5 mẫu tờ trình xin kinh phí file word và excel mới nhất

Tờ trình xin kinh phí là một văn bản không thể thiếu, đặc biệt trong các doanh nghiệp, tổ chức có quy trình phê duyệt chặt chẽ. Văn bản này giúp bộ phận liên quan đề xuất nhu cầu chi tiêu, trình bày lý do và căn cứ pháp lý để được cấp phát ngân sách phục vụ công việc.

Bài viết sau MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo, những lưu ý quan trọng và quy trình xử lý tờ trình trong doanh nghiệp.

1. Tờ trình xin kinh phí là gì? Mục đích của tờ trình xin kinh phí.

Tờ trình xin kinh phí là văn bản hành chính nội bộ được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nhằm đề xuất việc cấp phát ngân sách cho một hoạt động cụ thể. Đây là căn cứ quan trọng để ban lãnh đạo xem xét, phê duyệt việc sử dụng nguồn lực tài chính một cách hợp lý và minh bạch.

Mục đích chính của tờ trình xin kinh phí là đề xuất và xin phê duyệt một khoản ngân sách hoặc kinh phí cho một hoạt động, dự án hoặc chi tiêu cụ thể trong doanh nghiệp, cơ quan, hoặc tổ chức:

• Giải trình và chứng minh tính hợp lý của việc chi tiêu: Tờ trình giúp giải thích lý do tại sao cần thiết phải chi một khoản kinh phí cụ thể, bảo đảm rằng chi tiêu là hợp lý và cần thiết cho hoạt động của tổ chức.
• Cung cấp dự toán chi tiết: Tờ trình xin kinh phí cung cấp một dự toán chi tiêu cụ thể cho các khoản chi trong kế hoạch, giúp các bên liên quan (như lãnh đạo, phòng tài chính) dễ dàng đánh giá tính khả thi và hợp lý của yêu cầu.
• Đảm bảo sự minh bạch trong quản lý tài chính: Việc yêu cầu tờ trình giúp đảm bảo rằng quá trình cấp kinh phí diễn ra một cách minh bạch và có sự kiểm soát chặt chẽ, tránh tình trạng lãng phí hoặc sử dụng không đúng mục đích.
• Xin sự phê duyệt của lãnh đạo hoặc cơ quan chức năng: Tờ trình là công cụ để xin sự phê duyệt chính thức từ lãnh đạo hoặc bộ phận tài chính, qua đó đảm bảo rằng mọi khoản chi tiêu đều được kiểm soát và phê duyệt đúng quy trình.
• Hỗ trợ việc theo dõi và quyết toán: Sau khi kinh phí được phê duyệt, tờ trình cũng giúp trong việc theo dõi và báo cáo kết quả chi tiêu, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc sử dụng ngân sách.

2. 5 mẫu tờ trình xin kinh phí sử dụng phổ biến hiện nay

2.1. Mẫu tờ trình xin kinh phí hoạt động trong công ty

Tải xuống mẫu tờ trình xin kinh phí hoạt động trong công ty

• File word
• File excel

2.2. Mẫu tờ trình xin cấp kinh phí hoạt động đại hội Chi đoàn

Tải xuống mẫu tờ trình xin kinh phí hoạt động đại hội Chi đoàn

• File word
• File excel

2.3. Mẫu tờ trình đề nghị cấp kinh phí thực hiện xây dựng công trình

Tải xuống mẫu tờ trình xin cấp kinh phí thực hiện xây dựng công trình

• File word
• File excel

2.4. Mẫu tờ trình xin kinh phí mua văn phòng phẩm

Tải xuống mẫu tờ trình xin kinh phí mua văn phòng phẩm

• File word
• File excel

2.5. Mẫu tờ trình đề nghị cấp kinh phí tổ chức Hội nghị

Tải xuống mẫu tờ trình xin kinh phí tổ chức Hội nghị

• File word
• File excel

3. Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo mẫu tờ trình xin kinh phí mới nhất

Để soạn thảo mẫu tờ trình xin kinh phí đạt hiệu quả và dễ được phê duyệt, cần tuân thủ bố cục rõ ràng, hợp lý và đầy đủ thông tin như sau:

• Phần mở đầu:
  • Quốc hiệu, tiêu ngữ: Đảm bảo phần mở đầu bắt đầu bằng quốc hiệu và tiêu ngữ, đặc biệt nếu đây là một tờ trình trong cơ quan nhà nước.
  • Tiêu đề tờ trình: Đảm bảo tiêu đề rõ ràng, súc tích, và phản ánh đúng nội dung của tờ trình (ví dụ: “Tờ trình xin cấp kinh phí tổ chức Hội nghị…” hoặc “Tờ trình xin cấp kinh phí mua sắm văn phòng phẩm…”).
  • Thông tin cơ bản: Ghi rõ thông tin của cơ quan/đơn vị gửi tờ trình, số hiệu tờ trình, ngày tháng soạn thảo.
  • Lý do và mục đích xin kinh phí: Mô tả lý do và mục đích cần xin kinh phí, nhấn mạnh tính cấp thiết và hợp lý của yêu cầu này.
• Phần nội dung chính:
  • Danh mục các khoản chi dự kiến: Liệt kê chi tiết các khoản chi tiêu cần thiết với số lượng, đơn giá và thành tiền cho từng mục.
  • Kiến nghị và đề xuất: Đề xuất số tiền cần xin cấp, bao gồm tổng số tiền và các khoản chi cụ thể.
  • Kết luận và cam kết sử dụng kinh phí hợp lý: Cam kết sẽ sử dụng kinh phí đúng mục đích và có báo cáo chi tiết sau khi chi tiêu.
• Phần kết: Thông tin người lập và thủ trưởng đơn vị: Cung cấp tên, chức vụ của người lập tờ trình và thủ trưởng đơn vị, kèm theo chữ ký và con dấu (nếu có).

Xem thêm: Tổng hợp 10 mẫu tờ trình phổ biến trong doanh nghiệp

4. Nguyên tắc cần thực hiện khi viết tờ trình.

Khi lập tờ trình xin kinh phí, doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc quan trọng sau để đảm bảo văn bản có tính thuyết phục và phù hợp với quy định nội bộ:

Về nội dung:

• Rõ ràng và cụ thể: Tờ trình xin kinh phí phải có nội dung rõ ràng, cụ thể, tránh mơ hồ. Mỗi mục đích xin kinh phí cần được giải thích chi tiết, bao gồm lý do và mục đích sử dụng. Các khoản chi trong tờ trình xin kinh phí cần phải được liệt kê đầy đủ và hợp lý để đảm bảo sự minh bạch.
• Đảm bảo tính hợp lý và khả thi: Các khoản chi trong tờ trình xin kinh phí phải hợp lý và khả thi. Đảm bảo rằng mỗi khoản chi tiêu đều có căn cứ và hợp lệ, không gây lãng phí hoặc sử dụng không đúng mục đích.
• Thông tin đầy đủ và chính xác: Cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan trong tờ trình xin kinh phí, bao gồm tên đơn vị, mục đích, số tiền xin cấp và các khoản chi cụ thể. Điều này giúp cấp trên dễ dàng xem xét và phê duyệt yêu cầu.
• Cam kết sử dụng kinh phí đúng mục đích: Trong tờ trình xin kinh phí, cần cam kết sử dụng số tiền xin cấp cho đúng mục đích đã nêu.
• Tuân thủ quy định pháp lý và quy trình nội bộ: Đảm bảo tờ trình xin kinh phí tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý, các quy định nội bộ của đơn vị.

Về hình thức

• Trình bày đúng cấu trúc và hình thức chuẩn: Tờ trình xin kinh phí phải tuân thủ đúng cấu trúc chuẩn, bao gồm: quốc hiệu, tiêu ngữ, tiêu đề rõ ràng, thông tin cơ bản về đơn vị và các khoản chi cần thiết.
• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, chính thức: Tờ trình xin kinh phí phải được viết bằng ngôn ngữ trang trọng và chính thức, tránh sử dụng các từ ngữ quá suồng sã hoặc thiếu nghiêm túc.
• Chính tả, ngữ pháp chính xác: Đảm bảo tờ trình xin kinh phí không có lỗi chính tả hay ngữ pháp.
• Ký tên và đóng dấu đầy đủ: Cuối tờ trình xin kinh phí, cần có chữ ký của người lập tờ trình và thủ trưởng đơn vị. Đảm bảo chữ ký và con dấu hợp lệ để tờ trình xin kinh phí có tính pháp lý và hiệu lực trong quá trình phê duyệt.

5. Quy trình nộp và xử lý tờ trình xin kinh phí.

Việc xử lý tờ trình xin kinh phí thường tuân theo một quy trình nội bộ nhằm đảm bảo minh bạch và đúng quy định chi tiêu của doanh nghiệp. Cụ thể:

Bước 1: Lập và trình ký nội bộ

Nhân viên hoặc bộ phận cần kinh phí lập tờ trình xin kinh phí chi tiết, kèm theo dự toán chi tiêu (bảng chi tiết các khoản chi, tổng số tiền dự kiến). Nếu cần, các bộ phận liên quan có thể phối hợp với phòng kế toán để xác định dự toán chi phí hợp lý.

Tờ trình sẽ được trình lên trưởng bộ phận để kiểm tra các thông tin sau:

• Đảm bảo tính hợp lý của các khoản chi.
• Đánh giá mức độ cần thiết và phù hợp với chiến lược hoặc kế hoạch công tác của bộ phận.

Sau khi kiểm tra và đồng ý, trưởng bộ phận sẽ ký xác nhận và gửi tờ trình cho phòng tài chính.

Bước 2: Chuyển tờ trình lên phòng kế toán/tài chính

Sau khi nhận được tờ trình từ trưởng bộ phận, phòng tài chính thực hiện các công việc sau:

• Rà soát tính hợp lệ của nội dung và phụ lục đính kèm: Kiểm tra xem tờ trình có đầy đủ các thông tin và tài liệu cần thiết hay không (chứng từ, báo giá, dự toán chi tiêu…).
• Đánh giá khả năng cấp kinh phí: Xem xét tính hợp lý của việc cấp kinh phí trong phạm vi ngân sách hiện tại của cơ quan/đơn vị.
• Xem xét mức độ cần thiết và thời điểm chi tiêu: Đảm bảo khoản chi phù hợp với mục đích và tiến độ công việc, tránh lãng phí

Bước 3: Trình lãnh đạo phê duyệt

Sau khi phòng tài chính hoàn tất việc rà soát, tờ trình sẽ được trình lên lãnh đạo cơ quan/đơn vị (hoặc người đại diện pháp lý) để phê duyệt cuối cùng.

• Nếu khoản chi có giá trị lớn hoặc ảnh hưởng đến hoạt động quan trọng của cơ quan/đơn vị, ban lãnh đạo có thể tổ chức họp xem xét để đảm bảo tính hợp lý và minh bạch của quyết định.

Lãnh đạo cơ quan/đơn vị ký duyệt tờ trình và thông báo cho phòng kế toán để tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 4: Giải ngân và theo dõi sử dụng

Nếu tờ trình được phê duyệt, phòng kế toán sẽ tiến hành thủ tục giải ngân, chuyển tiền cho bộ phận cần kinh phí theo đúng mục đích đã được phê duyệt.

Người nhận kinh phí phải sử dụng đúng mục đích đã nêu trong tờ trình và báo cáo kết quả sử dụng kinh phí. Các báo cáo bao gồm:

• Báo cáo chi tiết về việc chi tiêu và lý do chi tiêu.
• Các hóa đơn, chứng từ hoàn ứng (nếu có) để đảm bảo tính hợp lệ của việc chi tiêu.

Bước 5: Kiểm tra đối chiếu và lưu trữ hồ sơ

Sau khi kinh phí đã được giải ngân và sử dụng, phòng tài chính hoặc bộ phận kiểm tra cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khoản chi thực tế với dự toán đã phê duyệt.

• Đối chiếu các chứng từ: Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ, hóa đơn với các khoản chi đã thực hiện, đảm bảo các khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và tuân thủ các quy định tài chính.
• Kiểm tra sự tuân thủ ngân sách: Đảm bảo các khoản chi tiêu không vượt quá mức ngân sách đã được phê duyệt trong tờ trình xin kinh phí.

Sau khi kiểm tra và đối chiếu xong, tất cả các tài liệu liên quan đến tờ trình xin kinh phí cần được lưu trữ đầy đủ, có hệ thống và bảo mật để dễ dàng truy xuất khi cần thiết, phục vụ cho các cuộc kiểm toán hoặc thanh tra tài chính sau này

6. Một số lưu ý khi viết mẫu tờ trình xin hỗ trợ kinh phí

Để mẫu tờ trình xin hỗ trợ kinh phí được phê duyệt nhanh chóng và tránh rủi ro bị từ chối, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Đối chiếu ngân sách đã phân bổ: Trước khi soạn tờ trình, cần kiểm tra hạn mức ngân sách của quý/năm để tránh đề xuất vượt quá kế hoạch tài chính.
• Làm rõ tính cấp thiết của khoản chi: Nêu cụ thể lý do cần chi gấp hoặc mức độ ảnh hưởng nếu không thực hiện. Điều này giúp tăng khả năng tờ trình được ưu tiên xử lý.
• Liên kết với mục tiêu chung của doanh nghiệp: Tờ trình nên thể hiện được lợi ích mang lại, như tăng hiệu quả công việc, phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh, hoặc hỗ trợ tuân thủ quy định pháp luật.
• Đính kèm đầy đủ phụ lục minh chứng: Bao gồm bảng dự toán chi tiết, báo giá, hợp đồng (nếu có), kế hoạch thực hiện… nhằm tăng tính minh bạch và thuyết phục.
• Kiểm tra kỹ các yếu tố hình thức: Font chữ, căn lề, cách trình bày, chữ ký, dấu xác nhận phải đúng quy định để tránh bị yêu cầu chỉnh sửa lại.
• Rà soát lỗi nội dung trước khi trình ký: Tránh các lỗi thường gặp như sai tên đơn vị, thiếu căn cứ pháp lý, nội dung không nhất quán giữa phần lý do và phần dự toán.
• Ghi rõ cam kết và trách nhiệm sử dụng kinh phí: Cần thể hiện rõ cam kết sử dụng đúng mục đích và có trách nhiệm thanh quyết toán, hoàn ứng nếu cần.

Kết luận

Tờ trình xin kinh phí không chỉ là một văn bản hành chính đơn thuần mà còn là công cụ quan trọng giúp kiểm soát chi tiêu, đảm bảo minh bạch tài chính trong doanh nghiệp. Việc soạn thảo đúng chuẩn, trình bày rõ ràng, có căn cứ cụ thể sẽ giúp rút ngắn thời gian phê duyệt và hạn chế các rủi ro trong quá trình sử dụng ngân sách.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp và tổ chức trong việc quản lý tài chính một cách chính xác và hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm MISA AMIS:

• Quản lý tài chính dễ dàng: Giúp theo dõi và kiểm soát chi tiêu trong doanh nghiệp, đảm bảo mọi khoản chi hợp lý và đúng kế hoạch.
• Tạo báo cáo tài chính: Phần mềm hỗ trợ tạo các báo cáo tài chính chi tiết, giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách.
• Lưu trữ và quản lý chứng từ: Lưu trữ các chứng từ, hóa đơn, và các báo cáo chi tiêu một cách khoa học, giúp việc tra cứu và kiểm tra tài chính nhanh chóng và chính xác.
• Tích hợp tính năng duyệt chi phí: MISA AMIS cung cấp công cụ để hỗ trợ quá trình duyệt chi tiêu, giúp việc phê duyệt chi phí diễn ra nhanh chóng và chính xác.