Hình thức kế toán nhật ký chung và những điều cần biết

Các giao dịch kinh tế, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được ghi chép đầy đủ vào hệ thống sổ sách kế toán theo trình tự thời gian và theo các hình thức ghi sổ khác nhau. Hình thức nhật ký chung là hình thức kế toán phổ biến được sử dụng nhiều nhất trong các doanh nghiệp hiện nay. Hãy cùng MISA AMIS Kế toán tìm hiểu chi tiết về hình thức kế toán nhật ký chung trong bài viết sau đây.

1. Hình thức kế toán nhật ký chung là gì?

1.1. Hình thức kế toán nhật ký chung

Hình thức kế toán Nhật ký chung là hình thức ghi sổ mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó.

Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ: sổ nhật ký chung; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết và sổ nhật ký đặc biệt.

Sổ nhật ký chung, là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Đó cũng chính là đặc trưng cơ bản của sổ nhật ký chung.

Sổ nhật ký chung có thể được mở 1 tháng 1 lần, do vậy 1 năm, doanh nghiệp có thể có 12 quyển Sổ nhật ký chung. Trên thực tế, có doanh nghiệp mở sổ nhật ký chung theo quý hoặc theo năm. Mục đích của Sổ nhật ký chung là để ghi chép, phản ánh lại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ ghi kép của kế toán. 

Sổ nhật ký đặc biệt gồm có:

• Sổ nhật ký thu tiền: ghi các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Sổ được mở và ghi cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng cho từng loại tiền hoặc từng nơi thu tiền.
• Sổ nhật ký chi tiền: sử dụng để ghi các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị. Sổ được mở và ghi cho chi tiền mặt, chi qua ngân hàng cho từng loại tiền hoặc từng nơi thu tiền.
• Sổ nhật ký mua hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho theo hình thức mua chịu hoặc đặt tiền trước. Các nghiệp vụ vãng lai như mua sắm tài sản cố định, xây dựng cơ bản không được phản ánh vào nhật ký này.
• Sổ nhật ký bán hàng: dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị như bán hàng hóa, bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ theo hình thức thu tiền sau hoặc người mua đặt trước tiền hàng.

1.2. Phân biệt hình thức kế toán nhật ký chung với các hình thức ghi sổ khác

2. Mẫu sổ nhật ký chung

2.1. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2104 quy định Mẫu sổ S03a-DN áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa, nhỏ.

2.2. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC

Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 quy định Mẫu sổ S03a-DN áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

2.3. Hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung

• Chỉ tiêu ghi sổ nhật ký chung: cả 2 mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC và Thông tư số 133/2016/TT-BTC đều bao gồm các chỉ tiêu như sau:

+ Cột Ngày, tháng ghi sổ: ghi ngày hạch toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

+ Cột Số hiệu: ghi dữ liệu số hiệu của các chứng từ, có thể là:

+ Số hóa đơn;

+ Số phiếu thu, phiếu chi;

+ Số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;

+ Số giấy báo nợ, báo có;

+ Số phiếu kế toán.

+ Cột ngày, tháng: ghi ngày ghi trên các hóa đơn, chứng từ kế toán;

+ Cột Diễn giải: ghi khái quát nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ, ngắn gọn, dễ hiểu;

+ Cột Đã ghi Sổ Cái: đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái;

+ Cột STT dòng: ghi số thứ tự dòng của nhật ký chung;

+ Cột Số hiệu TK đối ứng: ghi lần lượt các tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế;

+ Cột Nợ: ghi giá trị bằng tiền của các tài khoản kế toán ghi bên Nợ;

+ Cột Có: ghi giá trị bằng tiền của các tài khoản kế toán ghi bên Có

• Yêu cầu ghi sổ nhật ký chung

+ Lưu ý phân biệt ngày, tháng ghi sổ và ngày, tháng chứng từ; ngày, tháng ghi sổ không được sau ngày, tháng chứng từ;

+ Với mỗi nghiệp vụ, tài khoản Nợ ghi trước, tài khoản Có ghi sau. Đặc biệt với những nghiệp vụ có nhiều tài khoản Nợ, nhiều tài khoản Có, cần lưu ý đảm bảo tổng phát sinh Nợ = tổng phát sinh Có. Như vậy, tổng phát sinh Nợ của cả sổ nhật ký chung bằng tổng phát sinh Có.

+ Mỗi nghiệp vụ cần nhập đầy đủ tất cả các thông tin liên quan. Có thể thiết lập quy tắc đối với việc đánh số chứng từ hoặc các yếu tố bắt buộc trong diễn giải để phản ánh đầy đủ nhất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

3. Cách ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào Sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một số đối tượng kế toán có số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, đơn vị có thể sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt. Sổ nhật ký đặc biệt là một phần của sổ nhật ký chung nên phương pháp ghi chép giống như sổ nhật ký chung.

Lưu ý: Đây là hình thức nhật ký chung theo trình tự thủ công, không áp dụng đối với kế toán máy vi tính tuy nhiên các bạn kế toán cần nắm được quy trình để hiểu cách thức lên số liệu ở các loại sổ sách và mối liên hệ về số liệu giữa các loại sổ này.

Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán với nhiều tiện ích thông minh hơn. Các nghiệp vụ phát sinh được theo dõi riêng ở từng phần hành và được phần mềm tổng hợp tự động để lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, tờ khai thuế… một cách nhanh chóng, tiện lợi. Phần mềm đảm bảo đáp ứng đầy đủ sổ sách, chứng từ theo quy định tại TT200 và TT133. Tham khảo ngay MISA AMIS Kế toán – Phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến nhất hiện nay!

Dùng thử miễn phí

3.1. Bản chất của quy trình ghi sổ nhật ký chung 

Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.

Trường hợp doanh nghiệp có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).

Ví dụ: Ghi sổ nhật ký chung nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ 50.000.000 VNĐ ngày 1/10/2021

Định khoản:

Nợ TK 111:      50.000.000

Có TK 112: 50.000.000

Ghi sổ nhật ký chung, ghi sổ cái các tài khoản 111, tài khoản 112 như sau:

Tải ngay: Mẫu sổ cái tài khoản 111 theo thông tư 200 – hình thức nhật ký chung

3.2. Công việc kế toán ghi sổ nhật ký chung cuối tháng, cuối quý, cuối năm

Vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm, thực hiện cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

Đọc thêm chuỗi bài viết:

• Hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC
• Cách lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp, gián tiếp theo thông tư 200
• Hướng dẫn từng bước lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Phương pháp ghi sổ kép trong kế toán

4. Ưu, nhược điểm của hình thức nhật ký chung

4.1. Ưu điểm

• Phù hợp với hầu hết tất cả các loại hình doanh nghiệp. Mẫu sổ đơn giản, thân thiện, dễ hiểu, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán và thuận tiện cho việc ứng dụng công tác kế toán trên máy vi tính.
• Phù hợp với mọi trình độ kế toán, không đòi hỏi kế toán có trình độ, hiểu biết cao.
• Thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán cho từng đối tượng, cho phép tiến hành kiểm tra đối chiếu mọi thời điểm, cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời cho nhà quản lý.

4.2. Nhược điểm

• Số nghiệp vụ phải ghi chép tương đối nhiều. 
• Một nghiệp vụ có thể sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung nhiều lần. Vì vậy khi tổng hợp vào sổ cái, kế toán phải kiểm tra và loại bỏ các nghiệp vụ bị trùng.
• Theo nguyên tắc ghi sổ nhật ký chung thì tổng phát sinh Nợ = tổng phát sinh Có nên việc phát hiện thiếu hay thừa nghiệp vụ trở nên khó khăn hơn, đòi hỏi kế toán phải dựa vào kinh nghiệm, đặc thù ngành nghề, kỹ năng đối chiếu, so sánh giữa các kỳ, kiểm tra với chứng từ hồ sơ thực tế… để phát hiện thiếu sót để bổ sung, sửa chữa kịp thời.

5. Ý nghĩa của sổ nhật ký chung

– Sổ nhật ký chung phản ánh toàn bộ tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

+ Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như thu tiền, chi tiền, sản xuất, mua hàng, bán hàng… đều được ghi chép, phản ánh lại thông qua tất cả các bút toán ghi kép. 

+ Mỗi nghiệp vụ thể hiện đầy đủ các thông tin về sự kiện kinh tế xảy ra, bao gồm ngày phát sinh, ngày chứng từ, nội dung phát sinh, số tiền và các thông tin liên quan về đối tượng công nợ, tỷ giá… 

Do vậy thông qua sổ nhật ký chung, có thể hiểu rõ về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

– Thông qua sổ nhật ký chung, có thể kiểm tra đối chiếu số liệu trước khi lập Báo cáo tài chính.

+ Mỗi nghiệp vụ kinh tế, đều được định khoản dưới dạng 1 hay nhiều tài khoản Nợ, 1 hay nhiều tài khoản Có, đảm bảo tổng phát sinh Nợ bằng tổng phát sinh Có. Nhật ký chung bao gồm tất cả các nghiệp vụ, như vậy, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung phải bằng nhau. 

+ Bảng cân đối số phát sinh là tổng hợp phát sinh của tất cả các tài khoản nên tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trên bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung.

– Mở rộng chỉ tiêu theo dõi trên mẫu sổ nhật ký chung theo yêu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm một số chỉ tiêu theo dõi đối với từng nghiệp vụ kinh tế như thông tin về số hóa đơn giá trị gia tăng; thông tin về danh mục sản phẩm, dự án, hợp đồng; thông tin về đối tượng công nợ; thông tin về chi phí được trừ/không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp… của từng nghiệp vụ, phục vụ mục đích quản trị và tính thuế.

– Nguồn lên các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, các báo cáo quản trị: từ sổ nhật ký chung, doanh nghiệp có thể chọn lọc để lên các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết theo các chiều phân tích về tài khoản, đối tượng, ngày tháng phát sinh, nội dung kinh tế… tổng hợp số liệu lên các báo cáo riêng phục vụ yêu cầu quản trị.

– Ý nghĩa đối với doanh nghiệp kế toán bằng phần mềm Microsoft Excel: các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, chưa có điều kiện trang bị phần mềm kế toán chuyên nghiệp, có thể thực hiện kế toán bằng Microsoft Excel. Tất cả các nghiệp vụ đều được hạch toán trực tiếp vào giao diện sổ nhật ký chung thay vì hạch toán riêng từng phần hành, từ đó, bằng các công cụ Excel nâng cao, dữ liệu sẽ được liên kết (link) với các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết… tùy theo yêu cầu lưu trữ và quản trị của doanh nghiệp.

Nhận demo phần mềm

Đơn giản hóa nhật ký chung bằng MISA AMIS Kế Toán

Trên thực tế, việc sử dụng công cụ Excel này sẽ mang lại nhiều bất tiện nếu bạn không thành thạo các hàm excel hay sai sót về số liệu. Đó là lý do mà một thế hệ phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS ra đời, giúp kế toán, nhà quản trị tối ưu hoạt động kế toán, giảm tới 80% thao tác thủ công.

Các lý do để tham khảo lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán bao gồm:

• Phần mềm kế toán online AMIS giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công thông thường: tự động hạch toán, tự động tổng hợp các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế…, tự động tính giá thành, tồn kho tức thời….
• Phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp công tác kế toán chính xác hơn: đảm bảo độ chính xác về các số liệu, hàng hóa, giá thành…, cho phép đối chiếu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán
• Phần mềm kế toán online AMIS giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định và dự báo nhanh chóng và chính xác

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán doanh nghiệp đăng ký sử dụng miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm.