Quản lý kho bằng mã vạch đang là giải pháp chính xác, kiểm tra thông tin nhanh mà nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Vậy quy trình quản lý kho theo mã vạch sẽ diễn ra như thế nào? Dùng công cụ nào để quét được mã sản phẩm? Cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
| [Tải miễn phí] BỘ MẪU QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG CHUẨN |
1. Quản lý kho bằng mã vạch là gì?
Quản lý kho bằng mã vạch là phương pháp sử dụng mã vạch để định danh và theo dõi hàng hóa, vật tư, nguyên phụ liệu, thành phẩm hoặc vị trí lưu kho trong quá trình vận hành kho.
Mỗi mã vạch thường được gắn với một nhóm thông tin cụ thể như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, quy cách, số lô, hạn sử dụng, vị trí lưu kho, nhà cung cấp hoặc số lượng tồn kho. Khi phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển hoặc kiểm kê, nhân viên kho chỉ cần quét mã để ghi nhận thông tin thay vì nhập tay từng dòng dữ liệu.
Với cách quản lý này, doanh nghiệp có thể kiểm soát hàng hóa chính xác hơn, đặc biệt trong các kho có nhiều mã hàng, nhiều vị trí lưu trữ, tần suất nhập xuất lớn hoặc yêu cầu truy xuất nhanh.
Quản lý kho bằng mã vạch thường được ứng dụng trong các nghiệp vụ:
- Nhập kho: Quét mã để ghi nhận hàng nhập, số lượng, lô hàng, hạn dùng, nhà cung cấp và vị trí lưu trữ.
- Xuất kho: Quét mã để xác nhận đúng hàng, đúng số lượng, đúng đơn hàng hoặc đúng bộ phận nhận.
- Điều chuyển kho: Theo dõi quá trình chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh hoặc vị trí lưu trữ.
- Kiểm kê kho: Quét mã hàng hóa hoặc vị trí lưu kho để đối chiếu số lượng thực tế với số liệu trên hệ thống.
- Truy xuất thông tin hàng hóa: Tra cứu nhanh lịch sử nhập xuất, tồn kho, số lô, hạn sử dụng hoặc vị trí lưu trữ khi cần.
2. Ưu nhược điểm khi quản lý kho bằng mã vạch
Quản lý kho bằng mã vạch mang lại nhiều lợi ích rõ rệt trong việc tăng tốc độ xử lý và giảm sai sót. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị tốt về dữ liệu hàng hóa, thiết bị, tem nhãn và phần mềm quản lý kho.
Ưu điểm
- Giảm sai sót nhập liệu: Hạn chế nhầm mã hàng, sai số lượng, sai đơn vị tính hoặc ghi nhận thiếu thông tin khi nhập xuất kho.
- Tăng tốc độ xử lý kho: Nhân viên chỉ cần quét mã thay vì nhập tay, giúp rút ngắn thời gian nhập kho, xuất kho, điều chuyển và kiểm kê.
- Theo dõi hàng hóa chính xác hơn: Dễ kiểm soát hàng theo mã, lô, hạn dùng, vị trí lưu kho hoặc nhóm hàng.
- Hỗ trợ truy xuất nhanh: Khi cần kiểm tra, doanh nghiệp có thể tra cứu lịch sử nhập xuất, tồn kho và thông tin hàng hóa nhanh hơn.
- Phù hợp với kho nhiều mã hàng: Đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp thương mại, sản xuất, bán lẻ, thực phẩm, dược phẩm, linh kiện, vật tư.
Nhược điểm
- Cần đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp cần chuẩn bị máy quét, máy in tem, tem nhãn mã vạch và phần mềm quản lý kho phù hợp.
- Phụ thuộc vào chất lượng tem mã vạch: Tem bị mờ, rách, bong, dán sai vị trí hoặc bị che khuất có thể làm chậm quá trình quét.
- Cần chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa: Nếu mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, quy cách chưa thống nhất, việc triển khai mã vạch dễ bị rối.
- Không thay thế hoàn toàn quy trình quản trị kho: Mã vạch chỉ giúp ghi nhận nhanh và chính xác hơn, doanh nghiệp vẫn cần quy trình nhập xuất, kiểm kê, phân quyền và đối chiếu rõ ràng.
Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả với 8 nguyên tắc vàng
3. Quy trình quản lý kho bằng mã vạch trong doanh nghiệp
Để triển khai quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả, doanh nghiệp không nên bắt đầu ngay từ việc in tem và dán mã. Trước hết, cần chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa, quy trình nhập xuất và cách ghi nhận thông tin trên hệ thống. Dưới đây là quy trình quản lý kho bằng mã vạch gồm 5 bước cơ bản:
Bước 1: Chuẩn hóa danh mục hàng hóa và vị trí kho
Trước khi tạo mã vạch, doanh nghiệp cần chuẩn hóa toàn bộ danh mục hàng hóa để tránh trùng lặp, sai mã hoặc nhầm lẫn giữa các mặt hàng có tên gọi gần giống nhau. Các thông tin cần chuẩn hóa gồm:
- Mã hàng
- Tên hàng
- Nhóm hàng
- Đơn vị tính
- Quy cách đóng gói
- Số lô, hạn sử dụng nếu có
- Nhà cung cấp
- Vị trí lưu kho
- Kho, khu vực, kệ, ô lưu trữ
Ví dụ, cùng một mặt hàng là “sữa tươi 1L” nhưng có nhiều hạn dùng, lô nhập hoặc nhà cung cấp khác nhau, doanh nghiệp cần quy định rõ cách đặt mã để tránh nhập chung dữ liệu.
Đây là bước nền tảng, vì nếu dữ liệu gốc chưa chuẩn, mã vạch được tạo ra cũng không thể giúp doanh nghiệp quản lý kho chính xác.
Bước 2: Tạo và in tem mã vạch
Sau khi danh mục hàng hóa đã được chuẩn hóa, doanh nghiệp tiến hành tạo mã vạch cho từng mặt hàng, lô hàng, kiện hàng hoặc vị trí lưu kho tùy theo nhu cầu quản lý. Tem mã vạch cần đảm bảo:
- Dễ quét
- Thông tin rõ ràng
- Không bị mờ, nhòe, bong tróc
- Được dán ở vị trí thuận tiện
- Phù hợp với môi trường kho, ví dụ kho lạnh, kho bụi, kho hóa chất, kho ngoài trời
Tùy đặc thù hàng hóa, doanh nghiệp có thể in mã vạch cho:
- Từng sản phẩm
- Từng thùng/kiện
- Từng lô hàng
- Từng pallet
- Từng vị trí/kệ/khu vực trong kho
Bước 3: Quét mã khi nhập kho
Khi hàng được đưa vào kho, nhân viên kho sử dụng thiết bị quét mã để ghi nhận thông tin hàng nhập. Thay vì nhập tay mã hàng, tên hàng hoặc số lô, hệ thống có thể nhận diện hàng hóa thông qua mã vạch đã được tạo sẵn. Ở bước này, doanh nghiệp cần ghi nhận đầy đủ:
- Mã hàng
- Số lượng nhập
- Đơn vị tính
- Số lô, hạn sử dụng nếu có
- Nhà cung cấp
- Chứng từ nhập kho
- Vị trí lưu trữ
- Ngày nhập kho
Bước 4: Quét mã khi xuất kho, điều chuyển hoặc cấp phát
Khi xuất kho, điều chuyển hàng giữa các kho hoặc cấp phát vật tư cho bộ phận sử dụng, nhân viên tiếp tục quét mã vạch để xác nhận đúng hàng cần xuất. Bước này giúp doanh nghiệp kiểm soát:
- Hàng xuất có đúng mã không
- Số lượng xuất có đúng yêu cầu không
- Hàng có đúng lô, đúng hạn dùng không
- Hàng được xuất từ vị trí nào
- Xuất cho đơn hàng, bộ phận hoặc mục đích nào
Đặc biệt, với hàng hóa có hạn sử dụng, doanh nghiệp có thể kết hợp mã vạch với nguyên tắc FIFO hoặc FEFO để ưu tiên xuất hàng nhập trước hoặc hàng gần hết hạn trước.
Bước 5: Kiểm kê và đối chiếu tồn kho bằng mã vạch
Kiểm kê là một trong những nghiệp vụ tốn nhiều thời gian nhất nếu thực hiện thủ công. Khi áp dụng mã vạch, nhân viên kho có thể quét mã từng mặt hàng, từng vị trí hoặc từng pallet để ghi nhận số lượng thực tế nhanh hơn.
Sau khi quét mã, dữ liệu kiểm kê được dùng để đối chiếu với số lượng tồn trên hệ thống. Nếu phát sinh chênh lệch, doanh nghiệp có thể xác định nguyên nhân như:
- Nhập kho chưa cập nhật
- Xuất kho thiếu chứng từ
- Điều chuyển chưa ghi nhận
- Hàng hư hỏng, thất thoát
- Dán sai tem hoặc quét nhầm mã
- Sai đơn vị tính hoặc số lượng thực tế
Nhờ đó, quá trình kiểm kê trở nên nhanh hơn, minh bạch hơn và hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện sai lệch tồn kho kịp thời.
4. Quản lý kho bằng mã vạch chính xác, hiệu quả với AMIS Kho hàng
Để quản lý kho bằng mã vạch phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần nhiều hơn một bộ tem nhãn và thiết bị quét. Quan trọng hơn là phải có hệ thống giúp ghi nhận, cập nhật và liên thông dữ liệu kho sau mỗi lần quét mã.
AMIS Kho hàng là phần mềm quản lý kho giúp chuẩn hóa toàn bộ hoạt động kho trên một nền tảng tập trung. Phần mềm giúp quản lý hàng hóa theo mã sản phẩm, mã vạch/QR code, đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lô, hạn sử dụng, vị trí lưu kho và các nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển, kiểm kê.
Cụ thể AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp:
- Định danh hàng hóa bằng mã vạch/QR code: Mỗi mặt hàng có thể được gắn mã vạch hoặc QR code tương ứng với thông tin như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, quy cách, số lô, hạn sử dụng, vị trí lưu kho. Nhờ đó, nhân viên kho chỉ cần quét mã để nhận diện đúng hàng, hạn chế nhầm lẫn giữa các sản phẩm có tên gọi hoặc mẫu mã gần giống nhau.
- Kiểm soát xuất kho chính xác hơn: Khi xuất hàng, cấp phát hoặc điều chuyển, việc quét mã giúp đối chiếu đúng mã hàng, số lượng, lô hàng, hạn sử dụng và vị trí lấy hàng.
- Quản lý vị trí lưu kho rõ ràng: AMIS Kho hàng cho phép theo dõi hàng hóa theo từng kho, khu vực, kệ hoặc vị trí lưu trữ. Khi kết hợp với mã vạch/QR code, nhân viên có thể tìm đúng vị trí hàng cần nhập, xuất hoặc kiểm kê, giảm thời gian tìm kiếm và hạn chế đặt sai vị trí.
- Kiểm kê nhanh bằng mã vạch: Thay vì kiểm đếm và nhập tay từng dòng trên Excel, nhân viên kho có thể quét mã hàng hoặc mã vị trí để ghi nhận số lượng thực tế. Hệ thống hỗ trợ đối chiếu với số liệu tồn kho, giúp phát hiện nhanh chênh lệch.
- Giảm sai lệch dữ liệu giữa các bộ phận: Dữ liệu kho được cập nhật tập trung và có thể liên thông với Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất và Kế toán. Nhờ đó, thông tin từ nhập hàng, xuất bán, cấp phát sản xuất đến hạch toán được đồng bộ hơn, giảm nhập liệu trùng lặp.
Hơn 350.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Tập đoàn Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
5. Kết luận
Quản lý kho bằng mã vạch là phương pháp tiện lợi, ngày càng được doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, để triển khi việc quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp thiết bị, phần mềm uy tín để không bị lỗi khi quét, tránh mất thời gian trong việc khắc phục sự cố ảnh hưởng đến hoạt động nhập, xuất kho.
