10 nghiệp vụ quan trọng cần lưu ý trong kế toán tài sản cố định hữu hình – Phần II

Tài sản cố định hữu hình nói riêng và tài sản cố định (TSCĐ) nói chung là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp. Việc theo dõi, hạch toán và quản lý TSCĐ hữu hình là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng của kế toán. Do quá trình sử dụng tài sản thường trong thời gian dài, dẫn đến việc kế toán có thể gặp những khó khăn, vướng mắc đối với TSCĐ hữu hình.

Bài viết mong muốn chỉ ra những trường hợp, những nghiệp vụ quan trọng kế toán cần lưu ý trong quá trình theo dõi, quản lý và hạch toán TSCĐ hữu hình, các quy định của Pháp luật hiện hành áp dụng cụ thể với ví dụ về TSCĐ hữu hình X xuyên suốt từ khi ghi nhận tới khi thanh lý tài sản.

Ở phần I, 5 nghiệp vụ quan trọng trong kế toán tài sản cố định hữu hình – 5 vấn đề đầu tiên khi ghi tăng TSCĐ hữu hình đã được đề cập chi tiết kèm theo hướng dẫn xử lý theo quy định của luật kế toán, luật thuế hiện hành. Trong phần II của bài viết này, mời các bạn cùng tiếp tục tìm hiểu các nghiệp vụ thường gặp từ sau ghi nhận ban đầu tới khi thanh lý TSCĐ hữu hình.

Cùng điểm lại một số thông tin quan trọng về ví dụ đưa ra trong phần I:

– TSCĐ hữu hình X là một dây chuyền công nghệ sản xuất linh kiện được cấu thành từ dây chuyền công nghệ X1 và khuôn dập X2.

– Nguyên giá TSCĐ X: 3 tỷ đồng.

– Thời điểm ghi tăng TSCĐ – thời điểm bắt đầu trích khấu hao: 1/1/2021.

– Phương pháp khấu hao: đường thẳng

– Hàng năm, công ty trích 300 triệu đồng chi phí trích khấu hao TSCĐ X vào chi phí sản xuất kinh doanh.

5 nghiệp vụ quan trọng tiếp theo trong kế toán tài sản cố định hữu hình

Nghiệp vụ 6: Chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu: phân biệt sửa chữa, nâng cấp

Trong kế toán tài sản cố định hữu hình thì phân biệt nghiệp vụ sửa chữa và nâng cấp TSCĐ hữu hình là nghiệp vụ vô cùng quan trọng, vì chi phí liên quan tới 2 nghiệp vụ này được hạch toán khác nhau, ảnh hưởng khác nhau tới Báo cáo tài chính của nhiều kỳ kế toán.

Điểm 22-25 VAS 03 hướng dẫn phân biệt và hạch toán các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu đối với TSCĐ hữu hình như sau:

Mục đích chi phí phát sinh	Nghiệp vụ	Ghi nhận
– khôi phục hoặc duy trì khả năng đem lại lợi ích kinh tế của tài sản theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu	sửa chữa tài sản	tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
– chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản  – được đánh giá thông qua sự cải thiện trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của tài sản đó (*)	nâng cấp tài sản	ghi tăng nguyên giá của tài sản

(*) Sự cải thiện trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của tài sản được thể hiện qua việc:

(a) Thay đổi bộ phận của TSCĐ hữu hình làm tăng thời gian sử dụng hữu ích, hoặc làm tăng công suất sử dụng của chúng;

(b) Cải tiến bộ phận của TSCĐ hữu hình làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm sản xuất ra;

(c) Áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của tài sản so với trước.

Có thể bạn quan tâm: Chi tiết cách hạch toán sửa chữa tài sản cố định

Nguyên giá TSCĐ hữu hình chỉ được xem xét thay đổi trong các trường hợp sau (theo quy định tại Điểm 1đ Điều 35 TT200):

– Đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của Nhà nước;

– Xây lắp, trang bị thêm cho TSCĐ;

– Thay đổi bộ phận của TSCĐ hữu hình làm tăng thời gian sử dụng hữu ích, hoặc làm tăng công suất sử dụng của chúng;

– Cải tiến bộ phận của TSCĐ hữu hình làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm sản xuất ra;

– Áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của tài sản so với trước;

– Tháo dỡ một hoặc một số bộ phận của TSCĐ.

Mọi trường hợp tăng, giảm tài sản cố định hữu hình đều phải lập biên bản giao nhận, biên bản thanh lý TSCĐ và phải thực hiện đầy đủ các thủ tục quy định.

Ví dụ 4 (tiếp theo ví dụ 3 ở phần 1 bài viết):

– Ngày 1/11/2024, dây chuyền sản xuất có hỏng hóc, mất tròn 2 tháng để sửa chữa. Ngày 1/1/2025: bộ phận kỹ thuật hoàn thành việc sửa chữa, dây chuyền được khôi phục lại trạng thái hoạt động bình thường. Công ty phải chi trả chi phí sữa chữa hết 62 triệu đồng.

– Trong 3 tháng cuối năm 2027, công ty tiến hành thay thế một số bộ phận lỗi thời của dây chuyền sản xuất đã hao mòn nhiều sau 7 năm hoạt động. Ngày 1/1/2028: công ty hoàn thành việc thay thế, tổng chi phí phát sinh là 120 triệu đồng. Bộ phận kỹ thuật đánh giá thời gian sử dụng hữu ích của dây chuyền tăng thêm 02 năm so với ước tính ban đầu thành 12 năm. Năm 2027, 2028, công ty lãi lần lượt là 2 tỷ, 3 tỷ trên BCKQKD.

→ Kế toán xem xét các chi phí sau ghi nhận ban đầu của TSCĐ hữu hình X:

– Chi phí 62 triệu đồng phát sinh ngày 1/1/2025 chỉ để khôi phục trạng thái hoạt động bình thường của dây chuyền, nên chỉ được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

– Chi phí 120 triệu đồng phát sinh ngày 1/1/2028 giúp làm tăng thời gian sử dụng hữu ích của dây chuyền, nên được ghi nhận tăng nguyên giá TSCĐ.

Nguyên giá TSCĐ = 3 tỷ + 120 triệu đồng = 3.120 triệu đồng

Nghiệp vụ 7: Thay đổi thời gian trích khấu hao tài sản cố định hữu hình

Thời gian trích khấu hao TSCĐ, được nhiều người lầm tưởng, là được xác định từ thời điểm ban đầu khi ghi tăng TSCĐ, và không được thay đổi, kể cả trường hợp TSCĐ được nâng cấp hay tháo dỡ một bộ phận nào đó làm thay đổi thời gian doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐ.

Tài sản cố định hữu hình, được phép thay đổi thời gian trích khấu hao theo quy định tại Điểm 3 Điều 10 Thông tư 45/2013/TT-BTC:

– Chỉ được thay đổi thời gian trích khấu hao TSCĐ một lần đối với một tài sản, bảo đảm:

– Không vượt quá tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ

– Không làm thay đổi kết quả kinh doanh của doanh nghiệp từ lãi thành lỗ hoặc ngược lại tại năm quyết định thay đổi

Trường hợp nâng cấp hay tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ nhằm kéo dài hoặc rút ngắn thời gian sử dụng đã xác định trước đó, cần tiến hành xác định lại thời gian trích khấu hao của TSCĐ theo ba (3) tiêu chuẩn nêu trên tại thời điểm hoàn thành nghiệp vụ phát sinh.

Doanh nghiệp cần lập biên bản nêu rõ các căn cứ làm thay đổi thời gian trích khấu hao, trình cấp có thẩm quyền quyết định. Biên bản lập phương án thay đổi thời gian trích khấu hao TSCĐ cần giải trình rõ các nội dung dưới đây (theo hướng dẫn ở Điểm 3 Điều 10 Thông tư 45/2013/TT-BTC):

– Tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế;

– Hiện trạng TSCĐ (thời gian TSCĐ đã qua sử dụng, thế hệ tài sản, tình trạng thực tế của tài sản);

– Ảnh hưởng của việc tăng, giảm khấu hao TSCĐ đến kết quả sản xuất kinh doanh và nguồn vốn trả nợ các tổ chức tín dụng.

– Đối với các tài sản hình thành từ dự án đầu tư theo hình thức B.O.T, B.C.C thì doanh nghiệp phải bổ sung thêm Hợp đồng đã ký với chủ đầu tư.

Trên cơ sở phương án thay đổi thời gian trích khấu hao TSCĐ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày được phê duyệt phương án, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý để theo dõi, quản lý.

→ Kế toán cần xác định các ảnh hưởng do thay đổi thời gian trích khấu hao của TSCĐ hữu hình X:

Tại thời điểm hoàn thành việc nâng cấp TSCĐ X (1/1/2028), công ty A xác định lại thời gian trích khấu hao đối với TSCĐ X, nhận thấy thỏa mãn đồng thời 3 yêu cầu nêu trên và biên bản xác định căn cứ làm thay đổi thời gian trích khấu hao được Sở tài chính tỉnh phê duyệt.

• Nguyên giá TSCĐ = 3 tỷ + 120 triệu đồng = 3.120 triệu đồng
• Số khấu hao luỹ kế đã trích = 300 triệu đồng (x) 7 năm = 2.100 triệu đồng
• Giá trị còn lại trên sổ kế toán = 3.120 triệu đồng – 2.100 triệu đồng = 1.020 triệu đồng
• Thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ hữu hình: tới 31/12/2032
• Mức trích khấu hao trung bình hàng năm = 1.020 triệu đồng : 5 năm = 204 triệu đồng/năm
• Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng = 204 triệu đồng : 12 tháng =17 triệu đồng/ tháng

Từ năm 2028 trở đi, doanh nghiệp trích khấu hao vào chi phí kinh doanh mỗi tháng 17 triệu đồng đối với TSCĐ vừa được nâng cấp.

Nghiệp vụ 8: Khấu hao trong giai đoạn TSCĐ hữu hình tạm dừng hoạt động

Nhiều kế toán viên gặp sai sót đối với TSCĐ hữu hình tạm dừng hoạt động sẽ không phải trích khấu hao. Điều này không đúng.

Điều 9 Thông tư 45 có nêu các trường hợp TSCĐ không phải trích khấu hao. Theo đó, tất cả các TSCĐ phục vụ cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có theo dõi trên sổ kế toán, đều phải trích khấu, dù tài sản đó đang không sử dụng trong trường hợp tạm dừng để sửa chữa, nâng cấp, hay chờ thanh lý. Chi phí khấu hao ghi nhận trên Báo cáo kết quả kinh doanh.

Kế toán cũng cần lưu ý quy định của TT 78 về các khoản chi phí khấu hao TSCĐ trong giai đoạn tạm dừng hoạt động là chi phí được trừ cho mục đích thuế thu nhập doanh nghiệp trong các trường hợp:

– Tạm thời dừng do sản xuất theo mùa vụ với thời gian dưới 09 tháng

– Tạm thời dừng để sửa chữa, để di dời di chuyển địa điểm, để bảo trì, bảo dưỡng theo định kỳ, với thời gian dưới 12 tháng

Doanh nghiệp phải lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ, lý do của việc tạm dừng TSCĐ khi cơ quan thuế yêu cầu.

Ví dụ 5 (tiếp theo ví dụ 4):

Công ty di chuyển địa điểm toàn bộ nhà xưởng sản xuất sang khu vực mới, nên dây chuyền sản xuất tạm dừng 14 tháng để di chuyển địa điểm (từ ngày 1/11/2028 tới 31/12/2029).

Trích khấu hao và các ảnh hưởng tới thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trong các giai đoạn TSCĐ X tạm dừng hoạt động:

Dựa vào hướng dẫn của Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC như trên, 3 giai đoạn TSCĐ X tạm dừng hoạt động được xử lý như sau:

Giai đoạn	Mục đích tạm dừng	Trích khấu hao	Chi phí khấu hao được trừ cho mục đích thuế TNDN
1/11/2024-31/12/2024 (2 tháng)	Sửa chữa	có	có
1/10/2027-31/12/2027 (3 tháng)	Nâng cấp dưới 12 tháng	có	có
1/11/2028-31/12/2029 (14 tháng)	Di chuyển địa điểm trên 12 tháng	có	không

Nghiệp vụ 9: TSCĐ hữu hình khấu hao hết giá trị vẫn còn sử dụng

Đối với các TSCĐ hữu hình đã hết khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không thực hiện trích khấu hao, theo Điểm 1 Điều 9 Thông tư 45.

Tuy không tiếp tục trích khấu hao, doanh nghiệp vẫn cần tiếp tục theo dõi các TSCĐ này trên sổ sách kế toán. Toàn bộ giá trị nguyên giá và khấu hao lũy kế của TSCĐ đã hết khấu hao vẫn còn sử dụng được bao gồm trong giá trị nguyên giá và khấu hao lũy kế của TSCĐ trên Bảng cân đối kế toán. Bản thuyết minh Báo cáo tài chính (theo Mẫu số B09 – DNN (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)) cũng yêu cầu thuyết minh chỉ tiêu Nguyên giá TSCĐ cuối năm đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng ở dưới thuyết minh Tăng, giảm tài sản cố định.

Những chi phí sửa chữa phát sinh liên quan đến các TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh được tính là chi phí được trừ nếu phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, theo Điểm 4 Thông tư 96/2015/ TT-BTC sửa đổi Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 về thuế thu nhập doanh nghiệp.

→ Xử lý kế toán tại thời điểm TSCĐ hữu hình khấu hao hết giá trị vẫn còn sử dụng:

Tại ngày 31/12/2032:

Số khấu hao luỹ kế đã trích = 300 triệu đồng (x) 7 năm + 204 triệu đồng (x) 5 năm = 3.120 triệu đồng

Kể từ ngày 31/12/2032, kế toán công ty A vẫn thực hiện theo dõi giá trị nguyên giá 3.120 triệu đồng, giá trị khấu hao lũy kế 3.120 triệu đồng của TSCĐ hữu hình X trên sổ sách do TSCĐ hữu hình X vẫn đang được sử dụng trong sản xuất.

Thuyết minh chỉ tiêu Nguyên giá TSCĐ cuối năm đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng trên BCTC năm 2032 bao gồm nguyên giá 3.120 triệu của TSCĐ hữu hình X.

Nghiệp vụ 10: Thanh lý TSCĐ hữu hình

TSCĐ nhượng bán thường là những TSCĐ không cần dùng hoặc xét thấy sử dụng không có hiệu quả. Khi nhượng bán TSCĐ hữu hình phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật (theo điểm 3.2 Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC) .

TSCĐ hữu hình được ghi giảm khi thanh lý, nhượng bán (Điểm 37 VAS 03).

Lãi hay lỗ phát sinh do thanh lý TSCĐ hữu hình được xác định bằng: số chênh lệch giữa thu nhập với chi phí thanh lý, nhượng bán cộng (+) giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình. Số lãi, lỗ này được ghi nhận là một khoản thu nhập hay chi phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.

Khi thanh lý TSCĐ hữu hình, kế toán phải làm đầy đủ thủ tục, xác định đúng những khoản thiệt hại và thu nhập (nếu có) để ghi giảm TSCĐ trên sổ sách kế toán, căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan khác.

Chi tiết hơn, Điểm 3.2 Điều 35 Thông tư 200 hướng dẫn cách thức ghi sổ kế toán với nghiệp vụ thanh lý TSCĐ. Tại thời điểm bàn giao TSCĐ, kế toán ghi giảm toàn bộ giá trị Nguyên giá và Khấu hao lũy kế tính tới thời điểm bàn giao. Giá bán TSCĐ hữu hình được ghi nhận vào tài khoản Thu nhập khác. Giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình thanh lý, các chi phí phát sinh liên quan đến thanh lý TSCĐ được ghi nhận vào tài khoản Chi phí khác. Đây cũng là điểm thay đổi về cách thức ghi sổ kế toán của Thông tư 200/2014/TT-BTC so với Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về ghi nhận nghiệp vụ thanh lý TSCĐ hữu hình.

Ví dụ 6 (tiếp theo ví dụ 5):

Xét thấy dây chuyền sản xuất linh kiện X không còn hoạt động hiệu quả, công ty A quyết định bán thanh lý dây chuyền X cho công ty B với giá bán là 300 triệu đồng. Công ty A phải chi trả chi phí 20 triệu đồng cho việc tháo dỡ, vận chuyển dây chuyền X tới công ty B. 2 công ty ký biên bản bàn giao TSCĐ X ngày 31/12/2034.

→ Xử lý kế toán về nghiệp vụ thanh lý TSCĐ hữu hình X:

TSCĐ hữu hình X đã khấu hao hết giá trị vào ngày 31/12/2032. Nên tại ngày 31/12/2034, giá trị Khấu hao lũy kế của TSCĐ hữu hình X là 3.120 triệu đồng, giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình X là 0 đồng.

Tại ngày 31/12/2034, Công ty A bàn giao TSCĐ hữu hình X thanh lý cho Công ty B.

Nên tại ngày 31/12/2034, Công ty A cần thực hiện ghi giảm toàn bộ Nguyên giá và Khấu hao lũy kế của TSCĐ hữu hình X (đều là 3.120 triệu đồng) trên sổ sách kế toán.

Giá bán TSCĐ thanh lý 300 triệu đồng được ghi nhận vào tài khoản Thu nhập khác.

Chi phí tháo dỡ, vận chuyển 20 triệu đồng được ghi nhận vào tài khoản Chi phí khác trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2034.

Như vậy, ví dụ bài viết đưa ra đã đề cập tới 10 sự kiện xuyên suốt thời gian sử dụng của tài sản. Khi xem xét các chi tiết, sự kiện theo từng mốc nghiệp vụ phát sinh đối với TSCĐ hữu hình X, đối chiếu với quy định trong các văn bản pháp luật, các bạn kế toán viên sẽ có cái nhìn rõ ràng, minh bạch và xử lý chuẩn xác các nghiệp vụ kế toán liên quan.

Chúc các bạn hoàn thiện hơn công tác kế toán TSCĐ hữu hình với những kiến thức, kinh nghiệm được chia sẻ từ bài viết này.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS với đầy đủ tính năng nghiệp vụ hỗ trợ theo dõi tài sản cố định:

• Mua mới TSCĐ
• Tài sản tăng từ xây dựng cơ bản hoàn thành
• Chuyển tài sản thuê tài chính thành tài sản của đơn vị
• Xuất kho thành phẩm, hàng hoá làm TSCĐ
• Nhận tài sản từ cấp trên điều chuyển, từ góp vốn, từ cho, biếu, tặng
• Nhận TSCĐ thuê tài chính
• Tăng do trao đổi TSCĐ
• Thanh lý, nhượng bán TSCĐ
• Mang đi đầu tư, góp vốn
• Chuyển thành CCDC
• Đánh giá lại TSCĐ
• Điều chuyển TSCĐ giữa các bộ phận
• Khấu hao TSCĐ
• Kiểm kê TSCĐ

Tham khảo sử dụng thử bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS 15 ngày miễn phí tại đây.

Tác giả: NHY