Nguyên lý kế toán – Tổng hợp các kiến thức cần nắm vững

Kế toán là công cụ hữu hiệu không chỉ giúp các nhà quản lý nắm được tình hình tài chính nhằm hoạch định kế hoạch phát triển cho doanh nghiệp mà còn là mối quan tâm của nhiều đối tượng khác như các nhà đầu tư tài chính, các ngân hàng, cơ quan Nhà nước… Trong đó, nguyên lý kế toán chính là cơ sở, là nền tảng quan trọng của khoa học kinh tế nói chung và khoa học kế toán nói riêng.

Bài viết chia sẻ cho người đọc những kiến thức, nguyên lý cơ bản của kế toán và đưa ra những lưu ý để nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.

1. Nguyên lý kế toán là gì?

Theo Điều 3 – Luật kế toán số 14/VBHN-VPQH, kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.

Theo đó, nguyên lý kế toán là những hướng dẫn cơ bản để tạo ra các quy tắc và chuẩn mực kế toán. Nguyên lý kế toán chính là cơ sở, là nền tảng quan trọng của khoa học kế toán. Đây cũng là môn học không thể thiếu trong chương trình đào tạo các ngành kinh tế, tài chính, kế toán – kiểm toán. 

2. Đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán là tài sản của doanh nghiệp. Dưới góc độ của kế toán, tài sản doanh nghiệp được phản ánh trên 2 mặt: một mặt là kết cấu của tài sản và một mặt là nguồn hình thành tài sản (hay gọi là nguồn vốn). Cụ thể:

• Kết cấu của tài sản cho biết doanh nghiệp có những loại tài sản gì và tồn tại dưới những hình thái nào. Tài sản trong doanh nghiệp được chia thành 2 loại là tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
• Nguồn hình thành tài sản cho biết tài sản của doanh nghiệp do đâu mà có. Nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp có thể từ nguồn vốn tự có của chủ doanh nghiệp hoặc từ nguồn vay ở bên ngoài.

Có thể thấy, tài sản và nguồn vốn có mối quan hệ mật thiết với nhau. Điều này được thể hiện ở chỗ: bất kỳ một loại tài sản nào cũng được hình thành từ một hoặc một số nguồn nhất định hay ngược lại một nguồn vốn nào đó có thể tạo ra một hay nhiều tài sản khác nhau. Như vậy, về mặt lượng luôn tồn tại một mối quan hệ cân đối là:

Tổng giá trị tài sản = Tổng giá trị nguồn vốn

Hay Tổng giá trị tài sản = Giá trị vốn chủ sở hữu + Giá trị nợ phải trả

3. Các phương pháp kế toán

Hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới đều sử dụng một trong hai phương pháp kế toán làm nền tảng cho hệ thống kế toán là kế toán dựa trên dòng tiền và kế toán dồn tích. Cụ thể:

• Kế toán dựa trên dòng tiền là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Thực thu – Thực chi. Theo phương pháp này thu nhập và chi phí được ghi nhận khi thực nhận tiền và thực chi tiền. Tuy nhiên, phương pháp này không phản ánh chính xác doanh thu và chi phí trong kỳ kế toán.
• Kế toán dồn tích là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Dự thu – Dự chi. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền.

Chế độ kế toán Việt Nam quy định các doanh nghiệp hạch toán kế toán dựa trên phương pháp kế toán dồn tích nhằm đảm bảo tính phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.

Để phản ánh và kiểm soát tốt các đối tượng kế toán, kế toán sử dụng đồng bộ các phương pháp: Lập chứng từ kế toán – Kiểm kê – Tính giá – Tài khoản – Ghi sổ kép – Tổng hợp cân đối kế toán.

>>> Đọc thêm: Hướng dẫn quy trình sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm

Các phương pháp kế toán này phải được thực hiện đồng thời trong mối quan hệ hữu cơ giữa chúng. Cụ thể:

• Lập chứng từ kế toán và kiểm kê giúp cung cấp thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác.
• Tính giá các đối tượng kế toán nhằm biểu hiện giá trị của các đối tượng kế toán bằng tiền từ đó làm căn cứ để ghi sổ kép.
• Căn cứ số liệu trên sổ kế toán, kế toán tổng hợp theo các chỉ tiêu cần thiết để lập các báo cáo kế toán.

Để thực hiện các phương pháp kế toán một cách hiệu quả và chính xác, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS là một công cụ quan trọng giúp tự động hóa quá trình ghi nhận và xử lý thông tin kế toán, từ việc lập chứng từ, tính giá, ghi sổ kép cho đến tổng hợp cân đối và lập báo cáo kế toán. Hãy cũng điểm qua những tính năng, tiện ích của phần mềm MISA AMIS Kế toán: 

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….

4. Các nguyên tắc cơ bản trong kế toán

Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 quy định bảy nguyên tắc cơ bản trong kế toán gồm:

Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.

>>> Đọc thêm: Cách lập báo cáo tài chính cơ bản, chi tiết qua 7 bước

Ví dụ: Ngày 20/10/20XX doanh nghiệp K bán hàng theo phương thức trực tiếp và giao cho khách hàng X số lượng hàng theo yêu cầu. Hợp đồng quy định khách hàng X thanh toán vào ngày 25/10/20XX ? Trường hợp này kế toán ghi nhận doanh thu ngay tại ngày 20/10/20XX mà không đợi đến ngày thu tiền 25/10/20XX mới ghi nhận doanh thu.

Hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Nguyên tắc hoạt động liên tục có mối quan hệ với nguyên tắc giá gốc. Vì khi việc ghi chép của kế toán đặt trên giả định đơn vị hoạt động liên tục, tài sản mua vào nhằm mục đích sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, không có ý định bán ra. Kế toán không báo cáo tài sản hiện có sẽ được bán theo giá nào mà kế toán báo cáo tài sản hiện có theo giá gốc, không quan tâm đến giá thị trường.

Giá gốc: Nguyên tắc này quy định tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.

Ví dụ: Ngày 30/10/20XX doanh nghiệp K mua một dây chuyền sản xuất trị giá 800.000.000 đ (chưa bao gồm 10% thuế GTGT). Chi phí lắp đặt 50.000.000 đ (chưa bao gồm 10% thuế GTGT). Doanh nghiệp K tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thanh toán tiền mua dây chuyền sản xuất bằng tiền gửi ngân hàng ? Kế toán ghi nhận giá trị tài sản cố định hữu hình vào sổ kế toán là 850.000.000 đ. Đến ngày 31/12/20XX, giá thị trường của dây chuyền sản xuất này giảm còn 750.000.000 đ nhưng kế toán vẫn thể hiện giá trị tài sản này trên sổ sách theo giá trị còn lại (Nguyên giá – Số khấu hao lũy kế); với nguyên giá là 850.000.000 đ như ban đầu đã mua mà không thay đổi theo giá thị trường.

>>> Đọc thêm: Cập nhật quy định và nguyên tắc về trích khấu hao tài sản cố định

Phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.

Ví dụ: Ngày 01/12/20XX doanh nghiệp mua 2 máy in trị giá 12 triệu đồng (chưa bao gồm 10% thuế GTGT) trả bằng tiền mặt về dùng ngay ở phòng kế toán. Trị giá máy in được kế toán phân bổ theo phương pháp đường thẳng trong vòng 24 tháng. Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Dựa theo nguyên tắc phù hợp, giá trị máy in được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp mỗi tháng là 500.000 đ và ghi nhận trong 24 tháng. 

Kế toán định khoản các bút toán như sau:

• Mua máy in về dùng ngay ở phòng kế toán, kế toán ghi:

Nợ TK 242 12.000.000

Nợ TK 133   1.200.000

Có TK 111 13.200.000

• Cuối mỗi tháng, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 642   500.000

Có TK 242 500.000

Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.

Ví dụ: Theo thông tư 200/2014/TT-BTC việc tính giá trị của nguyên liệu, vật liệu tồn kho được thực hiện theo một trong các phương pháp như: phương pháp giá đích danh; phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ; phương pháp nhập trước, xuất trước. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp lựa chọn áp dụng phương pháp nào thì phải áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm.

Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

a/ Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;

b/ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

c/ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;

d/ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.

Ví dụ: Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải gia tăng năng lực cạnh tranh, ứng phó với các rủi ro kinh doanh. Do đó, nguyên tắc thận trọng luôn được chú trọng áp dụng. Chẳng hạn, đối với việc trích lập dự phòng tổn thất tài sản, cụ thể như khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mục đích của khoản trích lập dự phòng này là thể hiện giá trị thuần của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính, đồng thời cũng nhằm bảo toàn vốn kinh doanh cho doanh nghiệp. Bản chất của khoản dự phòng giảm giá là khoản lỗ nhận thấy trước, do đó khi lập dự phòng, kế toán ghi tăng chi phí.

Trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin  hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.

Ví dụ: Trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp có trình bày số liệu về khoản mục hàng tồn kho. Tuy nhiên, hàng tồn kho bao gồm các nội dung như: nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa… Do đó, trong thuyết minh báo cáo tài chính sẽ giải trình rõ ràng các số liệu cụ thể của từng nội dung liên quan đến khoản mục hàng tồn kho này.

Hay đối với trường hợp xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ sử dụng trong nhiều kỳ tại doanh nghiệp. Về mặt lý thuyết, kế toán sẽ phân bổ chi phí công cụ dụng cụ vào từng kỳ. Tuy nhiên, do giá trị công cụ dụng cụ nhỏ, không trọng yếu nên việc phân bổ chi phí là không cần thiết và gây lãng phí về thời gian. Do đó, kế toán có thể áp dụng nguyên tắc trọng yếu, tính một lần giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí của một kỳ. Việc xử lý như vậy vẫn không gây ra sự khác biệt trọng yếu về tổng tài sản hay thu nhập của công ty.

5. Báo cáo kế toán trong doanh nghiệp

Báo cáo kế toán là bảng tổng hợp thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp được lập ra nhằm truyền đạt thông tin đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng để đưa ra các quyết định. Báo cáo kế toán của doanh nghiệp gồm: báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Cụ thể:

• Báo cáo tài chính: Là những báo cáo tổng hợp nhất theo các chuẩn mực và quy định về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, tình hình tài chính cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp cho những người quan tâm như chủ doanh nghiệp, nhà đầu tư, người cho vay, cơ quan thuế và các cơ quan chức năng… Báo cáo tài chính của doanh nghiệp gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
• Báo cáo quản trị: Là những báo cáo được kế toán quản trị tổng hợp theo yêu cầu của các nhà quản trị nhằm đưa ra quyết định về việc điều hành, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

6. Những lưu ý để nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Để nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

•  Về tổ chức bộ máy kế toán: xây dựng bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực, phù hợp với tình hình hoạt động, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ quản lý, kế toán; tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán. Doanh nghiệp cần chú trọng tìm kiếm kế toán trưởng có chuyên môn, có tầm nhìn trong việc điều hành quản lý tổ chức công tác kế toán cho doanh nghiệp…
• Về hệ thống chứng từ kế toán: xây dựng hệ thống chứng từ đơn giản, rõ ràng, phù hợp với quy định; trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, tránh ứ đọng, chồng chéo; các chứng từ phải được tập trung về phòng kế toán kiểm tra, xác minh tính pháp lý rồi mới dùng ghi sổ kế toán.
• Về hệ thống tài khoản kế toán: căn cứ hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của Bộ Tài chính; tùy đặc điểm, tính chất hoạt động… doanh nghiệp lựa chọn tài khoản phù hợp để hình thành hệ thống tài khoản cho doanh nghiệp mình.
• Về kiểm tra, giám sát trong công tác tổ chức kế toán: phải được chú trọng thực hiện thường xuyên đảm bảo công tác tổ chức kế toán thực hiện đúng theo quy định.
• Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán: trang bị tốt máy móc, phương tiện kỹ thuật, lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, có uy tín nhằm phục vụ tốt cho công tác kế toán tại doanh nghiệp. Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp đều ứng dụng sử dụng phần mềm kế toán mà nổi bật nhất là phần mềm kế toán online MISA AMIS. AMIS Kế toán được đánh giá là giải pháp quản trị tài chính – kế toán thế hệ mới với nhiều tính năng tiện ích hỗ trợ tối đa công tác kế toán tại doanh nghiệp.

Tác giả: Hoài Thương