Nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa

Thất thoát hàng hóa có thể hiểu là tình trạng mất mát, giảm sút số lượng hoặc chất lượng hàng hóa trong quá trình quản lý, lưu trữ, vận chuyển hoặc bán hàng. Trong thực tế, thất thoát hàng hóa xảy ra phổ biến ở rất nhiều doanh nghiệp, trong đó phổ biến nhất là ở các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, bán lẻ như siêu thị, cửa hàng… 

Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về nguyên nhân và giải pháp cho vấn đề thất thoát hàng hóa trong bài viết này.  

1. Các nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa thường gặp

Mỗi một doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề liên quan đến thất thoát hàng hóa khác nhau, tùy thuộc vào mặt hàng doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, đặc thù quản lý và quy trình quản lý hàng hóa mà doanh nghiệp đã xây dựng. Dưới đây là một số nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa thường gặp trong thực tế:

1.1. Đặc tính hàng hóa thuộc nhóm dễ bị hư hỏng và giảm chất lượng

Một trong những nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa mà một số doanh nghiệp gặp phải là do đặc điểm của hàng hóa rất dễ bị hỏng hoặc sẽ bị hỏng sau một khoảng thời gian ngắn nhất định (hết hạn sử dụng).  Yêu cầu bảo quản đối với nhóm hàng hóa này thường đòi hỏi rất cao, nếu doanh nghiệp không đáp ứng được các tiêu chuẩn này, hàng hóa thường bị hư hỏng và giảm chất lượng rất nhanh, dẫn đến nguy cơ thất thoát hàng hóa càng cao. 

Ví dụ thường gặp trong nhóm hàng này có thể kể đến đồ uống, thực phẩm tươi sống, đồ ăn, các loại sữa…

1.2 Quá trình vận chuyển hàng hóa không đảm bảo 

Rất nhiều loại hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình vận chuyển, phổ biến là các hàng hóa thuộc nhóm vật liệu xây dựng như cát, sõi… và các tài nguyên khoáng sản như than, đá…

Quãng đường vận chuyển, di chuyển hàng hóa về kho hàng hoặc đi bán càng dài càng dễ xảy ra rủi ro thất thoát hàng hóa, đặc biệt là nếu doanh nghiệp sử dụng các phương tiện vận tải không chuyên dụng thì rủi ro thất thoát hàng hóa càng lớn. 

Ví dụ: Trong quá trình vận chuyển các các hàng hóa phục vụ cho xây dựng như đất, sỏi, đá… tới các công trình xây dựng, doanh nghiệp rất dễ có rủi ro thất thoát hàng hóa. 

1.3 Quy trình quản lý kho hàng không chặt chẽ 

Ở một số doanh nghiệp, vấn đề xây dựng các quy trình quản lý kho hàng còn chưa được chú trọng, do vậy có thể tạo ra một số kẽ hở trong quản lý hàng hóa, dẫn đến thất thoát hàng hóa. 

Quy trình quản lý hàng hóa là một loạt các bước hoặc hành động được tổ chức một cách có  hệ thống nhằm mục đích quản lý hiệu quả hàng hóa từ khi nhập kho cho đến khi xuất kho. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình hoặc quy định quản lý hàng hóa theo đặc thù riêng biệt của doanh nghiệp. Quy trình quản lý hàng hóa thông thường sẽ phải bao gồm từ khâu đặt hàng, nhập kho, lưu trữ và bảo quản, quản lý tồn kho, xuất kho, vận chuyển và giao hàng. 

1.4 Sử dụng các biện pháp thủ công trong quản lý hàng hóa

Tại một số doanh nghiệp việc quản lý hàng hóa vẫn dựa trên con người và các thao tác thủ công do vậy dễ dẫn đến nhầm lẫn trong ghi chép, theo dõi kho hàng và các rủi ro gian lận trong các khâu quản lý hàng hóa. 

Ví dụ: Một trong những trường hợp thường gặp ở nhiều doanh nghiệp là do việc quản lý thủ công dẫn đến kiểm kho thực tế thường xuyên chênh lệch với sổ sách kế toán. Cả kế toán và nhân viên kho phải dành rất nhiều thời gian để rà soát lại vấn đề này, dẫn đến năng suất lao động giảm và việc quản lý hàng hóa không hiệu quả.

1.5 Không đảm bảo điều kiện an ninh và thiếu cảnh giác trong quản lý hàng hóa 

Điều kiện an ninh và thiếu cảnh giác trong quản lý hàng hóa có thể là nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa. Trường hợp hàng hóa mất cắp có thể xảy ra ở nhiều khâu như khâu bán hàng, vận chuyển, nội bộ nhân viên đánh cắp hàng…

• Mất cắp trong quá trình bán hàng 

Theo thống kê, mất cắp do người mua tại quầy bán lẻ là nguyên nhân hàng đầu gây ra thất thoát hàng hóa. Một số hình thức tinh vi hơn là thay đổi tem mác giữa các sản phẩm để khi thanh toán có thể trả với giá rẻ hơn, hành vi này sẽ ảnh hưởng tới doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. 

Tại Mỹ, mất cắp do người mua hàng làm thiệt hại hàng tỷ dollar của ngành bán lẻ mỗi năm. Các biện pháp an ninh như camera hay dán nhãn cố định trên sản phẩm có thể hạn chế phần nào hiện tượng này. 

• Mất cắp do gian lận của nhân viên từ trong nội bộ doanh nghiệp

Một nguyên nhân phổ biến thứ hai cho việc thất thoát đó là mất trộm do nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp. Một số hình thức của hành vi này là không ghi hóa đơn, lợi dụng giảm giá (không cho khách hàng biết về chương trình giảm giá), lợi dụng hoàn tiền (không báo cáo lại về trường hợp hoàn tiền), đánh dấu hàng hóa có thể bán được là bị hư hỏng, báo cáo sai lệch số lượng hàng nhập, đem hàng hóa cho người thân…

Trộm cắp trong nội bộ thường khó để phát hiện và tìm ra nguyên nhân vì nhân viên có quyền truy cập vào các khu vực mở rộng của cửa hàng và biết các quy trình kiểm soát hàng tồn kho và bán hàng. Do vậy, nếu không có quy trình và hệ thống an ninh đảm bảo,  nhân viên không đáng tin cậy có thể dễ dàng để đánh cắp hàng hóa.

2. Giải pháp hạn chế thất thoát hàng hóa cho doanh nghiệp

Tăng cường công tác kiểm kê hàng hóa

• Việc xây dựng quy trình kiểm kê hàng hóa và thực hiện kiểm kê hàng hóa thường xuyên cũng là một trong những biện pháp có thể giảm thất thoát hàng hóa một cách hiệu quả. Công tác kiểm kê nên được thực hiện theo quy trình định kỳ hoặc kiểm kê bất thường tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp và đặc điểm của hàng hóa đang lưu kho. 
• Doanh nghiệp có quy trình kiểm kê hàng hóa chặt chẽ và tiến hành thường xuyên có thể phần nào ngăn chặn nguy cơ mất cắp hàng hóa trong nội bộ nhân viên. Khi xảy ra vấn đề mất cắp hàng hóa, doanh nghiệp cũng có thể sớm phát hiện để tìm ra nguyên nhân. 
• Công tác kiểm kê cho phép xác định được chất lượng hàng hóa một cách thường xuyên, để đưa ra biện pháp quản trị và luân chuyển hàng hóa kịp thời, làm giảm bớt phần nào nguyên nhân thất thoát hàng hóa do hết hạn sử dụng. Việc kiểm kê cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo mọi thiết bị hoạt động tốt và hàng hóa được bảo quản đúng cách. 

>> Xem Thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho và cách xử lý chênh lệch nếu có

Đảm bảo kho hàng đáp ứng các yêu cầu bảo quản và an ninh 

Doanh nghiệp cần có quy định về kho hàng hóa để giảm các nguy cơ giảm chất lượng và mất cắp hàng hóa trong quá trình bảo quản. Một số biện pháp có thể lưu ý như: 

• Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm: Đối với hàng hóa đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt như thực phẩm, dược phẩm, cần duy trì nhiệt độ và độ ẩm ổn định. 

Ví dụ, kho lạnh cho thực phẩm đông lạnh cần giữ nhiệt độ dưới 0°C.

• Hệ thống quản lý kho tự động: Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp theo dõi hàng tồn kho, hạn sử dụng và tối ưu hóa quy trình xuất nhập hàng. Công nghệ RFID và mã vạch cũng hỗ trợ việc theo dõi và quản lý hiệu quả.

Ví dụ: Ứng dụng tiêu biểu và thiết thực nhất là chống mất trộm trong các cửa hàng thời trang hay siêu thị hàng hóa. Khi đó các chip RFID tag sẽ được gắn với các mã số hàng hóa. 

• An toàn và vệ sinh: Đảm bảo kho hàng sạch sẽ, gọn gàng và tuân thủ các quy định về an toàn lao động. Việc này giúp ngăn chặn rủi ro từ hỏa hoạn, ngập lụt hoặc ô nhiễm sinh học.
• Tối ưu hóa không gian kho: Sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý, tận dụng tối đa không gian kho mà vẫn đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập khi cần. 
• …

Xây dựng quy trình kiểm soát và quản lý hàng hóa chặt chẽ 

Xây dựng quy trình kiểm soát và quản lý kho hàng chặt chẽ đòi hỏi sự kết hợp giữa hệ thống quản lý, công nghệ và quy trình làm việc rõ ràng. Dưới đây là một số điểm lưu ý quan trọng cho nhà quản khị doanh nghiệp vừa và nhỏ khi xây dựng quy trình kiểm soát và quản lý kho hàng hóa: 

• Xác định mục tiêu và yêu cầu quản lý cụ thể của kho hàng: Mỗi loại hàng hóa có yêu cầu bảo quản và quản lý khác nhau, do vậy mỗi doanh nghiệp cần xác định rõ những yêu cầu này để thiết lập quy trình phù hợp.
• Lập kế hoạch bố trí kho hàng: Sắp xếp không gian kho hàng sao cho khoa học, thuận tiện cho việc xuất nhập, kiểm kê và bảo quản hàng hóa.
• Quy định quy trình nhập và xuất hàng: Tạo quy trình cụ thể cho việc nhập và xuất hàng, bao gồm việc kiểm tra chất lượng, số lượng và tình trạng của hàng hóa.
• Thực hiện đánh giá và cải tiến liên tục: Định kỳ đánh giá hiệu quả của quy trình và đưa ra các giải pháp cải tiến để nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình. 
• Công tác đào tạo nhân viên: Đảm bảo tất cả nhân viên đều được huấn luyện bài bản về quy trình làm việc, sử dụng hệ thống và thiết bị trong kho.
• …

Chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ trong quản lý hàng hóa

Công nghệ đã và đang tác động đến mọi mặt trong quá trình vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình thiết lập và quản lý hàng hóa cũng như kho hàng cũng không nằm ngoài tác động này. Doanh nghiệp cần ưu tiên áp dụng các giải pháp công nghệ và phần mềm giúp nâng cao hiệu quả quản lý, cũng như hạn chế rủi ro thất thoát hàng hóa. 

Sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại giúp theo dõi và quản lý hàng hóa một cách chính xác và minh bạch.

Phần mềm kế toán online AMIS Kế toán là giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kho, một số tính năng thông minh như nhắc nhở hàng hóa sắp hết hạn sử dụng, quản lý hàng theo số lô và hạn sử dụng…

Dùng ngay miễn phí

Tóm lại, để giảm nguy cơ thất thoát hàng hóa, doanh nghiệp cần có sự nhìn nhận và đánh giá cụ thể các nguyên nhân thường gây thất thoát hàng hóa tại doanh nghiệp của mình để đưa ra những quy trình và biện pháp cụ thể và phù hợp với tình hình thực tiễn. Ngoài ra, trong bối cảnh hiện nay, công nghệ là xu thế tất yếu và là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả và tối ưu hơn.