AOP trong kinh doanh là gì? Cách xây dựng AOP hiệu quả nhất?

AOP trong kinh doanh là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến chỉ số này? Làm thế nào để xây dựng AOP một cách hiệu quả nhất? Là những thắc mắc mà rất nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Để giải đáp các thắc mắc trên hãy đọc ngay bài viết dưới đây.

1. AOP trong kinh doanh là gì?

AOP trong kinh doanh là gì? AOP là tên viết tắt của Annual Operating Plan có nghĩa là bảng kế hoạch hoạt động trong 1 năm. AOP giúp định hướng các mục tiêu hoạt động, kế hoạch kinh doanh, ngân sách thu chi dự kiến trong năm.

Một bảng AOP có khả năng phác họa bức tranh toàn diện của doanh nghiệp. Bao gồm những thông tin cụ thể về công việc, nhiệm vụ, mục tiêu của từng bộ phận cùng với đó là những hạn mức về tài chính tương ứng. Nhắm giúp các phòng ban, đội nhóm nắm rõ được mục tiêu cần đạt được, từ đó đưa ra những chiến lược cụ thể và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

Đồng thời, kế hoạch AOP cũng dự báo về các khoản thu chi, phân công nhiệm vụ cho các phòng ban,… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động một cách trơn tru, định hướng đúng và đem lại hiệu quả cao. AOP càng chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì doanh nghiệp càng dễ thực hiện bấy nhiêu. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm được tình hình và quản lý tốt các khâu vận hành.

2. Những ý nghĩa và lợi ích của việc xây dựng AOP trong kinh doanh

Nếu muốn phát triển lâu dài và thành công, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng được bảng kế hoạch kinh doanh AOP. Tầm quan trọng của việc xây dựng AOP là vô cùng lớn. Do đó, người lãnh đạo cần chú trọng nghiên cứu thị trường, xem xét nguồn lực trước khi bắt tay vào thiết lập mục tiêu dựa trên định hướng rõ ràng. Từ đó, doanh nghiệp tiếp tục đề ra các kế hoạch triển khai chi tiết hơn. 

Về tổng thể, đây là những ý nghĩa của việc lập AOP là gì:

• AOP giúp doanh nghiệp xác định hướng cần đi, phòng tránh những rủi ro không đáng có trong kinh doanh.
• AOP giúp kiểm soát tiến độ, khối lượng công việc cần làm của các bộ phận phòng ban. AOP đảm bảo mục tiêu đề ra và giúp người lãnh đạo xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
• AOP giúp các cấp quản lý theo dõi được quá trình thực hiện, nắm được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, họ sẽ lên kế hoạch và phân công nhiệm vụ sao cho hiệu quả nhất. Đồng thời, tiến độ công việc sẽ luôn được duy trì một cách tốt nhất, đem lại giá trị và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Xây dựng AOP trong kinh doanh giúp tạo tiền đề vững chắc cho doanh nghiệp, định hình những bước đi trong tương lai của doanh nghiệp.

• AOP còn giúp tăng tính kết nối giữa các phòng ban, mang đến bộ máy hoạt động trơn tru và hiệu quả cao.
• AOP cho phép những người làm quản lý có cơ sở để nhận định, đánh giá và so sánh nhiều hạng mục như nguồn vốn, đối tác, nhân lực… Dựa trên căn cứ đoa, họ có thể đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời, tránh được những tình huống xấu. 

3. 6 bước xây dựng AOP trong kinh doanh hiệu quả nhất

Để xây dựng AOP một cách hiệu quả, cần phải nắm được những bước cơ bản sau đây.

3.1 Hiểu rõ tình hình và công việc kinh doanh của doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào công việc kinh doanh, người triển khai kế hoạch cần phải nắm rõ diễn biến các nội dung trong công ty, các phần cần phải làm và sẽ làm. Hoạt động này bao gồm hành vi nghiên cứu, tra cứu thông tin, khảo sát để đưa ra cái nhìn tổng quan nhất.

Từ đó, người lãnh đạo mới có thể đề xuất giải pháp phù hợp nhất. Bên cạnh đó, người xây dựng AOP cũng cần phải thường xuyên cập nhật  thông tin mới, trao đổi với đồng nghiệp, các bộ phận liên quan hoặc chuyên gia trong ngành để trau dồi kinh nghiệm.

3.2 Đặt ra mục tiêu rõ ràng

Sau khi nắm được những nội dung cơ bản, bước tiếp theo doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu kinh doanh suốt 1 năm. AOP nên bao gồm những định hướng từ khái quát đến cụ thể, từ lớn đến nhỏ, đơn giản đến phức tạp.

Những mục tiêu này cần phải phù hợp với thực tế hiện tại của doanh nghiệp. Người phụ trách cần loại bỏ các yếu tố mơ hồ, sáo rỗng, hoặc những tiêu chuẩn quá thấp và quá tầm… Khi lập kế hoạch AOP hàng năm, cũng cần đánh giá cả tình hình bên trong doanh nghiệp cùng sự biến động của thị trường và các đối thủ xung quanh.

Người lập kế hoạch nên có tầm nhìn bao quát, kiến thức chuyên môn chắc chắn để hướng doanh nghiệp hoàn thiện mục tiêu lý tưởng. Trong đó, doanh nghiệp cần phân rõ mục tiêu gồm công việc gì, thực hiện như thế nào, liệt kê rủi ro (nếu có) và dự phòng giải pháp. Bảng kế hoạch AOP càng chi tiết, cụ thể, rõ ràng và khả thi thì khả năng doanh nghiệp thành công càng cao. 

Mời bạn tham khảo: [eBook] Kiến thức cần biết về Thiết lập mục tiêu dành cho Start-up và doanh nghiệp nhỏ

3.3 Xác định nguồn đầu tư

Xác định đối tượng đầu tư sẽ giúp AOP đề ra chính xác hơn. Đối tượng đầu tư có thể đến từ các nhà đầu tư chuyên nghiệp, người thân, bạn bè, ngân hàng hoặc các nhà đầu tư mạo hiểm khác. Những đối tượng này sẽ đầu tư cho doanh nghiệp thông qua việc mua, cho vay cổ phiếu hoặc có thể kết hợp tất cả các cách trên. 

Thông thường, điều mà các nhà đầu tư quan tâm sẽ là độ uy tín của doanh nghiệp, mô hình kinh doanh, khả năng giải quyết vấn đề hay khả năng cạnh tranh trên thương trường. Bên cạnh đó, nguồn tiền, lợi nhuận đã đạt được trong các năm (thời gian) gần nhất cũng là yếu tố quan trọng.

Bởi vậy, nếu doanh nghiệp cần kêu gọi đầu tư cho hoạt động năm tới, hãy tìm hiểu những mong muốn của đối tượng đầu tư và đề ra các dự án tiềm năng nhất của mình.

PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KINH DOANH NĂM HIỆU QUẢ VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

3.4 Phân tích và xây dựng những bước đi cụ thể trong kế hoạch AOP

Để xây dựng bảng kế hoạch AOP hiệu quả, người lập bảng cần đưa ra những phân tích, chiến lược cụ thể để toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đồng bộ. Một AOP hiệu quả cần cơ bản theo đuổi những nội dung công việc sau đây:

• Tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi kinh doanh ngoài tìm kiếm giá trị và lợi ích thì cần phải hiểu được giá trị và sứ mệnh của mình với khách hàng, xã hội.

• AOP tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Điều này thể hiện hiểu sự hiểu biết sâu sắc về quá trình xây dựng doanh nghiệp. Mặt khác thể hiện quyết tâm giữ vững, duy trì những giá trị cốt lõi trong thời gian tới.
• Bảng kế hoạch AOP phải mô tả được các thành phần chủ chốt quan trọng trong công ty. Đây là điều hiển nhiên khi xác định đối tượng đóng vai trò điều hành, quản lý và đưa ra những chiến lược quan trọng. 
• AOP phải giới thiệu những đặc điểm, mô hình kinh doanh và những dịch vụ đi kèm. Những mô tả chính này giúp khách hàng, đối tác hiểu rõ doanh nghiệp hướng tới những giá trị nào, phục vụ lợi ích gì cho người dùng và toàn xã hội.
• AOP xác định thị trường mục tiêu muốn hướng tới trong năm nay và các năm tiếp theo. Người lãnh đạo cần tìm hiểu kỹ và theo dõi những biến động của bị trường để tính toán và đưa ra những hướng đi có lợi nhất cho doanh nghiệp.
• AOP đưa ra những phân tích về đối thủ cạnh tranh. Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng là quy luật bất biến trên thương trường.

• AOP đề ra dự thảo nguồn tài chính. Tài chính là yếu tố tiên quyết trong kinh doanh và giúp doanh nghiệp thực hiện những dự án tiềm năng. Vậy nên khi lập ra kế hoạch cần phải dự thảo một nguồn tiền để tính toán những bước đi sao cho hiệu quả.
• AOP đưa ra những chiến lược tiếp thị. Đây là kênh để giới thiệu doanh nghiệp, tạo tiền đề tiếp cận nhiều hơn với khách hàng, đối tác. 
• AOP cần đính kèm và bổ sung những phụ lục liên quan. Phần này bao gồm những ghi chú, thông tin cần note lại để doanh nghiệp nắm được trong khi triển khai.

3.5 Dự phòng thất bại

Bên cạnh các bước trên, doanh nghiệp cũng cần xem xét những trở ngại có thể có khi tạo AOP. Điều gì ngăn công ty đạt được các mục tiêu của mình? Điều gì có thể xảy ra trong mọi khía cạnh của công ty?

Sau khi trả lời các vướng mắc đó, bạn có thể xây dựng bộ giải pháp khả thi cho kế hoạch hoạt động hàng năm. Như vậy, công ty sẽ chuẩn bị sẵn sàng nếu phát sinh một dự án thất bại nhưng không ảnh hưởng đến tổng thể chung.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

3.6 Đo lường kiểm tra thường xuyên

Bạn nên lựa chọn các thời điểm thích hợp để quay lại đánh giá kế hoạch. Công việc cần làm bao gồm: xem xét tiến độ, phân tích KPI, xác định những yếu tố cản trở… Việc này giúp doanh nghiệp xác nhận kế hoạch thành công hay thất bại và kịp thời điều chỉnh.

Ví dụ, hãy xem xét một công ty có mục tiêu là cải thiện số lượng cuộc gọi cho khách hàng mỗi ngày. Công ty cần xem thực tế bao nhiêu cuộc gọi đang được thực hiện. Nếu số lượng ít hơn mục tiêu, công ty có thể điều tra những yếu tố nào cản trở cá nhân bán hàng đáp ứng mục tiêu đó.

4. Kết luận

Hy vọng với những thông tin vừa rồi về khái niệm AOP là gì? AOP trong doanh nghiệ là gì? Làm sao để xây dựng AOP một cách có hiệu quả nhất, có lợi cho doanh nghiệp? quý độc giả đã có thể hiểu một cách khái quát về nội dung hoạt động này. Từ đó, doanh nghiệp của bạn có thể nhanh chóng tìm ra và áp dụng được nó khi lập bảng AOP trong hoạt động kinh doanh sắp tới. 

AMIS CÔNG VIỆC – Phần mềm quản trị trực tuyến: Đa chiều, Thông minh, Chính xác, An toàn.