Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là công cụ không thể thiếu trong quản lý kho hàng, giúp kế toán kiểm soát chính xác lượng hàng tồn kho, tránh thất thoát và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru. Việc nắm vững cách lập và sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa là kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng quan trọng đối với mỗi kế toán. Mời bạn tải file Excel bảng xuất nhập tồn kho hàng hóa và xem hướng dẫn cách lập chi tiết trong bài viết ngay sau đây.
1. Mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày trên Excel
Bảng nhập xuất tồn là công cụ theo dõi lượng hàng hóa, vật tư, công cụ trong kho của doanh nghiệp, được lập dựa trên sổ chi tiết hàng hóa. Bảng này thường được lập vào cuối kỳ (tháng, quý, năm) và thể hiện số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ, hàng hóa nhập, hàng hóa xuất và hàng hóa tồn cuối kỳ. Bảng xuất nhập tồn hàng hóa giúp doanh nghiệp nắm bắt tình trạng hiện tại của hàng hóa trong kho, giúp quản lý và kế toán theo dõi số lượng hàng hóa tồn và nhập mới trong ngày.
Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ với số lượng hàng hóa chưa lớn thì việc lựa chọn Excel để quản lý xuất nhập tồn kho hàng hóa được coi là giải pháp giúp tiết kiệm.
Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel cần có các số liệu dưới đây:
- Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
- Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ, đơn vị tính
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn, giá tiền
- Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, xuất nhập, tồn kho, đơn giá, chứng từ, diễn giải.
Ngoài ra, kế toán doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến 4 thông tin cơ bản trước khi lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa, cụ thể:
- Kiểm kê đầu kỳ: Bảng thống kê số lượng hàng hóa của ngày hôm trước nếu kiểm kê theo đơn vị ngày hoặc theo tháng nếu doanh nghiệp kiểm kê theo tháng.
- Số lượng hàng hóa nhập kho trong ngày
- Sổ lượng hàng hóa xuất kho trong ngày
- Tồn kho cuối ngày: Số lượng tồn kho cuối ngày sẽ bằng tổng số lượng hàng tồn đầu kỳ và lượng hàng nhập kho trong ngày trừ đi số lượng hàng hóa đã xuất kho
File Excel quản lý kho cần có mẫu phiếu xuất/nhập kho: số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền để theo dõi chính xác và đầy đủ nhất.
2. Các bước thực hiện file Excel nhập xuất tồn đơn giản
Để xây dựng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel, kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Tạo sheet thông tin doanh nghiệp
Sheet thông tin doanh nghiệp bao gồm các nội dung dưới đây:
+ Đặt công thức name box từ ngày với tên: ngay1
+ Đặt phương pháp name box đến ngày với tên: ngay2
+ Các công thức còn lại được đặt ở mục ghi chú (insert comment)
Bước 2: Tạo sheet nhập xuất lập công thức
+ Khi phát sinh nhập xuất hàng hóa, kế toán doanh nghiệp cập nhật các thông tin vào sheet này
+ Sử dụng hàm và “&” để nối tên nội dung công ty và địa chỉ, mã số thuế: làm công thức tại A1 sau đó kéo copy phương pháp xuống là bạn có kết quả cần làm
+ Tại cột số phiếu đặt công thức mãng tại namebox là : SOPHIEU
+ Mong muốn thu thập không giới hạn ô hãy chọn: ctrl + shift+Mũi tên đi xuống
+ Tại cột số lượng nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox: SLN
+ Tại cột số lượng xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt namebox: SLX
+ Tại cột thành tiền nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: TTN
+ Tại cột thành tiền Xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: TTX
Bước 3: Tạo sheet danh mục người sử dụng
Sheet danh mục người sử dụng, kế toán doanh nghiệp thực hiện các thao tác cụ thể sau:
+ Tại cột Mã khách hàng ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MKH
Sang sheet Nhập Xuất : tạo danh sách chọn mã khách hàng
+ Tại cột Mã công ty ctrl + shift+Mũi tên đi xuống/ date/data vailidation:
Allow: list
Source: = MKH vừa đặt bên danh mục khách hàng vừa tạo mãng
Để phục vụ việc tìm mã khách hàng, kế toán doanh nghiệp chỉ phải chọn trong danh sách
+ Sử dụng các hàm vlookup để lập phương pháp để tự động hiển thị tên người sử dụng, địa chỉ, MST tìm kiếm trên cơ sở mã người tiêu dùng
Bước 4: Tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn
+ Tổng hợp vật tư nhập xuất trong ngày và của tháng, kỳ kế toán
+ Mỗi vật tư mới đều tạo mã ở sheet này thay luôn sheet danh mục mã vật tư như vậy rút gọn thêm được một bước làm giảm rườm rà
+ Ở sheets này Mã vật tư cho đến thành tiền tồn đầu thì là trống ko cần lập công thức
+ Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MVT
Chuyển sang sheet nhập xuất : Tạo list danh mục vật tư chọn khi xuất dùng
+ Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống
+ Sử dụng các hàm vlookup để lập phương pháp để tự động hiển thị tên: Vật tư, đơn vị tính
Sau này chỉ cần chọn mã vật tư khác sẽ tự động tìm kiếm bên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kiêm danh mục vật tư.
Phần mềm MISA AMIS Kế toán là giải pháp giúp kế toán, thủ kho, nhà quản trí loại bỏ quy trình quản lý kho rườm rà với đầy đủ tính năng quản lý xuất – nhập – tồn kho và tự động lên hệ thống báo cáo trực quan, chi tiết.
Bước 5: Lập công thức cho các cột nhập trong kỳ và xuất trong kỳ
+ Tại cột số lượng nhập và thành tiền nhập thì không hề có công thức gì phần này khi nhập liệu phải nhập thủ công tay
+ Cột Đơn giá = Thành tiền/ Số lượng nhập
+ Cột số lượng xuất thì không hề có phương pháp gì phần này khi nhập liệu phải nhập thủ công tay
+ Thành tiền xuất = Số lượng xuất x Đơn giá xuất
+ Cột đơn giá xuất kho dùng hàm Vlookup để dò tìm ở bảng bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
+ Để tránh tình trạng âm kho khi xuất sử dụng thì kế toán làm thêm hai cột kiểm tra tồn kho và sử dụng hàm Vlookup để dò tìm bên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
Bước 6: Tổng hợp nhập xuất tồn kho
+ Vào sheet Bảng Kê Nhập Xuất
+ Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box là: MNX
Tạo tổng hợp nhập xuất tồn kho bằng hàm Sumif của các mặt hàng, nguyên vật liệu, thành phẩm để báo cáo định kỳ.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp
3. Lưu ý để quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả
Quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng hóa dễ dàng hơn, tuy nhiên do các file được quản lý độc lập, riêng lẻ nên công tác tổng hợp cũng tiêu tốn của kế toán không ít thời gian và công sức. Chính vì vậy, để quản lý kho hiệu quả bằng Excel, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
+ Thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp mình
+ Nhập liệu thông tin chính xác
+ Trang bị kiến thức để xử lý những lỗi cơ bản trên Excel
Ngoài ra, khi sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel các doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm về việc trang bị các tính năng bảo mật nhằm hạn chế các virus gây hại và các file quản lý cần nhập hàm đúng về các giá trị tham chiếu để hạn chế sai sót số liệu.
Sử dụng Excel để quản lý nhập xuất tồn kho mang lại nhiều lợi ích, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mang lại Excel cũng còn nhiều mặt hạn chế trong công tác quản lý tồn kho hàng hóa. Kế toán doanh nghiệp phải nhập tay hàng nghìn mã hàng, mỗi mã hàng tạo thành từng sheet riêng lẻ, độc lập do đó mỗi lần làm báo cáo kế toán lại mất không ít thời gian, công sức để tổng hợp.
Do đó, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho hiệu quả hơn. Nhiều Phần mềm kế toán như Phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME được tích hợp các tính năng quản lý kho tiện ích như:
- Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tất cả nghiệp vụ nhập, xuất kho
- Đáp ứng tất cả các phương pháp tính giá xuất kho:
- Cho phép quản lý, theo dõi hàng hóa chi tiết theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung, mã vạch, hạn dùng; Cho phép quản lý hàng hóa dễ dàng theo nhiều đơn vị tính
- Đặc biệt, phần mềm có khả năng nhắc nhở thông minh, đưa ra cảnh báo tồn kho để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới hay có giải phóng hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
