Phiếu xuất kho là một tài liệu quan trọng trong quản lý kho, giúp theo dõi và kiểm soát quá trình xuất vật tư, hàng hóa. Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, việc lập phiếu cần tuân thủ các yêu cầu cụ thể và ghi rõ các thông tin cần thiết. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ tổng hợp và giới thiệu đến các bạn những thông tin đầy đủ, chính xác nhất về vấn đề này.
1. Phiếu xuất kho là gì? Dùng để làm gì?
Phiếu xuất kho (PXK) là một tài liệu/chứng từ/biểu mẫu được lập ra để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, hoặc dụng cụ đã được xuất ra cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước.
Phiếu xuất kho có những tác dụng sau:
- Theo dõi và kiểm soát:
- Là công cụ quan trọng để giám sát việc sử dụng vật tư, đảm bảo việc tiêu hao nằm trong định mức quy định.
- Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra và giám sát tình trạng vật tư trong kho, giảm thiểu rủi ro tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt.
- Hạch toán và đánh giá:
- Làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình mua bán, trao đổi hàng hóa giữa các bộ phận hoặc đối tác.
- Tối ưu quản lý kho:
- Góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kho, hỗ trợ lập kế hoạch nhập xuất kho một cách khoa học và giảm thiểu chi phí vận hành.
- Cho phép doanh nghiệp điều chỉnh số lượng hàng hóa phù hợp, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc gây gián đoạn trong quy trình sản xuất.
2. Các nội dung cần có trong PXK
PXK là một giấy tờ quan trọng, đòi hỏi phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết. Dưới đây là các nội dung cơ bản mà PXK phải bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp và kho hàng:
- Tên doanh nghiệp
- Tên kho hàng
- Thông tin người yêu cầu và PXK:
- Họ tên người yêu cầu xuất kho
- Đơn vị, mã số phiếu xuất
- Ngày lập phiếu và lý do xuất kho
- Thông tin chi tiết hàng hóa:
- Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất của vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hoặc hàng hóa
- Mã số sản phẩm
- Đơn vị tính
- Số lượng hàng hóa xuất kho
- Đơn giá và tổng tiền
- Số liên và chữ ký: PXK được lập thành 3 liên và cần có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, gồm:
-
- Người lập phiếu
- Người nhận hàng
- Thủ kho
- Kế toán trưởng
- Giám đốc
3. Mẫu phiếu xuất kho file Excel, word mới nhất
Dưới đây là các mẫu phiếu xuất kho mới nhất trên Excel và Word, được định dạng sẵn để thuận tiện cho việc chỉnh sửa và sử dụng. Các mẫu này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý việc xuất kho một cách chính xác và nhanh chóng tùy theo từng trường hợp cụ thể.
3.1. Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200
Tải miễn phí mẫu PXK TT200 file word TẠI ĐÂY
Tải mẫu PXK file excel TT200 TẠI ĐÂY
3.2. Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133
Tải mẫu PXK file word TT133 TẠI ĐÂY
Tải mẫu PXK file excel TT133 TẠI ĐÂY
3.3. Mẫu PXK theo thông tư 88 cho hộ kinh doanh
Tải mẫu phiếu xuất kho bán hàng file Word TT88 TẠI ĐÂY
Tải mẫu PXK file Excel TT88 TẠI ĐÂY
3.4. Mẫu PXK theo thông tư 77 của kho bạc Nhà nước
Tải mẫu PXK file Word TT77 TẠI ĐÂY
Tải mẫu PXK file Excel TT77 TẠI ĐÂY
3.5. Mẫu PXK kiêm vận chuyển nội bộ
Tải mẫu PXK kiêm vận chuyển nội bộ file word TẠI ĐÂY
Tải mẫu PXK kiêm vận chuyển nội bộ file excel TẠI ĐÂY
4. Cách ghi phiếu xuất kho chuẩn
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng, giúp đảm bảo quá trình xuất hàng hóa được kiểm soát và thực hiện chính xác. Việc lập phiếu phải tuân theo các quy định cụ thể để tránh sai sót và hỗ trợ các bộ phận liên quan.
– Quy trình lập phiếu xuất kho:
- Việc in phiếu có thể do bộ phận quản lý kho hoặc bộ phận yêu cầu lĩnh hàng thực hiện, tùy theo quy định của doanh nghiệp.
- Sau khi điền thông tin, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xác nhận, chuyển cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
- Khi được duyệt, PXK được sử dụng để xuất hàng hóa.
– Các thông tin cần ghi trên phiếu xuất kho:
- Số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu.
- Họ và tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận).
- Số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày tháng năm theo hóa đơn.
- Lý do xuất kho và tên kho xuất.
– Cách ghi chi tiết các cột trong phiếu:
- Ngày tháng năm: Thời điểm lập phiếu.
- Số phiếu: Ghi theo thứ tự liên tục, từ nhỏ đến lớn.
- Họ tên người nhận hàng: Ghi đầy đủ, chính xác, có thể là người trong hoặc ngoài doanh nghiệp.
- Cột A: Số thứ tự vật tư – hàng hóa.
- Cột B: Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Cột C: Mã số tương ứng.
- Cột D: Đơn vị tính (thường là chiếc, bộ).
- Cột 1: Số lượng yêu cầu xuất kho.
- Cột 2: Đơn giá tương ứng.
- Cột 3: Thành tiền từng loại hàng hóa.
- Dòng “Cộng”: Tổng cộng cột “Thành tiền”.
- Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): Số tiền tổng cộng viết bằng chữ.
- Số chứng từ gốc kèm theo (nếu có).
– Số liên của phiếu xuất kho và trách nhiệm: Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên giống nhau
- Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu.
- Liên 2: Thủ kho giữ, sử dụng để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán hạch toán.
- Liên 3: Người nhận hàng giữ để theo dõi tại bộ phận sử dụng.
– Quy trình sau khi lập phiếu xuất kho:
- Người lập phiếu, kế toán trưởng ký xác nhận, sau đó chuyển cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
- Phiếu sau khi duyệt được giao cho người nhận hàng để xuống kho nhận vật tư, hàng hóa.
- Thủ kho ghi vào cột số 2 số lượng thực xuất, ghi ngày tháng năm xuất kho, và ký tên cùng người nhận hàng.
- Các liên được phân phối đến các bộ phận theo chức năng để lưu trữ, theo dõi và hạch toán.
5. Giải đáp một số câu hỏi về phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho có cần đóng dấu không?
Tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Thông thường, PXK cần đóng dấu để tăng tính pháp lý, đặc biệt khi sử dụng cho các giao dịch với bên ngoài hoặc để làm căn cứ kế toán.
Giá trên phiếu xuất kho là giá gì?
Giá trên PXK thường là giá vốn hoặc giá trị thực tế của hàng hóa, vật tư tại thời điểm xuất kho. Đây là căn cứ để tính toán chi phí sản xuất hoặc giá thành sản phẩm/dịch vụ.
Ai là người lập phiếu xuất kho?
Người lập PXK thường là nhân viên thuộc bộ phận quản lý kho hoặc bộ phận yêu cầu lĩnh hàng, tùy theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
Phiếu xuất kho có mấy liên?
PXK thường được lập thành 3 liên giống nhau:
- Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu.
- Liên 2: Thủ kho giữ, sử dụng để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán.
- Liên 3: Người nhận hàng giữ để theo dõi tại bộ phận sử dụng.
Hiểu rõ các nội dung cần lưu ý khi lập phiếu xuất kho sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn và tránh các sai sót không đáng có. Đây là bước quan trọng để đảm bảo sự đồng bộ trong quản lý kho và hỗ trợ hạch toán chính xác. Hy vọng những thông tin mà MISA AMIS đã cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho các doanh nghiệp.
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng phần mềm để tối ưu hóa việc quản lý kho hàng thay vì các phương pháp truyền thống. Những phần mềm kế toán như MISA AMIS Kế toán tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý kho hiệu quả, nổi bật như:
- Xử lý toàn diện các nghiệp vụ nhập, xuất kho.
- Tự động áp dụng các phương pháp tính giá xuất kho.
- Theo dõi hàng hóa chi tiết dựa trên đặc điểm như kích thước, màu sắc, mã vạch, hạn sử dụng và hỗ trợ linh hoạt nhiều đơn vị tính.
- Hệ thống cảnh báo thông minh giúp kiểm soát mức tồn kho và đưa ra gợi ý nhập hàng hoặc giải phóng hàng hóa gần hết hạn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
