Kế toán chi phí là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Kế toán chi phí cung cấp thông tin hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hoạt động, quản lý, tính giá thành và kiểm soát chiến lược doanh nghiệp. Bài viết chia sẻ tới độc giả những kiến thức tổng quan về kế toán chi phí như khái niệm, chức năng, công việc của kế toán chi phí, trình bày các khoản mục chi phí trong doanh nghiệp đồng thời đưa ra kinh nghiệm cho người làm kế toán trong quản lý chi phí và các chứng từ liên quan đến chi phí trong doanh nghiệp.
1. Kế toán chi phí là gì?
Kế toán chi phí là một bộ phận của kế toán; thực hiện việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính nhằm mục đích:
– Phục vụ cho việc đề ra các chiến lược tổng quát, lập dự toán liên quan đến chi phí của doanh nghiệp;
– Cung cấp thông tin liên quan đến các giai đoạn phân bổ nguồn lực kinh tế cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tính giá thành, định giá sản phẩm…để phân tích, đánh giá, kiểm tra về giá vốn, khả năng sinh lời của sản phẩm…;
– Phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán chi phí và kiểm soát chi phí các hoạt động trong doanh nghiệp;
– Đo lường kết quả và đánh giá thành quả quản lý;
– Đảm bảo tuân thủ các quy định, chế độ, nguyên tắc, phương pháp kế toán liên quan đến kế toán chi phí.
2. Công việc của kế toán chi phí trong doanh nghiệp
– Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp, bảo đảm đúng nội dung chi phí theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
– Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ đối với từng khoản mục chi phí;
– Mở sổ theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí;
– Riêng đối với kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần:
+ Lựa chọn, xác định đúng đắn phương pháp tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng kế toán chi phí sản xuất, đối tượng tính giá thành; lựa chọn áp dụng phương pháp tính giá thành phù hợp.
+ Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí như chi phí vật tư, chi phí nhân công…, kịp thời phát hiện các khoản chênh lệch so với định mức, các khoản thiệt hại, hư hỏng từ đó đề xuất các biện pháp ngăn chặn kịp thời.
– Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu thông tin về chi phí và giá thành sản phẩm với các bộ phận kế toán có liên quan;
– Lập báo cáo về chi phí, giá thành sản phẩm;
– Cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị nắm bắt được tình hình và đưa ra những quyết định phù hợp.
– Các công việc khác theo yêu cầu của nhà quản lý…
Công việc của kế toán chi phí luôn đòi hỏi tính chính xác và nghiệp vụ phức tạp. Do đó, để đảm bảo tính chính xác, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động kế toán là cần thiết. Một số phần mềm như Phần mềm kế toán online MISA AMIS đáp ứng đầy đủ tính năng, nghiệp vụ kế toán chi phí giúp kế toán “nhẹ gánh” hơn trong công việc hàng ngày.
MISA tặng bạn 15 ngày trải nghiệm miễn phí Phần mềm kế toán online để công việc kế toán chi phí trở nên dễ dàng hơn
3. Một số lưu ý để quản lý chi phí và các chứng từ liên quan đến chi phí trong doanh nghiệp
– Để quản lý, kiểm soát tốt chi phí cần xây dựng và tổ chức kiểm soát tình hình thực hiện định mức và dự toán chi phí cho doanh nghiệp;
– Việc kiểm soát chi phí cần được thực hiện trước, trong và sau khi phát sinh chi phí trên cơ sở đối chiếu giữa thực tế với định mức hoặc dự toán;
– Cần có các quy định cụ thể về thủ tục xét duyệt các khoản chi phí và thường xuyên kiểm tra, đảm bảo thủ tục xét duyệt chấp hành đúng theo quy định, tránh tình trạng hình thức hóa các thủ tục.
– Tùy vào đặc điểm khoản mục chi phí cũng như yêu cầu quản lý mà tổ chức kiểm soát chi phí cho phù hợp, kiểm soát theo địa điểm phát sinh chi phí hay theo đối tượng chịu chi phí…
– Trong quá trình hạch toán chi phí, cần phân loại sẵn chi phí nào hợp lý, chi phí nào không hợp lý để khi làm quyết toán chỉ cần thực hiện một bước loại những chi phí không hợp lý ra.
– Khi chuyển khoản thanh toán các khoản chi phí có hóa đơn trên 20 triệu nên photo thêm Ủy nhiệm chi bấm chung với hóa đơn.
– Hóa đơn đầu vào nên được sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai giá trị gia tăng và đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, tùy vào số lượng hóa đơn trong doanh nghiệp nhiều hay ít.
4. Một số khoản mục kế toán chi phí và những điểm cần lưu ý khi thực hiện
4.1. Các khoản mục kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
a. Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên vật liệu (Nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, năng lượng…) sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hay thực hiện dịch vụ.
Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp có nội dung và kết cấu như sau:
|
TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp |
|
|
– Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ trong kỳ hạch toán. |
– Kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu thực tế sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trong kỳ vào TK 154 hoặc TK 631 và chi tiết cho các đối tượng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. – Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường vào TK 632. – Trị giá nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng không hết được nhập lại kho. |
Lưu ý:
- TK 621 không có số dư cuối kỳ.
- TK 621 được mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toán chi phí sản xuất nhằm phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm.
Xem thêm: Hạch toán tài khoản 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
b. Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ thuộc danh sách quản lý của doanh nghiệp và cho lao động thuê ngoài theo từng công việc như : Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
- Chi phí nhân công trực tiếp được hạch toán trực tiếp theo từng đối tượng chịu chi phí (Sản phẩm, nhóm sản phẩm, công trình…) căn cứ trên các chứng từ ban đầu.
- Chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường do sử dụng lao động lãng phí hay làm ra sản phẩm hỏng vượt định mức sẽ không được tính vào giá gốc hàng tồn kho mà tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nghĩa là không được tính vào giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp có nội dung và kết cấu như sau:
|
TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp |
|
|
– Chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ bao gồm: Tiền lương, tiền công lao động và các khoản trích trên tiền lương, tiền công theo quy định phát sinh trong kỳ. |
– Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào TK 154 hoặc TK 631 để tính giá thành – Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường về TK 632. |
Lưu ý:
- TK 622 cuối kỳ không có số dư, mở chi tiết theo từng đối tượng chịu chi phí.
c. Chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là những chi phí có liên quan đến việc tổ chức, quản lý và phục vụ sản xuất ở các phân xưởng, tổ, đội, bộ phận sản xuất, như : Tiền lương và phụ cấp của công nhân viên và cán bộ quản lý, các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của công nhân phục vụ và nhân viên quản lý tại phân xưởng, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định… có liên quan trực tiếp đến hoạt động ở các phân xưởng, tổ, đội, bộ phận sản xuất.
Chi phí sản xuất chung phải được hạch toán chi tiết theo 2 loại: Chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi để phục vụ cho việc phân bổ chi phí sản xuất chung vào giá thành sản phẩm.
Lưu ý:
- Chi phí sản xuất chung cố định chỉ được tính vào giá thành theo mức bình thường (tính trên cơ sở công suất bình thường của máy móc, thiết bị), phần chi phí sản xuất chung cố định vượt mức bình thường do hoạt động dưới mức công suất bình thường sẽ không được tính vào giá gốc hàng tồn kho mà tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Chi phí sản xuất chung biến đổi được tính vào giá thành theo chi phí thực tế phát sinh.
TK 627 – Chi phí sản xuất chung có nội dung và kết cấu như sau:
| TK 627 – Chi phí sản xuất chung | |
|
– Các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ. |
– Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung. – Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ do mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thường. – Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào TK 154 hoặc TK 631 để tính giá thành. |
Lưu ý:
- TK 627 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo từng phân xưởng
TK 627 bao gồm 6 tài khoản cấp 2 dưới đây:
- TK 6271 : Chi phí nhân viên phân xưởng
- TK 6272 : Chi phí nguyên, vật liệu
- TK 6273 : Chi phí dụng cụ sản xuất
- TK 6274 : Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6277 : Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6278 : Chi phí bằng tiền khác
d. Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Tất cả các chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp; chi phí sản xuất chung cuối kỳ được tổng hợp, phân bổ và kết chuyển sang tài khoản 154 (đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc kết chuyển sang tài khoản 631 (đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ) để tính giá thành sản phẩm.
Tài khoản sử dụng:
– TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
– TK 631 – Giá thành sản xuất
Ví dụ: Một doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong kỳ có tài liệu về tình hình sản xuất sản phẩm A như sau:
– Số dư đầu tháng TK 154A: 6.000.000 đ
– Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ:
1. Xuất kho nguyên vật liệu chính trị giá 100.000.000 đ và vật liệu phụ trị giá 12.000.000 đ để trực tiếp sản xuất sản phẩm.
2. Xuất công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ 1 lần dùng vào sản xuất trị giá 2.000.000 đ.
3. Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất là 20.000.000 đ, nhân viên quản lý phân xưởng 8.000.000 đ.
4. Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
5. Trích khấu hao TSCĐ dùng ở phân xưởng sản xuất 4.000.000 đ.
6. Điện mua ngoài phải trả sử dụng ở bộ phận sản xuất theo tổng giá thanh toán (bao gồm 10% thuế GTGT) là 2.200.000 đ.
7. Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất nhập kho trị giá 2.000.000 đ.
8. Hoàn thành nhập kho 2.000 sản phẩm A, biết chi phí sản xuất dở dang cuối tháng là 8.580.000 đ.
Yêu cầu: Tính toán, định khoản tình hình trên.
Đáp án:
- Nợ TK 621 112.000.000 đ
Có TK 152C 100.000.000 đ
Có TK 152P 12.000.000 đ
- Nợ TK 627 2.000.000 đ
Có TK 153 2.000.000 đ
- Nợ TK 622 20.000.000 đ
Nợ TK 627 8.000.000 đ
Có TK 334 28.000.000 đ
- Nợ TK 622 4.400.000 đ (20.000.000 đ x 22%)
Nợ TK 627 1.760.000 đ (8.000.000 đ x 22%)
Nợ TK 334 2.940.000 đ (28.000.000 đ x 10,5%)
Có TK 338 9.100.000 đ
(Lưu ý: Do ảnh hưởng của đại dịch Covid – 19, theo Nghị quyết 116/NQ-CP ngày 24/09/2021 của Chính phủ cho phép người sử dụng lao động được giảm mức đóng quỹ bảo hiểm thất nghiệp từ 1% xuống 0% quỹ tiền lương tháng của những người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp).
- Nợ TK 627 4.000.000 đ
Có TK 214 4.000.000 đ
- Nợ TK 627 2.000.000 đ
Nợ TK 133 200.000 đ
Có TK 331 2.200.000 đ
- Nợ TK 152PL 2.000.000 đ
Có TK 154A 2.000.000 đ
- Tính giá thành sản xuất sản phẩm
Kết chuyển chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 154A 154.160.000 đ
Có TK 621 112.000.000 đ
Có TK 622 24.400.000 đ
Có TK 627 17.760.000 đ
Tổng giá thành sản xuất sản phẩm:
| 6.000.000 đ + 154.160.000 đ – 8.580.000 đ – 2.000.000 đ = 149.580.000 đ |
Giá thành đơn vị sản phẩm: 149.580.000 đ/2.000 sản phẩm = 74.790 đ/sản phẩm
| Giá thành đơn vị sản phẩm | 149.580.000 đ | = | 74.790 đ/sản phẩm |
| 2.000 sản phẩm |
Nhập kho thành phẩm, kế toán ghi:
Nợ TK 155A 149.580.000 đ
Có TK 154A 149.580.000 đ
4.2. Các khoản mục kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là các chi phí phát sinh trong quá trình bán các loại sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hàng sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, …
TK 641 – Chi phí bán hàng có nội dung và kết cấu như sau:
| TK 641 – Chi phí bán hàng | |
| – Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ. | – Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;
– Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ |
TK 641 cuối kỳ không có số dư và được theo dõi chi tiết theo từng nội dung bằng các tài khoản cấp 2:
– TK 6411 : Chi phí nhân viên
– TK 6412 : Chi phí nguyên vật liệu, bao bì
– TK 6413 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng
– TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ
– TK 6415 : Chi phí bảo hành
– TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài
– TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết kế toán chi phí bán hàng theo thông tư 200
4.3. Các khoản mục kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí về quản lý chung của một doanh nghiệp.
TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có nội dung và kết cấu như sau
|
TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp |
|
|
– Các chi phí QLDN thực tế phát sinh trong kỳ ; – Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết);
|
– Các khoản được ghi giảm chi phí QLDN; – Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết) ; – Kết chuyển chi phí QLDN vào TK 911 ˮ Xác định kết quả kinh doanhˮ |
Lưu ý: TK 642 không có số dư cuối kỳ.
TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm 8 tài khoản cấp 2 như sau:
– TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý
– TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý
– TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng
– TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ
– TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí
– TK 6426 : Chi phí dự phòng
– TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài
– TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác
5. So sánh kế toán chi phí và kế toán tài chính
Kế toán chi phí hướng tới quản lý nội bộ, giúp tối ưu hóa chi phí và hiệu quả kinh doanh. Kế toán tài chính tập trung vào việc cung cấp thông tin tài chính tổng quan, mang tính pháp lý và phục vụ các bên bên ngoài doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa kế toán chi phí và kế toán tài chính được mô tả cụ thể ở bảng dưới đây.
| Tiêu chí | Kế toán chi phí | Kế toán tài chính |
| Mục tiêu chính | Cung cấp thông tin chi phí sản xuất, hoạt động để hỗ trợ quản lý ra quyết định. | Ghi nhận và báo cáo tình hình tài chính tổng quan cho các bên liên quan. |
| Đối tượng sử dụng | Quản lý nội bộ doanh nghiệp (nhà quản lý, giám đốc sản xuất, v.v.). | Các bên liên quan bên ngoài (nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế, v.v.). |
| Phạm vi | Tập trung vào chi phí sản xuất, kinh doanh và hoạt động cụ thể trong doanh nghiệp. | Bao quát toàn bộ hoạt động tài chính, bao gồm tài sản, nợ, vốn, doanh thu, chi phí. |
| Báo cáo | Thường không theo mẫu chuẩn, mang tính linh hoạt và chi tiết theo nhu cầu nội bộ. | Theo các chuẩn mực kế toán (VAS, IFRS) với các báo cáo như BCTC, Bảng cân đối kế toán. |
| Tần suất báo cáo | Theo yêu cầu của quản lý (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng). | Theo định kỳ: hàng quý, hàng năm. |
| Phương pháp xử lý số liệu | Phân tích chi phí chi tiết theo các bộ phận, sản phẩm hoặc quy trình. | Ghi nhận và báo cáo tổng hợp, thường không đi sâu vào chi tiết từng khoản mục nhỏ. |
| Tính pháp lý | Không bắt buộc phải tuân theo quy định pháp lý. | Phải tuân thủ các quy định pháp luật, chuẩn mực kế toán và kiểm toán. |
| Thời gian tập trung | Tập trung vào hiện tại và tương lai (dự toán chi phí, phân tích hiệu quả). | Tập trung vào dữ liệu lịch sử (kết quả hoạt động trong quá khứ). |
Tạm kết
Chỉ tiêu chi phí là chỉ tiêu đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần thiết phải thực hiện theo dõi thường xuyên, liên tục. Thêm vào đó, chủ doanh nghiệp cũng nên tiến hành theo dõi tình hình chi phí phát sinh trong kỳ theo thời gian, theo VP/ Chi nhánh, theo từng khoản mục chi phí và so sánh các khoản chi phí phát sinh… Bởi lẽ, điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp có được cái nhìn chính xác và kịp thời để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp, kịp thời.
Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp cần đến sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm công nghệ ví dụ như phần mềm kế toán online MISA AMIS. AMIS Kế toán – giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới có nhiều tính năng nổi bật, nhất là các tính năng về chi phí như:
- Chi phí: Theo dõi tình hình chi phí phát sinh trong kỳ theo thời gian, theo VP/ Chi nhánh, theo từng khoản mục chi phí và so sánh các khoản chi phí phát sinh
- Chỉ tiêu tài chính: Xem tổng quan tình hình sức khỏe của doanh nghiệp như khả năng hoạt động, khả năng sinh lời…
- Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
- Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
Mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS tại đây
0904 885 833
https://www.misa.vn/
