Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc quản lý hiệu quả các nguồn lực doanh nghiệp trở thành một yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững của các tổ chức. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã nổi lên như một giải pháp tối ưu, giúp các doanh nghiệp không chỉ cải thiện quy trình làm việc mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh. Bài viết này MISA AMIS sẽ đi sâu vào khái niệm hệ thống ERP, cách thức hoạt động, các hình thức phổ biến, quy trình triển khai trong doanh nghiệp, cũng như những lợi ích mà hệ thống này mang lại. Qua đó, chúng ta sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về vai trò quan trọng của ERP trong việc hiện đại hóa và tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp.
1. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là gì?
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (hệ thống ERP) là hệ thống do phần mềm công nghệ hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động, giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt, như kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý nhân sự… và các nghiệp vụ khác của doanh nghiệp. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc, tài chính… có sẵn với số lượng đủ khi cần, sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện của doanh nghiệp.
Thông thường, trong một doanh nghiệp sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, … Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Khác với các phần mềm truyền thống riêng rẽ, hệ thống ERP là một phần mềm duy nhất tích hợp nhiều module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thực hiện các chức năng tương tự hoặc cao hơn các phần mềm quản lý rời rạc. Tính tích hợp là điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý đơn lẻ.
2. Các thành phần chính của hệ thống ERP
2.1. Quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự luôn là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhân viên phù hợp cho doanh nghiệp vẫn luôn là sự trăn trở. Trong hệ thống ERP, các module quản lý sẽ hỗ trợ các công việc như: tuyển dụng, đào tạo, hợp đồng, bảo hiểm,… và tính năng quan trọng nhất đó là tính lương nhân viên.
Nhờ có ứng dụng của hệ thống ERP, việc gửi bảng lương và trả lương trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Không còn tốn thời gian và kém hiệu quả như cách làm thủ công. Bộ phận nhân sự sẽ tự động hóa các khoản thanh toán, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
2.2. Quản lý tài chính
Dòng tiền là yếu tố ảnh hưởng đến mọi quy trình trong kinh doanh. Từ chi phí sản xuất, chi phí mặt bằng, lương nhân viên,…Vì vậy, làm thế nào để sử dụng hợp lý dòng tiền là vấn đề mà các doanh nghiệp luôn phải cân nhắc.
Module quản lý tài chính giúp phân tích và theo dõi các dữ liệu liên quan đến tài chính là một bộ phận của hệ thống ERP. Các khoản mục như: Khoản thu, chi, doanh thu, chi phí,…
2.3. Quản lý quan hệ khách hàng
Đây là hoạt động dùng để xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Module quản lý khách hàng sẽ lưu trữ, theo dõi thông tin khách hàng để xây dựng chiến lược kinh doanh, bán hàng. Để tạo được chiến lược kinh doanh, việc theo dõi thói quen mua hàng của khách hàng là yếu tố quyết định.
2.4. Hệ thống báo cáo quản trị thông minh
Hay còn được gọi là BI (Business Intelligence), đây là tiêu chuẩn bắt buộc trong hệ thống ERP. Nó là một hệ thống báo cáo quản lý được tích hợp công nghệ có thể kiểm soát lượng lớn dữ liệu. Khai thác dữ liệu tạo ra nguồn thông tin mới để các nhà quản lý đưa ra nhiều ý tưởng kinh doanh.
BI tồn tại dưới dạng báo cáo số, bảng biểu, biểu đồ,… được tổng hợp và phân tích dựa trên nguồn dữ liệu được nhân viên nhập vào hàng ngày.
2.5. Quản lý chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng là một phần của hệ thống ERP để duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp. Chuỗi cung ứng là sự phối hợp sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận chuyển giữa những người tham gia chuỗi.
SCM trong hệ thống giúp nâng cao lợi nhuận. Đo lường các yếu tố kinh doanh, mặt hàng được mua thường xuyên, loại sản phẩm đi kèm, nhóm sản phẩm quan tâm,… từ đó tối ưu hóa vị trí trưng bày cho sản phẩm. Họ cũng tích hợp với CRM để theo dõi các mặt hàng và đơn đặt hàng khách hàng mua trong ngày.
2.6. Quản lý hàng tồn kho
Yếu tố này, kết hợp với CRM và SCM, giúp bạn dễ dàng quản lý đơn hàng và duy trì mức tồn kho tối thiểu. Quản lý hàng tồn kho là một vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp.
Vì vậy, phải luôn đảm bảo được việc hàng hóa có mặt trên thị trường, cân đối giữa các khâu nhập hàng – dự trữ – sản xuất – tiêu thụ. Hiểu được những yếu tố này bạn sẽ đưa ra được giải phải cho lượng hàng tồn kho.
3. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hoạt động như thế nào?
Hệ thống ERP khác biệt với các ứng dụng độc lập nhờ cơ sở dữ liệu trung tâm lưu trữ thông tin từ các giao dịch kinh doanh và những tác vụ mà các module thực hiện được. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép các module giao tiếp với nhau dựa trên cơ sở dữ liệu chung.
Một hệ thống ERP có giao diện nhất quán giữa các module, chứ không khác biệt như khi dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp từ nhiều bên khác nhau.
Một ví dụ đơn giản về cách các module của hệ thống ERP kết nối là quá trình đặt hàng COD, từ nhập đơn đặt hàng của khách đến giao sản phẩm, sau đó nhận và ghi lại khoản thanh toán.
Bước 1: Người dùng ERP nhập thông tin về khách hàng với thông tin liên hệ và tạo đơn đặt hàng trong module quản lý đơn. Sau đó, họ kiểm tra sản phẩm còn hàng không trong module quản lý hàng tồn kho và quay lại quản lý đơn để sắp xếp vận chuyển.
Bước 2: Khi khách hàng xác nhận đã nhận hàng, người dùng ERP tạo một mục phải thu mới trong module tài chính, từ đó tạo hoá đơn và gửi cho khách hàng.
Bước 3: Khi khoản thanh toán được gửi đến, người dùng nhập khoản đã trả vào module quản lý tiền mặt và doanh thu được ghi lại, đối chiếu với tài khoản ngân hàng công ty.
Nếu quy trình công việc được tự động hóa, phần lớn việc nhập dữ liệu được thực hiện bởi hệ thống và một số trường dữ liệu sẽ được điền sẵn. Bên dưới hệ thống, các module ERP trao đổi thông tin với nhau hoặc thay đổi các bản ghi trong cơ sở dữ liệu để đảm bảo sự chính xác.
4. Các lợi ích của khi triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Hệ thống hoạch định nguồn lực đem đến nhiều lợi ích, chủ yếu từ việc chia sẻ và quy chuẩn hoá thông tin. Do các module ERP có thể chia sẻ dữ liệu dễ dàng, chúng giúp quản lý quy trình kinh doanh giữa các bộ phận đơn giản, thuận lợi hơn. Chủ doanh nghiệp cũng có thể hiểu rõ hơn về dữ liệu thời gian thực và dữ liệu kinh doanh, đặc biệt là với những công nghệ tân tiến mới như trí thông minh nhân tạo, IoT công nghiệp, và phân tích nâng cao.
Bên cạnh đó, hệ thống ERP đem đến các lợi ích như:
– Tăng hiệu quả hoạt động bằng tự động thu thập dữ liệu
– Đảm bảo sự tăng trưởng khi quản lý các quy trình kinh doanh ngày càng phức tạp
– Giảm thiểu rủi ro bằng sự tuân thủ quy định tốt hơn
– Thúc đẩy sự hợp tác thông qua chia sẻ dữ liệu và thông tin tích hợp
– Cải thiện dịch vụ khách hàng
– Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng
– Tiết kiệm chi phí bằng cách tối ưu hoá các quy trình
– Theo dõi theo thời gian thực với nhiều bộ phận của doanh nghiệp và đưa ra báo cáo, chiến lược tốt hơn nhờ dữ liệu tốt hơn.
5. Các loại hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Các hệ thống ERP phổ biến hiện nay có thể được chia thành ba loại chính: ERP truyền thống (On-premise ERP), ERP đám mây (Cloud ERP) và ERP kết hợp (Hybrid ERP). Mỗi hệ thống có những đặc điểm, ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp.
5.1. Hệ thống ERP truyền thống (hệ thống ERP tại chỗ – On-premise ERP)
Hệ thống ERP truyền thống là hệ thống mà trong đó phần mềm ERP được cài đặt trực tiếp trên máy chủ và thiết bị của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát dữ liệu và hệ thống.
Ưu điểm:
Tùy biến cao: Các module được cấu trúc theo hệ thống và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Kiểm soát hoàn toàn: Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát và quản lý hệ thống ERP.
Bảo mật: Doanh nghiệp quản lý hoàn toàn việc bảo mật dữ liệu, không phụ thuộc vào bên thứ ba. Vì là hệ thống độc lập và không online nên các nhà lãnh đạo doanh nghiệp dễ tin tưởng hơn trong vấn đề bảo mật thông tin so với hệ thống ERP Đám mây (Cloud ERP).
Nhược điểm:
Chi phí cao: Đầu tư ban đầu lớn cho phần mềm, phần cứng, và bảo trì liên tục.
Cập nhật khó khăn: Việc nâng cấp hoặc bảo trì hệ thống đòi hỏi thời gian và chi phí lớn.
Khả năng mở rộng hạn chế: Khi doanh nghiệp phát triển, việc mở rộng hệ thống có thể phức tạp và tốn kém.
5.2. Hệ thống ERP đám mây (Cloud ERP)
Hệ thống ERP đám mây là hệ thống trong đó hệ thống ERP hoạt động trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, truy cập qua internet. Nhà cung cấp ERP quản lý toàn bộ hệ thống, bao gồm bảo mật và cập nhật.
Ưu điểm:
Chi phí ban đầu thấp: Không cần đầu tư vào phần cứng và hạ tầng lớn, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Khả năng truy cập linh hoạt: Có thể truy cập từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Cập nhật tự động: Hệ thống ERP đám mây thường xuyên được cập nhật với các tính năng và bản vá bảo mật mới nhất.
Nhược điểm:
Phụ thuộc vào internet: Doanh nghiệp phụ thuộc vào kết nối internet để truy cập và sử dụng hệ thống.
Lo ngại về bảo mật: Dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ trên máy chủ của bên thứ ba, có thể gây ra lo ngại về bảo mật dữ liệu.
Tùy chỉnh hạn chế: Khả năng tùy chỉnh hệ thống ERP trên đám mây thường bị giới hạn hơn so với hệ thống truyền thống.
5.3. Hệ thống ERP kết hợp (Hybrid ERP)
Hệ thống ERP kết hợp là hệ thống kết hợp giữa hệ thống ERP truyền thống và ERP đám mây. Đây là hệ thống mà một số chức năng được triển khai trên đám mây, trong khi các chức năng quan trọng khác vẫn được duy trì trên máy chủ tại chỗ.
Ưu điểm:
Linh hoạt: Doanh nghiệp có thể linh hoạt sử dụng cả hạ tầng tại chỗ và đám mây, tận dụng được cả ưu điểm của hai hệ thống.
Kiểm soát tốt hơn: Các quy trình nhạy cảm hoặc đòi hỏi tính bảo mật cao có thể được duy trì nội bộ, trong khi các quy trình ít nhạy cảm hơn có thể được chuyển lên đám mây.
Chi phí hợp lý: Doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí đầu tư và bảo trì cho các phần quan trọng của hệ thống tại chỗ, đồng thời tiết kiệm chi phí với các tính năng trên đám mây.
Nhược điểm:
Quản lý phức tạp: Việc quản lý cả hai môi trường (trên đám mây và tại chỗ) có thể phức tạp và đòi hỏi kỹ thuật cao.
Chi phí tích hợp: Việc tích hợp hai hệ thống khác nhau đòi hỏi chi phí và thời gian để đảm bảo sự đồng bộ.
6. Các bước trong quy trình triển khai dự án hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị dự án
Xác định phạm vi, mục tiêu và tiêu chí thành công của dự án.
Thành lập một nhóm dự án với đại diện từ các bộ phận và vai trò quan trọng.
Phát triển một kế hoạch dự án toàn diện, bao gồm các mốc thời gian, các mốc quan trọng và phân bổ nguồn lực.
Xác định và đảm bảo ngân sách và nguồn lực cần thiết cho dự án.
Bước 2: Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp
Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình, hệ thống và dữ liệu kinh doanh hiện có.
Xác định các điểm đau, sự thiếu hiệu quả và các lĩnh vực cần cải thiện.
Thu thập các yêu cầu từ các bên liên quan khác nhau để hiểu nhu cầu và mong đợi cụ thể của họ.
Đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức đối với việc triển khai ERP.
Bước 3: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn và hệ thống chỉ tiêu chuẩn
Xác định và ghi lại các quy trình và quy trình công việc được tiêu chuẩn hóa sẽ được triển khai trong hệ thống ERP.
Xác định và thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) để đo lường hiệu quả kinh doanh.
Hợp lý hóa và tối ưu hóa các quy trình để phù hợp với các phương pháp hay nhất trong ngành.
Xây dựng các chính sách và quy trình quản trị và quản lý dữ liệu.
Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống
Phân tích các yêu cầu kinh doanh và dịch chúng thành các thông số kỹ thuật thiết kế hệ thống.
Xác định các mô-đun và chức năng cần thiết của hệ thống ERP.
Tiến hành phân tích lỗ hổng để xác định bất kỳ lỗ hổng chức năng hoặc kỹ thuật nào giữa các yêu cầu kinh doanh và hệ thống ERP đã chọn.
Thiết kế kiến trúc hệ thống tổng thể, bao gồm cấu trúc dữ liệu, điểm tích hợp và biện pháp bảo mật.
Bước 5: Phát triển chỉnh sửa hệ thống
Tùy chỉnh hoặc cấu hình hệ thống ERP để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể.
Phát triển bất kỳ giao diện, báo cáo hoặc bảng điều khiển cần thiết nào.
Xác định vai trò người dùng, quyền và kiểm soát truy cập trong hệ thống.
Nhập và di chuyển dữ liệu từ các hệ thống cũ sang hệ thống ERP, đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu.
Bước 6: Triển khai (Cài đặt đào tạo)
Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và phần cứng cần thiết cho hệ thống ERP.
Cài đặt và cấu hình phần mềm ERP theo thông số kỹ thuật thiết kế.
Phát triển và cung cấp các chương trình đào tạo toàn diện cho người dùng cuối để đảm bảo họ hiểu chức năng của hệ thống và cách thực hiện các nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.
Cung cấp tài liệu người dùng và tài liệu hỗ trợ để tham khảo.
Bước 7: Vận hành thử
Tiến hành nhiều loại thử nghiệm khác nhau, bao gồm thử nghiệm đơn vị, thử nghiệm tích hợp và thử nghiệm hệ thống, để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động như mong đợi.
Xác thực độ chính xác của dữ liệu, hiệu suất hệ thống và trải nghiệm người dùng.
Xác định và giải quyết mọi lỗi hoặc sự cố thông qua gỡ lỗi và khắc phục sự cố.
Thu hút người dùng cuối tham gia thử nghiệm chấp nhận của người dùng (UAT) để xác thực khả năng sử dụng và tính phù hợp của hệ thống đối với nhu cầu của họ.
Bước 8: Go- live (Đưa hệ thống vào khai thác)
Xây dựng chiến lược chuyển đổi để chuyển đổi từ các hệ thống hiện có sang hệ thống ERP.
Di chuyển và xác thực dữ liệu từ các hệ thống cũ sang hệ thống ERP, đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của dữ liệu.
Thông báo ngày đi vào hoạt động và cung cấp hỗ trợ cho người dùng trong quá trình chuyển đổi.
Giám sát hiệu suất hệ thống và giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh trong giai đoạn triển khai ban đầu.
Bước 9: Nghiệm thu tổng thể phần mềm
Tiến hành đánh giá sau triển khai để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống ERP trong việc đáp ứng các yêu cầu kinh doanh.
Thu thập phản hồi từ người dùng cuối và các bên liên quan về hiệu suất, khả năng sử dụng và tác động của hệ thống đối với hoạt động kinh doanh.
Giải quyết mọi vấn đề hoặc mối quan tâm còn lại và thực hiện các cải tiến cần thiết.
Đo lường việc đạt được các mục đích và mục tiêu của dự án.
Bước 10: Bảo hành và hỗ trợ
Thiết lập quy trình hỗ trợ và bảo trì hệ thống ERP.
Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục, sửa lỗi và cập nhật hệ thống.
Giám sát hiệu suất hệ thống, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.
Lập kế hoạch cải tiến, nâng cấp và mở rộng trong tương lai dựa trên nhu cầu kinh doanh và tiến bộ công nghệ.
7. Kết luận
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là một giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động và nâng cao hiệu quả. Qua việc tích hợp các chức năng khác nhau trong một nền tảng duy nhất, hệ thống ERP giúp các nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ quản lý tài chính, sản xuất, đến quản lý khách hàng và nguồn nhân lực.
Quy trình triển khai ERP, mặc dù có thể gặp nhiều thách thức, nhưng nếu được thực hiện bài bản và có kế hoạch, doanh nghiệp sẽ gặt hái được nhiều lợi ích. Những lợi ích này không chỉ dừng lại ở việc giảm chi phí và thời gian, mà còn bao gồm khả năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Có thể thấy việc đầu tư vào một hệ thống ERP là một bước đi quan trọng đối với các doanh nghiệp trong kỷ nguyên số hiện nay. Những doanh nghiệp biết nắm bắt và tối ưu hóa hệ thống này sẽ có lợi thế cạnh tranh lớn hơn trong thị trường ngày càng khốc liệt.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
