Quản lý kho bằng mã vạch đang là giải pháp chính xác, kiểm tra thông tin nhanh mà nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Vậy quy trình quản lý kho theo mã vạch sẽ diễn ra như thế nào? Dùng công cụ nào để quét được mã sản phẩm? Hãy đón đọc bài viết hôm nay của MISA AMIS.
1. Quản lý kho bằng mã vạch là gì?
Mã vạch là một chuỗi các dấu hiệu hình ảnh (các vạch song song hoặc các hình dạng đặc biệt) được sử dụng để đại diện cho dữ liệu. Mã vạch thường bao gồm các dãy số hoặc chữ cái được mã hóa, có thể được quét bằng các thiết bị quét mã vạch (scanner) để truy xuất và ghi lại thông tin của sản phẩm.
Mã vạch được chia thành nhiều loại khác nhau, trong đó phổ biến nhất là mã vạch một chiều (1D) và mã vạch hai chiều (QR Code). Trong đó, mã vạch một chiều (1D) thường dùng trong các siêu thị hoặc các kho hàng, mã vạch này chỉ chứa thông tin cơ bản như tên sản phẩm, giá cả và mã sản phẩm.
Quản lý kho bằng mã vạch là việc sử dụng các mã vạch để theo dõi, kiểm soát và quản lý hàng hóa trong kho. Khi mỗi sản phẩm được gắn mã vạch riêng biệt, doanh nghiệp có thể dễ dàng quét và lưu trữ thông tin về sản phẩm như tên, số lượng, ngày sản xuất, giá trị, v.v., giúp cải thiện hiệu quả và độ chính xác trong công tác quản lý kho hàng.
Để quản lý kho bằng mã vạch, doanh nghiệp sử dụng sử dụng phần mềm quản lý kho tích hợp với các thiết bị quét mã vạch để tự động hóa các quy trình nhập kho, xuất kho, và kiểm kê hàng hóa. Việc sử dụng mã vạch trong quản lý kho giúp giảm thiểu sai sót do con người, rút ngắn thời gian thao tác và mang đến sự minh bạch trong các hoạt động kiểm kê và báo cáo tồn kho.
Để quản lý kho bằng mã vạch, mời DN tham khảo phần mềm AMIS KHO HÀNG từ MISA
2. Ưu nhược điểm khi quản lý kho bằng mã vạch
2.1. Lợi ích của quản lý kho bằng mã vạch
- Tăng độ chính xác và giảm thiểu sai sót:
Như đã phân tích ở trên, mỗi sản phẩm được quản lý bởi 1 mã vạch duy nhất. Nhờ việc sử dụng mã vạch, thông tin về sản phẩm được quét và tự động cập nhật vào hệ thống mà không cần ghi chép thủ công. Điều này giúp giảm thiểu tối đa khả năng xảy ra sai sót trong quá trình quản lý kho.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí:
Các thao tác như kiểm kê hàng hóa, nhập kho, xuất kho đều được thực hiện nhanh chóng thông qua việc quét mã vạch. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí nhân sự và giảm thời gian thực hiện các công việc kho bãi.
- Cải thiện tính minh bạch và dễ dàng theo dõi kho hàng:
Quản lý kho bằng mã vạch giúp CEO và các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình trạng tồn kho mọi lúc, mọi nơi. Các báo cáo tồn kho luôn được cập nhật chính xác và kịp thời, tạo ra sự minh bạch trong quá trình quản lý. Từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định về việc bổ sung hàng hóa kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
2.2. Nhược điểm của quản lý kho hàng bằng mã vạch
Bên cạnh những lợi ích mang lại, còn vài hạn chế khi quản lý kho theo mã vạch như sau:
- Chi phí đầu tư ban đầu
Để kiểm soát hàng hóa theo mã vạch, trước hết doanh nghiệp cần đầu tư các thiết bị quét mã vạch, hệ thống phần mềm quản lý kho và đào tạo nhân viên sử dụng. Chi phí này có thể tốn kém nhưng là chi phí đầu tư xứng đáng.
- Phụ thuộc vào công nghệ
Việc sử dụng mã vạch có thể gặp khó khăn khi có sự cố về công nghệ như hỏng thiết bị quét mã vạch, mất điện, lỗi phần mềm, hoặc mã vạch bị mờ, hỏng. Điều này có thể làm gián đoạn quá trình vận hành và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Đồng thời, để các thiết bị, phần mềm hoạt động trơn tru cần bảo trì, cập nhật thường xuyên.
- Không thích hợp cho hàng hóa không thể mã vạch hóa
Một số loại hàng hóa có đặc điểm đặc biệt (như kích thước quá nhỏ, hình dạng bất thường, hoặc không thể in mã vạch lên bề mặt) sẽ gặp khó khăn khi áp dụng hệ thống mã vạch. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm các giải pháp thay thế.
Mặc dù có vài hạn chế song quản lý hàng hóa theo mã vạch vẫn đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và ngày càng được dùng rộng rãi. Vậy quy trình quản lý kho bằng mã vạch diễn ra như thế nào? Cùng đón đọc quy trình dưới đây:
3. Quy trình quản lý kho bằng mã vạch
3.1. Thiết lập mã vạch cho hàng hóa:
Mỗi sản phẩm sẽ được gắn mã vạch riêng biệt, giúp nhận diện và theo dõi thông tin sản phẩm một cách chính xác. Mã vạch này có thể được tạo và in từ phần mềm quản lý kho hoặc thông qua các công cụ in mã vạch.
Định dạng mã vạch: Chọn loại mã vạch phù hợp cho sản phẩm của bạn (thường là mã vạch 1D hoặc 2D như QR Code).
Đảm bảo mã vạch được in rõ ràng và dễ quét. Nếu có nhiều mặt hàng, bạn có thể tạo mã vạch cho từng loại, ví dụ, mỗi mặt hàng, mỗi SKU (mã sản phẩm).
3.2. Cài đặt phần mềm quản lý kho:
Doanh nghiệp cần lựa chọn và cài đặt phần mềm quản lý kho tích hợp với công nghệ mã vạch. Phần mềm này giúp theo dõi trạng thái kho, nhập xuất hàng hóa, và tạo các báo cáo tồn kho chi tiết.
Thủ kho cần lưu trữ tất cả thông tin cần thiết về sản phẩm vào hệ thống phần mềm quản lý kho, bao gồm tên sản phẩm, mã vạch, mô tả, số lượng, giá trị, vị trí lưu trữ, và các thông số liên quan khác.
3.3. Quét mã vạch khi nhập xuất hàng hóa:
Mỗi khi có sự thay đổi trong kho như nhập hàng hoặc xuất hàng, nhân viên sẽ sử dụng thiết bị quét mã vạch để tự động cập nhật dữ liệu vào hệ thống, giảm thiểu việc nhập liệu thủ công.
Sau khi quét mã vạch, hàng hóa sẽ được kiểm tra chất lượng và nếu có bất kỳ sản phẩm nào không đạt yêu cầu, chúng sẽ được đưa vào khu vực kiểm tra hoặc trả lại nhà cung cấp.
3.4. Theo dõi và kiểm soát kho hàng:
Nhân viên kho có thể thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ bằng cách quét mã vạch của tất cả các sản phẩm trong kho. Hệ thống sẽ so sánh với số liệu tồn kho thực tế và tồn kho trên hệ thống để phát hiện sai sót.
Trong trường hợp cần kiểm tra tình trạng kho bất thường, nhân viên có thể tiến hành kiểm kê đột xuất, giúp phát hiện và xử lý nhanh chóng các sự cố trong quá trình quản lý kho.
Đồng thời, để quản lý kho hàng theo vị trí, doanh nghiệp có thể gắn mã vạch vào kệ, khu vực kho: Mỗi khu vực trong kho (các kệ, pallet) cũng cần có mã vạch riêng. Khi nhân viên quét mã vạch sản phẩm, hệ thống sẽ ghi nhận vị trí chính xác của sản phẩm trong kho, giúp dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
Phần mềm quản lý kho sẽ tạo ra các báo cáo tự động về tồn kho, giá trị hàng hóa, và các chỉ số quan trọng khác, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và ra quyết định.
4. Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch tiện nhất
Một trong những phần mềm quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả và dễ sử dụng chính là AMIS KHO HÀNG. Đây là phần mềm quản lý kho do MISA phát triển, với tính năng hỗ trợ quét mã vạch giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi hàng hóa trong kho. AMIS KHO HÀNG:
- Quản lý kho thông qua mã vạch bằng cách cho phép gắn mã vạch cho từng sản phẩm, từ đó giúp việc theo dõi và quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng và chính xác.
- Tính năng quét mã vạch: Phần mềm tích hợp với các thiết bị quét mã vạch, giúp tự động cập nhật dữ liệu vào hệ thống mà không cần nhập liệu thủ công.
- Quản lý đa kho: AMIS KHO HÀNG hỗ trợ quản lý nhiều kho cùng lúc, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hàng hóa ở nhiều vị trí khác nhau.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu kho: Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về tồn kho, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác.
Dùng thử phần mềm AMIS KHO HÀNG
Có một ưu thế khiến AMIS KHO HÀNG được tin dùng vì phần mềm nằm trong hệ sinh thái MISA AMIS, do đó có thể kế thừa dữ liệu mua hàng, bán hàng, chứng từ, hóa đơn từ các phần mềm CRM, phần mềm Kế toán của MISA. Vòng kết nối dữ liệu này khiến doanh nghiệp vận hành trơn tru giữa các bộ phận, ít phát sinh lỗi và giảm tác vụ thủ công.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất năm 2025
5. Kết luận
Quản lý kho bằng mã vạch là phương pháp tiện lợi, ngày càng được doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, để triển khi việc quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp thiết bị, phần mềm uy tín để không bị lỗi khi quét, tránh mất thời gian trong việc khắc phục sự cố ảnh hưởng đến hoạt động nhập, xuất kho.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
