Process là gì? Vai trò của process trong kinh doanh

Thuật ngữ process thường xuyên được bắt gặp thường xuyên và nhận được nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp. Thế nhưng process là gì? Vai trò của process trong kinh doanh được thể hiện như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé.  

I. Process là gì?

Đối với câu hỏi Process là gì thì thật khó trả lời ngay lập tức. Bởi lẽ, thuật ngữ này bao hàm rất nhiều nghĩa. Trong mỗi lĩnh vực, mỗi hoàn cảnh khác nhau thì Process lại mang một ý nghĩa khác.

Theo nghĩa tiếng Việt thì Process thường được hiểu thông dụng là:

• Quá trình, độ tiến triển
• Quy trình tiến hành
• Phương pháp, cách thức
• Thủ tục pháp lý
• Chế biến gia công

Trong kinh doanh, Process là quy trình chuỗi các bước được liên kết, phối hợp ăn ý với nhau. Các bước này được chỉ định cho các bên liên quan bằng những công việc cụ thể. Đích đến cuối cùng của Process là cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng.

Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp có nhiệm vụ riêng để đạt được những mục tiêu cụ thể. Các bước này thường lặp lại nhiều lần, được tối ưu và tiêu chuẩn hoá liên tục bởi nhiều người dùng.

NHẬN NGAY BỘ TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: BÍ QUYẾT SẮP XẾP CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

II. Work In Process là gì?

Ngoài việc tìm hiểu ý nghĩa Process là gì thì đối với các doanh nghiệp, khái niệm Work In Process cũng là một định nghĩa đáng được lưu tâm.

Work In Process nghĩa là công việc, hoạt động đang trong quy trình được tiến hành. Cụm từ này được sử dụng phổ biến trong kinh doanh cũng như các lĩnh vực khác.

Giả sử trong quá trình thực hiện công việc, ở một giai đoạn cụ thể bạn chưa hoàn thành công việc. Tuy nhiên, bạn không hề bỏ dở giữa chừng mà chỉ hoàn thiện đến bước cuối. Ở ví dụ này, ta sử dụng cụm từ Work In Process.

III. Các loại quy trình kinh doanh

Khái niệm Process là gì có nhiều tầng nghĩa khác nhau. Trong kinh doanh, nó cũng được phân chia thành ba loại khác nhau. Chúng vận động một cách tuần tự, liên tiếp trong hoạt động của doanh nghiệp.

1. Quy trình chính

Quy trình là gì trong doanh nghiệp là khái niệm bạn cần nắm vững. Quy trình chính là một trong những quy trình cơ bản nhất.

Thông qua đó, doanh nghiệp có thể cung cấp, phân phối sản phẩm cuối cùng đến khách hàng. Quá trình này sẽ giúp mọi hoạt động diễn ra hiệu quả và tối ưu nhất. Từng bước liên quan đến quy trình này đều hướng tới việc tăng thêm giá trị cho sản phẩm, cho đợt chào bán cuối cùng.

Quản lý hiệu quả và đạt được mục tiêu với AMIS Công việc

2. Quy trình hỗ trợ

Những quy trình này không nhằm mục đích tăng thêm giá trị sản phẩm cuối cùng. Thế nhưng chúng lại tạo góp phần tạo ra môi trường cho các quy trình chính hoạt động hiệu quả. Chúng cũng hỗ trợ mạnh mẽ những hoạt động thường ngày của tổ chức đó.

3. Quy trình quản lý

Chu trình quản lý chi phối hoạt động quản lý chiến lược, quản trị doanh nghiệp. Các chu trình này thiết lập tiêu chuẩn hoạt động hiệu quả và tác động đến hiệu quả của hai quy trình còn lại.

Ngoài việc lập kế hoạch, những quy trình này liên quan đến việc theo dõi, kiểm soát, giám sát các quy trình kinh doanh khác.

Thông qua hoạch định chiến lược, kế hoạch tổ chức, các quy trình quản lý được sử dụng để quản trị hoạt động doanh nghiệp chất lượng nhất.

>> Xem thêm: Business Process là gì? Các loại quy trình kinh doanh phổ biến

4. Điểm giống nhau của các loại quy trình

Dù khác biệt về đặc điểm, chức năng hoạt động nhưng tổng kết lại, cả ba loại chu trình kinh doanh này đều tuân theo các quá trình sau đây:

• Quá trình cung cấp: thực hiện thu mua các yếu tố đầu vào gồm vốn, tư liệu lao động, sức lao động và đối tượng lao động.
• Quá trình sản xuất: kết hợp các yếu tố đầu vào với nhau để tạo ra giá trị, hàng hoá, sản phẩm đáp ứng nhu cầu của xã hội.
• Quá trình bán hàng: thực thi giá trị sản phẩm, dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích thu hồi vốn đồng thời tạo ra lợi nhuận giúp doanh nghiệp phát triển.

IV. Vai trò của Process trong kinh doanh

Những quy trình kinh doanh luôn luôn đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc hoạt động doanh nghiệp. Bạn đã làm rõ định nghĩa Process là gì và cách phân loại quy trình kinh doanh. Hãy tiếp tục phân tích vai trò của hoạt động này đối với từng đối tượng cụ thể.

1. Tác động tích cực của Process trong kinh doanh

Một quy trình kinh doanh có chiến lược phù hợp sẽ tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp theo những cách sau:

• Giám rủi ro, chi tiêu: Process tối thiểu hóa chi tiêu, hạn chế rủi ro. Nó làm được điều này bằng cách đưa ra các phương pháp thực hiện công việc, xem xét nguy cơ trong tương lai.
• Cải thiện tính hiệu quả: Process tăng cường năng suất làm việc của các bộ phận. Bởi nó việc vạch rõ các bước, động thái cần có để đem lại hiệu ứng tốt nhất cho doanh nghiệp.

• Giảm bớt lỗi gây ra từ người tham gia: Process phân phối những nhiệm vụ cho người chuyên môn về hoạt động đó.
• Tập trung nhiều vào khách hàng mục tiêu: Một quy trình kinh doanh tốt là quy trình luôn hướng đến khách hàng. Doanh nghiệp luôn phải lấy khách hàng làm trung tâm. Ngoài ra, quy trình đó phải liên tục cập nhật thông tin thị trường mới. Nó có thể là nhu cầu, đánh giá của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.
• Quản lý thời gian tốt: Quy trình cải thiện hiệu quả thời gian bằng cách đề xuất và tập trung phát triển các chiến lược. Nó giảm thiểu thời gian thực hiện, đồng thời tăng năng suất hiệu quả cho hoạt động doanh nghiệp.
• Ứng dụng công nghệ kỹ thuật tân tiến: Process trong kinh doanh thường xuyên thay đổi theo thời gian. Nhiều doanh nghiệp đang cố gắng áp dụng công nghệ cải tiến vào quá trình kinh doanh.
• Tăng cường khả năng giao tiếp: Process giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa các phòng ban với nhau. Nó cũng có ý nghĩa tương tự với khách hàng và công ty thông qua các nghiên cứu, đánh giá thị trường.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN, TĂNG NGAY NĂNG SUẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

2. Tác động tiêu cực khi thiếu Process trong kinh doanh

Bạn cần lưu ý rằng, những lợi ích trên chỉ đạt được nếu các phương pháp, nguyên tắc được thực hiện tối ưu và tiêu chuẩn hoá. Doanh nghiệp không thực hiện hiệu quả thì sẽ phải đối mặt với những vấn đề sau đây:

• Động lực cho nhân viên thấp: Nếu doanh nghiệp không có quy trình phù hợp thì nhân viên có thể bị phân công sai nhiệm vụ. Việc không đủ kiến thức và chuyên môn khiến họ trở nên chán nản. Thực trạng này khiến doanh nghiệp mất điều kiện phát triển, lãng phí tiềm năng của nhân lực.
• Không xử lý vấn đề kịp thời: Công ty không tập trung vào quy trình kinh doanh thường khó nhận ra vấn đề khó khăn. Nó ngăn cản họ đạt được mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp.
• Thiếu sự thay đổi linh hoạt: Vì không nhận ra vấn đề và xử lý kịp thời nên các công ty sẽ lặp đi lặp lại những lỗi giống nhau.
• Tốn chi phí thời gian: Công việc sẽ mất nhiều thời gian hoàn thành hơn khi không có sơ đồ hay quy trình làm việc cụ thể.
• Rủi ro, chi tiêu tăng cao: Công ty không thấy được rủi ro tương lai. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng không đủ năng lực để thực hiện tiết kiệm chi phí. Do không có quá trình kinh doanh chuẩn xác nên sự thất thoát dễ dàng xảy ra.

V. Kết luận

Bài viết vừa rồi là toàn bộ thông tin giải đáp thắc mắc Process là gì? Process đóng vai trò như thế nào trong hoạt động kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp.

Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã nắm bắt được nhiều kiến thức. Hãy áp dụng hiệu quả để xây dựng quy trình kinh doanh tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh quản lý quy trình của MISA AMIS Công việc