Hoạch định là gì? Quy trình hoạch định chiến lược tối ưu

Doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả và mang lại nhiều lợi nhuận thì cần có một quy trình hoạch định cụ thể. Vậy hoạch định là gì? Làm thế nào để lập ra quy trình hoạch định chiến lược rõ ràng cho doanh nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin cần thiết liên quan đến hoạch định.

MISA AMIS DÀNH TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: NHỮNG ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LẬP KẾ HOẠCH NĂM 2023 CHO DOANH NGHIỆP

I. Hoạch định là gì trong doanh nghiệp?

Hoạch định là một tiến trình gồm nhiều bước, trong đó nhà quản trị cần phải định hướng và lựa chọn mục tiêu rõ ràng. Nhờ vậy, họ đề ra được những hướng đi cần thiết trong tương lai, đạt được mục tiêu xác định. 

Dựa trên các mục tiêu và sứ mệnh chung của toàn tổ chức, hoạch định là quá trình lập kế hoạch và thực hiện những hoạt động cụ thể. Nó góp phần đưa đến các quyết định lớn cho tương lai của cả bộ máy doanh nghiệp.

Với vai trò là mở đường cho các công tác quản trị khác của tổ chức, các bước hoạch định chiến lược cần phải được kiểm soát chặt chẽ. Đồng thời, nó phải đáp ứng được những yêu cầu như: cụ thể, linh hoạt, nhất quán, khả thi, phù hợp với thực tế, khách quan, khoa học.

II. Chức năng của hoạch định

Sau khi tìm hiểu hoạch định là gì?, người quản lý cần nắm vững các chức năng quan trọng của hoạch định. Chúng đóng vai trò cần thiết như thế nào trong tổ chức, doanh nghiệp? Câu trả lời nằm ở các ý sau:  

• Một trong các vai trò của hoạch định là đề ra những phương pháp, cách thức cho các hoạt động trong tổ chức. Từ đó họ sẽ xây dựng chiến lược phù hợp và hiệu quả.
• Hoạch định giúp ban quản trị định hướng được nhiều hướng đi đúng đắn, sắp xếp những kế hoạch phù hợp cho việc lãnh đạo doanh nghiệp.
• Hoạch định cũng giúp giảm thiểu rủi ro, tính bất ổn trong các hoạt động kinh doanh. Chúng ta có thể chuẩn bị đầy đủ kế hoạch dự phòng để khắc phục vấn đề kịp thời.
• Vai trò của hoạch định trong bộ máy doanh nghiệp cũng được thể hiện qua việc đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả. Chúng bao gồm khả năng cân đối sử dụng chi phí, nguồn lao động hợp lý, hạn chế sự lãng phí và chồng chéo công việc.
• Hoạch định là công cụ thiết yếu trong việc kết nối giữa các thành viên trong tổ chức.
• Hoạch định còn góp phần thiết lập nên những tiêu chuẩn quan trọng. Nó hỗ trợ cho quá trình kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.
• Chức năng hoạch định cũng bao gồm việc đảm bảo hoạt động kinh doanh bình ổn khi có sự thay đổi về các tác động bên ngoài. Các yếu tố này có thể là môi trường, nhu cầu thị trường và những yếu tố cạnh tranh khác.

>> Xem Thêm: Các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp

III. Ưu điểm và hạn chế của hoạch định

1. Ưu điểm của hoạch định

Hoạch định là gì? Đó là chức năng cơ bản và không thể thiếu ở bất kỳ lĩnh vực nào. Với mục đích làm nền tảng vững chắc cho các hoạt động quản trị doanh nghiệp, những ưu điểm của hoạch định gồm có: 

• Hoạch định giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản trị kinh doanh tìm kiếm thêm nhiều cơ hội mới. Đồng thời, họ dễ dàng phát hiện rủi ro, giải quyết nhanh chóng. Từ đó, những hướng đi của doanh nghiệp được vạch ra với các hành động hữu hiệu, nâng cao chất lượng làm việc và năng lực cạnh tranh trong tổ chức.

• Hoạch định đảm bảo sự phát triển ổn định khi doanh nghiệp gặp phải những tác động và thay đổi từ môi trường bên ngoài. 
• Hoạch định giúp nâng cao hiệu quả công việc. Nó được thực hiện bằng cách tạo ra những điều kiện thuận lợi cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ hơn. Ngoài ra, hoạch định còn phân công, chỉ rõ trách nhiệm của từng người. Nhờ đó, nó định hướng và thúc đẩy sự nỗ lực của các nhân viên khi hoạt động.
• Một trong những chức năng hoạch định chính mang lại ưu điểm cho quy trình hoạch định là việc chuẩn bị tốt trước sự thay đổi liên tục của tình hình kinh tế và xã hội. Hoạch định còn tạo ra một hệ thống với những tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hơn cho công việc. 
• Khi đã khai thác được thông tin và cân nhắc trước những vấn đề liên quan đến cơ hội hoặc rủi ro có thể xảy ra trong tương lai, hoạch định sẽ giúp chuẩn bị tốt các bộ máy vận hành nhằm vượt qua trở ngại để hoạt động hiệu quả.

2. Nhược điểm của hoạch định

Hoạch định chiến lược trong doanh nghiệp tuy mang lại nhiều lợi ích cho toàn tổ chức, nhưng quy trình hoạch định vẫn còn một số hạn chế.

• Khi phải liên tục thực hiện theo đúng kế hoạch được đặt ra ban đầu, hoạch định khiến cho công việc trở nên gò bó và thiếu linh hoạt khi xử lý tình huống. Từ đó, nó dẫn đến khả năng làm giảm sự sáng tạo của người thực hiện.

• Việc lường trước được những rủi ro đôi khi có thể không hiệu quả ngay lập tức. Bởi lẽ, nó chưa chỉ rõ được những bất cập trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và công việc của nhân viên.
• Kết quả sau khi hoạch định thường không phản ánh đúng khả năng thực sự của tổ chức. Nó thậm chí có thể hạn chế sự phát triển của doanh nghiệp vì số lượng sản phẩm tăng đột biến so với kế hoạch ban đầu. 

IV. Phân loại hoạch định

Một trong những cách phân loại hoạch định phổ biến là chia thành ba loại. Chúng bao gồm hoạch định dài hạn, hoạch định ngắn hạn và hoạch định chiến lược.

1. Hoạch định dài hạn

Hoạch định dài hạn mang tính chiến thuật khi giải quyết các mục tiêu trên địa bàn hoạt động nhưng ảnh hưởng đến hoạch định chiến lược. Quy trình trong hoạch định dài hạn thường kéo dài khoảng từ 1 đến 5 năm.

Ngoài ra, nó còn tùy thuộc vào mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Mục đích của kế hoạch này là đáp ứng đầy đủ các tài nguyên cần thiết và điều kiện thị trường để đạt được sứ mệnh lớn nhất.  

2. Hoạch định ngắn hạn

Quy trình trong hoạch định ngắn hạn thường được sắp xếp theo từng ngày, từng tháng hoặc từng năm. Nhà quản trị lập kế hoạch ngắn hạn để hoàn thành được các mục tiêu nhỏ. Nó thường là những bước đầu của giai đoạn hoặc điểm mấu chốt nằm trong kế hoạch dài hạn. 

Có thể nói, hoạch định ngắn hạn hướng đến việc giải quyết những vấn đề gần nhất. Những vấn đề này nằm trong phạm vi giới hạn hoặc nhiệm vụ nhất định của cả tiến trình hoạt động. 

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN NHẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

3. Hoạch định chiến lược

Đây là chức năng hoạch định nhằm quản trị doanh nghiệp. Nó đảm bảo nhân viên tổ chức sẽ cùng hoạt động để hướng đến các mục tiêu và đạt được sự phối hợp nhất định.

Hoạch định chiến lược giúp xây dựng sự thống nhất về các kết quả dự đoán. Đánh giá và phương hướng điều chỉnh hoạt động. Đặc biệt, nó tạo ra các hoạt động phù hợp với sự biến động của môi trường kinh doanh. 

Hoạch định chiến lược gồm các công việc như: xác định các vấn đề ưu tiên, tập trung và sắp xếp các nguồn lực, củng cố công tác vận hành.

V. Quy trình hoạch định chiến lược trong doanh nghiệp

Ngoài những thông tin cần thiết liên quan đến hoạch định là gì, ta cần tìm hiểu kỹ về quy trình gồm các bước hoạch định chiến lược chính:

1. Xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn, triết lý kinh doanh và đề ra các mục tiêu

Đây là giai đoạn đầu tiên trong mọi công tác quản trị. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định được những thông tin quan trọng như: ngành nghề, lĩnh vực mà công ty kinh doanh. Thêm vào đó là sứ mệnh, tầm nhìn mà công ty hướng đến, kết quả công ty muốn đạt được trong tương lai,…

>> Xem thêm: Chiến lược là gì? Các cách xây dựng chiến lược hiệu quả nhất

2. Phân tích, dự báo cho môi trường vi mô và vĩ mô

Các hoạt động và kết quả của doanh nghiệp không chỉ chịu sự tác động từ các yếu tố bên trong. Công ty còn bị ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài như môi trường, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu thị trường, đối tác,… 

Vì vậy, một nhà lãnh đạo cần phải hoạch định được những cơ hội hoặc bất lợi đe dọa đến hoạt động kinh doanh của tổ chức. Dựa trên mô hình PESTEL hoặc mô hình 5 áp lực cạnh tranh của Michael Porter người quản lý sẽ nắm được nhiều yếu tố hơn. Đó là khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh tiềm năng, đối thủ cạnh tranh trực tiếp, các sản phẩm và dịch vụ thay thế.

3. Thiết kế, xây dựng chiến lược

Dựa theo những phân tích ở bước 2, lựa chọn một chiến lược phù hợp để thiết kế và xây dựng nhằm phát triển hiệu quả các hoạt động của công ty. Có thể áp dụng một số chiến lược như: chiến lược phát triển thị trường hoặc sản phẩm, chiến lược thâm nhập thị trường,…

4. Chuẩn bị kế hoạch thực hiện cụ thể

Chiến lược đề ra cần có một kế hoạch khả thi, cụ thể, dễ dàng đo lường. Nó cũng cần đảm bảo được các nội dung sau: mục tiêu doanh nghiệp hướng đến, sản phẩm dịch vụ phương thức tiếp cận khách hàng. Chiến thuật quản lý nhân sự phù hợp với năng lực của đội ngũ làm việc,…

5. Kiểm tra, đánh giá kết quả sau khi thực hiện

Đây là giai đoạn quan trọng trong quy trình hoạch định chiến lược. Ở đây, các nhà quản trị có thể kiểm tra, giám sát được kết quả kinh doanh sau khi thực hiện kế hoạch lập ra bởi quy trình hoạch định. Việc này sẽ giúp họ điều chỉnh, đề xuất biện pháp và hướng đi cho kế hoạch mới để kết quả được thay đổi tốt hơn.

Phần mềm MISA AMIS Quy trình – giải pháp thiết lập, đảm bảo thực thi quy trình chuẩn xác cho doanh nghiệp

VI. Lời kết

Nội dung trên đã cung cấp các thông tin cần thiết về hoạch định là gì? Các bước hoạch định chiến lược quan trọng doanh nghiệp cần thực hiện? Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có những cái nhìn tổng quát hơn và lựa chọn một chiến lược phù hợp cho quá trình hoạch định.

.