Sourcing là gì? Các hình thức sourcing phổ biến hiện nay

Sourcing là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhằm đảm bảo nguồn hàng ổn định và tối ưu chi phí. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ sourcing là gì, các hình thức sourcing phổ biến, quy trình thực hiện và tiêu chí đánh giá nhà cung cấp hiệu quả.

1. Sourcing là gì?

Sourcing là quá trình tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Hoạt động này thường diễn ra trước khi doanh nghiệp tiến hành đặt hàng, ký hợp đồng hoặc triển khai mua sắm chính thức.

Trong thực tế, sourcing không chỉ dừng ở việc tìm nhà cung cấp có giá thấp nhất. Doanh nghiệp còn cần xem xét nhiều yếu tố như chất lượng sản phẩm, năng lực cung ứng, uy tín, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, khả năng xử lý phát sinh và mức độ phù hợp với chiến lược mua hàng dài hạn.

2. Vai trò của sourcing trong doanh nghiệp

Sourcing đóng vai trò quan trọng trong hoạt động mua hàng và chuỗi cung ứng, bởi chất lượng nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, chất lượng đầu vào và khả năng vận hành ổn định của doanh nghiệp. Cụ thể, sourcing giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo nguồn cung ổn định: Tìm kiếm và xây dựng danh sách nhà cung cấp phù hợp, hạn chế rủi ro thiếu hàng hoặc phụ thuộc vào một đối tác duy nhất.
• Tối ưu chi phí mua hàng: So sánh báo giá, điều kiện thanh toán, chi phí vận chuyển và chính sách chiết khấu để lựa chọn phương án có lợi nhất.
• Nâng cao chất lượng đầu vào: Đánh giá năng lực, tiêu chuẩn chất lượng và lịch sử cung ứng của nhà cung cấp trước khi hợp tác.
• Giảm rủi ro trong mua hàng: Hạn chế các vấn đề như giao hàng chậm, hàng không đạt yêu cầu, thiếu chứng từ hoặc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.
• Tăng lợi thế đàm phán: Khi có nhiều nhà cung cấp tiềm năng, doanh nghiệp có thêm cơ sở để thương lượng về giá, MOQ, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán và chính sách hậu mãi.
• Hỗ trợ chiến lược mua hàng dài hạn: Sourcing hiệu quả giúp doanh nghiệp xây dựng mạng lưới nhà cung cấp bền vững, phù hợp với mục tiêu tăng trưởng và mở rộng quy mô.

Xem thêm: Quy trình đánh giá nhà cung cấp bài bản, chi tiết

3. Phân biệt Sourcing, Procurement và Purchasing

Sourcing, Procurement và Purchasing đều liên quan đến hoạt động mua hàng, nhưng phạm vi và vai trò khác nhau. Hiểu đúng ba khái niệm này giúp doanh nghiệp tổ chức quy trình mua hàng rõ ràng hơn.

Tóm lại, sourcing là bước tìm và chọn nhà cung cấp, purchasing là hoạt động mua hàng cụ thể, còn procurement là khái niệm rộng hơn, bao gồm cả sourcing, purchasing và các hoạt động quản trị mua sắm liên quan.

4. Các hình thức sourcing phổ biến hiện nay

Tùy theo mục tiêu mua hàng, thị trường, ngân sách và chiến lược vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức sourcing khác nhau. Dưới đây là 5 hình thức sourcing phổ biến:

4.1. Single sourcing

Single sourcing là hình thức doanh nghiệp chỉ lựa chọn một nhà cung cấp duy nhất cho một loại hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ nhất định. Hình thức này phù hợp khi doanh nghiệp cần nguồn cung ổn định, chất lượng đồng nhất hoặc muốn xây dựng quan hệ hợp tác dài hạn với một đối tác chiến lược.

Ưu điểm:

• Dễ quản lý và phối hợp với nhà cung cấp.
• Có thể đàm phán điều kiện tốt hơn nhờ cam kết sản lượng dài hạn.
• Chất lượng hàng hóa, dịch vụ thường ổn định hơn.

Hạn chế:

• Dễ phụ thuộc vào một nhà cung cấp.
• Rủi ro cao nếu nhà cung cấp giao chậm, tăng giá hoặc gián đoạn sản xuất.

4.2. Multiple sourcing

Multiple sourcing là hình thức doanh nghiệp sử dụng nhiều nhà cung cấp cho cùng một nhóm hàng hóa/dịch vụ. Cách này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro phụ thuộc vào một nguồn cung, đồng thời tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp về giá, chất lượng và thời gian giao hàng.

Ưu điểm:

• Giảm rủi ro gián đoạn nguồn cung.
• Có thêm lựa chọn khi cần mua gấp hoặc tăng sản lượng.
• Tăng khả năng đàm phán về giá và điều kiện mua hàng.

Hạn chế:

• Tốn nhiều thời gian quản lý, đánh giá và theo dõi nhà cung cấp.
• Chất lượng có thể không đồng đều nếu tiêu chuẩn kiểm soát chưa chặt chẽ.

4.3. Global sourcing

Global sourcing là hình thức doanh nghiệp tìm kiếm và mua hàng từ nhà cung cấp quốc tế thay vì chỉ giới hạn trong thị trường nội địa. Hình thức này thường được áp dụng khi doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí, tiếp cận nguồn nguyên vật liệu đặc thù hoặc tìm kiếm công nghệ, sản phẩm có chất lượng tốt từ nước ngoài.

Ưu điểm:

• Có cơ hội tiếp cận nguồn hàng đa dạng, giá cạnh tranh.
• Phù hợp với các sản phẩm, nguyên liệu hoặc công nghệ chưa phổ biến trong nước.
• Mở rộng mạng lưới nhà cung cấp toàn cầu.

Hạn chế:

• Phát sinh rủi ro về tỷ giá, vận chuyển, thông quan và chứng từ.
• Thời gian giao hàng thường dài hơn.
• Cần kiểm soát kỹ chất lượng, pháp lý và năng lực nhà cung cấp nước ngoài.

Tìm hiểu thêm: 8 bước trong Quy trình mua hàng quốc tế doanh nghiệp cần nắm rõ

4.4. Local sourcing

Local sourcing là hình thức doanh nghiệp ưu tiên tìm kiếm và mua hàng từ nhà cung cấp trong nước hoặc khu vực gần nơi sản xuất, kinh doanh. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp cần giao hàng nhanh, dễ kiểm soát chất lượng và muốn giảm rủi ro logistics.

Ưu điểm:

• Thời gian giao hàng nhanh hơn.
• Dễ trao đổi, kiểm tra nhà cung cấp và xử lý phát sinh.
• Giảm chi phí vận chuyển, lưu kho và rủi ro nhập khẩu.

Hạn chế:

• Nguồn cung có thể hạn chế hơn so với thị trường quốc tế.
• Giá có thể cao hơn nếu thị trường nội địa ít cạnh tranh.

4.5. Outsourcing

Outsourcing là hình thức doanh nghiệp thuê bên ngoài thực hiện một phần hoạt động sản xuất, dịch vụ hoặc nghiệp vụ thay vì tự làm nội bộ. Outsourcing thường được sử dụng khi doanh nghiệp muốn tận dụng năng lực chuyên môn của đối tác, giảm chi phí đầu tư hoặc tập trung nguồn lực vào hoạt động cốt lõi.

Ưu điểm:

• Giảm chi phí đầu tư máy móc, nhân sự hoặc hạ tầng.
• Tận dụng chuyên môn, công nghệ và kinh nghiệm của đối tác.
• Giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi mở rộng hoặc thay đổi quy mô.

Hạn chế:

• Khó kiểm soát hoàn toàn chất lượng và tiến độ nếu đối tác không đáp ứng tốt.
• Có thể phát sinh rủi ro bảo mật dữ liệu, công thức, thiết kế hoặc quy trình nội bộ.

5. Quy trình sourcing hiệu quả cho doanh nghiệp

Một quy trình sourcing hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tìm được nhà cung cấp phù hợp, mà còn hỗ trợ kiểm soát chi phí, chất lượng và rủi ro trong chuỗi cung ứng. Dưới đây là 7 bước cơ bản doanh nghiệp có thể áp dụng:

5.1. Xác định nhu cầu mua hàng

Trước khi tìm nhà cung cấp, doanh nghiệp cần làm rõ mình cần mua gì, số lượng bao nhiêu, tiêu chuẩn chất lượng ra sao và ngân sách dự kiến thế nào. Nhu cầu càng cụ thể, quá trình sourcing càng chính xác và tiết kiệm thời gian. Các thông tin cần xác định gồm:

• Tên hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần mua.
• Số lượng, tần suất và thời điểm cần hàng.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách, chất lượng.
• Ngân sách dự kiến hoặc mức giá mục tiêu.
• Yêu cầu về giao hàng, chứng từ, bảo hành nếu có.

[Tải miễn phí] Mẫu phiếu đề xuất mua hàng Excel cho doanh nghiệp 2026

5.2. Nghiên cứu thị trường và lập danh sách nhà cung cấp

Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu thị trường để tìm các nhà cung cấp tiềm năng. Nguồn tìm kiếm có thể đến từ sàn B2B, hội chợ thương mại, hiệp hội ngành nghề, đối tác giới thiệu hoặc dữ liệu nhà cung cấp đã từng hợp tác.

Ở bước này, doanh nghiệp nên lập danh sách sơ bộ và kiểm tra các yếu tố như:

• Năng lực cung ứng.
• Kinh nghiệm trong ngành.
• Uy tín và hồ sơ pháp lý.
• Khả năng đáp ứng số lượng, chất lượng, tiến độ.
• Chứng nhận chất lượng hoặc tiêu chuẩn liên quan.

5.3. Gửi yêu cầu báo giá hoặc hồ sơ mời thầu

Doanh nghiệp tiếp tục gửi RFQ hoặc hồ sơ mời thầu đến các nhà cung cấp trong danh sách. Nội dung gửi cần rõ ràng để nhà cung cấp phản hồi đúng yêu cầu, tránh báo giá thiếu thông tin hoặc khó so sánh. Thông thường, yêu cầu báo giá nên bao gồm:

• Thông tin sản phẩm, dịch vụ cần mua.
• Số lượng dự kiến.
• Tiêu chuẩn chất lượng, quy cách kỹ thuật.
• Thời gian giao hàng mong muốn.
• Điều kiện thanh toán.
• Yêu cầu về bảo hành, đổi trả, hỗ trợ sau bán.

5.4. Đánh giá và so sánh nhà cung cấp

Sau khi nhận báo giá, doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí, không nên chỉ chọn bên có giá thấp nhất. Một nhà cung cấp phù hợp cần đáp ứng tốt cả chi phí, chất lượng, năng lực giao hàng và độ tin cậy. Một số tiêu chí nên so sánh:

• Giá và tổng chi phí mua hàng.
• Chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
• Thời gian giao hàng.
• Điều kiện thanh toán.
• Năng lực sản xuất hoặc cung ứng.
• Lịch sử hợp tác, phản hồi từ khách hàng khác.
• Khả năng xử lý phát sinh.

5.5. Đàm phán điều kiện hợp tác

Khi đã chọn được một số nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp bước vào giai đoạn đàm phán. Mục tiêu không chỉ là giảm giá, mà còn cần thống nhất các điều kiện giúp giao dịch ổn định và giảm rủi ro về sau. Các nội dung cần đàm phán gồm:

• Giá mua và chiết khấu theo sản lượng.
• MOQ hoặc số lượng đặt hàng tối thiểu.
• Thời gian giao hàng.
• Điều khoản thanh toán.
• Chính sách bảo hành, đổi trả.
• Trách nhiệm khi giao chậm, giao thiếu hoặc hàng không đạt yêu cầu.

5.6. Lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng

Sau khi đàm phán, doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các tiêu chí đã đặt ra và tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng cần thể hiện rõ quyền, nghĩa vụ và cam kết của hai bên để làm căn cứ thực hiện, theo dõi và xử lý phát sinh. Hợp đồng nên làm rõ:

• Danh mục hàng hóa, dịch vụ.
• Số lượng, đơn giá, tổng giá trị.
• Tiêu chuẩn chất lượng.
• Thời gian và địa điểm giao hàng.
• Điều khoản thanh toán.
• Điều khoản bảo hành, đổi trả, khiếu nại.
• Trách nhiệm và chế tài nếu vi phạm cam kết.

5.7. Theo dõi, đánh giá hiệu quả nhà cung cấp

Sourcing không kết thúc sau khi ký hợp đồng. Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi hiệu quả thực hiện của nhà cung cấp để quyết định duy trì, mở rộng hoặc thay thế trong tương lai. Các chỉ số nên theo dõi gồm:

• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
• Tỷ lệ hàng đạt chất lượng.
• Tỷ lệ lỗi, đổi trả hoặc khiếu nại.
• Mức độ ổn định về giá.
• Khả năng hỗ trợ khi phát sinh vấn đề.
• Mức độ tuân thủ hợp đồng.

Việc đánh giá định kỳ giúp doanh nghiệp xây dựng được danh sách nhà cung cấp chất lượng, giảm rủi ro gián đoạn nguồn cung và tối ưu hoạt động mua hàng trong dài hạn.

Tham khảo: Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng: 7 bước giúp tối ưu chi phí

6. Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp trong quá trình sourcing

Biệc lựa chọn nhà cung cấp không nên chỉ dựa trên giá thấp nhất. Doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện nhiều yếu tố để đảm bảo nhà cung cấp có thể đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp. Một số tiêu chí quan trọng gồm:

• Năng lực cung ứng: Nhà cung cấp có đủ khả năng đáp ứng số lượng, tần suất đặt hàng, thời gian giao hàng và các yêu cầu phát sinh của doanh nghiệp hay không.
• Chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần đáp ứng đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách, chứng nhận chất lượng và yêu cầu sử dụng thực tế.
• Giá cả và tổng chi phí mua hàng: Doanh nghiệp cần xem xét không chỉ đơn giá, mà cả chi phí vận chuyển, lưu kho, bảo hành, đổi trả, thanh toán và các chi phí phát sinh khác.
• Thời gian giao hàng: Nhà cung cấp cần có khả năng giao hàng đúng hạn, ổn định và linh hoạt khi doanh nghiệp có nhu cầu gấp hoặc thay đổi kế hoạch.
• Uy tín và kinh nghiệm: Nên ưu tiên nhà cung cấp có hồ sơ pháp lý rõ ràng, kinh nghiệm trong ngành, lịch sử hợp tác tốt và phản hồi tích cực từ khách hàng cũ.
• Điều khoản thanh toán và hợp tác: Các điều kiện về công nợ, đặt cọc, chiết khấu, MOQ, bảo hành, đổi trả cần phù hợp với dòng tiền và chính sách mua hàng của doanh nghiệp.
• Khả năng xử lý phát sinh: Nhà cung cấp cần có quy trình hỗ trợ rõ ràng khi xảy ra vấn đề như giao thiếu, giao chậm, hàng lỗi, sai quy cách hoặc cần đổi trả.
• Mức độ phù hợp dài hạn: Ngoài đơn hàng hiện tại, doanh nghiệp nên đánh giá khả năng đồng hành của nhà cung cấp trong các kế hoạch mở rộng, tăng sản lượng hoặc thay đổi tiêu chuẩn trong tương lai.

7. AMIS Mua hàng – Giải pháp hỗ trợ sourcing và quản lý nhà cung cấp hiệu quả

Để hoạt động sourcing không chỉ dừng ở việc tìm kiếm nhà cung cấp thủ công, doanh nghiệp cần một hệ thống giúp quản lý tập trung từ nhu cầu mua hàng, danh sách nhà cung cấp, báo giá, đánh giá, lựa chọn đến theo dõi hiệu quả hợp tác.

AMIS Mua hàng là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp trên một nền tảng. Phần mềm hỗ trợ bộ phận mua hàng kiểm soát tốt hơn quá trình sourcing, so sánh phương án mua, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và tối ưu chi phí đầu vào.

Dùng thử miễn phí ngay

Với AMIS Mua hàng, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý tập trung thông tin nhà cung cấp: Lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp, thông tin liên hệ, nhóm hàng cung ứng, lịch sử giao dịch và các dữ liệu liên quan để dễ dàng tra cứu, đánh giá và lựa chọn khi phát sinh nhu cầu.

• Tổng hợp nhu cầu mua hàng từ các bộ phận: Các yêu cầu mua sắm được ghi nhận trên hệ thống, giúp bộ phận mua hàng xác định đúng nhu cầu, số lượng, thời điểm cần hàng và nhóm nhà cung cấp phù hợp để triển khai sourcing.
• So sánh báo giá nhanh chóng: Phần mềm hỗ trợ tổng hợp báo giá từ nhiều nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp đối chiếu về giá, điều kiện mua, thời gian giao hàng, chất lượng và lịch sử hợp tác trước khi ra quyết định.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

• Theo dõi tiến độ mua hàng tức thời: Nhà quản lý dễ dàng nắm được yêu cầu nào đang chờ duyệt, báo giá nào đang xử lý, đơn mua nào đã gửi nhà cung cấp, đơn nào đang giao hoặc cần xử lý phát sinh.
• Liên thông dữ liệu với kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan: Dữ liệu mua hàng được kết nối xuyên suốt, giúp giảm nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và hỗ trợ đối chiếu chi phí, công nợ, chứng từ chính xác hơn.

8. Kết luận

Hiểu rõ sourcing là gì giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Khi hoạt động sourcing được thực hiện bài bản, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí mua hàng, đảm bảo chất lượng đầu vào, giảm rủi ro nguồn cung và xây dựng mạng lưới nhà cung cấp ổn định, phục vụ tốt hơn cho mục tiêu kinh doanh dài hạn.