Tổ chức bộ máy kế toán – Mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò quyết định đến tính hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán tại mỗi đơn vị. Làm thế nào để xây dựng một mô hình tổ chức kế toán gọn nhẹ, khoa học, hợp lý, hiệu quả cao và phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu vấn đề này.

1. Tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán trong mỗi doanh nghiệp

Một doanh nghiệp, dù quy mô lớn hay nhỏ đều cần có bộ máy kế toán thường gọi là phòng/ban/bộ phận kế toán. Bộ máy kế toán đóng vai trò là mạch máu trong hoạt động của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán, tài chính chặt chẽ, ổn định là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Bộ máy kế toán là tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các phương tiện, thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê và công tác tài chính tại doanh nghiệp. Bộ máy kế toán giúp cho doanh nghiệp quản lý, phát triển theo hướng chủ động và hợp pháp. Thông qua kế toán, nhà quản lý doanh nghiệp có thể đo lường, phân tích tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra những định hướng phát triển, gia tăng lợi nhuận trong lĩnh vực mà công ty đang hoạt động.

Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của doanh nghiệp.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán đảm bảo các quy định của Luật Kế toán, trong đó, số lượng người làm kế toán nhiều hay ít tùy thuộc vào quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, mức độ phức tạp của công việc và biên chế của đơn vị. Doanh nghiệp có thể bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm.

Đây là phần không thể thiếu trong công tác xây dựng hệ thống kế toán, tài chính của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán, tài chính tốt là hệ thống giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình, nó bao gồm:

• Cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp (nguyên liệu, nhân công, khấu hao, chi phí chung…)
• Hỗ trợ cho việc kinh doanh (phân loại khách hàng, tổ chức tiêu thụ hàng hóa…), hỗ trợ cho công tác tài chính (nguồn vay, lãi vay…)
• Hỗ trợ cho việc quản trị (thiết lập Báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận…)
• Cảnh báo khi có các chỉ tiêu tài chính không tốt;
• Đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động nhịp nhàng trong suốt quá trình hoạt động. Kể cả trong trường hợp nhân sự thay đổi, bộ máy kế toán cũng như các hoạt động của doanh nghiệp vẫn vận hành ổn định.

Xem thêm: Tổ chức trong công ty nhỏ: Khía cạnh quan trọng cần nhớ rõ

2. Cơ sở và các căn cứ xây dựng

Tổ chức bộ máy kế toán là công việc của tất cả các doanh nghiệp khi tham gia vào nền kinh tế. Tuy nhiên bản thân việc xây dựng bộ máy kế toán tại mỗi đơn vị lại rất khác nhau. Vậy đâu là cơ sở, căn cứ để xây dựng một bộ máy kế toán phù hợp?

Khối lượng công tác kế toán là cơ sở ban đầu và quan trọng nhất để xây dựng bộ máy kế toán.

Khối lượng công tác kế toán bao hàm các giai đoạn, các công việc nghiệp vụ mà cán bộ kế toán phải thực hiện theo quy định của các cấp quản lý vì mục đích thu thập, ghi chép, kiểm tra, kiểm soát, báo cáo thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

Xét theo giai đoạn của quá trình hạch toán kế toán thì khối lượng công tác kế toán được thể hiện bằng các công việc cần hoàn thành ở từng giai đoạn cụ thể như sau:

• Giai đoạn lập chứng từ kế toán từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
• Giai đoạn phân loại sắp xếp thông tin trên các chứng từ kế toán đã lập và hạch toán lên sổ kế toán;
• Giai đoạn xử lý chọn lọc số liệu, kiểm soát và tiến hành lập báo cáo kế toán.

Nếu dựa vào mức độ các nghiệp vụ phát sinh cần ghi chép và phản ánh, khối lượng công tác kế toán bao gồm khối lượng công tác kế toán tổng hợp và khối lượng công tác kế toán chi tiết. 

Xét theo đối tượng của việc cung cấp thông tin thì khối lượng công tác kế toán được chia thành công tác kế toán tài chính và công tác kế toán quản trị. 

Theo từng nội dung nghiệp vụ cụ thể, khối lượng công tác kế toán được chia thành các phần hành kế toán. Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hóa một nội dung công tác kế toán, gắn với đặc trưng của từng đối tượng kế toán, dó đó, nó thể hiện công việc kế toán gắn với một đối tượng kế toán nhất định. Tuy quy định về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là giống nhau, nhưng tính chất của lĩnh vực hoạt động, quy mô và chức năng hoạt động của các đơn vị khác nhau sẽ dẫn đến phần hành kế toán trong các đơn vị kế toán không như nhau. 

Khối lượng công tác kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô, phạm vi địa bàn hoạt động, ngành nghề sản xuất kinh doanh, yêu cầu của công tác quản lý và mục đích cung cấp thông tin của đơn vị, đồng thời cũng phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên kế toán, trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, công nghệ thông tin, khả năng phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận…. Đây chính là những căn cứ giúp giám đốc, chủ doanh nghiệp, trưởng bộ phận tài chính kế toán từ đó xem xét xác định cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán thích hợp tại đơn vị mình.

Từ các căn cứ khách quan bao gồm: lĩnh vực hoạt động; quy mô, phạm vi địa bàn hoạt động; đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, người chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán sẽ xác định cơ cấu doanh thu, chi phí; ước tính, liệt kê khối lượng, mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo ngày, theo tháng và tính cho một năm của đơn vị mình. 

Ví dụ: với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thì khối lượng công tác kế toán tập trung ở nội dung nghiệp vụ kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tiền mặt và kế toán công nợ. Tại các doanh nghiệp sản xuất và xây lắp, khối lượng công tác kế toán ngoài các nghiệp vụ bán hàng, kho, công nợ, thanh toán… còn tập trung phần lớn ở nội dung công tác quản lý chi phí, giá thành.

Các đơn đơn vị hoạt động trong ngành dịch vụ thì khối lượng công việc kế toán có thể chỉ phát sinh nội dung mua hàng, bán hàng, thanh toán. Quy mô nghiệp vụ kế toán phát sinh ở mỗi đơn vị khác nhau, phụ thuộc thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Tổ chức bộ máy kế toán cho doanh nghiệp thương mại

Với nhóm các nhân tố chủ quan bao gồm: biên chế, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý, nhân viên kế toán; trình độ trang bị, sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, công nghệ thông tin; mức độ phân cấp quản lý tài chính, kết hợp với quy mô và tính chất khối lượng công tác kế toán, người chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán sẽ phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán và thiết lập các mối quan hệ trong công tác kế toán phù hợp.

3. Tổ chức bộ máy kế toán thông dụng

Từ cơ sở khối lượng công tác kế toán, các căn cứ hoạt động thực tiễn của từng doanh nghiệp, việc tổ chức bộ máy kế toán có thể lựa chọn một trong các mô hình sau:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, toàn doanh nghiệp chỉ tổ chức 1 phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty/tổng công ty…), tại các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng.

Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp và thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán.

Các đơn vị trực thuộc (xí nghiệp, phân xưởng, tổ, đội…) nếu có chỉ thực hiện hạch toán ban đầu hoặc thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu. Định kỳ các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị phụ thuộc chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm để thực hiện toàn bộ các công tác còn lại.

Các doanh nghiệp thông thường sẽ sử dụng mô hình kế toán tập trung. Ngay cả đối với trường hợp doanh nghiệp có các chi nhánh hay các đơn vị thành viên nhưng các thành viên này trực thuộc hoàn toàn, không có sự phân chia quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính thường vẫn sử dụng mô hình này. Đọc hơn kỹ về mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung để xây dựng cho doanh nghiệp.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Theo mô hình phân tán bộ máy kế toán được phân cấp thành: kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc đều có riêng sổ kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo phân công, phân cấp kế toán.

Mô hình kế toán phân tán được biểu diễn theo sơ đồ sau:

Mô hình phân tán được lựa chọn trong điều kiện:

• Quy mô kinh doanh lớn, địa bàn kinh doanh rộng, phân tán;
• Cơ cấu kinh doanh phức tạp bao gồm nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh;
• Bao gồm nhiều đơn vị cơ sở cấu thành cùng phụ thuộc vào một pháp nhân kinh tế.

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp mô hình tập trung và mô hình phân tán

Trong thực tế, các doanh nghiệp có quy mô và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh rất đa dạng. Vì vậy bộ máy kế toán của các doanh nghiệp không phải chỉ  thuần túy được tổ chức theo mô hình tập trung hay phân tán mà thường có sự kết hợp giữa mô hình tập trung và mô hình phân tán với những mức độ kết hợp khác nhau tùy theo điều kiện của mỗi đơn vị. Mô hình này được gọi là mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp – tức là vừa tập trung vừa phân tán.

Mô hình kế toán hỗn hợp được biểu diễn theo sơ đồ sau:

4. Tổ chức công tác kế toán tài chính, kế toán quản trị

Kế toán tài chính (KTTC) là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán.

Kế toán quản trị (KTQT) là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.

Khi tổ chức công tác KTTC và KTQT, doanh nghiệp  phải căn cứ vào tính chất và yêu cầu quản lý, quy mô, phạm vi hoạt động của đơn vị mình để tổ chức thực hiện cả hai nội dung này cho phù hợp theo một trong các hình thức sau:

• Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp giữa KTTC và KTQT theo từng phần hành kế toán. Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả KTTC và KTQT phần hành đó. Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung KTQT chung khác, như: thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập dự toán, phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Nội dung công việc này có thể bố trí để kế toán tổng hợp hoặc trực tiếp do kế toán trưởng đảm nhiệm.

Mô hình này có ưu điểm là tận dụng được lao động, người làm KTTC do hiểu rõ phần hành của mình nên thường nắm khá rõ thông tin, có điều kiện tốt để thực hiện công tác KTQT, tuy nhiên lại không chuyên môn hóa được phần KTQT để đạt được hiệu quả quản trị như mong muốn. Mô hình này được áp dụng khá phổ biến, phù hợp với các doanh nghiệp SME hoặc các doanh nghiệp trong giai đoạn đầu mới thành lập.

• Hình thức tách biệt: Tổ chức thành một bộ phận KTQT riêng biệt với bộ phận KTTC trong phòng kế toán của doanh nghiệp. Trên thực tế, hình thức này hầu như ít  được áp dụng vì đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao, do đó, hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế, …
• Hình thức hỗn hợp: Là hình thức kết hợp hai hình thức nêu trên, ví dụ: đối với các công ty SME trong lĩnh vực sản xuất và xây dựng, do yêu cầu cần tập trung theo dõi, kiểm soát giá thành nên sẽ tổ chức bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo hình thức kết hợp.

Trên thực tế, đối với các doanh nghiệp SME và các doanh nghiệp trong giai đoạn mới thành lập, giám đốc, người quản lý điều hành doanh nghiệp có thể tự kiểm soát được các số liệu kế toán quản trị do quy mô hoạt động nhỏ, lĩnh vực hoạt động tập trung hoặc công tác kế toán quản trị chưa được chú trọng nên bộ máy kế toán tại doanh nghiệp có thể chỉ đơn thuần thực hiện chức năng kế toán tài chính.

Việc tổ chức công tác kế toán quản trị nói chung và bộ máy kế toán quản trị nói riêng đóng vai trò quan trọng và cần thiết đối với sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp.

Kế toán quản trị cung cấp thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một một cách cụ thể, giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị.

Ở nước ta hiện nay, cùng với sự phát triển, bùng nổ của khoa học công nghệ, các doanh nghiệp ngày càng đề cao, chú trọng công tác tổ chức kế toán quản trị hướng doanh nghiệp tới sự phát triển bền vững, ổn định.

5. Xây dựng đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán cần lưu ý trả lời các câu hỏi sau

Thứ nhất, nhân sự bộ máy kế toán bao gồm những ai?

• Xác định số lượng kế toán viên đáp ứng  đầy đủ yêu cầu về trình độ nghề nghiệp, bố trí và phân công kế toán viên thực hiện tương ứng với các phần hành kế toán đã xác định.
• Xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận, các phần hành kế toán với nhau cũng như giữa các phần hành kế toán với các phòng ban quản lý liên quan.
• Trong bộ máy kế toán, mỗi kế toán viên phần hành và kế toán tổng hợp đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. Một

Một câu hỏi được đặt ra là ở mỗi vị trí phần hành KTT có nên để kế toán viên thực hiện đầy đủ 3 nhiệm vụ chính của kế toán đó là ghi chép, kiểm soát và báo cáo hay KTT tổ chức phân công nhiệm vụ các kế toán viên theo kiểu chuyên môn hóa. Một bộ phận kế toán chuyên ghi chép, một bộ phận khác chuyên kiểm soát và một bộ phận báo cáo riêng? 

Thực tế ở Việt Nam, việc tổ chức đội ngũ nhân sự kế toán mà mỗi nhân viên kế toán phần hành được giao thực hiện đầy đủ 3 chức năng quan trọng của kế toán thường gặp nhiều khó khăn do kiểu tổ chức này yêu cầu trình độ của người làm kế toán ở mức tương đối cao. Ngược lại, việc tổ chức nhân sự kế toán theo kiểu chuyên môn hóa theo chiều ngang có thể dễ dàng và hay được thực hiện hơn do tính chuyên biệt ở mỗi khâu chức năng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, xét về lâu dài, mô hình tổ chức kế toán chuyên biệt có thể khiến bộ máy kế toán hoạt động kém hiệu quả và gặp nhiều hạn chế do người làm kiểm soát, báo cáo không làm công việc chi tiết nên việc kiểm soát gặp khó khăn và việc báo cáo không kịp thời. 

Để giải quyết vấn đề này, các nhà quản lý, các nhà hoạch định nhân sự, KTT có thể nghĩ tới việc xây dựng đội ngũ kế toán theo kiểu chuyên biệt ở giai đoạn đầu và có kế hoạch phát triển nhân sự để mỗi vị trí nhân viên kế toán phần hành có thể thực hiện đầy đủ 3 chức năng chính của kế toán về sau.

• Kế toán tổng hợp: thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin, kết xuất số liệu để hoàn thành các báo cáo kế toán theo quy định và yêu cầu của các cấp quản lý. Kế toán tổng hợp hỗ trợ kế toán trưởng thực hiện công tác đối chiếu, kiểm tra.
• Kế toán trưởng (KTT): KTT là một chức danh nghề nghiệp để dành cho các chuyên gia kế toán có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt, có năng lực điều hành, khả năng tổ chức công tác kế toán trong đơn vị kế toán độc lập. Các quy định về quyền hạn và trách nhiệm cũng như vị trí KTT trong bộ máy kế toán của đơn vị được cụ thể hóa trong Luật kế toán.

Luật kế toán cũng quy định chi tiết những người không được làm kế toán.

Thứ hai, mối quan hệ tác nghiệp giữa KTT với các kế toán viên trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp sẽ như thế nào?

• Hình thức 1: Tác nghiệp theo kiểu trực tuyến

Theo kiểu trực tuyến KTT sẽ trực tiếp điều hành các kế toán viên, không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách thức tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, phương thức điều hành gọn nhẹ. Kiểu tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến thường áp dụng trong trường hợp hoạt động kế toán tập trung, hoạt động sản xuất kinh doanh quy mô nhỏ, phòng kế toán có ít nhân sự.

•  Hình thức 2: Tác nghiệp theo kiểu trực tuyến tham mưu

Theo kiểu trực tuyến tham mưu, bộ máy kế toán được hình thành vừa có tính trực tuyến tương tự như phương thức trực tiếp, đồng thời vừa có tính tham mưu giữa KTT với các bộ phận kế toán.

Mối liên hệ tham mưu trong chỉ đạo của KTT thường áp dụng đối với các bộ phận đảm nhận các mảng công việc chuyên sâu phức tạp. Còn đối với các bộ phận thực hiện các công việc khác không chuyên sâu, kế toán trưởng thực hiện chỉ đạo trực tiếp.

• Hình thức 3: Tác nghiệp theo kiểu chức năng

Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng được chia thành nhiều bộ phận độc lập đảm nhận những chức năng hoạt động riêng lẻ, thường gọi là tổ, ban, phòng kế toán. Cán bộ phụ trách công tác kế toán của đơn vị chỉ đạo kế toán nghiệp vụ thông qua các trưởng ban (phòng) kế toán cấp dưới. Kiểu tổ chức bộ máy kế toán này thường được áp dụng khi quy mô bộ máy kế toán lớn, có nhiều thành viên.

Ngoài việc xây dựng tổ chức bộ máy kế toán, doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư công cụ quản lý tài chính, kế toán giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý và nâng cao năng suất lao động của đội ngũ. Một trong những phần mềm kế toán được hơn 250.000 doanh nghiệp Việt tin dùng hiện nay chính là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Với những tiện ích và tính năng ưu việt, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp:

• Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
• Tự động nhập liệu hóa đơn mua hàng, bán hàng, nhập khẩu dữ liệu từ excel giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
• Hỗ trợ kiểm soát chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin KH/ NCC dựa trên MST giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Cảnh báo NCC ngưng hoạt động tránh rủi ro về hoá đơn.
• Giám sát tồn kho: Nắm bắt thông tin tồn kho chi tiết theo từng nhu cầu quản trị của DN như số lô, HSD, màu sắc, chủng loại giúp tránh thất thoát, lãng phí.

Dùng thử ngay phần mềm kế toán Online MISA AMIS full chức năng 15 ngày hoàn toàn miễn phí.