Với CEO và quản lý, tài chính luôn là một trong những mối bận tâm hàng đầu. Nhưng nghịch lý là: doanh nghiệp càng phát triển, số lượng đề xuất chi tiêu, tạm ứng, thanh toán càng nhiều, thì CEO lại càng khó nắm bắt bức tranh tài chính thực tế theo thời gian thực, trong khi đội ngũ kế toán thì ngày càng ngập trong khối lượng công việc nhập liệu, đối soát thủ công.
Khi tài chính vận hành rời rạc, ai cũng mệt
Ở nhiều doanh nghiệp, quy trình đề xuất chi tiêu và quy trình kế toán vẫn đang tồn tại như hai “ốc đảo” tách biệt. Nhân viên đề xuất tạm ứng, đề xuất thanh toán nhà cung cấp qua email hoặc tin nhắn; cấp quản lý duyệt trên những kênh trao đổi không chính thức; đến khi thông tin về được tay kế toán thì mọi thứ đã xong xuôi, kế toán buộc phải nhập liệu, đối chiếu lại từ đầu.
Hệ quả là CEO khó có được số liệu tài chính cập nhật để ra quyết định kịp thời, trong khi rủi ro thất thoát, chi vượt ngân sách hoặc chi sai đối tượng lại khó được phát hiện sớm vì thiếu một quy trình kiểm soát xuyên suốt. Còn với kế toán, phần lớn thời gian trong ngày bị ngốn bởi các thao tác lặp đi lặp lại: xác minh đã duyệt hay chưa, nhập liệu chứng từ, tìm kiếm lại hồ sơ khi cần đối soát – thay vì được dành cho các công việc phân tích, tham mưu tài chính có giá trị cao hơn cho CEO.
Giải pháp liên kết các quy trình phê duyệt với dự liệu kế toán từ MISA AMIS
Giải pháp mà MISA AMIS mang lại nằm ở việc liên thông dữ liệu giữa hai phân hệ AMIS Quy trình và AMIS Kế toán, biến toàn bộ chuỗi hoạt động tài chính – từ đề xuất, phê duyệt, hạch toán cho đến quyết toán – thành một luồng vận hành khép kín, tự động và minh bạch. Cụ thể, cách vận hành diễn ra như sau:
Bước 1 – Khởi tạo đề xuất trên AMIS Quy trình. Mọi đề nghị tài chính – tạm ứng, thanh toán nhà cung cấp, hoàn ứng – đều được nhân viên khởi tạo ngay trên hệ thống, thay vì qua email hay tin nhắn rời rạc. Mỗi đề xuất được gắn với một luồng phê duyệt được thiết lập sẵn theo đúng cơ cấu ra quyết định của doanh nghiệp.
Bước 2 – Tự động luân chuyển và phê duyệt. Đề xuất được hệ thống tự động chuyển đến đúng cấp có thẩm quyền, kèm nhắc việc để tránh chậm trễ. Toàn bộ lịch sử ai duyệt, duyệt khi nào, duyệt nội dung gì đều được lưu vết đầy đủ trên hệ thống – đây chính là “bằng chứng số” giúp minh bạch hóa toàn bộ quy trình, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, đối soát hay audit về sau.
Bước 3 – Dữ liệu tự động đồng bộ sang AMIS Kế toán. Ngay khi đề xuất được phê duyệt, thông tin sẽ tự động chuyển sang AMIS Kế toán để hạch toán – theo từng nhân viên với khoản tạm ứng, theo từng nhà cung cấp với khoản thanh toán – mà kế toán không cần nhập liệu lại thủ công. Nhờ đó, dữ liệu tài chính được cập nhật gần như tức thời, hạn chế tối đa sai lệch do nhập tay.
Bước 4 – Theo dõi và quyết toán khép kín. Với các khoản tạm ứng, hệ thống tiếp tục theo dõi đến khi hoàn tất: tự động lưu hồ sơ, nhắc nhở nhân viên thực hiện quyết toán đúng hạn, hỗ trợ thu thập chứng từ, hóa đơn liên quan. Toàn bộ dữ liệu vòng đời một khoản chi – từ lúc đề xuất đến lúc quyết toán xong – được lưu tập trung, có thể tra cứu bất cứ lúc nào.
Giá trị mang lại cho CEO và đội ngũ kế toán
Với cách vận hành liên thông này, CEO và quản lý có được một công cụ để nhìn thấy dòng tiền và các khoản chi phí gần như theo thời gian thực, thay vì chỉ biết đến khi báo cáo cuối kỳ được tổng hợp xong. Việc mọi phê duyệt đều để lại dấu vết trên hệ thống cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tài chính tốt hơn, dễ dàng truy vết khi cần kiểm tra hoặc audit nội bộ.
Đối với đội ngũ kế toán, việc không còn phải nhập liệu lại thủ công, không còn phải đi xác minh phê duyệt hay tìm kiếm chứng từ thủ công giúp giải phóng đáng kể thời gian, giảm sai sót và cho phép kế toán tập trung vào vai trò tham mưu, phân tích tài chính – thay vì chỉ dừng lại ở việc xử lý số liệu.
Tự động hóa quy trình tài chính không đơn thuần là một công cụ hỗ trợ kế toán, mà còn là nền tảng giúp CEO ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn dựa trên dữ liệu thực tế. Với giải pháp liên thông AMIS Quy trình và AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống quản trị tài chính minh bạch, khép kín và đủ linh hoạt để đồng hành cùng tốc độ tăng trưởng của tổ chức.
