Không chỉ tạm ứng, quy trình đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp cũng là một trong những nghiệp vụ phát sinh liên tục tại doanh nghiệp. Vậy nhưng ở không ít nơi, quy trình này vẫn đang được xử lý theo cách rất thủ công, tiềm ẩn nhiều rủi ro về kiểm soát chi phí mà doanh nghiệp khó lường trước.
Khoản chi duyệt xong mới đến tay kế toán, chi phí dễ dàng vượt tầm kiểm soát
Cách làm phổ biến hiện nay ở nhiều doanh nghiệp là: khi phát sinh chi phí cần thanh toán cho nhà cung cấp, nhân viên sẽ gửi đề xuất trực tiếp cho sếp phê duyệt qua email hoặc Zalo. Chỉ sau khi đề xuất được duyệt xong, thông tin mới được chuyển tiếp sang cho kế toán để xử lý.
Cách vận hành này khiến kế toán – bộ phận có vai trò kiểm soát dòng tiền – lại đứng ngoài quy trình ngay từ đầu. Kế toán không được biết đến đề xuất chi phí ngay khi nó được tạo ra, mà chỉ tiếp nhận thông tin khi mọi việc đã ngã ngũ. Hệ quả là nhiều khoản chi phát sinh nằm ngoài tầm kiểm soát của bộ phận tài chính – kế toán, thậm chí không để lại đầy đủ bằng chứng, hồ sơ đối chiếu.
Đáng lo ngại hơn, vì thông tin duyệt chi chỉ nằm rải rác trong các đoạn hội thoại email hay tin nhắn, doanh nghiệp rất khó phát hiện kịp thời nếu có khoản chi bất thường, trùng lặp hoặc vượt ngân sách cho phép với từng nhà cung cấp. Đến khi phát hiện ra, sự việc có thể đã xảy ra rồi, gây khó khăn cho việc truy vết và xử lý.
Giải pháp: Kiểm soát chi phí ngay từ bước đề xuất với AMIS Quy trình – AMIS Kế toán
Để khắc phục tình trạng này, MISA AMIS mang đến giải pháp liên thông giữa hai phân hệ AMIS Quy trình và AMIS Kế toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí ngay từ khâu đề xuất thay vì chỉ xử lý ở khâu thanh toán.
Với AMIS Quy trình, nhân viên tạo đề xuất chi phí thanh toán cho nhà cung cấp ngay trên hệ thống theo một luồng phê duyệt được thiết lập sẵn. Đề xuất sẽ tự động chuyển đến đúng cấp quản lý có thẩm quyền, đi kèm thông báo nhắc việc để tránh chậm trễ. Nhờ vậy, mọi đề xuất chi phí đều được ghi nhận minh bạch, có bằng chứng phê duyệt rõ ràng ngay từ bước đầu tiên, thay vì trôi nổi qua các kênh trao đổi không chính thức.
Điểm khác biệt chính nằm ở khâu sau khi đề xuất được duyệt: dữ liệu sẽ tự động chuyển sang AMIS Kế toán để hạch toán theo từng nhà cung cấp, mà không cần chờ nhân viên hay bộ phận liên quan gửi lại thông tin thủ công. Nhờ đó, kế toán có thể theo dõi ngay các khoản chi phí đã và đang phát sinh với từng nhà cung cấp, dễ dàng đối chiếu công nợ, phát hiện sớm các khoản chi bất thường hoặc vượt ngân sách.
Việc liên thông dữ liệu xuyên suốt từ khâu đề xuất – phê duyệt – hạch toán giúp doanh nghiệp không còn tình trạng mất dấu chi phí. Toàn bộ lịch sử xử lý được lưu trữ tập trung trên hệ thống, phục vụ tốt cho công tác đối soát, kiểm tra và ra quyết định quản trị.
Kết luận
Kiểm soát chi phí hiệu quả không phải là việc “soát lại” sau khi tiền đã chi, mà cần bắt đầu ngay từ bước đề xuất. Với giải pháp liên thông AMIS Quy trình và AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể chủ động giám sát từng khoản chi phát sinh với nhà cung cấp, hạn chế rủi ro thất thoát và giảm tải đáng kể công việc thủ công cho kế toán.
Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang quản lý đề xuất chi phí qua email, Zalo hay các kênh trao đổi rời rạc, đây là lúc nên cân nhắc chuyển sang một quy trình khép kín, minh bạch và dễ kiểm soát hơn cùng MISA AMIS.
