Hóa đơn thương mại là gì? Mẫu, cách viết và quy định mới nhất

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, thể hiện giá trị hàng hóa, điều kiện mua bán và làm căn cứ để tính thuế xuất nhập khẩu. Theo thống kê, hơn 80% giao dịch thương mại quốc tế sử dụng hóa đơn thương mại như một chứng từ bắt buộc. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết về khái niệm, cấu trúc, nội quy, cách viết và quy định về hóa đơn thương mại trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – viết tắt CI) là chứng từ thương mại mà người mua được người bán phát hành cho. Trong hóa đơn thương mại, nội dung thường bao gồm chi phí bên mua phải trả cho bên cung cấp hàng hóa.

Thông thường, hóa đơn thương mại sẽ ghi rõ đặc điểm đơn giá, hàng hóa, điều kiện giao hàng, tổng giá trị hàng hóa các phương thức vận chuyển hay thanh toán… Tại doanh nghiệp, hóa đơn thương mại sẽ thường được lập thành nhiều bản để sử dụng ở các khâu khác nhau.

Hóa đơn thương mại là chứng từng bắt buộc phải có trong các giao dịch mua bán hàng hóa trong nước và quốc tế. Chức năng của hóa đơn thương mại là thể hiện giá mua – bán của hàng hóa, xác định giá trị hải quản và làm căn cứ để tính thuế nhập khẩu.

Bên cạnh đó, commercial Invoice còn có nhiều vai trò khác nhau, thường được dùng để xuất trình khi công ty bảo hiểm tính phí bảo hiểm mua hàng hóa, ngân hàng đòi tiền hàng hay cơ quan hải quan tính tiền thuế, thông quan hàng hóa.

Theo quy định mới tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 thì khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan, doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn thương mại được sử dụng nếu thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu và cơ quan Thuế không quản lý.

Để thuận lợi hơn trong việc sử dụng hóa đơn, hiện nay doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm kế toán. Trong đó AMIS kế toán giúp quản lý nhiều quyết định đăng kí sử dụng hóa đơn cùng lúc, kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn, quản lý hóa đơn do viết sai, mất, cháy hỏng…

2. Ý nghĩa của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong thương mại quốc tế:

• Cơ sở để khai báo hải quan: Đây là chứng từ quan trọng giúp cơ quan hải quan kiểm tra và tính thuế nhập khẩu/xuất khẩu.
• Chứng từ thanh toán quốc tế: Trong nhiều giao dịch, ngân hàng sẽ yêu cầu hóa đơn thương mại để thực hiện thanh toán qua L/C (thư tín dụng) hoặc T/T (chuyển tiền điện tử).
• Xác nhận quyền và nghĩa vụ của các bên: Hóa đơn thương mại giúp làm rõ trách nhiệm của người bán và người mua, đặc biệt trong các điều khoản về giao hàng và thanh toán.
• Hỗ trợ kế toán và thuế: Đây là chứng từ kế toán quan trọng, giúp doanh nghiệp hạch toán doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế.
•  Cơ sở để giải quyết tranh chấp: Nếu có bất kỳ tranh chấp nào liên quan đến số lượng, giá trị hoặc điều kiện giao dịch, hóa đơn thương mại là bằng chứng pháp lý quan trọng.

Xuất hóa đơn thương mại nhanh chóng, chính xác, tuân thủ quy định với tính năng tự động xuất hóa đơn trên MISA AMIS Kế toán!

Dùng thử miễn phí

3. Thông tin cần có trên hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một tài liệu quan trọng trong các giao dịch xuất nhập khẩu, được sử dụng để xác nhận việc mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ, hóa đơn thương mại cần có các thông tin cơ bản và chi tiết.

Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần có trong hóa đơn thương mại:

• Thông tin người mua (Buyer/Importer): Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, người đại diện: Các thông tin này giúp xác định rõ đối tượng nhận hàng và xác minh các điều kiện thanh toán.
• Thông tin người bán (Seller/Exporter): Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, người đại diện, số VAT: Các thông tin này làm rõ người bán và giúp thiết lập mối quan hệ pháp lý trong giao dịch thương mại quốc tế.
• Số Invoice (Số hóa đơn): Mỗi hóa đơn cần có một số duy nhất giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi giao dịch, tránh nhầm lẫn với các hóa đơn khác.
• Ngày Invoice (Ngày phát hành hóa đơn): Ngày phát hành là thông tin cần thiết để thực hiện các thủ tục hải quan và thanh toán.
• Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Các phương thức thanh toán phổ biến như L/C (Thư tín dụng), D/A (Chấp nhận hối phiếu), D/P (Chấp nhận trả tiền khi giao hàng), T/T (Chuyển tiền) cần được ghi rõ, giúp cả người mua và người bán dễ dàng kiểm soát các khoản thanh toán.
• Điều kiện Incoterms: Các điều kiện Incoterms như FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance and Freight) cần được ghi rõ, giúp xác định trách nhiệm và chi phí liên quan đến giao hàng.
• Mô tả chi tiết sản phẩm: Các mô tả chi tiết về sản phẩm, chất lượng, mã hàng hóa giúp việc kiểm tra và thông quan được thực hiện chính xác.
• Số lượng và giá trị: Các thông tin về số lượng hàng hóa, giá trị của chúng sẽ là cơ sở tính toán các chi phí xuất nhập khẩu cũng như thuế, phí liên quan.
• Các chi phí liên quan: Các chi phí này có thể bao gồm phí vận chuyển, bảo hiểm, chi phí lưu kho, v.v. Doanh nghiệp cần ghi rõ các khoản chi này để người mua dễ dàng nhận thức về tổng giá trị của giao dịch.
• Chữ ký của người đại diện: Chữ ký của đại diện hợp pháp của người bán giúp xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn.

4. Mẫu hóa đơn thương mại thông dụng nhất

Hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu là chứng từ cực kỳ quan trọng giữa người mua và người bán thường dùng trong việc làm thủ tục xuất nhập khẩu hay hoạt động mua bán quốc tế. Dưới đây là mẫu hóa đơn thương mại thông dụng nhất hiện nay.

Tải mẫu hóa đơn thương mại trong xuất khẩu TẠI ĐÂY 

5. Các loại hóa đơn thương mại ở Việt Nam

5.1. Hóa đơn thương mại chiếu lệ

Hóa đơn thương mại chiếu lệ còn được gọi với tên tiếng Anh là Proforma Invoice. Chứng từ này nhìn qua có hình thức khá giống hóa đơn thương mại tuy nhiên mục đích của nó lại khác, không dùng để thanh toán. Một số mục đích mà nó được sử dụng là:

• Thay cho đơn chào hàng
• Làm chứng từ để thực hiện các thủ tục như khai hải quan, nhập khẩu
• Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ, xin giấy phép xuất khẩu
• Làm chứng từ gửi theo hàng bán

5.2. Hóa đơn thương mại tạm thời

Tiếng Anh của hóa đơn thương mại tạm thời là Provisional Invoice. Đây là hóa đơn mà người mua và người bán thanh toán bước đầu với nhau trong khi chờ đợi lần cuối. Cụ thể, mọi người sẽ lập hóa đơn này khi người bán chưa rõ một số thông tin chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như là giá cả, khối lượng, đặc điểm hàng hóa. Một số trường hợp mà hóa đơn này được áp dụng là:

• Hóa đơn dùng để thanh toán tạm thời cho từng lần khi lô hàng được xuất nhiều lần. Sau khi thực hiện lần giao hàng cuối cùng thì thanh toán chính thức sẽ được thực hiện.
• Sau khi giao hàng thành công, hàng hóa sẽ được xác định tại 1 thời điểm nào đó.
• Khi hợp đồng quy định sẽ dựa vào khối lượng và trọng lượng được xác định tại cảng đến để quyết định lần thanh toán cuối cùng nhưng người bán muốn tạm thời thu tiền ngay say khi giao hàng.
• Hàng hóa sẽ được xác định giá tại 1 thời điểm sau khi giao hàng hoàn thành.

5.3. Hóa đơn thương mại chi tiết

Đối với hàng hóa nhiều chủng loại, người ta sẽ dùng loại hóa đơn này để mô tả chi tiết hàng hóa. Trong hóa đơn chi tiết, mọi người sẽ dựa vào thỏa thuận được quy định trong hợp đồng hoặc L/C để xác định giá cụ thể của từng loại hàng.

5.4. Hóa đơn thương mại chính thức

Tiếng Anh còn gọi là Final Invoice, hóa đơn thương mại chính thức giúp xác định được tổng giá trị cuối của lô hàng. Đồng thời đây cũng chính là cơ sở để dựa vào vào đó thanh toán tiền hàng dứt khoát.

5.5. Hóa đơn thương mại xác nhận

Hóa đơn thương mại xác nhận còn được gọi bằng tiếng Anh là Certified Invoice, đây hóa đơn dùng để xác nhận xuất xứ của nhiều hàng hóa có chữ ký xác nhận của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Trong nhiều trường hợp, loại hóa đơn này được dùng như chứng từ kiêm chức năng hóa đơn và chứng nhận xuất xứ.

5.6. Hóa đơn thương mại lãnh sự

Hóa đơn thương mại lãnh sự dùng để thay thế cho chứng nhận xuất xứ, có xác nhận của lãnh sự nước ngoài mua và đang làm việc tại nước người bán. Loại hóa đơn này giúp đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa khi xuất nhập khẩu và được yêu cầu trong một số quốc gia nhằm kiểm soát nguồn gốc hàng hóa.

5.7. Hóa đơn thương mại hải quan

Hóa đơn thương mại hải quan là hóa đơn tính giá trị hàng theo các khoản lệ phí cũng như thuế của hải quan. Đây là chứng từ quan trọng giúp cơ quan hải quan xác định mức thuế xuất nhập khẩu, đồng thời đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy định.

5.8. Hóa đơn thương mại tập trung

Trong một số trường hợp, khi sử dụng phương thức buôn bán tạm nhập tái xuất, xuất khẩu hay qua trung gian, người bán thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn. Chính vì vậy, họ không ký phát mà sử dụng hóa đơn do người khác ký phát.

6. Quy định về nội dung trên hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại được sử dụng và lập dựa vào UCP 600, nên chỉ cần đảm bảo đầy đủ nội dung theo UCP 600 quy định mà không có mẫu bắt buộc nào. Hóa đơn thương mại do doanh nghiệp thiết kế nên không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế cũng như không cần thông báo phát hành hóa đơn.

Có khá nhiều nội dung trên hóa đơn thương mại, có những nội dung để tham chiếu, thêm vào khi các bên đàm phán hợp đồng nhưng cũng có những nội dung bắt buộc phải có. Trên hóa đơn thương mại có một số nội dung chính như:

• Người gửi hàng, người xuất khẩu: Địa chỉ, tên cần ghi rõ đầy đủ của người gửi hàng cũng như tên quốc gia xuất khẩu hàng.
• Người nhận hàng, người nhận khẩu: Thông tin chi tiết về tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.
• Ngày phát hành và số hóa đơn: Bắt buộc phải có nội dung của hóa đơn thương mại với 1 chỉ tiêu số và ngày hóa đơn, được lập bởi người bán và dùng làm thủ tục khi khai báo hải quan.
• Điều khoản thanh toán và giao hàng: Cần ghi rõ thông tin, điều khoản giao hàng là gì, cụ thể chi tiết từng mục như thế nào. Điều khoản thanh toán là TT, TTR, LC, No Payment, đồng thanh toán là gì.
• Số lượng kiện hàng: Trong lô hàng đó số lượng kiện hàng là bao nhiêu thường được ghi kèm tổng trong trọng lượng cả bao bì. Thông tin này đã được ghi trong phiếu đóng gói và không bắt buộc vì trong phiếu đóng gói đã được ghi đầy đủ.

Ngoài ra, hóa đơn thương mại cũng phải tuân thủ một số quy định pháp lý quan trọng sau đây:

• Tuân thủ các quy định về thuế: Hóa đơn phải thể hiện đúng các thông tin về thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế xuất nhập khẩu (nếu có). Đây là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch quốc tế.
• Đảm bảo tính hợp pháp: Hóa đơn thương mại phải có đầy đủ thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật, bao gồm thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng.
• Phù hợp với các quy định hải quan: Hóa đơn thương mại là một trong những tài liệu quan trọng để thực hiện thủ tục thông quan tại hải quan. Do đó, phải đảm bảo hóa đơn cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa để hỗ trợ quá trình kiểm tra và thông quan.
• Lưu trữ và báo cáo: Các doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn thương mại trong vòng ít nhất 5 năm (theo quy định của pháp luật Việt Nam) để phục vụ cho việc kiểm tra và báo cáo thuế, nếu có yêu cầu từ cơ quan nhà nước.
• Chấp nhận bằng chứng pháp lý: Hóa đơn thương mại là bằng chứng pháp lý quan trọng trong các giao dịch thương mại quốc tế. Nó có thể được sử dụng để giải quyết tranh chấp giữa người bán và người mua về chất lượng hàng hóa, số lượng hoặc thanh toán.

Tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn thương mại giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề pháp lý và tăng cường uy tín trong giao dịch quốc tế.

Kết luận

Hóa đơn thương mại không chỉ là chứng từ quan trọng trong giao dịch quốc tế mà còn là cơ sở để thực hiện các thủ tục pháp lý và tài chính

Đối với doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc tính giá vốn, quản lý xuất nhập khẩu theo từng hợp đồng, hạch toán đa ngoại tệ… cực kì quan trọng. Để tăng tính chính xác, nhanh chóng, các doanh nghiệp không nên trông chờ quá nhiều vào cách làm việc thủ công của kế toán. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS –  có nhiều tính năng ưu việt dành riêng cho DN xuất nhập khẩu với các tính năng:

• Tính giá vốn cho từng đơn hàng, hợp đồng
• Quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng hợp đồng
• Hạch toán đa ngoại tệ
• Cập nhật tức thời tỷ giá giao dịch thực tế theo đúng tỷ giá công bố của ngân hàng, giúp kế toán tiết kiệm thời gian tra cứu và quy đổi
• Quản lý doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, tình hình thực hiện của từng hợp đồng
• Theo dõi các khoản chi hộ
• Quản lý công nợ khách hàng theo từng hợp đồng

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích khác giúp giảm thiểu thời gian công việc kế toán, nâng cao hiệu suất công việc…. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo ngày phần mềm kế toán online MISA AMIS:

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 0 Trung bình: 0]