Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ cực kỳ quan trọng khi mua bán quốc tế. Ngoài thể hiện số tiền người mua phải thanh toán cho người bán, hóa đơn thương mại còn đề cập đến nhiều nội dung quan trọng khác như phương thức chuyên chở, phương thức thanh toán, số lượng hàng, điều kiện giao hàng… Bài viết dưới đây sẽ đề cập chi tiết nhất về hóa đơn thương mại là gì, nội dung, lưu ý cũng như cách viết hóa đơn thương mại.
1. Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – viết tắt CI) là chứng từ thương mại mà người mua được người bán phát hành cho. Trong hóa đơn thương mại, nội dung thường bao gồm chi phí bên mua phải trả cho bên cung cấp hàng hóa. Thông thường, hóa đơn thương mại sẽ ghi rõ đặc điểm đơn giá, hàng hóa, điều kiện giao hàng, tổng giá trị hàng hóa các phương thức vận chuyển hay thanh toán… Tại doanh nghiệp, hóa đơn thương mại sẽ thường được lập thành nhiều bản để sử dụng ở các khâu khác nhau.
Hóa đơn thương mại có nhiều vai trò khác nhau, thường được dùng để xuất trình khi công ty bảo hiểm tính phí bảo hiểm mua hàng hóa, ngân hàng đòi tiền hàng hay cơ quan hải quan tính tiền thuế, thông quan hàng hóa.
Theo quy định mới tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 thì khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan, doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn thương mại (invoice) được sử dụng nếu thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu và cơ quan Thuế không quản lý.
2. Chức năng của hóa đơn thương mại
2.1. Chức năng thanh toán
Đối với hóa đơn thương mại, chức năng chủ yếu của nó là dùng để thanh toán. Bởi lẽ, trên hóa đơn thương mại được đề cập chi tiết nhất về nội dung các khoản tiền bằng số và chữ, đơn vị, loại tiền, giá trị từng mặt hàng, tổng giá trị mặt hàng… Đồng thời hóa đơn thương mại phải có đầy đủ các con dấu để đám ứng chắc chắn nghĩa vụ thanh toán. Đây được xem là chứng từ hợp pháp để bên bán đòi tiền hàng từ bên mua.
2.2. Chức năng khai giá hải quan
Trên hóa đơn thương mại có ghi đầy đủ, chi tiết giá, đây chính là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu. Ngoài ra, một số thông tin khác như ngày phát hành hóa đơn, số hóa đơn… dùng để khai báo tờ khai điện tử.
2.3. Chức năng tính số tiền bảo hiểm
Tương tự chức năng khai giá hải quan, số tiền được ghi trên hóa đơn thương mại còn được dùng làm cơ sở để tính tiền bảo hiểm.
=>> Xem thêm: Tổng hợp quy định và cách hạch toán kế toán xuất nhập khẩu
Để thuận lợi hơn trong việc sử dụng hóa đơn, hiện nay doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm kế toán. Trong đó AMIS kế toán giúp quản lý nhiều quyết định đăng kí sử dụng hóa đơn cùng lúc, kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn, quản lý hóa đơn do viết sai, mất, cháy hỏng…
| >> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS |
3. Các loại hóa đơn thương mại ở Việt Nam
3.1. Hóa đơn thương mại chiếu lệ
Hóa đơn thương mại chiếu lệ còn được gọi với tên tiếng Anh là Proforma Invoice. Chứng từ này nhìn qua có hình thức khá giống hóa đơn thương mại tuy nhiên mục đích của nó lại khác, không dùng để thanh toán. Một số mục đích mà nó được sử dụng là:
- Thay cho đơn chào hàng
- Làm chứng từ để thực hiện các thủ tục như khai hải quan, nhập khẩu
- Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ, xin giấy phép xuất khẩu
- Làm chứng từ gửi theo hàng bán
3.2. Hóa đơn thương mại tạm thời
Tiếng Anh của hóa đơn thương mại tạm thời là Provisional Invoice. Đây là hóa đơn mà người mua và người bán thanh toán bước đầu với nhau trong khi chờ đợi lần cuối. Cụ thể, mọi người sẽ lập hóa đơn này khi người bán chưa rõ một số thông tin chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như là giá cả, khối lượng, đặc điểm hàng hóa. Một số trường hợp mà hóa đơn này được áp dụng là:
- Hóa đơn dùng để thanh toán tạm thời cho từng lần khi lô hàng được xuất nhiều lần. Sau khi thực hiện lần giao hàng cuối cùng thì thanh toán chính thức sẽ được thực hiện.
- Sau khi giao hàng thành công, hàng hóa sẽ được xác định tại 1 thời điểm nào đó.
- Khi hợp đồng quy định sẽ dựa vào khối lượng và trọng lượng được xác định tại cảng đến để quyết định lần thanh toán cuối cùng nhưng người bán muốn tạm thời thu tiền ngay say khi giao hàng.
- Hàng hóa sẽ được xác định giá tại 1 thời điểm sau khi giao hàng hoàn thành.
3.3. Hóa đơn thương mại chi tiết
Đối với hàng hóa nhiều chủng loại, người ta sẽ dùng loại hóa đơn này để mô tả chi tiết hàng hóa. Trong hóa đơn chi tiết, mọi người sẽ dựa vào thỏa thuận được quy định trong hợp đồng hoặc L/C để xác định giá cụ thể của từng loại hàng.
3.4. Hóa đơn thương mại chính thức
Tiếng Anh còn gọi là Final Invoice, hóa đơn thương mại chính thức giúp xác định được tổng giá trị cuối của lô hàng. Đồng thời đây cũng chính là cơ sở để dựa vào vào đó thanh toán tiền hàng dứt khoát.
3.5. Hóa đơn thương mại xác nhận
Hóa đơn thương mại xác nhận còn được gọi bằng tiếng Anh là Certified Invoice, đây hóa đơn dùng để xác nhận xuất xứ của nhiều hàng hóa có chữ ký xác nhận của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Trong nhiều trường hợp, loại hóa đơn này được dùng như chứng từ kiêm chức năng hóa đơn và chứng nhận xuất xứ.
3.6. Hóa đơn thương mại lãnh sự
Hóa đơn thương mại lãnh sự dùng để thay thế cho chứng nhận xuất xứ, có xác nhận của lãnh sự nước ngoài mua và đang làm việc tại nước người bán.
3.7. Hóa đơn thương mại hải quan
Hóa đơn thương mại hải quan là hóa đơn tính giá trị hàng theo các khoản lệ phí cũng như thuế của hải quan.
3.8. Hóa đơn thương mại tập trung
Trong một số trường hợp, khi sử dụng phương thức buôn bán tạm nhập tái xuất, xuất khẩu hay qua trung gian, người bán thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn. Chính vì vậy, họ không ký phát mà sử dụng hóa đơn do người khác ký phát.
4. Quy định về nội dung trên hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại được sử dụng và lập dựa vào UCP 600, nên chỉ cần đảm bảo đầy đủ nội dung theo UCP 600 quy định mà không có mẫu bắt buộc nào. Hóa đơn thương mại do doanh nghiệp thiết kế nên không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế cũng như không cần thông báo phát hành hóa đơn.
Có khá nhiều nội dung trên hóa đơn thương mại, có những nội dung để tham chiếu, thêm vào khi các bên đàm phán hợp đồng nhưng cũng có những nội dung bắt buộc phải có. Trên hóa đơn thương mại có một số nội dung chính như:
- Người gửi hàng, người xuất khẩu: Địa chỉ, tên cần ghi rõ đầy đủ của người gửi hàng cũng như tên quốc gia xuất khẩu hàng.
- Người nhận hàng, người nhận khẩu: Thông tin chi tiết về tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
- Ngày phát hành và số hóa đơn: Bắt buộc phải có nội dung của hóa đơn thương mại với 1 chỉ tiêu số và ngày hóa đơn, được lập bởi người bán và dùng làm thủ tục khi khai báo hải quan.
- Điều khoản thanh toán và giao hàng: Cần ghi rõ thông tin, điều khoản giao hàng là gì, cụ thể chi tiết từng mục như thế nào. Điều khoản thanh toán là TT, TTR, LC, No Payment, đồng thanh toán là gì.
- Số lượng kiện hàng: Trong lô hàng đó số lượng kiện hàng là bao nhiêu thường được ghi kèm tổng trong trọng lượng cả bao bì. Thông tin này đã được ghi trong phiếu đóng gói và không bắt buộc vì trong phiếu đóng gói đã được ghi đầy đủ.
5. Cách viết hóa đơn thương mại trong xuất khẩu
- Letterhead
Không ít công ty đã chuẩn bị sẵn Letterhead trên khổ giấy A4 để tiện cho việc in hóa đơn. Thế nhưn việc in sẵn cũng sẽ dẫn đến một số trường hợp bị lỗi chứng từ khi có sự khác biệt so với trường 59 trên L/C. Chính vì vậy, tốt nhất với các hóa đơn thanh toán bằng L/C các doanh nghiệp nên tự tạo Letterhead. Thông thường, Letterhead sẽ được sao chép y nguyên, lấy thông tin từ trường 59.
- Số và ngày hóa đơn
Hầu hết, hóa đơn có thể để thời gian bất cứ ngày nào. Tuy nhiên, trong L/C lại khác khi có quy định tại mục 3, trường 47A, là các chứng từ vận tải phải có ngày phát hành. Thời gian trên chứng từ không được phép trước ngày phát hành L/C.
- Beneficiary: Sao chép thông tin, lấy lại y nguyên của trường 59
- Port of discharge: Thông tin sẽ được lấy tại trường 44F.
- Thể hiện số L/C trên hóa đơn
Mục số 4, trường 47A có ghi chứng từ gồm hối phiếu và cần phải thể hiện số L/C. Như vậy, số thư tín dụng cần được thể hiện trong hóa đơn đồng thời số thư tín dụng sẽ được lấy tại trường 20. Tại trường 46A hoặc 47A sẽ quy định một số L/C. Nên khi tiến hành lập chứng từ, anh/chị cần đọc rõ các quy định tại trường 46A sau đó là 47A để lập phù hợp, chính xác nhất.
- Thể hiện điều kiện giao hàng
Điều kiện giao hàng được đề rập rõ tại quy định ở mục 1, trường 46A.
- Mô tả hàng hóa
Phần này sẽ xem ở trường 45A và sao chép y nguyên nội dung.
- Đơn giá
Lưu ý trong mục đơn giá đó là thêm Incoterms nếu có và điều kiện giao hàng.
- Người thụ hưởng ký tên và đóng dấu
6. Mẫu hóa đơn thương mại trong xuất khẩu
Hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu là chứng từ cực kỳ quan trọng giữa người mua và người bán thường dùng trong việc làm thủ tục xuất nhập khẩu hay hoạt động mua bán quốc tế.
Tải mẫu hóa đơn thương mại trong xuất khẩu TẠI ĐÂY
Đối với doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc tính giá vốn, quản lý xuất nhập khẩu theo từng hợp đồng, hạch toán đa ngoại tệ… cực kì quan trọng. Để tăng tính chính xác, nhanh chóng, các doanh nghiệp không nên trông chờ quá nhiều vào cách làm việc thủ công của kế toán. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS – có nhiều tính năng ưu việt dành riêng cho DN xuất nhập khẩu với các tính năng:
- Tính giá vốn cho từng đơn hàng, hợp đồng
- Quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng hợp đồng
- Hạch toán đa ngoại tệ
- Cập nhật tức thời tỷ giá giao dịch thực tế theo đúng tỷ giá công bố của ngân hàng, giúp kế toán tiết kiệm thời gian tra cứu và quy đổi
- Quản lý doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, tình hình thực hiện của từng hợp đồng
- Theo dõi các khoản chi hộ
- Quản lý công nợ khách hàng theo từng hợp đồng
Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp giảm thiểu thời gian công việc kế toán, nâng cao hiệu suất công việc…. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo ngày phần mềm kế toán online MISA AMIS:
>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS
Tác giả: Huyền Trang
0904 885 833
https://www.misa.vn/
