Quy trình triển khai nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng thông minh

Quản lý kho hàng luôn đóng vai trò then chốt trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, hiệu quả vận hành và lợi nhuận cuối cùng. Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng phân loại hàng hóa khoa học và dễ triển khai trên thực tế.

Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng trong bài viết này nhé.

1. Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là gì?

Nguyên tắc ABC là một phương pháp quản lý kho hàng dựa trên cơ sở phân loại hàng hóa theo mức độ quan trọng, thường được xác định bởi giá trị sử dụng hoặc giá trị tiêu thụ của từng mặt hàng. Mục tiêu của phương pháp này là giúp doanh nghiệp ưu tiên kiểm soát và đầu tư nguồn lực hợp lý vào những mặt hàng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động và dòng tiền.

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là phân loại các nhóm hàng dựa trên giá trị của chúng đối với doanh nghiệp, hàng hóa trong kho được chia thành ba nhóm:

• Nhóm A: Bao gồm các mặt hàng có giá trị cao, thường chỉ chiếm khoảng 10–20% tổng số lượng mặt hàng nhưng lại đóng góp đến 70–80% tổng giá trị tồn kho. Đây là nhóm cần được theo dõi chặt chẽ, kiểm kê thường xuyên và có chiến lược đặt hàng rõ ràng.
• Nhóm B: Gồm các mặt hàng có giá trị trung bình, chiếm khoảng 30% lượng hàng và 15–25% tổng giá trị. Nhóm này cần được kiểm soát định kỳ và điều chỉnh linh hoạt tùy theo nhu cầu thực tế.
• Nhóm C: Là nhóm hàng chiếm số lượng lớn (50–60%) nhưng chỉ đóng góp khoảng 5–10% giá trị kho. Các mặt hàng này thường có tần suất luân chuyển thấp và được kiểm kê theo chu kỳ dài hơn, giúp tiết kiệm chi phí quản lý

>>>>Phần mềm tích hợp nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng 

2. Lợi ích của việc áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực đúng chỗ, thay vì “trải đều” cho mọi mặt hàng. Cách tiếp cận này mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Tối ưu không gian và chi phí lưu kho bằng cách ưu tiên theo dõi chặt chẽ nhóm hàng có giá trị cao, trong khi những mặt hàng ít quan trọng được kiểm soát định kỳ hơn, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng kho và hạn chế tình trạng vốn bị đọng lâu trong hàng tồn.

Dễ dàng lập kế hoạch nhập – xuất phù hợp với nhu cầu thực tế, từ đó hạn chế tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng gây gián đoạn hoạt động.
Nhờ nguyên tắc ABC, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trong việc xoay vòng hàng tồn, hoặc điều chỉnh chiến lược lưu kho sao cho phù hợp với tình hình thực tế.

3. Cách triển khai nguyên tắc ABC trong thực tế

Việc áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng hiệu quả không khó, bạn có thể áp dụng một số bước triển khai bên dưới:

Bước 1: Thu thập dữ liệu hàng hóa trong kho

Doanh nghiệp cần lập danh sách chi tiết các mặt hàng, kèm theo các chỉ số như: số lượng tồn, tần suất xuất – nhập, giá trị đơn vị và tổng giá trị tiêu thụ trong một khoảng thời gian cụ thể. Dữ liệu càng đầy đủ và chính xác thì việc phân tích, đánh giá và phân loại theo nguyên tắc ABC càng sát với thực tế hoạt động, từ đó giúp xây dựng kế hoạch quản lý kho phù hợp hơn với nhu cầu kinh doanh.

Bước 2: Tính toán giá trị tiêu thụ và sắp xếp theo thứ tự giảm dần

Để áp dụng hiệu quả nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng, cần phân loại các mặt hàng dựa trên giá trị tồn kho và tần suất tiêu thụ. Việc phân loại chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chặt chẽ hơn, mà còn tối ưu hóa chi phí lưu kho, sử dụng nguồn lực hợp lý và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.

Công thức tính giá trị tồn kho:

(Số lượng mặt hàng bán ra hàng năm) x (Giá mỗi mặt hàng) = (Giá trị sử dụng hàng năm trên mỗi sản phẩm)

Bước 3: Phân loại hàng hóa theo nhóm A – B – C

Việc phân loại hàng hóa và xây dựng tiêu chí quản lý cho từng nhóm cần đi kèm với quá trình theo dõi và điều chỉnh linh hoạt danh mục sản phẩm giúp doanh nghiệp kịp thời nhận biết sự thay đổi trong nhu cầu thị trường, chủ động điều phối lượng tồn kho phù hợp và tối ưu hóa khả năng phục vụ khách hàng. Đồng thời, cách làm này cũng góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và cải thiện lợi nhuận một cách bền vững.

Bước 4: Thiết lập chiến lược quản lý riêng cho từng nhóm

Sau khi phân loại hàng hóa theo nguyên tắc ABC, điều quan trọng tiếp theo là xác định cách quản lý phù hợp với từng nhóm để tối ưu hiệu quả vận hành kho. Mỗi nhóm cần được áp dụng các chính sách riêng về kiểm kê, tần suất theo dõi và phương pháp đặt hàng:

• Với nhóm A, doanh nghiệp nên đầu tư công nghệ kiểm kê tự động, theo dõi tồn kho theo thời gian thực và thiết lập cảnh báo sớm khi số lượng xuống thấp. Ngoài ra, chiến lược đặt hàng linh hoạt theo nhu cầu thị trường sẽ giúp giảm thiểu tình trạng hết hàng hoặc dư thừa.
• Nhóm B cần được kiểm soát ở mức cân bằng: vừa đủ để theo dõi sát nhu cầu, vừa tiết kiệm chi phí vận hành. Việc áp dụng chu kỳ kiểm kê định kỳ theo quý hoặc theo mùa có thể là lựa chọn hợp lý. Ngoài ra, nhóm này nên được theo dõi xu hướng tiêu thụ để có thể điều chỉnh lên nhóm A hoặc xuống nhóm C khi cần thiết.
• Đối với nhóm C, doanh nghiệp nên tối giản hóa quy trình kiểm kê, chẳng hạn như sử dụng phương pháp kiểm tra theo mẫu hoặc kiểm kê theo chu kỳ dài hơn. Tuy ít mang lại giá trị cao, nhóm hàng này vẫn cần được quản lý hệ thống để tránh chiếm dụng không gian và gây lãng phí tài nguyên.

Việc thiết lập các chiến lược riêng biệt không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực mà còn nâng cao tính chủ động trong quản lý kho hàng, đặc biệt khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng và danh mục sản phẩm trở nên đa dạng hơn.

Bước 5: Tích hợp nguyên tắc ABC vào phần mềm quản lý kho

Thay vì phân loại và kiểm kê hàng hóa theo phương pháp thủ công dễ sai sót và tốn thời gian, doanh nghiệp ngày nay nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh có tích hợp chức năng phân tích nguyên tắc ABC. Những hệ thống hiện đại này cho phép tự động tính toán giá trị tiêu thụ của từng mặt hàng, phân nhóm theo tiêu chí A – B – C một cách chính xác, đồng thời cập nhật dữ liệu tồn kho liên tục theo thời gian thực.

Nhờ áp dụng công nghệ, việc quản lý kho trở nên khoa học, minh bạch và hiệu quả hơn. Người quản lý dễ dàng giám sát hiệu suất tồn kho từng nhóm, nhận cảnh báo khi hàng nhóm A giảm nhanh hoặc khi hàng nhóm C chiếm diện tích kho quá lớn.

Đặc biệt đối với kho lạnh – nơi hàng hóa có hạn sử dụng ngắn và yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt – việc tích hợp nguyên tắc ABC vào phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát tốt chất lượng, vừa tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro hư hỏng.

4. Kho lạnh – Đặc thù riêng và những thách thức thường gặp

Trong chuỗi cung ứng hiện đại, kho lạnh đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa nhạy cảm với nhiệt độ như thực phẩm, dược phẩm, chế phẩm sinh học,… Tuy nhiên, việc quản lý kho lạnh không hề đơn giản và đi kèm nhiều thách thức đặc thù mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để vận hành hiệu quả.

4.1. Khó khăn trong kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm

Một trong những thách thức lớn nhất của quản lý kho lạnh là duy trì nhiệt độ và độ ẩm ổn định trong suốt quá trình lưu trữ. Bất kỳ sai lệch nhỏ nào về nhiệt độ cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. Ngoài ra, việc kiểm soát này cần được thực hiện liên tục, 24/7, đòi hỏi hệ thống cảm biến và cảnh báo tự động để kịp thời xử lý sự cố.

4.2. Hàng hóa dễ hỏng – yêu cầu theo dõi thời gian lưu kho, hạn sử dụng

Đặc điểm của hàng hóa trong kho lạnh là có thời hạn sử dụng ngắn và dễ bị hỏng nếu không được theo dõi sát sao. Vì vậy, việc quản lý hạn sử dụng và thời gian lưu kho cần được tự động hóa bằng phần mềm, nhằm đảm bảo xoay vòng hàng hóa hợp lý và tránh thất thoát do hàng

4.3. Chi phí vận hành cao nếu bảo quản sai quy trình

Vận hành kho lạnh tiêu tốn đáng kể chi phí điện năng, bảo trì thiết bị làm lạnh và nhân sự. Nếu không tuân thủ đúng quy trình bảo quản hoặc thiết lập sai ngưỡng nhiệt độ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với thiệt hại kép: vừa mất hàng, vừa tăng chi phí vận hành. Do đó, việc sử dụng Phần mềm quản lý kho lạnh chuyên dụng là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu lãng phí

5. MISA AMIS Kho hàng – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp Việt

Trong thời đại số, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho hiệu quả, đặc biệt là các mô hình kho chuyên biệt như kho lạnh. Với MISA AMIS Kho hàng, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng giám sát tồn kho theo thời gian thực mà còn tích hợp được nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng, tự động phân loại và theo dõi hiệu suất của từng nhóm sản phẩm A – B – C.

• Kiểm soát hàng hóa theo nhiều tiêu chí, theo dõi hàng hóa theo nhiều đơn vị tính, quy cách đóng gói, quản lý mã vạch/QR code, mã sản phẩm từ nhà cung cấp, phân loại theo kích thước, số lô, hạn sử dụng, lưu trữ tại nhiều vị trí trong kho, hỗ trợ định danh vị trí chính xác
• Báo cáo phân tích kho hàng toàn diện: Cung cấp báo cáo tồn kho tổng hợp, chi tiết theo số lô, hạn dùng, vị trí lưu kho… Báo cáo kiểm kê chính xác, hỗ trợ ra quyết định nhanh và hiệu quả
• Điều phối giao hàng thông minh: Tự động lên kế hoạch giao hàng, Tối ưu lộ trình giao hàng, Kết nối với đơn vị vận chuyển
  Công nghệ AI: Tối ưu công nghệ hiện đại vào nâng cao năng suất lao động cho nhân viên kho

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho vừa hiệu quả, tiết kiệm chi phí, dễ tích hợp với hệ thống hiện tại và đảm bảo bảo mật dữ liệu cao, thì MISA AMIS kho hàng chính là lựa chọn đáng để cân nhắc.