Phiếu thu là gì? Mẫu phiếu thu mới nhất theo Thông tư 200 và Thông tư 133

Phiếu thu là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng mà một tổ chức hoặc cá nhân đã thu được. Phiếu thu cụ thể hóa nguồn gốc của khoản thu, đồng thời cung cấp bằng chứng xác thực cho việc nhập tiền vào quỹ của tổ chức. Trong kế toán, việc sử dụng phiếu thu giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các giao dịch tài chính.

1. Phiếu thu là gì?

Phiếu thu là một loại chứng từ kế toán quan trọng, thể hiện việc một doanh nghiệp hay cá nhân đã nhận được tiền từ một bên nào đó với mục đích cụ thể. Nó là bằng chứng xác nhận các khoản thu, giúp người quản lý có thể kiểm soát tài chính và thực hiện đối chiếu khi cần thiết.

Có thể bạn quan tâm : Phiếu chi là gì? Mẫu phiếu chi mới nhất

2. Các loại phiếu thu hiện nay

Dưới đây là chi tiết cụ thể hơn về các loại phiếu thu phổ biến hiện nay:

Phiếu thu tiền mặt

• Mục đích sử dụng: Phiếu thu tiền mặt được sử dụng để ghi nhận việc thu tiền mặt trực tiếp từ khách hàng hoặc các bên liên quan trong các giao dịch không qua ngân hàng.
• Ứng dụng thường gặp:
  • Thu từ bán hàng: Ghi nhận tiền mặt thu được từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ tại cửa hàng hoặc thông qua các điểm bán.
  • Thu hồi nợ: Ghi nhận tiền thu hồi từ khách hàng hoặc các bên có nợ quá hạn.
  • Hoàn trả từ nhà cung cấp: Ghi nhận tiền hoàn trả khi có sự cố về hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp.
  • Thu nhập khác: Bao gồm các khoản thu nhập phát sinh ngoài hoạt động kinh doanh chính như tiền lãi từ tiền gửi, tiền thuê mặt bằng, v.v.

Phiếu thu tiền gửi ngân hàng:

• Mục đích sử dụng: Phiếu này ghi nhận các khoản tiền được chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của công ty.
• Ứng dụng thường gặp:
  • Bán hàng qua mạng hoặc chuyển khoản: Khi khách hàng thanh toán qua ngân hàng cho các đơn hàng trực tuyến hoặc mua bán không trực tiếp.
  • Thanh toán dịch vụ: Thu tiền từ khách hàng cho các dịch vụ công ty cung cấp đã được thanh toán qua ngân hàng.
  • Thu nhập từ đầu tư: Ghi nhận các khoản thu từ lợi tức đầu tư, cổ tức được chuyển khoản vào tài khoản công ty.

Phiếu thu nội bộ:

• Mục đích sử dụng: Dùng để ghi nhận các khoản thu từ các chi nhánh hoặc phòng ban khác nhau trong cùng công ty, thường liên quan đến việc phân bổ tài chính nội bộ.
• Ứng dụng thường gặp:
  • Phân bổ nguồn lực tài chính: Ghi nhận khoản tiền được chuyển giữa các đơn vị nội bộ để hỗ trợ hoạt động hoặc phân bổ ngân sách.
  • Thu từ các sự kiện nội bộ: Thu tiền từ các hoạt động nội bộ như sự kiện công ty, hoạt động từ thiện do nhân viên đóng góp, v.v.
  • Quản lý tài chính nội bộ: Ghi nhận các khoản thu từ các hoạt động kinh doanh nội bộ, giúp quản lý dòng tiền và ngân sách hiệu quả hơn trong tổ chức.

Phiếu thu tạm ứng

• Mục đích sử dụng: Đây là một loại chứng từ kế toán đặc biệt, được sử dụng để ghi nhận việc thu tiền tạm ứng từ khách hàng hoặc đối tác cho các dự án, công việc hoặc sản phẩm sẽ được hoàn thành và giao sau. Loại phiếu này rất phổ biến trong các ngành công nghiệp xây dựng, sản xuất, dịch vụ và thương mại, nơi các giao dịch thường yêu cầu một khoản tạm ứng trước khi bắt đầu công việc hoặc sản xuất.
• Ứng dụng thường gặp:
  • Xây dựng và dự án:Thu tiền tạm ứng từ khách hàng để mua nguyên vật liệu và chi trả cho công nhân trước khi bắt đầu dự án.
  • Sản xuất:Thu tạm ứng để đầu tư vào máy móc, nguyên liệu thô cần thiết cho quá trình sản xuất hàng loạt.
  • Dịch vụ: Thu tiền trước từ khách hàng cho các dịch vụ lớn như sự kiện, tư vấn, hoặc dịch vụ pháp lý, đảm bảo nguồn tài chính cho các hoạt động sẽ được thực hiện.
  • Thương mại: Thu tạm ứng từ đối tác hoặc khách hàng trong các giao dịch mua bán lớn, nhằm đảm bảo thanh toán và giảm rủi ro tài chính.

Mỗi loại phiếu thu này có vai trò riêng biệt trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của hệ thống tài chính, giúp công ty theo dõi chặt chẽ các nguồn thu và quản lý tài chính một cách chính xác.

3. Nội dung chính và cách ghi phiếu thu

Nội dung chính của phiếu thu

• Số hiệu phiếu: Mã định danh cho mỗi phiếu thu, thường là một dãy số có hệ thống để dễ dàng tra cứu và quản lý.
• Tên và thông tin của người nộp tiền: Bao gồm đầy đủ tên, địa chỉ, và thông tin liên lạc của cá nhân hoặc tổ chức nộp tiền.
• Số tiền thu: Số tiền được ghi rõ bằng số và bằng chữ, cùng với thông tin về loại tiền tệ (nếu có).
• Lý do thu: Mô tả rõ ràng nguyên nhân thu tiền, ví dụ như thu từ bán hàng, thu hồi nợ, đặt cọc, v.v.
• Ngày tháng: Ngày lập phiếu, thường phải chính xác để phù hợp với các báo cáo tài chính.
• Chữ ký: Chữ ký của người lập phiếu và người duyệt phiếu, đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm trong giao dịch.

Cách ghi phiếu thu:

• Ghi rõ tên doanh nghiệp và địa chỉ doanh nghiệp sử dụng phiếu thu.
• Lập phiếu thu nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ,… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ đều phải có Phiếu thu.
• Đối với ngoại tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với Phiếu thu.
• Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.
• Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
• Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
• Ghi rõ nội dung nộp tiền. Ví dụ: thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…
• Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN, hay USD …
• Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.
• Nếu là thu ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ.

4. Các mẫu phiếu thu phổ biến hiện nay

4.1 Biểu mẫu phiếu thu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Tải về mẫu phiếu thu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại đây.

4.2 Biểu mẫu phiếu thu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Tải về mẫu phiếu thu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC tại đây.

5. Những lưu ý khi lập phiếu thu

Khi lập phiếu thu, việc tuân thủ những nguyên tắc chính xác và đầy đủ thông tin là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và pháp lý của các giao dịch tài chính. Dưới đây là một số lưu ý cần thiết:

• Thông tin chính xác:
  • Đảm bảo rằng tên, địa chỉ, và các thông tin liên lạc của người nộp tiền được ghi đầy đủ và chính xác.
  • Số tiền cần được ghi rõ, cả bằng số và bằng chữ, để tránh nhầm lẫn hoặc gian lận.
• Mục đích rõ ràng:
  • Ghi rõ lý do thu tiền. Ví dụ: thu tiền bán hàng, thu hồi nợ, tiền tạm ứng, v.v.
  • Mục đích của khoản thu phải minh bạch và cụ thể để phục vụ việc kiểm toán và quản lý tài chính sau này.
• Ngày tháng chính xác: Ngày lập phiếu phải chính xác và phù hợp với ngày thực hiện giao dịch. Việc lập chính xác ngày tháng trên phiếu thu giúp đối chiếu dễ dàng khi cần thiết và phục vụ cho việc báo cáo tài chính.
• Chữ ký và phê duyệt:
  • Phiếu thu phải có chữ ký của người nhận tiền và người nộp tiền để xác nhận sự thống nhất về giao dịch.
  • Đối với những phiếu thu quan trọng hoặc có giá trị lớn, có thể yêu cầu chữ ký của người quản lý hoặc người có thẩm quyền để tăng cường tính bảo mật và pháp lý.
• Tuân thủ các quy định kế toán và thuế: Phiếu thu cần được lập theo đúng các quy định hiện hành về kế toán và thuế để đảm bảo tính hợp pháp. Điều này bao gồm việc lưu trữ phiếu thu theo quy định và sử dụng đúng mẫu phiếu thu tiêu chuẩn.
• Bảo mật thông tin: Các thông tin trên phiếu thu cần được bảo mật, tránh để lộ thông tin nhạy cảm cho những người không liên quan.
• Kiểm tra đối chiếu: Thường xuyên kiểm tra và đối chiếu phiếu thu với sổ sách kế toán để đảm bảo không có sai sót hoặc gian lận.

Bằng cách tuân thủ những lưu ý trên, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các phiếu thu được lập một cách chính xác và hiệu quả, giúp quản lý tài chính một cách minh bạch và chính xác.

Phiếu thu là công cụ không thể thiếu trong quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp, giúp kiểm soát hiệu quả các nguồn thu và xác nhận các khoản tiền đã được thu về một cách hợp pháp. Việc lập phiếu thu đúng quy định không chỉ giúp các doanh nghiệp tuân thủ chính sách kế toán và thuế mà còn hỗ trợ trong việc phân tích tài chính và quyết định chiến lược.

MISA không chỉ là nền tảng cung cấp kiến thức kế toán sâu rộng mà còn cung cấp phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp giúp quản trị tài chính-kế toán một cách toàn diện, đơn giản và hiệu quả với đầy đủ các tính năng như:

• Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử, hóa đơn điện tử, hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các giao dịch liên quan đến hóa đơn điện tử và các giao dịch qua ngân hàng điện tử một cách an toàn…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ các nghiệp vụ về kế toán theo TT133 & TT200 như: Nghiệp vụ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập và tổng hợp dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc.

Đăng ký ngay để trải nghiệm 15 ngày dùng thử miễn phí phần mềm kế toán online MISA AMIS – công cụ tài chính hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn.

Dùng ngay miễn phí