Thuật ngữ process thường xuyên được bắt gặp thường xuyên và nhận được nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp. Thế nhưng process là gì? Vai trò của process trong kinh doanh được thể hiện như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé.
1. Process là gì?
Đối với câu hỏi Process là gì thì thật khó trả lời ngay lập tức. Bởi lẽ, thuật ngữ này bao hàm rất nhiều nghĩa. Trong mỗi lĩnh vực, mỗi hoàn cảnh khác nhau thì Process lại mang một ý nghĩa khác.
Theo nghĩa tiếng Việt thì Process thường được hiểu thông dụng là:
- Quá trình, độ tiến triển
- Quy trình tiến hành
- Phương pháp, cách thức
- Thủ tục pháp lý
- Chế biến gia công
Trong kinh doanh, Process là quy trình chuỗi các bước được liên kết, phối hợp ăn ý với nhau. Các bước này được chỉ định cho các bên liên quan bằng những công việc cụ thể. Đích đến cuối cùng của Process là cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng.
Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp có nhiệm vụ riêng để đạt được những mục tiêu cụ thể. Các bước này thường lặp lại nhiều lần, được tối ưu và tiêu chuẩn hoá liên tục bởi nhiều người dùng.
>> Xem thêm: Business Process là gì? Các loại quy trình kinh doanh phổ biến
2. Các loại Process phổ biến
Khái niệm Process là gì có nhiều tầng nghĩa khác nhau. Trong kinh doanh, nó cũng được phân chia thành ba loại khác nhau. Chúng vận động một cách tuần tự, liên tiếp trong hoạt động của doanh nghiệp.
2.1. Quy trình chính
Quy trình là gì trong doanh nghiệp là khái niệm bạn cần nắm vững. Quy trình chính là một trong những quy trình cơ bản nhất.
Thông qua đó, doanh nghiệp có thể cung cấp, phân phối sản phẩm cuối cùng đến khách hàng. Quá trình này sẽ giúp mọi hoạt động diễn ra hiệu quả và tối ưu nhất. Từng bước liên quan đến quy trình này đều hướng tới việc tăng thêm giá trị cho sản phẩm, cho đợt chào bán cuối cùng.
2.2. Quy trình hỗ trợ
Những quy trình này không nhằm mục đích tăng thêm giá trị sản phẩm cuối cùng. Thế nhưng chúng lại tạo góp phần tạo ra môi trường cho các quy trình chính hoạt động hiệu quả. Chúng cũng hỗ trợ mạnh mẽ những hoạt động thường ngày của tổ chức đó.
2.3. Quy trình quản lý
Chu trình quản lý chi phối hoạt động quản lý chiến lược, quản trị doanh nghiệp. Các chu trình này thiết lập tiêu chuẩn hoạt động hiệu quả và tác động đến hiệu quả của hai quy trình còn lại.
Ngoài việc lập kế hoạch, những quy trình này liên quan đến việc theo dõi, kiểm soát, giám sát các quy trình kinh doanh khác.
Thông qua hoạch định chiến lược, kế hoạch tổ chức, các quy trình quản lý được sử dụng để quản trị hoạt động doanh nghiệp chất lượng nhất.
Dù khác biệt về đặc điểm, chức năng hoạt động nhưng tổng kết lại, cả ba loại chu trình kinh doanh này đều tuân theo các quá trình sau đây:
- Quá trình cung cấp: thực hiện thu mua các yếu tố đầu vào gồm vốn, tư liệu lao động, sức lao động và đối tượng lao động.
- Quá trình sản xuất: kết hợp các yếu tố đầu vào với nhau để tạo ra giá trị, hàng hoá, sản phẩm đáp ứng nhu cầu của xã hội.
- Quá trình bán hàng: thực thi giá trị sản phẩm, dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích thu hồi vốn đồng thời tạo ra lợi nhuận giúp doanh nghiệp phát triển.
MISA AMIS Quy trình – Phần mềm tự động hóa các quy trình liên phòng ban, liên thông nghiệp vụ Kế toán, Bán hàng, Nhân sự và dữ liệu kinh doanh xuyên suốt. Đăng ký trải nghiệm sức mạnh tối ưu và nhận ngay 500+ mẫu quy trình quản lý doanh nghiệp:
3. Vai trò của Process trong kinh doanh
Những quy trình kinh doanh luôn luôn đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc hoạt động doanh nghiệp. Bạn đã làm rõ định nghĩa Process là gì và cách phân loại quy trình kinh doanh. Hãy tiếp tục phân tích vai trò của hoạt động này đối với từng đối tượng cụ thể.
Một quy trình kinh doanh có chiến lược phù hợp sẽ tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp theo những cách sau:
- Giám rủi ro, chi tiêu: Process tối thiểu hóa chi tiêu, hạn chế rủi ro. Nó làm được điều này bằng cách đưa ra các phương pháp thực hiện công việc, xem xét nguy cơ trong tương lai.
- Cải thiện tính hiệu quả: Process tăng cường năng suất làm việc của các bộ phận. Bởi nó việc vạch rõ các bước, động thái cần có để đem lại hiệu ứng tốt nhất cho doanh nghiệp.
- Giảm bớt lỗi gây ra từ người tham gia: Process phân phối những nhiệm vụ cho người chuyên môn về hoạt động đó.
- Tập trung nhiều vào khách hàng mục tiêu: Một quy trình kinh doanh tốt là quy trình luôn hướng đến khách hàng. Doanh nghiệp luôn phải lấy khách hàng làm trung tâm. Ngoài ra, quy trình đó phải liên tục cập nhật thông tin thị trường mới. Nó có thể là nhu cầu, đánh giá của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.
- Quản lý thời gian tốt: Quy trình cải thiện hiệu quả thời gian bằng cách đề xuất và tập trung phát triển các chiến lược. Nó giảm thiểu thời gian thực hiện, đồng thời tăng năng suất hiệu quả cho hoạt động doanh nghiệp.
- Ứng dụng công nghệ kỹ thuật tân tiến: Process trong kinh doanh thường xuyên thay đổi theo thời gian. Nhiều doanh nghiệp đang cố gắng áp dụng công nghệ cải tiến vào quá trình kinh doanh.
- Tăng cường khả năng giao tiếp: Process giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa các phòng ban với nhau. Nó cũng có ý nghĩa tương tự với khách hàng và công ty thông qua các nghiên cứu, đánh giá thị trường.
4. Những vấn đề khi quản lý Process trong kinh doanh
Sau khi đã hiểu khái niệm về Process là gì cùng các loại hình và vai trò của nó, bước tiếp theo là xác định công cụ quản lý quy trình kinh doanh phù hợp. Hệ thống này còn được gọi là quản lý quy trình Kinh doanh (Business Process Management – BPM).
4.1. Khái niệm quản lý quy trình kinh doanh (BPM)
BPM là một phương pháp tổng hợp giúp doanh nghiệp điều hành và tối ưu hóa các quy trình nội bộ. BPM bao gồm các giai đoạn chính:
- Mô hình hóa (Modeling) – Tạo sơ đồ chi tiết cho quy trình.
- Tự động hóa (Automation) – Sử dụng công nghệ để thực hiện các quy trình mà không cần nhân sự can thiệp thủ công.
- Thực thi (Execution) – Triển khai các quy trình đã được mô hình hóa.
- Kiểm soát (Control) – Giám sát và điều chỉnh quá trình khi cần thiết.
- Đo lường (Measurement) – Đánh giá hiệu suất để tìm ra điểm mạnh và yếu.
- Tối ưu hóa (Optimization) – Liên tục cải tiến để đạt hiệu quả cao nhất.
4.2. Tầm quan trọng của BPM
BPM đóng vai trò chiến lược trong quản lý quy trình cả về hiệu quả ngắn hạn lẫn lợi ích lâu dài. Việc ứng dụng BPM không chỉ giúp chuẩn hóa mà còn tạo tiền đề cho doanh nghiệp triển khai các mô hình kinh doanh mới.
Mặt khác, sử dụng BPM còn mang lại khả năng tự động hóa toàn diện, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành, phân tích dữ liệu chính xác và cải thiện hiệu suất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí vận hành một cách đáng kể.
4.3. Đặc điểm chính của BPM
- Liên tục cải tiến: BPM không thể thực hiện một lần rồi kết thúc mà là quy trình nâng cao và tối ưu hóa liên tục.
- Tập trung vào hiệu quả quy trình: BPM do các chuyên gia cải tiến quy trình thực hiện, không phải do nhân viên trực tiếp tham gia trong quy trình đảm nhận.
4.4. Lợi ích của BPM đối với doanh nghiệp
- Tăng hiệu suất làm việc: BPM loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại, tối ưu quy trình phối hợp nên nhân viên có thêm thời gian để tập trung vào các mục tiêu cốt lõi.
- Tiết kiệm chi phí: Nhờ vào việc tinh gọn quy trình, BPM giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu ra. Theo nghiên cứu của AIIM, các doanh nghiệp áp dụng BPM có thể đạt tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) tăng đến 41% ngay trong năm đầu tiên.
- Tăng tính linh hoạt: BPM tạo điều kiện cho doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh, thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Tổ chức duy trì khả năng cạnh tranh trước các thách thức mới.
- Giảm thiểu rủi ro: BPM giúp chuẩn hóa các quy trình và cung cấp cho đội ngũ nhân viên hướng dẫn cụ thể để hạn chế sai sót, tăng cường độ chính xác trong công việc.
5. Ứng dụng phần mềm quản lý quy trình toàn diện
MISA AMIS Quy trình là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh toàn diện của Công ty Cổ phần MISA. Phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng, quản lý và điều chỉnh các quy trình kinh doanh một cách linh hoạt.
Tính năng nổi bật của MISA AMIS Quy trình
- Mô hình hóa quy trình: Cho phép doanh nghiệp mô phỏng các quy trình hiện tại hoặc thiết kế các quy trình mới theo yêu cầu thực tế. Đặc biệt, người dùng không cần phải có kiến thức lập trình vẫn có thể tự xây dựng và quản lý quy trình.
- Tự động hóa các bước phối hợp: MISA AMIS Quy trình hỗ trợ tự động hóa các bước phối hợp liên phòng ban. Nhân viên tiết kiệm thời gian, sếp phê duyệt nhanh chóng, từ đó nâng cao năng suất và hạn chế tối đa sự chậm trễ trong quy trình.
- Giám sát và kiểm soát: Người quản lý theo dõi toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, phát hiện nhanh chóng các điểm nghẽn hoặc vấn đề cần điều chỉnh.
- Phân tích và tối ưu hóa: MISA AMIS Quy trình cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích hiệu suất, hỗ trợ doanh nghiệp liên tục tối ưu hóa để đạt được mục tiêu kinh doanh.
- Tích hợp đa hệ thống: Dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác trong hệ sinh thái MISA AMIS và các hệ thống phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Phần mềm đóng vai trò như trung tâm kết nối nghiệp vụ Kế toán, Bán hàng, Nhân sự, tạo ra một môi trường làm việc liên kết.
Hãy khám phá thêm về MISA AMIS Quy trình và cách mà phần mềm này có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số tại đây:
Kết luận
Bài viết vừa rồi là toàn bộ thông tin giải đáp thắc mắc Process là gì? Process đóng vai trò như thế nào trong hoạt động kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp.
Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã nắm bắt được nhiều kiến thức. Hãy áp dụng hiệu quả để xây dựng quy trình kinh doanh tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
