Ma trận Eisenhower là gì? Cách áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả

Bạn luôn thấy mình rất bận rộn, quá tải trong công việc và cuộc sống. Bạn thấy rằng mình luôn làm nhiều thời gian hơn người khác mà mãi chẳng hết việc. Nhưng liệu có thực sự như vậy không? Hãy thử cân đối lại và áp dụng chiến thuật quản lý thời gian với ma trận Eisenhower để thấy được sự khác biệt.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2023

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa sự quan trọng và tính khẩn cấp. Công việc được chia thành 4 nhóm. Đặc biệt, ma trận Eisenhower phù hợp với những người làm việc theo mục tiêu nhưng không kịp thời hạn. Phương pháp này giúp bạn không bị cuốn vào dòng xoáy các công việc gấp rút mà tập trung vào những việc quan trọng.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower mang tên của chính vị “cha đẻ” đã phát minh ra nó. Eisenhower là vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II. Ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. 

Và bằng cách “thần kỳ” nào đó, ông vẫn có thể quản lý thời gian khéo kéo để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình. Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc suốt nhiều thập kỷ. Bởi vậy, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian và năng suất làm việc của ông được nhiều người bỏ công để nghiên cứu, trong đó có Ma trận Eisenhower.

Chiến lược quản lý thời gian và công việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông được đặt tên là Eisenhower Box (phương pháp Eisenhower). Đây là công cụ phân loại công việc, sắp xếp thời gian và ra quyết định đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ để trả lời cho câu hỏi được nêu ở phần đầu bài viết.

2. Tầm quan trọng của phân loại công việc theo các cấp độ ưu tiên

Trong môi trường làm việc hiện đại, khối lượng công việc ngày càng tăng đòi hỏi sự sắp xếp khoa học để đạt hiệu quả cao nhất. Việc phân loại công việc theo các cấp độ ưu tiên giúp tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết.

Phân chia thời gian hợp lý, cập nhật tiến độ liên tục luôn là nhiệm vụ quan trọng và đầy thách thức của nhà quản lý. Chính vì vậy, bất kỳ người quản lý nào cũng cần có một bảng kế hoạch công việc khoa học để tối ưu quy trình làm việc, đảm bảo hiệu quả tối ưu. MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: CÁCH LẬP BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP 2023

3. Nội dung cơ bản của ma trận Eisenhower

“Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp thường ít quan trọng” – Dwight Eisenhower.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower tập trung vào việc ưu tiên và sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên hai tiêu chí chính: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Phương pháp này giúp chia nhỏ và phân loại các công việc, từ đó xác định cách xử lý phù hợp để quản lý thời gian hiệu quả.

3.1. Mức độ quan trọng

Yếu tố này đánh giá tầm ảnh hưởng của một nhiệm vụ đối với các mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Những nhiệm vụ quan trọng thường gắn liền với sự phát triển bản thân, sự nghiệp, các mối quan hệ, sức khỏe hoặc những kế hoạch lớn trong cuộc sống. Dù mang lại giá trị cao, các nhiệm vụ này thường không đem lại kết quả ngay lập tức, dễ bị bỏ qua hoặc trì hoãn.

3.2. Mức độ khẩn cấp

Khía cạnh này đo lường tính cấp bách và thời hạn để hoàn thành nhiệm vụ. Những công việc khẩn cấp thường liên quan đến các yêu cầu có thời hạn gấp hoặc cần hành động ngay lập tức, nếu không sẽ dẫn đến hậu quả đáng kể.

3.3. Phân loại nhiệm vụ

Dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận Eisenhower chia nhiệm vụ thành bốn nhóm chính:

• Quan trọng và khẩn cấp: Cần giải quyết ngay lập tức.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nên được ưu tiên lập kế hoạch dài hạn.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Có thể ủy quyền hoặc xử lý nhanh.
• Không quan trọng và không khẩn cấp: Có thể loại bỏ hoặc giảm thiểu thời gian thực hiện.

Bằng cách phân loại công việc và áp dụng phương pháp xử lý phù hợp, mỗi cá nhân có thể tối ưu hóa thời gian và đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa khẩn cấp và quan trọng, nhưng không phải tất cả các công việc khẩn cấp đều mang tính quan trọng. Việc hiểu rõ sự khác biệt này là chìa khóa để quản lý thời gian hiệu quả.

TIẾT KIỆM THỜI GIAN QUẢN LÝ, NÂNG CAO NĂNG SUẤT VỚI BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ

4. 4 cấp độ của ma trận Eisenhower

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower chia các nhiệm vụ thành bốn nhóm chính, dựa trên hai yếu tố cốt lõi: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.

4.1. Góc phần tư 1: Khẩn cấp và quan trọng

Đây là nhóm nhiệm vụ thuộc “Ưu tiên giải quyết ngay”, bao gồm những công việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng, thường chiếm khoảng 15–20% thời gian làm việc. Các nhiệm vụ trong góc này đòi hỏi phải thực hiện ngay lập tức vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu dài hạn và có thể gây hậu quả nghiêm trọng nếu bị trì hoãn.

Nhóm nhiệm vụ này bao gồm:

• Công việc phát sinh bất ngờ không thể lường trước.
• Nhiệm vụ đã biết trước nhưng cần chuẩn bị và thường mang tính chất định kỳ.
• Các công việc gần đến hạn mà chưa được hoàn thành.

Để quản lý hiệu quả, cần lập kế hoạch trước cho ngày, tuần hoặc tháng và áp dụng nguyên tắc “Eat That Frog” – hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trước tiên. Việc xử lý xong các nhiệm vụ trọng điểm sẽ tạo động lực, gia tăng sự tự tin và giúp duy trì kỷ luật công việc, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh.

4.2. Góc phần tư 2: Quan trọng, không khẩn cấp

Được gọi là nhóm “Lập lịch trình”, đây là nơi dành cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không cần xử lý ngay. Các nhiệm vụ này chiếm tỷ trọng lớn nhất, khoảng 60–65% thời gian, và có ảnh hưởng lâu dài đến sự phát triển cá nhân hoặc mục tiêu dài hạn.

Những công việc trong góc phần tư này cần được thực hiện ngay sau khi hoàn thành nhiệm vụ ở góc phần tư 1. Áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian như nguyên tắc Pareto hay phương pháp Pomodoro sẽ giúp xử lý hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, do thiếu áp lực thời gian, nhiệm vụ ở nhóm này thường dễ bị trì hoãn hoặc bỏ qua, dẫn đến việc ảnh hưởng đến tiến độ mục tiêu. Để tránh điều này, cần thường xuyên đánh giá mức độ ưu tiên và đảm bảo phân bổ nguồn lực phù hợp.

4.3. Góc phần tư 3: Khẩn cấp, không quan trọng

Nhóm này được gọi là “Ủy quyền”, bao gồm các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, chỉ chiếm khoảng 10–15% thời gian. Đây là các nhiệm vụ cần hoàn thành ngay nhưng không ảnh hưởng lớn đến mục tiêu dài hạn, chẳng hạn như đặt vé, trả lời email.

Do không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao, những nhiệm vụ này có thể được giao cho người khác thực hiện. Việc ủy quyền không chỉ giúp quản lý khối lượng công việc tốt hơn mà còn tạo cơ hội phát triển kỹ năng cho các thành viên trong nhóm.

4.4. Góc phần tư 4: Không khẩn cấp, không quan trọng

Cuối cùng là nhóm “Loại bỏ”, gồm những nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp, chỉ chiếm khoảng 5% thời gian. Đây thường là những hoạt động gây xao nhãng như lướt mạng xã hội, trò chuyện phiếm hoặc các việc làm không mang lại giá trị thực tiễn.

Các nhiệm vụ trong nhóm này không cần thiết và không góp phần vào bất kỳ mục tiêu nào. Vì vậy, nên hạn chế tối đa hoặc loại bỏ hoàn toàn để dành thời gian cho các công việc có ích hơn.

5. Cách ứng dụng ma trận Eisenhower hiệu quả

5.1. Lập danh sách nhiệm vụ cần thực hiện

Đây là bước cơ bản để có một cái nhìn tổng thể về những nhiệm vụ và mục tiêu cần hoàn thành. Khi lập danh sách, hãy ghi chép tất cả các công việc hoặc mục tiêu mà bạn cần xử lý. Điều này giúp tránh bỏ sót nhiệm vụ và đảm bảo bạn hiểu rõ phạm vi công việc của mình.

Sau khi hoàn thành danh sách, tiến hành sắp xếp công việc theo hai tiêu chí chính: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.

• Các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên xử lý ngay lập tức.
• Những công việc thuộc nhóm quan trọng nhưng không khẩn cấp nên được lên lịch cụ thể để thực hiện.
• Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể ủy quyền hoặc hoãn lại nếu cần thiết.
• Các công việc không quan trọng và không khẩn cấp nên được loại bỏ khỏi danh sách để tránh lãng phí thời gian.

5.2. Phân màu cho nhiệm vụ theo cấp độ ưu tiên

Phân màu là một phương pháp trực quan giúp dễ dàng nhận biết và quản lý các nhiệm vụ. Thông thường, các màu sắc được áp dụng trong ma trận thời gian Eisenhower bao gồm:

• Màu đỏ: Đại diện cho các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, cần xử lý ngay.
• Màu xanh dương: Dành cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp, cần sắp xếp thời gian để thực hiện.
• Màu xanh lá cây: Dùng cho những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, có thể giao phó hoặc xử lý sau.
• Màu vàng: Đánh dấu các nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp, nên được loại bỏ.

Phân màu không chỉ giúp phân loại rõ ràng mà còn hỗ trợ bạn theo dõi công việc một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

5.3. Rèn luyện kỹ năng từ chối

Học cách từ chối là một kỹ năng thiết yếu trong việc quản lý thời gian. Để làm được điều này, cần chú ý đến:

• Xác định giá trị và mục tiêu cá nhân: Điều này giúp bạn nhận biết rõ những nhiệm vụ quan trọng cần ưu tiên.
• Hiểu rõ khả năng và giới hạn của bản thân: Khi được yêu cầu thực hiện điều gì, hãy cân nhắc xem liệu bạn có đủ thời gian và nguồn lực để làm tốt không.
• Từ chối một cách lịch sự và dứt khoát: Khi từ chối, hãy thể hiện sự tôn trọng và đưa ra lời giải thích rõ ràng nhưng kiên định.

Bằng cách từ chối các yêu cầu không quan trọng, bạn sẽ có thêm thời gian tập trung vào những công việc quan trọng hơn, từ đó tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.

5.4. Loại bỏ nhiệm vụ không quan trọng 

Nhiều người thường mắc lỗi khi dành thời gian cho những nhiệm vụ không quan trọng hoặc ít giá trị. Nguyên nhân có thể là do cảm giác khó chịu khi bỏ qua chúng, hoặc cho rằng xử lý những nhiệm vụ nhỏ này không mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, điều này thường dẫn đến tình trạng quá tải và làm giảm sự tập trung vào các công việc thực sự cần thiết.

Phương pháp Eisenhower giúp giải quyết vấn đề này bằng cách phân loại công việc theo hai yếu tố: quan trọng và khẩn cấp. Những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên hoàn thành, trong khi các nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp nên được loại bỏ hoặc hạn chế tối đa.

Việc từ bỏ những nhiệm vụ không cần thiết không phải là biểu hiện của sự lười biếng mà là dấu hiệu của khả năng tư duy sáng suốt và quyết đoán. Loại bỏ những công việc không quan trọng sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực và thời gian cho những mục tiêu mang lại giá trị lớn hơn.

5.5. Đánh giá hiệu quả công việc và mục tiêu đạt được

Đánh giá kết quả là một bước quan trọng trong quản lý thời gian, giúp bạn xác định mức độ hiệu quả của các nhiệm vụ đã hoàn thành cũng như các công việc cần điều chỉnh.

• Đối với các mục tiêu dài hạn: Hãy tiến hành đánh giá định kỳ sau mỗi tuần, tháng hoặc quý để đảm bảo công việc đang đi đúng hướng.
• Đối với các nhiệm vụ chưa hoàn thành: Cần phân bổ lại thời gian và nguồn lực để tiếp tục triển khai trong giai đoạn tiếp theo.

6. Điểm cần nhớ khi áp dụng ma trận Eisenhower

Một số điểm quan trọng khi sử dụng ma trận Eisenhower để đạt hiệu quả cao:

• Phân biệt công việc quan trọng và khẩn cấp: Không phân biệt rõ công việc quan trọng và khẩn cấp có thể dẫn đến lãng phí thời gian vào các nhiệm vụ không có giá trị, làm giảm hiệu quả công việc. Việc phân loại đúng công việc là rất cần thiết khi áp dụng ma trận Eisenhower.
• Xác định rõ mục tiêu: Mục tiêu rõ ràng giúp bạn nhận diện nhiệm vụ quan trọng nhất. Nếu không có mục tiêu, bạn dễ bị phân tâm vào công việc không liên quan và khó đạt được kết quả.
• Thiết lập thời hạn thực hiện: Đặt thời gian hoàn thành rõ ràng giúp bạn tập trung và tránh bị phân tâm. Không có thời hạn cụ thể có thể dẫn đến trì hoãn công việc quan trọng.
• Theo dõi và cập nhật thường xuyên: Cập nhật ma trận công việc giúp bạn điều chỉnh mức độ quan trọng và khẩn cấp, thêm bớt công việc phù hợp với tình hình thực tế.

7. Một số ví dụ về việc áp dụng ma trận Eisenhower

7.1 Nhân viên kinh doanh

Ví dụ về việc áp dụng ma trận Eisenhower cho nhân viên kinh doanh là giúp họ ưu tiên công việc quan trọng như gặp khách hàng, đồng thời quản lý các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng ít quan trọng.

7.2. Nhân viên Marketing

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC MỌI LÚC MỌI NƠI, TIẾT KIỆM THỜI GIAN GIAO VIỆC VỚI PHẦN MỀM MISA AMIS CÔNG VIỆC

8. Tạm kết

Ma trận Eisenhower được xem là phát minh vĩ đại giúp con người quản trị thời gian hiệu quả, dễ dàng ra quyết định và tối ưu năng suất trong công việc cũng như cuộc sống. Có thể thấy đây như một “kim chỉ nam” hầu hết các vị lãnh đạo, nhà quản lý, hoặc những con người thành đạt đều áp dụng để mang lại hiệu quả cho họ. Hy vọng bài viết giúp bạn thu nạp những tri thức hữu ích và sớm thành công nhờ ma trận Eisenhower nhé!

.