Ma trận Eisenhower là gì? Cách áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả

Bạn luôn thấy mình rất bận rộn, quá tải trong công việc và cuộc sống. Bạn thấy rằng mình luôn làm nhiều thời gian hơn người khác mà mãi chẳng hết việc. Nhưng liệu có thực sự như vậy không? Hãy thử cân đối lại và áp dụng chiến thuật quản lý thời gian với ma trận Eisenhower để thấy được sự khác biệt.

I. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa sự quan trọng và tính khẩn cấp. Công việc được chia thành 4 nhóm. Đặc biệt, ma trận Eisenhower phù hợp với những người làm việc theo mục tiêu nhưng không kịp thời hạn. Phương pháp này giúp bạn không bị cuốn vào dòng xoáy các công việc gấp rút mà tập trung vào những việc quan trọng.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower mang tên của chính vị “cha đẻ” đã phát minh ra nó. Eisenhower là vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II. Ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. 

Và bằng cách “thần kỳ” nào đó, ông vẫn có thể quản lý thời gian khéo kéo để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình. Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc suốt nhiều thập kỷ. Bởi vậy, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian và năng suất làm việc của ông được nhiều người bỏ công để nghiên cứu, trong đó có Ma trận Eisenhower.

Chiến lược quản lý thời gian và công việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông được đặt tên là Eisenhower Box (phương pháp Eisenhower). Đây là công cụ phân loại công việc, sắp xếp thời gian và ra quyết định đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ để trả lời cho câu hỏi được nêu ở phần đầu bài viết.

II. Tầm quan trọng của phân loại công việc theo các cấp độ ưu tiên

Để tối ưu công việc và tối ưu năng suất, chắc chắn không thể bỏ qua việc tối ưu thời gian. Muốn quản lý thời gian hiệu quả, mọi công việc cần được phân loại rõ ràng theo một tiêu chí nào đó và thực hiện chúng lần lượt theo thứ tự ưu tiên.

Làm được điều này, bạn đã giảm tải được áp lực cho bản thân khi có quá nhiều công việc, deadline phát sinh ở những khoảng thời gian gần nhau hoặc cùng thời điểm. Việc gì cần làm trước, làm sau, việc gì không cần làm hoặc một cách nào đó phân phối công việc hợp lý hơn để bạn không rơi vào tình trạng quá tải. 

III. Nội dung cơ bản của ma trận Eisenhower

“Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp thường ít quan trọng” – Dwight Eisenhower.

Theo góc nhìn của Eisenhower, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất với năng suất làm việc cao nhất nghĩa là bạn phải phân loại công việc và ưu tiên dành thời gian vào những thứ quan trọng, chứ không phải vào những thứ khẩn cấp.

Việc quan trọng thường ít khẩn cấp hơn, và việc khẩn cấp ít khi quan trọng hơn. Tất nhiên sẽ có đôi chút “giao nhau” giữa hai tiêu chí này. Để làm được điều này, chúng ta cần phân biệt rõ:

• Việc quan trọng: là việc mà sau khi hoàn thành sẽ giúp tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra từ trước (thường là mục tiêu dài hạn), bất kể là mục tiêu cá nhân hay công việc. Hoặc đơn giản hơn khi chúng ta đặt câu hỏi ngược lại, “nếu đến một thời điểm nào đó việc này không được thực hiện sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng gì”.

• Việc khẩn cấp: là việc yêu cầu hành động đối phó ngay lập tức, không thể chậm trễ, thường có liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác). Để dễ hình dung, bạn có thể đặt câu hỏi ngược lại, “nếu không làm việc này ngay lập tức thì bạn sẽ bỏ lỡ mất điều gì cần thiết”.

Những việc quan trọng thì nhất định phải làm và cần đầu tư nhiều thời gian, công sức cho nó. Việc khẩn cấp sẽ cần sự tập trung tối đa tức thì nhằm giải quyết nhanh chóng, không chậm trễ. Khi phân loại được ở mức này, rõ ràng bạn đã dần vượt qua được thói quen bản năng là giải quyết công việc lần lượt theo thứ tự thời gian phát sinh của công việc, thậm chí ôm đồm những công việc đáng ra không nhất phải lãng phí thời gian cho chúng.

TIẾT KIỆM THỜI GIAN QUẢN LÝ, NÂNG CAO NĂNG SUẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ

IV. 3 bước đơn giản sử dụng ma trận Eisenhower

Bước 1: Liệt kê danh sách tất cả các công việc phát sinh, chưa cần xét tới mức độ quan trọng hay khẩn cấp.

Bước 2: Cân nhắc và phân loại các công việc vào một trong 4 mục dưới đây

• Quan trọng và khẩn cấp: đây là nhiệm vụ không thể không làm và cũng không thể chậm trễ. Bạn cần giải quyết ngay lập tức và cần đầu tư nhiều công sức, chất xám để hoàn thành nó tốt nhất. Ví dụ: cuộc họp khẩn, xung đột với đối tác, khách hàng, chăm sóc người thân ốm đau, …
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: nhiệm vụ này chắc chắn cần phải thực hiện nhưng do không có tính khẩn cấp nên có thể lên kế hoạch làm vào lúc nào đó, ưu tiên những nhiệm vụ ở nhóm 1 lên trước. Ví dụ: nghiên cứu tài liệu cần thiết, học ngoại ngữ, hỏi thăm bạn bè người thân, …
• Không quan trọng nhưng khẩn cấp: đặc trưng của nhiệm vụ này là không có quá nhiều ý nghĩa để đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu của bạn. Tuy nhiên nó cần được giải quyết ngay, do vậy có thể giao phó tức thì cho một người phù hợp, đồng thời bạn vẫn cần nắm được mức độ hoàn thành công việc. Ví dụ: lấy hàng ship, phản hồi tin nhắn tức thời của đồng nghiệp, …
• Không quan trọng cũng không khẩn cấp: nhiệm vụ này không mang đến lợi ích gì cho bạn hoặc có nhưng rất ít. Nên bỏ qua hoặc dành thời gian cho chúng ở mức tối thiểu nhất. Ví dụ: lướt Facebook không mục đích, tán gẫu buôn chuyện, dành thời gian nghỉ ngơi quá nhiều…

Bước 3: Tổng kết và đánh giá: gạch tên những công việc đã hoàn thành 100% hoặc loại bỏ; đánh giá lại kết quả các công việc để phân loại lại và tối ưu chúng nếu cần thiết.

Tham khảo một ví dụ về ma trận quản lý thời gian Eisenhower giúp bạn dễ hình dung:

V. Những mẹo hay để sử dụng ma trận hiệu quả hơn

• Tại bước 1, bạn nên ghi ra mọi công việc cần làm xuất hiện trong đầu, chưa cần xét tới bất cứ tiêu chí gì về mức độ ưu tiên.
• Khi phân loại công việc, chính bạn là người nắm quyền “tối cao” nên đừng để bị phân tán.
• Để “thả” các nhiệm vụ vào đúng ô, hãy liên tục đặt câu hỏi về mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Không có bất cứ tiêu chuẩn nào bởi đây là công việc cá nhân và chính bạn là người hiểu những thứ mình cần làm nhất.
• Chỉ lập một ma trận duy nhất cho mọi nhiệm vụ của bạn, cả công việc lẫn cuộc sống.
• Bạn có thể lập ma trận cho ngày/tuần/tháng… Nhưng cho ngày là hợp lý nhất vì nội dung và số lượng nhiệm vụ biến thiên liên tục.
• Ma trận Eisenhower mang tính tương đối, bởi vốn dĩ các nhiệm vụ không cố định về tính quan trọng và khẩn cấp. Bạn có thể linh hoạt thay đổi vị trí các nhiệm vụ nếu cần thiết.
• Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới vào ma trận, hãy cố gắng hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất trước (thường ở nhóm 1 và 2), tránh việc bị trôi deadline.
• Khi đã sử dụng ma trận được một thời gian và hình thành thói quen, bạn có thể giảm bớt dần việc điền các công việc con quá nhỏ vào ma trận.
• Bước 3 tổng kết đánh giá, bạn nên làm thời điểm cuối ngày để buổi tối tâm trí được thoải mái và có giấc ngủ ngon.
• Thời gian đầu sử dụng ma trận Eisenhower khá dễ dàng, chủ yếu thiên nhiều về việc phân loại nhiệm vụ. Để duy trì và biến nó trở thành thói quen sẽ mất thời gian và cần sự kiên trì. Tuy nhiên kết quả nhận lại hoàn toàn xứng đáng, không chỉ là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, ma trận Eisenhower giúp bạn dần trở nên nhanh nhạy, độc lập và quyết đoán hơn rất nhiều.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC MỌI LÚC MỌI NƠI, TIẾT KIỆM THỜI GIAN GIAO VIỆC VỚI PHẦN MỀM MISA AMIS CÔNG VIỆC

VI. Tạm kết

Ma trận Eisenhower được xem là phát minh vĩ đại giúp con người quản trị thời gian hiệu quả, dễ dàng ra quyết định và tối ưu năng suất trong công việc cũng như cuộc sống. Có thể thấy đây như một “kim chỉ nam” hầu hết các vị lãnh đạo, nhà quản lý, hoặc những con người thành đạt đều áp dụng để mang lại hiệu quả cho họ. Hy vọng bài viết giúp bạn thu nạp những tri thức hữu ích và sớm thành công nhờ ma trận Eisenhower nhé!