏ. Thay vào đó, người nộp thuế chỉ cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế bằng cách nộp Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123).

Nếu doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu thành công, thì từ lần thứ 2 trở đi, thủ tục sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Cụ thể, nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng mẫu hóa đơn hiện tại mà không có bất kỳ thay đổi nào, chỉ cần mua thêm số lượng hóa đơn và nộp thông báo phát hành theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp rà soát mẫu hóa đơn đang sử dụng, đảm bảo không có thay đổi về nội dung hoặc hình thức. Nếu mẫu hóa đơn giữ nguyên, chỉ cần bổ sung số lượng hóa đơn mới.

Bước 2: Lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu TB01/AC) với đầy đủ thông tin cần thiết. Trường hợp mẫu hóa đơn không thay đổi, doanh nghiệp không cần gửi lại mẫu cũ.

Bước 3: Nộp thông báo qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. Thông báo phải được nộp ít nhất 1 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn mới.

Bước 4: Sau 2 ngày làm việc (không tính thứ Bảy và Chủ nhật), tra cứu kết quả tại hệ thống của Tổng cục Thuế. Nếu thông báo được chấp nhận, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn mới theo quy định.

5. Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bao lâu?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ thông báo chấp nhận hoặc từ chối hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

Doanh nghiệp cần làm gì nếu bị từ chối hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử?

Khi cơ quan thuế từ chối hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp cần rà soát và chỉnh sửa lại các thông tin theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Sau đó, nộp lại hồ sơ hoàn chỉnh qua Cổng thông tin điện tử hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế.

Có bắt buộc sử dụng nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử do cơ quan thuế chỉ định không?

Không. Doanh nghiệp có thể lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nào đáp ứng được tiêu chuẩn kết nối với hệ thống của cơ quan thuế và đảm bảo các quy định pháp luật hiện hành.

Hiện nay, trong các đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp hoá đơn điện tử, MISA được đánh giá vượt trội nhờ nhiều tính năng thông minh và hệ thống liên thông dữ liệu giữa hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán. Phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp kế toán có thể trực tiếp xuất hoá đơn ngay trên từ phần mềm, đồng bộ thông tin từ hóa đơn điện tử lên phần mềm kế toán để hạch toán tự động, chính xác và đầy đủ. Một số tính năng nổi bật có thể kể đến như:

• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực;
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp ích cho bộ phận kế toán doanh nghiệp trong quá trình thực hiện công việc. 

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: