Quy định về chủ thể của hợp đồng lao động điện tử từ 2026

Việc xác định đúng chủ thể của hợp đồng lao động điện tử là yêu cầu pháp lý tiên quyết để bảo đảm hiệu lực của thỏa thuận. Đây là cơ sở để các bên thực hiện quyền, nghĩa vụ và bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình trong môi trường số. Vậy pháp luật hiện hành quy định các chủ thể này bao gồm những ai và cần tuân thủ điều kiện gì? Hãy cùng AMIS WeSign tìm hiểu bài viết dưới đây.

1. Đối với người lao động

➤ Điều kiện trở thành chủ thể

Căn cứ theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử:

1. Người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 18 Bộ luật Lao động.

Cụ thể, người lao động cần đáp ứng các điều kiện sau để trở thành chủ thể hợp đồng lao động điện tử theo điều 18 Bộ luật Lao động như sau:

• Người lao động trực tiếp giao kết hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18 Bộ luật lao động.
• Đối với công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động; trong trường hợp này, hợp đồng phải được lập bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết riêng với từng người lao động.

Hợp đồng do người được ủy quyền ký phải kèm danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.

• Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động là một trong các chủ thể sau:

• • Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên.
  • Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.
  • Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó.
  • Người lao động được những người lao động trong nhóm ủy quyền hợp pháp để giao kết hợp đồng lao động.
  • Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động.

➤ Quyền và nghĩa vụ của người lao động

Căn cứ theo điều 20 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về quyền và trách nhiệm của người lao động như sau:

• Người lao động có các quyền sau:

• • Đăng ký, sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình đã giao kết.
  • Chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật.

• Người lao động có các trách nhiệm dưới đây:

• • Thực hiện việc giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Nghị định này.
  • Bảo mật thông tin tài khoản truy cập, không chia sẻ cho người khác sử dụng trái phép.
  • Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân theo hướng dẫn khi đăng ký tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
  • Thông báo ngay cho cơ quan quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khi phát hiện dấu hiệu rủi ro về bảo mật, giả mạo, sai lệch thông tin hoặc truy cập trái phép.
  • Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy chế hoạt động của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong quá trình khai thác, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.

2. Đối với người sử dụng lao động

➤ Điều kiện trở thành chủ thể

Ngoài các điều kiện chung để trở thành chủ thể hợp đồng lao động điện tử, người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là một trong các chủ thể sau:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.
• Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.
• Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

(theo quy định tại khoản 2 điều 18 Bộ luật lao động)

➤ Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Căn cứ theo điều 19 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về quyền và trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

• Người sử dụng lao động có các quyền sau:

• • Đăng ký, sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử do mình đã giao kết.
  • Sử dụng eContract để khai trình lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
  • Chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để báo cáo tình hình sử dụng lao động, thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật.
• Người sử dụng lao động có các trách nhiệm dưới đây:

• • Thực hiện giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Nghị định này.
  • Lưu trữ, bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất khi cần thiết.
  • Phối hợp với Nhà cung cấp eContract và cơ quan quản lý nhà nước trong việc kiểm tra, xác minh thông tin và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng lao động điện tử.
  • Tổ chức hướng dẫn, đào tạo, cung cấp phương tiện, điều kiện để hỗ trợ người lao động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử; sử dụng, truy cập hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
  • Thông báo ngay cho cơ quan quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khi phát hiện dấu hiệu rủi ro về bảo mật, giả mạo, sai lệch thông tin hoặc truy cập trái phép.
  • Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy chế hoạt động của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong quá trình khai thác, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.

3. Đối với nhà cung cấp eContract

➤ Điều kiện trở thành chủ thể

Căn cứ theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử:

2. Nhà cung cấp eContract bảo đảm điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định này.

Cụ thể, theo quy định tại khoản 3 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP nêu rõ nhà cung cấp eContract phải đảm bảo các điều kiện:

• Có eContract đáp ứng điều kiện tại khoản 1 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP
• Có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân và dữ liệu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân (là các yếu tố sinh học gắn liền với người đại diện theo pháp luật, khó làm giả, có tỷ lệ trùng thấp như vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói và các yếu tố sinh trắc khác) với các thông tin, yếu tố sinh trắc học tương ứng trên giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân theo khoản 2 Điều này; đồng thời bảo đảm định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

➤ Trách nhiệm của nhà cung cấp eContract

Căn cứ theo điều 21 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của nhà cung cấp eContract như sau:

• Gửi bản hợp đồng lao động điện tử có gắn ID cho người lao động và người sử dụng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ.
• Thiết lập kênh kết nối kỹ thuật ổn định, an toàn với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, bảo đảm truyền nhận dữ liệu chính xác, kịp thời và bảo mật.
• Công khai trên trang thông tin điện tử chính thức phương thức hoạt động và chất lượng dịch vụ, bao gồm: quy trình đăng ký sử dụng dịch vụ, biểu mẫu, chi phí và điều kiện cung cấp dịch vụ.
• Bảo đảm kết nối liên tục, bảo mật, toàn vẹn dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; đáp ứng điều kiện cần thiết để giao kết và thực hiện giao dịch theo yêu cầu của các bên liên quan.
• Cung cấp công cụ để người sử dụng lao động số hóa, chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng giấy và hợp đồng lao động điện tử; cùng công cụ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định pháp luật.
• Thực hiện chế độ báo cáo về triển khai hoạt động cung cấp eContract và về tình hình giao dịch hợp đồng lao động điện tử trên eContract theo quy định của Bộ Nội vụ.
• Lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
• Xây dựng, duy trì phương án kỹ thuật, tổ chức, nhân sự và quy trình nghiệp vụ để thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử.
• Trường hợp chấm dứt hoạt động, Nhà cung cấp eContract phải chuyển giao toàn bộ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử cho Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

4. Các lưu ý quan trọng khác

• Bảo đảm tuân thủ Luật Lao động

• • Tuân thủ đầy đủ các quy định về nội dung, hình thức, điều kiện có hiệu lực của hợp đồng lao động; quyền và nghĩa vụ của các bên; thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; tiền lương; an toàn, vệ sinh lao động; kỷ luật và trách nhiệm vật chất.
  • Bảo đảm nguyên tắc minh bạch, tự nguyện, không trái đạo đức xã hội; không thỏa thuận làm suy giảm quyền lợi tối thiểu của người lao động theo pháp luật lao động hiện hành.
  • Thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ, lưu trữ hồ sơ và nhật ký giao dịch để phục vụ thanh tra, kiểm tra, giải quyết tranh chấp.
  • Thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo, thống kê theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Chữ ký số, xác thực điện tử

Căn cứ theo khoản 4 điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định:

4. Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều này. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

Như vậy, khi ký kết hợp đồng lao động điện tử cần lưu ý các vấn đề liên quan đến chữ ký số và xác thực điện tử. Cụ thể:

• • Sử dụng chữ ký số hợp lệ được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định pháp luật; bảo đảm tính toàn vẹn, chống chối bỏ của thông điệp dữ liệu.
  • Thực hiện xác thực điện tử theo đúng quy trình định danh, đối soát thông tin và yếu tố sinh trắc học (nếu áp dụng); bảo đảm xác thực đúng chủ thể, ngăn ngừa truy cập trái phép.
  • Bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân, phân quyền truy cập, mã hóa và lưu trữ an toàn; có phương án sao lưu, khôi phục và ứng phó sự cố.
  • Công bố, duy trì quy chế kỹ thuật và vận hành: mô tả quy trình ký số, phương thức xác thực, mức độ rủi ro chấp nhận, trách nhiệm và cơ chế xử lý khi phát sinh sai lệch, giả mạo.
  • Đảm bảo khả năng kiểm tra, đối chiếu nguồn gốc chữ ký số, thời gian ký, dấu thời gian; cung cấp bằng chứng điện tử hợp lệ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc khi giải quyết tranh chấp.

Việc nắm vững quy định về các chủ thể của hợp đồng lao động điện tử không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn là biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý hiệu quả. Xác định đúng và đầy đủ tư cách chủ thể là chìa khóa để bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng, xây dựng quan hệ lao động bền vững trong kỷ nguyên số. Do đó, các bên cần đặc biệt lưu ý các quy định này để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

AMIS WeSign – Nền tảng ký hợp đồng lao động điện tử uy tín