Tài khoản 141 theo Thông tư 99 được sử dụng để phản ánh các khoản tạm ứng cho cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp nhằm thực hiện công việc được giao. Việc hạch toán chính xác tài khoản này không chỉ giúp kiểm soát chặt chẽ chi phí tạm ứng mà còn đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định trong quá trình lập báo cáo tài chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết nguyên tắc kế toán, kết cấu và cách định khoản tài khoản 141 theo quy định mới nhất tại Thông tư 99/2025/TT-BTC.
1. Nguyên tắc kế toàn tài khoản 141 theo Thông tư 99
Căn cứ theo Phụ lục 2 Thông tư 99/2025/TT-BTC:
- Tài khoản 141 – Tạm ứng là tài khoản kế toán dùng để phản ánh các khoản tiền do doanh nghiệp tạm ứng cho người lao động và theo dõi tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
- Doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành quy chế nội bộ về việc tạm ứng, đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật và yêu cầu quản trị nội bộ, bao gồm: đối tượng được tạm ứng, mục đích và giá trị tạm ứng, thời gian hoàn ứng, cũng như cơ chế phê duyệt và thanh toán.
- Sau khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng dựa trên số tiền đã nhận và chi tiêu thực tế, có đầy đủ chứng từ hợp lệ và xác nhận của người có thẩm quyền. Trường hợp sử dụng không hết số tiền tạm ứng, cá nhân nhận tạm ứng có trách nhiệm hoàn trả phần dư cho DN theo quy chế của DN. Nếu giá trị thanh toán tạm ứng được duyệt lớn hơn số tiền đã nhận tạm ứng thì doanh nghiệp có trách nhiệm chi bổ sung phần còn thiếu cho người tạm ứng.
- Doanh nghiệp phải mở sổ kế toán theo dõi chi tiết từng khoản tạm ứng theo từng cá nhân, đảm bảo ghi chép đầy đủ các lần tạm ứng và hoàn ứng phát sinh trong kỳ.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 141 – Tạm ứng
Bên Nợ:
- Phản ánh số tiền, vật tư mà doanh nghiệp đã tạm ứng cho người lao động.
Bên Có:
- Ghi nhận các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
- Số tiền tạm ứng còn thừa chưa sử dụng được nhập lại quỹ hoặc được trừ vào lương của người lao động;
- Vật tư đã tạm ứng nhưng chưa sử dụng hết được nhập lại kho.
Số dư bên Nợ:
Số tạm ứng chưa thanh toán còn tồn tại tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến Tài khoản 141 – Tạm ứng
3.1. Ghi nhận khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, doanh nghiệp thực hiện ghi sổ khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động như sau:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152,…
3.2. Ghi nhận khi người nhận tạm ứng quyết toán công việc
Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán kèm theo chứng từ gốc đã được duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,…
Có TK 141 – Tạm ứng.
3.3. Ghi nhận khi xử lý khoản tạm ứng không sử dụng hết
Căn cứ vào quyết định của doanh nghiệp đối với các khoản đã tạm ứng nhưng không sử dụng hết, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 152, 334,…
Có TK 141 – Tạm ứng.
3.4. Ghi nhận khi số thực chi vượt số tạm ứng đã nhận
Trường hợp thực chi đã được duyệt lớn hơn số tiền tạm ứng người lao động nhận trước đó, doanh nghiệp thanh toán cho người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627,…
Có các TK 111, 112.
4. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục khi hạch toán tài khoản 141 theo Thông tư 99
Trong thực tiễn, việc hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng có thể phát sinh nhiều sai sót do chưa tuân thủ đúng quy định hoặc thiếu quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Hạch toán sai đối tượng tạm ứng: Ghi nhận tạm ứng cho không đúng người thực tế nhận tiền dẫn đến sai lệch số liệu. Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ thông tin trên phiếu chi, đề nghị tạm ứng và chứng từ hoàn ứng.
- Không thực hiện quyết toán tạm ứng kịp thời: Nhiều khoản tạm ứng bị treo kéo dài qua nhiều kỳ kế toán gây dư nợ không thực chất. Doanh nghiệp nên thiết lập thời hạn quyết toán rõ ràng sau khi kết thúc công tác, mua hàng hoặc nhiệm vụ có liên quan.
- Sử dụng tạm ứng sai mục đích: Người nhận tạm ứng chi tiêu không đúng nội dung được duyệt hoặc vượt quá hạn mức. Doanh nghiệp cần có quy trình phê duyệt tạm ứng cụ thể và kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng.
- Nhầm lẫn khi định khoản kế toán: Tạm ứng đôi khi bị ghi nhận vào các tài khoản không phù hợp như TK 331 (phải trả người bán) hoặc TK 138 (phải thu khác). Kế toán cần nắm rõ bản chất từng nghiệp vụ để định khoản chính xác.
- Không xử lý khoản tạm ứng tồn đọng: Các khoản tạm ứng không được hoàn ứng hoặc quyết toán đúng thời hạn sẽ làm sai lệch số liệu tài chính. Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát và có biện pháp xử lý kịp thời như thu hồi hoặc trích lập dự phòng nếu cần thiết.
Kết luận
Tài khoản 141 Thông tư 99 là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và quyết toán các khoản tạm ứng một cách chính xác, minh bạch. Tuy nhiên, để hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng nguyên tắc kế toán, quy trình phê duyệt và thời hạn quyết toán theo quy định pháp luật hiện hành.
Hiện nay, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã đáp ứng đầy đủ quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, bao gồm cả kết cấu tài khoản, nguyên tắc kế toán và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản 141 – Tạm ứng. Giải pháp này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình kế toán – tài chính nhờ hệ thống tính năng ưu việt:
- Hạch toán tự động, chính xác theo chuẩn Thông tư 99.
- Kết nối dữ liệu đồng bộ với ngân hàng, hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng, phần mềm nhân sự.
- Quản lý công nợ, dòng tiền, tạm ứng và hoàn ứng một cách minh bạch, rõ ràng.
- Cảnh báo thời hạn quyết toán, hạn mức tạm ứng, hạn chế rủi ro phát sinh.
- Báo cáo tài chính tức thời, phân tích chi tiết theo từng đơn vị, phòng ban, dự án.
- Làm việc trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, phù hợp với doanh nghiệp đa chi nhánh, mô hình linh hoạt.
Với nền tảng công nghệ hiện đại và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, MISA AMIS là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị kế toán – tài chính, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ Thông tư 99 trong mọi nghiệp vụ phát sinh.
Nhận tư vấn miễn phí về phần mềm tại đây:
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
