Không còn sợ tin nhắn Zalo: Giải pháp thay thế bằng kênh giao tiếp nội bộ chuyên nghiệp

Tin nhắn công ty nằm xen kẽ giữa group chat gia đình và bạn bè, đối tác gọi vào số cá nhân. Đó là cảnh tượng diễn ra mỗi ngày ở các doanh nghiệp đang dùng Zalo làm kênh giao tiếp chính. Nhiều nhân viên không có điểm dừng giữa giờ làm và giờ nghỉ, dữ liệu doanh nghiệp nằm rải rác trên thiết bị cá nhân không thể kiểm soát, và khi một nhân sự nghỉ việc, toàn bộ lịch sử trao đổi cũng ra đi theo.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp vừa có một kênh giao tiếp nội bộ bảo mật, chuyên nghiệp, tách biệt hoàn toàn khỏi đời sống cá nhân, vừa xây dựng được văn hóa tổ chức mà không tốn thêm chi phí?

 1. Khi ranh giới công việc và đời tư bị xóa nhòa trên cùng một ứng dụng

• Tin nhắn công việc và tin nhắn riêng tư nằm chung một luồng, xen kẽ, dễ đọc nhầm, dễ trả lời nhầm người
• Sếp có thể nhắn việc vào bất kỳ khung giờ nào, kể cả ngoài giờ làm, cuối tuần, kỳ nghỉ
• Nhân viên buộc phải công khai số điện thoại cá nhân cho toàn bộ đồng nghiệp, đối tác, khách hàng

 2. Hệ quả: Áp lực tâm lý và những rủi ro âm thầm cho doanh nghiệp

• Áp lực tâm lý cho nhân viên: cảm giác luôn phải trực chiến vì tin nhắn công việc có thể xuất hiện bất cứ lúc nào trên chính chiếc điện thoại cá nhân, không có điểm dừng rõ ràng giữa giờ làm và giờ nghỉ
• Dữ liệu rò rỉ, không kiểm soát được: thông tin công việc nằm trên thiết bị cá nhân của từng nhân viên, doanh nghiệp không có cách nào quản lý, sao lưu hay thu hồi khi cần
• Thiếu chuyên nghiệp trong giao tiếp nội bộ lẫn với khách hàng: khi đối tác nhắn tin qua số Zalo cá nhân của nhân viên, hình ảnh doanh nghiệp trở nên rời rạc, thiếu tính hệ thống
• Không thể truy vết khi nhân sự nghỉ việc: toàn bộ lịch sử trao đổi công việc đi theo tài khoản cá nhân, doanh nghiệp mất trắng dữ liệu khi người đó rời đi

3. Giải pháp bảo mật thông tin đi đôi với xây dựng văn hóa doanh nghiệp

3.1. AMIS Chat: Trao đổi công việc tách biệt hoàn toàn khỏi đời sống cá nhân

• Nhắn tin, trao đổi theo nhóm/phòng ban: mỗi bộ phận, mỗi dự án có không gian trao đổi riêng, không bị nhiễu bởi các nhóm chat không liên quan
• Lưu trữ lịch sử hội thoại trong hệ thống doanh nghiệp: toàn bộ nội dung trao đổi công việc được lưu tập trung trên hệ thống của công ty, không phụ thuộc vào thiết bị cá nhân của từng người, dễ dàng tra cứu lại khi cần và không bị thất thoát khi nhân sự biến động

3.2. AMIS Mạng xã hội: Không gian để CEO xây dựng văn hóa doanh nghiệp số

Bên cạnh việc trao đổi công việc hàng ngày, doanh nghiệp còn cần một kênh để lan tỏa tinh thần, định hướng chung, đây là vai trò của AMIS Mạng xã hội:

• CEO đăng thông báo nội bộ: mọi thông tin quan trọng của công ty được truyền tải tập trung, đúng người, đúng lúc, thay vì rải rác qua nhiều nhóm Zalo khác nhau
• Chia sẻ định hướng chiến lược: lãnh đạo có thể trực tiếp truyền tải tầm nhìn, mục tiêu kinh doanh đến toàn thể nhân viên một cách nhất quán
• Tạo văn hóa doanh nghiệp số: một không gian chung để ghi nhận, tôn vinh, kết nối nhân viên, giúp văn hóa tổ chức được nuôi dưỡng ngay trên nền tảng số, thay vì chỉ tồn tại trong các buổi họp offline

Giao tiếp nội bộ hiệu quả không chỉ là nhắn tin nhanh. Doanh nghiệp còn cần một không gian chính thức để lãnh đạo truyền tải định hướng, ghi nhận đóng góp và tạo sự gắn kết giữa các thành viên.

Khi dùng nhóm chat cá nhân

Thông báo dễ bị trôi
Tin công việc lẫn tin riêng
Khó truyền tải định hướng chung
Dữ liệu phụ thuộc tài khoản cá nhân

Khi có nền tảng nội bộ riêng

Thông tin được truyền tải tập trung
Công việc tách biệt khỏi đời tư
Văn hóa được lan tỏa nhất quán
Dữ liệu thuộc quyền quản lý doanh nghiệp

XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP →

4. AMIS Chat và AMIS Mạng xã hội, hai mảnh ghép trong bộ AMIS Lite được tặng miễn phí

Doanh nghiệp đang sử dụng AMIS Kế toán sẽ được cấp trọn bộ AMIS Lite không giới hạn thời gian sử dụng, bao gồm các công cụ vận hành và giao tiếp nội bộ thiết yếu:

• AMIS Chat: kênh trao đổi công việc chuyên nghiệp, tách biệt hoàn toàn khỏi tin nhắn cá nhân
• AMIS Mạng xã hội: không gian truyền thông nội bộ, nơi CEO xây dựng và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp
• AMIS Ghi chép: công cụ ghi nhận, lưu trữ thông tin công việc tập trung
• AMIS Quy trình: số hóa quy trình vận hành nội bộ, đáp ứng 10 quy trình phổ biến trong doanh nghiệp

Dùng thử và nhận tư vấn miễn phí

Kết luận

Zalo cá nhân có thể tiện cho một cuộc trò chuyện nhanh, nhưng không phải là nền tảng để một doanh nghiệp xây dựng văn hóa và bảo vệ dữ liệu về lâu dài. Với AMIS Chat và AMIS Mạng xã hội trong bộ AMIS Lite, CEO không chỉ giải quyết bài toán bảo mật thông tin, mà còn có trong tay công cụ để nuôi dưỡng một văn hóa doanh nghiệp số chuyên nghiệp ngay từ những trao đổi hàng ngày.