File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí là một trong những biểu mẫu được nhiều doanh nghiệp tìm kiếm để sử dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ đang quản lý bằng Excel với số lượng ít các mã hàng hóa. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm được mẫu file excel quản lý kho hàng mới nhất.
1. Các danh mục chính trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phí
- Danh mục hàng hóa, vật tư: Danh mục hàng hóa, vật tư thống kê các mã hàng hóa theo danh sách và quy chuẩn nhằm thống kê các loại hàng hóa, vật tư được xuất – nhập – tồn tại kho hàng.
- Bảng kê nhập hàng: Từ các dữ liệu của phiếu nhập kho, kế toán doanh nghiệp sẽ thống kê và tổng hợp để xây dựng bảng kê file excel nhập hàng. Bảng này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng hóa đã nhập bao nhiêu, chủng loại như thế nào để từ đó có kế hoạch phân phối và kinh doanh hiệu quả.
- Bảng kê xuất hàng: Căn cứ từ các dữ liệu của phiếu xuất kho, bảng kê xuất hàng sẽ tổng hợp và thống kê các loại hàng hóa đã được xuất bán. Việc kiểm soát lượng hàng hóa được xuất ra để bán sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng kịp thời, tránh thiếu hụt hàng hóa.
- Báo cáo nhập – xuất – tồn: Kết quả cuối cùng là một báo cáo xuất nhập tồn. Đây là báo cáo cho phép kế toán doanh nghiệp xem được lượng tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ và số lượng nhập/xuất trong kỳ một cách chi tiết theo từng mã hàng.
- Sổ chi tiết vật tư: Quản ký kho vật tư không hề đơn giản với kế toán các doanh nghiệp, bởi số lượng vật tư nhiều cùng các thông tin liên quan như chủng loại, kích thước… sẽ rất khó để kiểm soát. Do đó sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ giúp kế toán dễ dàng sắp xếp, phân loại vật tư xuất nhập tồn tại kho.
2. Những nội dung cần có trong file excel quản lý kho, hàng hóa
- File nhập xuất tồn đơn giản cần có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, chứng từ, ngày. Cụ thể bao gồm:
- Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
- Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập, tồn kho, chứng từ, diễn giải.
- Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, xuất nhập tồn, số lượng, giá tiền.
- File quản lý kho bằng Excel cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động nhập – xuất – tồn kho toàn diện và chi tiết theo nhiều đặc tính, size số, hạn sử dụng và đáp ứng đầy đủ các phương pháp tính giá xuất kho. Tự động hóa quy trình quản lý kho trong doanh nghiệp ngay hôm nay cùng MISA. Cùng trải nghiệm trực tiếp các nghiệp vụ về kho trên phần mềm:
3. Hướng dẫn tạo file excel quản lý kho đơn giản miễn phí
Để tạo file excel quản lý kho hàng, kế toán doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tạo file mới
Bước 2: Tạo số sheet tương ứng với các mục doanh nghiệp cần quản lý, ví dụ: NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: Tạo các thuộc tính liên quan đối với mỗi sheet cần quản lý, cụ thể:
- Sheet NHAP bao gồm các thuộc tính như:
- STT
- Ngày
- Tháng
- Tên hàng
- Số lượng
- ĐVT
- Đơn giá
- Thành tiền
- Sheet XUAT bao gồm các thuộc tính như:
- STT
- Ngày
- Tháng
- Tên hàng
- Số lượng
- ĐVT
- Giá bán
- Doanh số
- Sheet DANH MỤC bao gồm các thuộc tính như:
- STT
- Mã hàng
- Tên hàng
- ĐVT
- Đơn giá
- Ghi chú
- Sheet BAO CAO bao gồm các thuộc tính như:
- STT
- Mã hàng
- Tên hàng
- ĐVT
- Tồn kho đầu kỳ
- Nhập trong kỳ
- Xuất trong kỳ
- Tồn cuối kỳ
Ngoài các thông tin cơ bản kể trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin khác để file excel quản lý được chi tiết hơn. Các trường thông tin khác có thể bao gồm số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, địa chỉ nhà cung cấp…
Bước 4: Thiết lập công thức tính toán tự động
Để giúp kế toán dễ dàng theo dõi và hạn chế sai sót, nên thiết lập các công thức Excel trong từng sheet như sau:
Trong sheet NHAP và XUAT
- Cột “Thành tiền” (NHAP) = Số lượng × Đơn giá
- Cột “Doanh số” (XUAT) = Số lượng × Giá bán
Trong sheet BAO CAO
- Tồn kho đầu kỳ: Lấy số tồn từ kỳ trước hoặc nhập thủ công.
- Nhập trong kỳ: Sử dụng hàm SUMIF để tổng hợp số lượng nhập từ sheet NHAP theo mã hàng.
- Xuất trong kỳ: Dùng hàm SUMIF tương tự từ sheet XUAT.
- Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập – Xuất
Bước 5: Tạo danh sách mã hàng bằng Data Validation
Tại sheet NHAP và XUAT:
- Chọn cột “Tên hàng” → vào Data > Data Validation → chọn List
- Nguồn: chọn danh sách tên hàng từ sheet DANH MỤC
- Cách này giúp đồng bộ dữ liệu và hạn chế lỗi sai tên hàng.
Bước 6: Định dạng bảng và cố định tiêu đề
- Sử dụng Table Format để dễ lọc, sắp xếp dữ liệu.
- Vào View > Freeze Panes để cố định hàng tiêu đề giúp dễ theo dõi khi kéo xuống nhiều dòng.
Bước 7: Bảo vệ dữ liệu và tránh sửa nhầm công thức
- Ẩn hoặc khóa ô chứa công thức bằng cách:
- Chọn vùng cần khóa → Format Cells > Protection > Locked
- Vào Review > Protect Sheet để bảo vệ bảng tính bằng mật khẩu.
>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp
4. Các mẫu file kế toán kho bằng excel cần có trong doanh nghiệp
Tải trọn bộ các mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí tại đây.
4.1 Mẫu file nhập xuất tồn đơn giản
Mẫu file excel theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa thường bao gồm các nội dung: Mã vật tư hàng hóa, Bảng nhập liệu, Báo cáo nhập xuất tồn, Sổ chi tiết vật tư công cụ dụng cụ,…
Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ với số lượng hàng hóa chưa lớn thì việc lựa chọn Excel để quản lý xuất nhập tồn kho hàng hóa được coi là giải pháp giúp tiết kiệm.
Bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel cần có các số liệu dưới đây:
- Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
- Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ, đơn vị tính
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn, giá tiền
- Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, xuất nhập, tồn kho, đơn giá, chứng từ, diễn giải.
Ngoài ra, kế toán doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến 4 thông tin cơ bản trước khi lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa, cụ thể:
- Kiểm kê đầu kỳ: Bảng thống kê số lượng hàng hóa của ngày hôm trước nếu kiểm kê theo đơn vị ngày hoặc theo tháng nếu doanh nghiệp kiểm kê theo tháng.
- Số lượng hàng hóa nhập kho trong ngày.
- Sổ lượng hàng hóa xuất kho trong ngày.
- Tồn kho cuối ngày: Số lượng tồn kho cuối ngày sẽ bằng tổng số lượng hàng tồn đầu kỳ và lượng hàng nhập kho trong ngày trừ đi số lượng hàng hóa đã xuất kho.
4.2 Danh mục quản lý kho
Danh mục quản lý thường bao gồm: Danh sách kho, nhóm vật tư hàng hóa, đơn vị tính, danh sách hàng hóa dịch vụ…
4.3 Hệ thống báo cáo kho
Hệ thống file excel báo cáo kho thường bao gồm: Báo cáo tổng hợp tồn kho, Báo cáo chi tiết kho, Báo cáo sản xuất, Báo cáo đối chiếu…
- Báo cáo tổng hợp tồn kho: Tổng hợp tồn kho; Tổng hợp tồn kho theo HSD; Tổng hợp tồn kho theo nhiều đơn vị tính; Tổng hợp tồn kho hàng nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược; Tổng hợp tồn kho hành nhận giữ hộ, gia công; Tổng hợp tồn trên nhiều kho; Tổng hợp tồn kho theo lô
- Báo cáo chi tiết kho: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa; Sổ chi tiết vậy tư hàng hóa theo lô; Sổ chuyển kho nội bộ; Thẻ kho
- Báo cáo sản xuất: Báo cáo tiến độ sản xuất; Tổng hợp xuất kho theo lệnh sản xuất
- Báo cáo đối chiếu: Báo cáo đối chiếu nhập xuất kho giữa các chi nhánh; Đối chiếu nhập xuất giữa kế toán và thủ kho; Báo cáo đối chiếu kho và sổ cái
Phần mềm Kế toán online MISA đáp ứng đầy đủ hệ thống báo cáo, sổ sách, thẻ kho…giúp thủ kho, nhà quản lý dễ dàng theo dõi toàn bộ tình hình nhập – xuất – tồn kho trong doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Biết ngay mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào tồn kho khó bán để đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp ở từng thời điểm.
5. Những lưu ý khi lập file excel quản lý kho
Excel vẫn là công cụ phổ biến được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng để quản lý hàng tồn kho do tính linh hoạt, dễ sử dụng và không tốn chi phí. Tuy nhiên, nếu không thiết kế hợp lý, file Excel dễ xảy ra lỗi công thức, sai lệch dữ liệu và gây khó khăn trong việc kiểm soát tồn kho.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi lập file Excel quản lý kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và hạn chế rủi ro trong công tác quản lý hàng hóa
- Xác định rõ mục đích sử dụng file Excel: Trước khi xây dựng, doanh nghiệp cần làm rõ nhu cầu: quản lý nhập – xuất – tồn hàng ngày, kiểm soát tồn kho tối thiểu, theo dõi hàng luân chuyển nhanh/chậm, hay phục vụ công tác kế toán cuối kỳ. Mục tiêu rõ ràng sẽ quyết định cấu trúc file phù hợp.
- Tạo sheet “Danh mục hàng hóa” chuẩn hóa thông tin sản phẩm: Nên bao gồm các cột như: mã hàng (duy nhất), tên hàng, đơn vị tính, nhóm hàng, giá nhập chuẩn, giá bán lẻ. Đây là dữ liệu nền quan trọng cho các công thức tra cứu và báo cáo sau này.
- Thiết lập sheet nhập kho và xuất kho riêng biệt: Mỗi sheet nên có các cột: ngày giao dịch, số phiếu, mã hàng, số lượng, đơn giá, người giao/nhận. Việc tách riêng giúp dễ kiểm tra, lọc và phân tích giao dịch theo từng chiều.
- Khóa vùng dữ liệu chứa công thức và thông tin gốc: Để tránh sửa nhầm, các ô chứa công thức hoặc dữ liệu từ danh mục hàng hóa nên được khóa bằng tính năng Protect Sheet. Người dùng chỉ được phép nhập ở vùng quy định.
- Sao lưu định kỳ file Excel để đảm bảo an toàn dữ liệu: Do Excel không có cơ chế ghi lịch sử chi tiết như phần mềm chuyên dụng, nên cần tạo bản sao lưu hàng tuần/tháng để tránh mất dữ liệu khi xảy ra lỗi.
- Thường xuyên đối chiếu tồn kho thực tế với dữ liệu trên Excel: Nên thực hiện kiểm kê định kỳ (theo tuần hoặc tháng) và so sánh với số liệu trên file để phát hiện sai lệch kịp thời, tránh thất thoát hàng hóa.
- Hạn chế thao tác trực tiếp lên dữ liệu tổng hợp: Dữ liệu bảng tồn kho nên được tổng hợp tự động từ các sheet nhập – xuất. Tránh nhập số tay vào bảng tổng hợp để không phá vỡ liên kết và công thức.
- Ghi chú rõ ràng và phân biệt màu sắc cho từng vùng dữ liệu: Màu nền khác nhau giúp người dùng dễ nhận biết vùng cần nhập liệu (vùng trắng), vùng tự tính (xám nhạt), vùng không được sửa (xám đậm). Ghi chú hướng dẫn ngay đầu sheet để người mới dễ hiểu.
6. Ưu điểm, hạn chế của file excel quản lý kho
6.1 Ưu điểm
- Excel có sẵn trong bộ Microsoft Office hoặc có thể thay thế bằng Google Sheets – phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, không muốn đầu tư phần mềm.
- Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản. Người dùng có thể tùy chỉnh bảng tính theo mô hình kho và loại hình kinh doanh mà không bị giới hạn bởi quy định phần mềm.
- Có thể sử dụng offline, thuận tiện cho các doanh nghiệp hoạt động tại kho bãi hoặc khu vực không có mạng ổn định.
- Dễ dàng thiết lập các công thức tính tồn kho, báo cáo nhập – xuất – tồn, phân tích hàng tồn chậm luân chuyển, lập biểu đồ thống kê…
6.2 Hạn chế
File excel quản lý kho hàng đơn giản miễn phí có ưu điểm là dễ dàng thao tác và sử dụng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không mất chi phí đầu tư mua công cụ để quản lý. Tuy nhiên do các file excel được quản lý độc lập, riêng lẻ nên công tác tổng hợp cũng tiêu tốn của kế toán không ít thời gian, công sức và tồn tại không ít bất cập như:
- Không có cảnh báo khi nhập sai dữ liệu, nhầm mã hàng, hay xóa nhầm công thức. Sai một ô có thể làm sai toàn bộ bảng tính.
- Không có tính năng phân quyền rõ ràng, bất kỳ ai mở file đều có thể chỉnh sửa. Dễ mất dữ liệu hoặc bị thay đổi ngoài ý muốn.
- Khi hàng hóa nhiều, thao tác với Excel trở nên chậm, khó lọc, khó kiểm soát lịch sử nhập – xuất – tồn và dễ bị treo file.
- Không hỗ trợ tự động tạo mã hàng, kiểm soát tồn tối thiểu, cảnh báo hàng sắp hết hạn, in phiếu kho… như phần mềm chuyên dụng.
- Excel không ghi lại log thay đổi. Khi phát hiện sai lệch, rất khó truy ngược người chỉnh sửa và thời điểm xảy ra lỗi.
- File lưu độc lập, tổng hợp, làm BCTC kế toán doanh nghiệp mất nhiều công sức lọc và tổng hợp dữ liệu
- File excel chỉ 1 kế toán làm, tại 1 thời điểm, rất khó bàn giao
- Chế độ bảo mật thấp, dễ mất dữ liệu, lỡ tay xóa file thì không thể phục hồi
Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, doanh nghiệp có nhiều mã hàng hóa, mỗi mã hàng hóa tạo thành các sheet khác nhau để quản lý khiến kế toán mất không ít thời gian, công sức tổng hợp để lên báo cáo. Do đó, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho hiệu quả hơn cũng như đảm bảo tính chính xác cao.
7. MISA AMIS Kế toán – Giải pháp hỗ trợ quản lý kho tự động cho nhiều ngành nghề
Hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình quản lý nhập – xuất – tồn kho và đảm bảo hoạt động kế toán, MISA AMIS Kế toán đã ra đời, giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các bất cập trong quá trình quản lý kho bằng file excel:
- Tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp
- Quản lý hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số khung, số máy…
- Thiết lập định mức nguyên vật liệu để lắp ráp/ tháo dỡ/ tính giá thành
- Đầy đủ hệ thống sổ sách, chứng từ theo quy định, cho phép kế toán tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị
- Nhắc nhở thông minh, đưa ra cảnh báo tồn kho để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới hay xử lý hàng hóa tồn kho phù hợp
- Hệ thống báo cáo kho trực quan, chi tiết: Tổng hợp tồn kho, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, thẻ kho…
- Tự động nhập liệu, cho phép lập chứng từ Thu, Chi, Mua hàng, Bán hàng…hàng loạt từ hóa đơn, sổ phụ, phần mềm bán hàng…
- Xử lý hóa đơn đầu vào, loại bỏ rủi ro hóa đơn không hợp lệ
- Kê khai, nộp thuế điện tử ngay trên phần mềm
- Tự động trích lập hơn 200+ báo cáo đa chiều
- …
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
