Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp

Yếu tố nào khiến tổ chức bộ máy kế toán tập trung được xem là mô hình phù hợp, linh hoạt cho nhiều loại hình doanh nghiệp, với quy mô từ nhỏ, siêu nhỏ đến vừa và lớn?

1. Tổ chức bộ máy kế toán tập trung và các khái niệm liên quan

Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những khâu quan trọng quyết định đến chất lượng, hiệu quả của công tác kế toán nói riêng và quá trình vận hành quản lý nói chung của doanh nghiệp. Hiểu rõ về đặc điểm của từng mô hình sẽ giúp người làm chủ có lựa chọn phù hợp, khoa học, chặt chẽ nhờ đó nâng cao chất lượng, hiệu suất công việc và tiết kiệm được chi phí cũng như các nguồn lực khác. 

Thông thường, việc tổ chức bộ máy kế toán trong một doanh nghiệp phải đáp ứng được một số tiêu chí và yêu cầu cơ bản như phù hợp với đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, thực hiện đúng theo các nguyên tắc, chính sách, quy định có liên quan của pháp luật,… Tùy thuộc lĩnh vực, quy mô cũng như các đặc trưng của mỗi doanh nghiệp để có thể lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán hợp lý nhất. 

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tập trung minh họa – Nguồn: Tác giả tổng hợp

Theo đó, tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức mà toàn bộ doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm tất cả các công việc liên quan, từ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa các thông tin kế toán phục vụ cho đến quản lý kinh tế, tài chính đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ kế toán của doanh nghiệp. 

Đối với công ty có các bộ phận trực thuộc, nhân viên của phòng kế toán (nếu có) chỉ thực hiện công tác kế toán ban đầu như: Lập, thu thập, kiểm tra chứng từ, rồi định kỳ chuyển các tài liệu, thông tin này về phòng kế toán trung tâm, nói cách khác là không xây dựng bộ phận kế toán riêng tại địa bàn khác hoặc tại đơn vị phụ thuộc. 

Trong trường hợp các đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh nhiều, có thể bố trí nhân viên trực tiếp đảm nhận một số phần hành công việc kế toán cụ thể tại đơn vị và lập báo cáo gửi về phòng kế toán trung tâm để tổng hợp. 

Có thể kể đến một số doanh nghiệp thường tổ chức bộ máy kế toán tập trung như là kinh doanh cá thể, hộ gia đình; Các công ty hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ như thời trang, giày dép, vàng bạc đá quý, điện máy,… mặc dù nhiều chi nhánh, cơ sở kinh doanh trên một địa bàn nhưng chỉ có một phòng kế toán tập trung. 

       >> Xem thêm: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: Lựa chọn đáng lưu tâm dành cho doanh nghiệp lớn

2. Ưu điểm nổi bật của tổ chức bộ máy kế toán tập trung

• Tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian

Trong khi, bộ máy kế toán có sự phân chia tổ chức thành nhiều phòng/chi nhánh riêng biệt thường dẫn đến tình trạng lãng phí hoặc chậm trễ do chính sách, đội ngũ nhân viên và kỹ năng quản lý khác nhau, thì kế toán tập trung được đánh giá là một mô hình giúp tiết kiệm nhiều nguồn lực cho doanh nghiệp. Tất cả hoạt động kế toán – tài chính được tập trung tại một phòng kế toán duy nhất nên dễ dàng kiểm soát mọi vấn đề phát sinh và có thể vận hành trơn tru theo một quy trình thống nhất.

Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Ideal AP, các công ty thiết lập hoạt động thanh toán tài khoản tập trung có chi phí xử lý trên mỗi hóa đơn thấp hơn khoảng 2 đô la so với hệ thống phi tập trung (Nguồn: autodealertodaymagazine.com). Ngoài ra, các doanh nghiệp có kế toán tập trung có thể dễ dàng áp dụng hình thức thanh toán hóa đơn trực tuyến hoặc chuyển khoản điện tử, giúp thúc đẩy tốc độ luân chuyển dòng tiền và giảm đáng kể chi phí đi kèm.

Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin cho phép tổ chức bộ máy kế toán tập trung có thể thiết lập tự động hóa các thao tác chung cho toàn bộ nhân viên, giảm tối đa các giao dịch thủ công, tránh xảy ra những sai sót không đáng có, nhờ vậy tiết kiệm được nhân lực và thời gian. 

Tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp doanh nghiệp tối ưu các nguồn lực

• Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, dễ vận hành

Trên thực tế, các công việc kế toán là như nhau nhưng phần hành tại mỗi các doanh nghiệp là khác nhau; Một kế toán có thể đảm nhận nhiều phần hành với các việc có tính chất tương tự nhau hoặc ngược lại một phần hành có đa dạng nghiệp vụ phát sinh như kế toán bán hàng có thể do nhiều kế toán viên đảm nhận. Tùy thuộc vào loại hình và tổ chức bộ máy của doanh nghiệp mà có sự phân bổ nguồn lực kế toán phù hợp. Với những đặc thù đó, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý, điều chỉnh, vận hành trong quá trình hoạt động. Đồng thời luôn đảm bảo mọi quy trình, thủ tục luôn được thống nhất và dễ dàng phổ biến áp dụng với toàn bộ nhân viên. 

Ngoài ra, Đặc biệt, trong trường hợp có sự nhầm lẫn, không phù hợp hoặc thiếu hiệu quả, vấn đề có thể được giải quyết một cách nhanh chóng kịp thời và đáp ứng được tiến độ do quyền ra quyết định không có sự phân tán, chỉ tập trung tại một phòng ban nhất định. 

3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Nếu như trước đây, hạn chế về mặt khoảng cách địa lý khiến cho những doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh rộng, phân tán gặp khó khăn khi áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, thì ngày nay nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật số vào công tác kế toán mọi vấn đề tồn tại đều được giải quyết một cách dễ dàng, thuận tiện. 

Cụ thể, đối với các doanh nghiệp có nhiều đơn vị nội bộ nhưng chỉ có một phòng kế toán tập trung, sự yếu kém về mặt máy móc, trang thiết bị, công nghệ truyền tin,… khiến cho công tác kế toán gặp phải nhiều thách thức  như sổ sách, chứng từ, các số liệu, tài liệu không được cung cấp kịp thời, chậm cập nhật; hoặc dễ xảy ra tình trạng sai sót, khó đối chiếu cũng như khó khăn trong kiểm tra giám sát toàn bộ công tác kế toán, hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của mỗi đơn vị. Tuy hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, kỹ thuật số, nhiều phần mềm kế toán ra đời thay thế các công việc thủ công, truyền thống trước kia và có thể dễ dàng đồng bộ hóa mọi dữ liệu để tổng hợp, báo cáo và giám sát mọi lúc mọi nơi. 

Bên cạnh đó sự xuất hiện của công nghệ đám mây cho phép doanh nghiệp lưu trữ, phục hồi thông tin kế toán một cách chính xác, an toàn, bảo mật và minh bạch. Hay Blockchain ra đời đã mở ra một kỷ nguyên mới cho doanh nghiệp nói chung và công tác kế toán nói riêng. Blockchain được coi là một sổ cái đặc biệt, ngoài việc giúp chia sẻ, sử dụng những thông tin chung một cách nhanh chóng, toàn diện và hỗ trợ tối đa cho việc lưu trữ và tra cứu thông tin được thuận tiện, hiệu quả.

Ứng dụng công nghệ trong bộ máy kế toán tập trung

Ngày nay, nhờ ứng dụng công nghệ thông tin mà tổ chức bộ máy kế toán tập trung giải quyết được hầu hết những thách thức, hạn chế vốn có trước đây

Ngoài ra, trong quá khứ bộ máy kế toán tập trung vô hình chung tạo ra áp lực lớn với kế toán trưởng – Người thường phải chịu toàn bộ trách nhiệm và ra quyết định cho các công việc liên quan, từ tổng hợp tới chi tiết , từ ít quan trọng tới quan trọng. Điều này dễ dẫn đến thực trạng chung là họ có thể bị quá tải gây ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất, hiệu quả làm việc. Thì ngày nay, công nghệ thông tin trở thành một trợ thủ đắc lực, giúp kế toán viên giảm tải được rất nhiều thao tác, công việc thủ công, thay vì đó họ hoàn toàn có thể giám sát, kiểm soát cũng như có cơ sở căn cứ thông tin kế toán một cách đầy đủ, kịp thời để ra quyết định mà không bị hạn chế về mặt thời gian hay địa lý. 

Tóm lại, trong bối cảnh hiện nay mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là một lựa chọn tối ưu, tiết kiệm, hiệu quả cao cho hầu hết doanh nghiệp với đa dạng ngành nghề lĩnh vực cũng như thuộc nhiều khu vực quy mô khác nhau. 

Ngoài việc xây dựng tổ chức bộ máy kế toán, doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư công cụ quản lý tài chính, kế toán giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý và nâng cao năng suất lao động của đội ngũ. Một trong những phần mềm kế toán được hơn 170.000 doanh nghiệp Việt tin dùng hiện nay chính là phần mềm kế toán Online Misa Amis. Với những tiện ích và tính năng ưu việt, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp:

• Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
• Tự động nhập liệu hóa đơn mua hàng, bán hàng, nhập khẩu dữ liệu từ excel giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
• Hỗ trợ kiểm soát chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin KH/ NCC dựa trên MST giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Cảnh báo NCC ngưng hoạt động tránh rủi ro về hoá đơn.
• Giám sát tồn kho: Nắm bắt thông tin tồn kho chi tiết theo từng nhu cầu quản trị của DN như số lô, HSD, màu sắc, chủng loại giúp tránh thất thoát, lãng phí.

Tham gia dùng thử ngay phần mềm kế toán MISA AMIS đầy đủ chức năng trong 15 ngày.

Theo Kim Thúy